كيفية بدء تشغيل ستكون غير الورقية

"سنذهب بلا ورق!" يبدو أن بيان وقتنا. تذكرنا البنوك وشركات الهاتف بذلك ، مع إضافة رسوم إضافية للبيانات الورقية في نفس الوقت. تقوم الشركات بنشر مذكرات داخلية حول استخدام الورق ، ومن المحتمل أنك قررت القيام بذلك بنفسك عند النظر إلى أسعار خزانات الملفات الخاصة بمكتبك في المنزل.

تسير بلا أوراق يبدو وكأنه فكرة عظيمة على الورق، لا يقصد التورية. ولكن ما هو فعلا يترت؟ ما هي جوانب الحياة الخاصة بك يمكنك أن تأخذ غير ورقي، وما هي الأدوات التي تحتاجها للقيام بذلك؟ وما هي الفوائد التي سوف تشاهد؟

في هذا البرنامج التعليمي، سوف تظهر لك كيف يمكنك الذهاب اللاورقية، حقيقية، وتبسيط حياتك في هذه العملية. وإليك الطرق يمكنك البدء في تخفيض كمية الورق التي يمكنك استخدامها، وتأكد من أنه يمكنك بسهولة العثور على الوثائق التي تحتاج في الوقت نفسه.

"انظروا ما ، لا ورقة!"

سوف يبدو غير الورقية وتخويف. بيان كاسحة أبعاد الورق من حياتك إلى الأبد. فيما عدا ذلك، لم يكن لديك إلى التوقف عن استخدام الورق تماما لتبدأ تسير بلا أوراق. يمكنك الحصول على معظم فوائد الذهاب رقية بينما لا تزال تحتفظ بالنسخ الورقية من الوثائق التي تجد أهم.

إذن ما الذي يحدث بدون ورق؟ بشكل عام ، إنه ببساطة يستخدم المستندات الرقمية بدلاً من المستندات الورقية. قد يعني ذلك فحص كل قطعة من الورق لديك ، ولكنها قد تعني ببساطة بعض الخطوات الأساسية - بعضها ربما تقوم به الآن على الأرجح. في ما يلي طريقتان بسيطتان يمكنك "استخدامهما بدون ورق" اليوم:

الخدمات المصرفية

اليوم معظم المصارف تقدم البيانات الإلكترونية – الإصدارات الإلكترونية لبيانات الحساب الخاص بك. ما سبق أن لقد اتخذت من الورق يمكن الآن تحميله وقراءتها إلكترونيا، وعادة ما تكون في شكل قوات الدفاع الشعبي.

في الماضي ، كان عليك تخزين بياناتك الورقية في مكان ما ، ربما في خزانة ملفات ، أو درج. بعد مرور بضعة أشهر ، أو حتى سنة كاملة ، ينتهي الأمر بكمية كبيرة من الورق تحتاج إلى الذهاب إلى مكان ما. ثم هناك أسئلة حتمية: كم من الوقت تقوم بتخزين المستندات ، وهل لن ينتهي الأمر في نهاية المطاف في سلة المهملات؟ ببساطة يشعر غير ضروري ومبذر.

بدلاً من ذلك، ننظر ببساطة كيف يمكن كتالوج وتخزين البيانات الرقمية في شكل قوات الدفاع الشعبي. كل ما عليك القيام به هو تحميل ه-البيان من موقع البنك الخاص بك وملف بعيداً في مجلد على محرك القرص الثابت، أو ربما تحصل عليها تسليمها تلقائياً إلى بريدك الإلكتروني. بسيطة وسهلة وفعالة.

وبفضل العمل بدون استخدام الورق ، أصبح لدينا طريقة أكثر استدامة للتعامل مع المعلومات على هذا المدى الطويل. يمكن أن "تتراكم" البيانات الإلكترونية الخاصة بك كما كانت على مدى عقود على القرص الثابت الخاص بك ، وأنها سوف تسبب لك القليل من المتاعب أو الإحباط. لا تنسَ أن البيانات الإلكترونية يسهل البحث عنها أيضًا. يمكنك الاستفادة من وظيفة البحث المضمنة في جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، مما يساعدك على استهداف البيانات الفردية بسرعة. أراهن أن هذا أسهل من البحث من خلال خزانة الملفات الخاصة بك.

بينما البيانات الإلكترونية وحدها وفورات رائعة، الجمع بينها وبين دفع الفواتير على الإنترنت وكنت بدأت حقاً للذهاب غير الورقية. بدلاً من تلقي فيلق فواتير الورق في البريد كل شهر، بيانات فاتورة إلكترونية تصل إلى بريدك الإلكتروني، وعادة ما تدفع مباشرة من موقع البنك الخاص بك. التوقيع لدفع الفاتورة على الإنترنت يساعدك على القضاء على آخر كومة من الورق من حياتك.

فبالإضافة إلى الفواتير الإلكترونية ، من المحتمل أنك قد قمت فقط بإزالة الشيكات - أي استخدام آخر للورق - من روتينك الشهري؟ بدلاً من كتابة شيك لكل فاتورة ، يمكنك ببساطة دفع فواتيرك عبر الإنترنت بعد تلقي بيان البريد الإلكتروني ، ولم تعد هناك حاجة إلى قطعتين من الورق والأظرف المرافقة لها. في المرة التالية التي تحتاج فيها إلى شخص ما للدفع لك ، ربما في بيع المرآب أو في عملك الصغير ، يمكنك منعه من استخدام الورق عن طريق قبول الدفع ببطاقات الائتمان باستخدام Square وحتى إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى إيصاله بدلاً من طباعته.

الكتب الإلكترونية

ليس فقط في مجال الخدمات المصرفية التي يجري فعلا السلف غير الورقية. انظروا إلى شعبية الكتب. مجموعة واسعة من أمازون كيندل الأجهزة والزواية بارنز ونوبل لباد أبل حتى مع مجموعة واسعة من تطبيقات اريدينج كانت كلها نجاحات في أخذ الكتب الرئيسية. وفي معظم الحالات، الكتب الإلكترونية أكثر ملائمة ومعقولة ثم نظرائهم الورق. أنت يمكن أن تحمل حول كل كتاب في القائمة "صحيفة نيويورك تايمز أفضل بائع" دون كسر ظهرك، ويمكن البحث من خلال الكتب تجد أن مرور أردت أن اقتبس — كل المزايا لتوفير المساحة والوقت الذي ستجد كالميزة الرئيسية للبحث ستكون غير الورقية في أي شكل من الأشكال.

القراءة هي منطقة ربما تكون قد ذهبت فيها بالفعل بدون ورق. هل مازلت تحصل على صحيفة يتم تسليمها إلى باب منزلك كل صباح ، أو هل تقرأ الأخبار على الإنترنت؟ هل لا تزال تحصل على المجلات في البريد ، أو هل تشترك فيها من خلال التطبيقات التي تقرأها على الجهاز اللوحي؟ أو هل لديك مدونات ، وتويتر ، وبينتريست ، ومكافئ آخر على الإنترنت أخذ مكان المجلات في حياتك؟ ماذا عن القصص الهزلية؟ إذا كنت من عشاق الفانتازين ، فربما لا تزال ترغب في أن تحافظ رقصات الأطفال على تلك المجموعة من البكر. ولكن الآن يمكن قراءة كل من الكوميديا السائدة و indie على حد سواء قراءة رقمية. أصبح الآن من السهل قراءة كل ما اعتدنا أن نقرأه على الورق على الشاشة.

يحدث الانتقال إلى عالم بلا أوراق دون لنا حتى محاولة، على ما يبدو.

أدوات للتجارة غير الورقية

لا يجب أن يكون الذهاب إلى الورق مخيفًا. ولكن كما يقول المثل ، "المعرفة قوة". حتى نمنحك القدرة على الانتقال بدون استخدام الورق ، إليك المصطلحات التي ستجدها غالبًا عند استخدام الورق ، وما تعنيه بالنسبة إليك:

ملفات PDF

الحق قبالة الخفافيش لدينا لمناقشة ملفات PDF. انهم سوف يأتي مرارا وتكرارا. ستتحدث الكثير من الأدوات المصممة للمساعدة في نمط حياة بلا ورق عن إدارة ملفات PDF والتلاعب بها. إذن ما هي؟

لتقف على "صيغة الوثيقة المحمولة" PDF. قوات الدفاع الشعبي، كتنسيق ملف، صمم لاستخدام مستقلة عن أي جهاز معين أو برنامج أو حتى نظام التشغيل. أنها النفس الواردة. كل ما هو مطلوب لعرض محتوى PDF مضمن داخله بما في ذلك النص، والخطوط، والرسومات. والنتيجة النهائية هي أقرب شيء ستحصل التمثيل رقمي للورق قبل الوثيقة. للوثائق أهمية خاصة فيها تخطيط الصفحة، قوات الدفاع الشعبي هو أفضل وسيلة للذهاب.

ملفات PDF هي معيار مفتوح ، وهي مدعومة من قبل العديد من التطبيقات التي تستخدمها بالفعل ، من Microsoft Office وتطبيقات iWork من Apple إلى التطبيق الافتراضي للماسح الضوئي الخاص بك. Adobe Acrobat هو أفضل تطبيق معروف لإنشاء ملفات PDF وقراءتها ، ولكنه أبعد ما يكون عن التطبيق الوحيد الذي يقرأ ملفات PDF. بشكل عام ، يجب أن يتمكن كل جهاز كمبيوتر تقريبًا من عرض ملف PDF ، وستظهر ملفات PDF دائمًا تمامًا ، بغض النظر عن مكان عرضها. وهذا يجعل PDF بالضبط ما كان يُقصد منه أن يكون: تنسيق مستند محمول بالفعل.

المحفوظات الرقمية

هذا هو آخر شيء يبدو معقداً ومكلفا، ولكنها في الواقع ليست على الإطلاق. في أبسط أشكالها، محفوظات رقمية هو شيء لديك بالفعل: نظام أن دعونا يمكنك تخزين الملفات الرقمية داخل المجلدات الرقمية. كل نظام التشغيل الحديثة المدمج هذا، كثيرا ما يطلق نظام ملفات. ربما كنت قد استخدمت دون التفكير في أنه في هذا السياق من قبل.

تذكر ، يتم تصميم أدوات الرقمية لدينا اليوم على غرار نظائرها التناظرية من أمس. يمكنك استخدام نظام ملفات الكمبيوتر بنفس الطريقة التي تستخدم بها خزانات الملفات الفعلية: لتخزين الملفات الرقمية داخل المجلدات الرقمية. هذا هو المكان الذي تأتي فيه ملفات PDF في متناول اليد. بالطبع لا تقتصر على مجرد تخزين ملفات PDF في هذه المجلدات الرقمية. إنه كمبيوتر ، نفع ذلك. يمكنك تخزين ملفات الصور والملفات الصوتية وحتى ملفات الفيديو في نفس مجلدات مستندات PDF الخاصة بك. من الصعب القيام بذلك مع خزانة الملفات ، أليس كذلك؟

إذا كان التفكير في تجميع الأرشيف الرقمي الخاص بك لا يزال تخويف، نلقي نظرة على بعض المواد الأخرى هنا في كومبوتيرتوتس +. أنها سوف تساعدك على فهم كيفية إدارة الملفات في نظام التشغيل Mac، وكيفية الحصول على أقصى استفادة من استخدام مكتشف.

التعرف الضوئي على الحروف

مثل "قوات الدفاع الشعبي"، التعرف الضوئي على الحروف اختصاراً انتشرت حول هذا الموضوع عالم اللاورقية. سترى في قوائم سمة، ستجد أنها شجعت في البرامج التعليمية مثل هذا واحد. ولكن ما هو؟ من أجلها OCR التعرف الضوئي على الحروف. هو نوع من البرامج التي تسمح لجهاز الكمبيوتر "قراءة" الوثائق المطبوعة وتحويلها إلى نص الكمبيوتر. بدلاً من بكسل ثابتة يمكن أن تصبح المستندات الملتقطة بالماسح الضوئي في نص حاسوبي قابلة للتحرير. وهذا حقاً يوسع فائدة ومرونة النظام الخاص بك اللاورقية. وهذا يعني أن الوثائق الورقية هامة أيا كان لديك بالفعل، يمكن أن يكون مستقبل رقمي.

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن برنامج OCR وجعله يعمل من أجلك ، تحقق من إلقاء نظرة على أفضل التطبيقات إلى مستندات OCR ، والبرنامج التعليمي المصاحب حول استخدام ماسح ضوئي Doxie الجديد وتطبيقه لاحتياجات OCR الخاصة بك.

التعاون، والمشاركة، والتزامن

هذه الشروط هي غالباً ما توصف المميزات الأساسية عند استبدال ورقة الحلول مع تلك الرقمية، ولكن كل هذه الميزات يمكن أن يكون مربكاً بعض الشيء دون وضع مقدمة مناسبة. "التعاون"، "مشاركة"، بل "المزامنة" جميع يعني أشياء مماثلة. كنت تسليط الضوء على المرونة التي لها ملفات رقمية على نظرائهم الورق.

عندما يكون هناك شيء تعاوني فهذا يعني أنه يمكن لأكثر من شخص واحد تعديله ، في كثير من الأحيان في نفس الوقت. ميزة مثل هذه مفيدة بشكل خاص في بيئات المكتب حيث يحتاج أكثر من موظف لتحرير نفس المستند أو مجموعة من المستندات. المشاركة متشابهة ، ولكنها لا تتضمن عادةً ميزات التعديل في الوقت الفعلي التي تمتلكها البرامج التعاونية. عندما يكون بإمكانك مشاركة مستند ، فهو ببساطة يوفر إمكانية نقل المستند ، كما يساعد البرنامج الذي يتضمن إمكانيات المشاركة على تسهيل نقل المستندات والملفات بسهولة. عندما يشتمل شيء ما على التزامن ، فهذا يعني أن إمكانية نقل المستند تحدث تلقائيًا. يتم نسخ الملفات والمستندات تلقائيًا إلى وجهة مختلفة. That destination can be somewhere else on your own computer, or it could be on a different computer entirely. It could even be on a server somewhere that's accessible via the Internet.

على سبيل المثال ، عندما تعدّل مستندًا في نفس الوقت مع شخص آخر في محرّر مستندات Google ، فهذا أمر تعاوني. إرسال بريد إلكتروني إلى الملف حتى يتمكنوا من رؤيته أو تعديله بأنفسهم هو المشاركة. وحفظ الملف إلى مجلد مشترك في Dropbox هو التزامن حيث سيتم حفظ الملف تلقائيًا لجميع الأجهزة التي تستخدمها.

ثم هناك فوائد

وتتعاون ومزامنة ومشاركة المستندات الخاصة بك، جنبا إلى جنب مع القدرة على البحث عن طريق لهم وملف لهم بسهولة دون الاضطرار إلى شراء خزانة ملفات جديدة، جميع فوائد كبيرة للذهاب اللاورقية. ولكن هذا هو حقاً مجرد غيض من فيض.

هناك أيضًا الفوائد البيئية لعدم قطع الأشجار - على الرغم من أن أجهزة الكمبيوتر والنفايات الإلكترونية ليست هي النظير الأفضل لذلك. على أقل تقدير ، هناك وفورات في المساحة في مكتبك ، وفورات في التكاليف لعدم الاضطرار إلى طباعة كل شيء ، حيث سيكون لديك جهاز كمبيوتر بالفعل. ثم ، هناك فائدة من القدرة على النسخ الاحتياطي لجميع المستندات الخاصة بك بسهولة وتلقائيا ، وهو أمر لن يكون من الممكن أبدا مع الوثائق الورقية إلا إذا كنت تصنع نسخا من كل وثيقة لديك.

وربما، فائدة أفضل من أن الذهاب غير ورقي، لا تحتاج في الواقع التوقف عن استخدام الورق 100%. يمكنك البدء باستخدام البيانات الإلكترونية، والكتب الإلكترونية، ونسخ PDF الممسوحة ضوئياً من الوثائق القديمة الخاصة بك بينما لا تزال تحتفظ بالنسخ الورقية أهم أن كنت لا تشعر بالراحة التخلي. ذات مرة كنت تعتاد على التمكن من تحديد موقع أي مستند ورقي والبحث من خلال ذلك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك بسهولة، ستجد بسرعة أن كنت ترغب في إنهاء إبقاء كل شيء على الورق.

الاستنتاج

لقد نظراً لكم شرحاً لما يعنيه "الذهاب غير ورقية"، مشى لك من خلال التكنولوجيات المستخدمة للذهاب اللاورقية، سيظهر لك بعض طرق سهلة للبدء، والمعطى لك عدد قليل من الفوائد لتسير بلا أوراق. والآن، الأمر متروك لكم. اتخاذ الخطوة الأولى، وكما كنت إعداد الضرائب الخاصة بك هذا العام، والتخلص من الوثائق في العام الماضي، في محاولة للبدء في اتخاذ بعض من أوراقك غير الورقية. خلال هذا الوقت من العام القادم، والرغبة في الاحتفاظ بنسخ ورقية من كل شيء سيكون ذكرى بعيدة.

بعد ذلك ، للحصول على المزيد من نمط الحياة الجديدة غير الورقية ، تحقق من دروس Tuts + الأخرى التي ستساعدك على الانتقال إلى الورق:

• سهولة بدون طيار السكينة مع البريد ، عسلي إيفرنوت
• 5 طرق ل OCR الوثائق على جهاز ماكنتوش
  
• الذهاب بدون ورق مع Doxie
  
• Evernote للمبتدئين: أساسيات الأكثر شعبية دفتر التطبيقات
  

الموارد
الائتمان الرسم: رمز رقية صممه موسكوفيتس باروخ من "المشروع اسماً".