كيفية جعل الفواتير المهنية في معالج Word

وأخيراً يحدث – كنت قد بدأت عملك الجديد أو يعملون لحسابهم الخاص الاستثماري وهبطت أخيرا العميل الأول الخاص بك! المشروع موجزة، أصوات أفكار عظيمة، وتسير الأمور سويمينجلي — ولكن ماذا عن الحصول على رواتبهم؟ إذا كنت لقد اتفقنا على سعر ثابت أو بمعدل كل ساعة، سوف تحتاج إلى رسميا طلب الدفع للعمل الخاص بك بمجرد اكتمال المشروع الخاص بك، مع فاتورة. وحين الفكر في إنشاء الفواتير قد تبدو شاقة لأول مرة، في الواقع بسيط إلى حد ما وتحتاج فقط على سطح المكتب الأساسية أو المستندة إلى ويب معالج النصوص الشروع في العمل.

تماما كما كنت تتوقع مشروع قانون بعد شراء صنف في مخزن، حيث جداً نتوقع عميل فاتورة تتضمن تفاصيل الخدمات المقدمة بعد العمل معكم. هذا المستند على تمكين العملاء من دفع لك، بل أيضا يساعدك على الحفاظ على حساباتك في النظام. إلى جانب ذلك، بمجرد إنشاء الفاتورة الأولى الخاصة بك، يمكنك ببساطة إعادة استخدام الوثيقة الأساسية كقالب لكافة المشاريع المستقبلية.

في هذا البرنامج التعليمي، سوف تظهر لك ما يحتاج فاتورة، وكيفية إنشاء فواتير مخصصة المهنية التي من شأنها إقناع العملاء والحصول على المدفوعات الخاصة بك بسرعة — باستخدام Word أو أي معالج كلمات أخرى لديك بالفعل فقط.

ما هي الفاتورة ، ولماذا أحتاج واحد؟

فاتورة تفاصيل خدمات المقدمة أو المنتجات تسليمها من طرف واحد إلى آخر، ويشير إلى سداد المستحق للمورد. وبدون ذلك، لا تستأثر أي مال أن تبادل الأيدي بين المورد والعميل — والمحاسبة من المهم عند الحاجة لتحديد مقدار المال الذي جلب عملك، وكم كنت سوف تخضع للضريبة. بالإضافة إلى ذلك، قد يكون لدى العملاء الخاص بك فرق المحاسبة التي كنت قد لا تتفاعل مباشرة مع، وأنهم بحاجة إلى معرفة ما لدفع ثمن، منهم أنهم مدينون، وكم.

مع فاتورة ، كل هذه المعلومات متاحة بسهولة ، مما يجعل المعاملات أسرع وأسهل. انهم واحد من الضروريات القليلة في الحياة التجارية.

ماذا مثل نظرة فاتورة؟

دعونا ننظر في فاتورة عينة – قدمه خدمة التصوير الفوتوغرافي لشركة ملابس للقطات المنتج – وفهم جميع المعلومات ويشمل:

1) هوية الشركة
هذا يسهل عليك تحديد فاتورتك ويسمح لك بتقديم نفسك بشكل احترافي عند طلب الدفع.

2) معلومات جهة الاتصال وعنوان الخاص بالشركة
يتيح ذلك لعميلك معرفة مكان إرسال الشيكات والمراسلات وأين يمكنك التوجه لأسئلة وتعليقات.

3) عنوان الفاتورة وتاريخ الفاتورة ورقم مرجع
ويشير عنوان الفاتورة إلى المشروع الذي يجري وتوصف للعميل، ويجعل من السهل التمييز بين الفواتير الأخرى الواردة من الشركة الخاصة بك. رقم المرجع، يجعل من السهل العثور عليها فيما بعد في قواعد بيانات العميل والمورد الفاتورة. تاريخ إصدار الفاتورة مهم بشكل خاص، كما أنه يساعد على تحديد متى يتوقع الدفع إجراء.

4) العميل اسم الشركة والعنوان
يسمح هذا العميل معرفة أي فرع أو مكتب الفاتورة موجهة إلى.

5) الدفع تاريخ الاستحقاق
هذا التاريخ هو بناء على اتفاق بين المورد والعميل، ويتيح المحاسبين تعرف كيف قريبا الدفع يحتاج إلى جدولة. عموما يتم طلب دفع عند استلام الفاتورة، وفي غضون أسبوع واحد، أو في غضون شهر، وهذا الحقل يمكن أن تعكس ذلك.

6) وتلاحظ
يمكنك استخدام هذا الحقل لإيجاز وصف المشروع ، أو ذكر أي شخص اتصال في الشركة المتعاملة معه ، أو تضمين أي شروط متعلقة بالمشروع. في هذا المثال ، فاتورة التصوير ، تشير الملاحظات إلى أنه سيتم تسليم ملفات الصور الرقمية عبر الإنترنت بتنسيقات مختلفة مناسبة للطباعة واستخدام الويب.

7) عناصر السطر
هذا حيث يمكنك تقديم تحليل مفصل لما كنت الفوترة الخاص بك العميل ل، وتتضمن تفاصيل مثل كمية المنتجات التسليم، ونفقات المشروع، والساعات المدفوعة أو حتى معلما في المدفوعات للمشاريع مع جداول زمنية أطول. المهم أن هذه العناصر وصفية ووضعت بها حتى أنهم سهلة القراءة (لا سيما بسبب مجموع المبلغ)، وحيث أن العملاء صعوبة الحد الأدنى معالجة الدفع الخاص بك.

8) ملاحظات
وهذا يتضمن تفاصيل حول كيف كنت ترغب في تلقي المدفوعات، فضلا عن معلومات مثل رقم التسجيل الضريبي الخاص بك. في بعض الولايات القضائية، سوف تحتاج إلى عدد الحق إلى جانب مبلغ الضريبة، لذا يجب التأكد من مراجعة مع المكتب المحلي الخاص بك قبل تصميم الفاتورة الخاصة بك.

9) ملاحظة شكرا لك
لا يعني فقط أن كنت تريد أن تفعل الأعمال التجارية يجب أن تكون السريرية. أشكر العملاء لأعمالهم، إلا أنه يأخذ جملة في تذييل الفاتورة الخاصة بك!

بسيطة، أليس كذلك؟ يمكنك طرح معا هذه الفاتورة من الصفر في مجرد خمس دقائق، أو تسريع الأمور باستخدام قالب.

إنشاء فاتورة مع أي معالج النصوص

بدلاً من إنشاء فاتورة كاملة في كل مرة ، من الأفضل إنشاء نموذج يمكنك إعادة استخدامه فقط عن طريق تغيير اسم العميل وتعبئة البنود. لنبدأ بإنشاء مستند جديد ، وإضافة العناصر الضرورية المبينة في نموذج الفاتورة ، بدءًا من الجزء العلوي:

شعار الشركة الموردة وعنوان

• إضافة جدول عمودين، صف واحد (إدراج > > 2 × 1 الجدول)
• في العمود الأيسر، إضافة الشعار الخاص بك بواسطة النقر فوق إدراج > الصورة أو إدراج > الصورة واستيراد الشعار الخاص بك. إذا لم يكن لديك بعد شعار، يمكنك ببساطة كتابة اسم الشركة هنا باستخدام محرف بسيطة مع حجم خط كبير.
• في العمود الأيمن، اكتب اسم شركتك مع اللاحقة المناسبة وقم بإضافة العنوان، ورقم الهاتف، عنوان موقع على شبكة الإنترنت والبريد الإلكتروني (اختياري) أدناه. حدد هذا النص واليمين محاذاة من أجل تخطيط نظيفة.
• عند الانتهاء من ذلك، إزالة حدود الجدول بزر الماوس الأيمن فوق الجدول وتحديد الخيار "بلا حدود" (Microsoft Word)، أو بتخفيض سمك الحدود إلى 0pt (Google Docs).

فاتورة العنوان، تاريخ الفاتورة ورقم المرجع

• اكتب في هذه التفاصيل أدناه الشعار الموردين واستخدام حجم خط كبير لهذه الحقول.

شركة العميل والدفع تاريخ الاستحقاق

• إضافة جدول عمودين، صف واحد (إدراج > > 2 × 1 الجدول)
• في العمود الأيسر، اكتب اسم الشركة وعنوان العميل الخاص بك.
• في العمود الأيمن، اكتب في شروط الدفع حسب المتفق عليه بين أنت والعميل الخاص بك.
• عند الانتهاء من ذلك، إزالة حدود الجدول بزر الماوس الأيمن فوق الجدول وتحديد الخيار "بلا حدود" (Microsoft Word)، أو بتخفيض سمك الحدود إلى 0pt (Google Docs).

وتلاحظ

• اكتب هذه التفاصيل أدناه باسم شركة العميل وعنوان، باستخدام حجم خط متوسط.

عناصر السطر

• إضافة أربعة أعمدة جدول مع صفوف متعددة (يمكنك دائماً حذف الصفوف الفارغة إضافية لاحقاً) من الإدراج > الجدول خيار القائمة. إضافة عناوين لكل عمود: الصنف والكمية، وتكلفة الوحدة وإجمالي.
• إذا أنت فاتورة كل الساعة، يمكنك تغيير العناوين كمية وتكلفة الوحدة للساعات والسعر. وبدلاً من ذلك، إذا كان لديك أي استخدام لتلك الأعمدة اثنين، يمكنك إزالتها بالنقر بالزر الأيمن واختيار حذف خلايا > حذف عمود بأكمله (Microsoft Word)، أو اختيار حذف عمود (Google Docs).
• إضافة تظليل لون ضوء على بنود بديلة التفريق بينهم، عن طريق تحديد صف بصريا والنقر فوق الزر تظليل، مع ملء خفيفة اللون المحدد (Microsoft Word)، أو بزر الماوس الأيمن فوق الصف المحدد، فتح خصائص الجدول واختيار خلية لون الخلفية (Google Docs). للصفوف القليلة الأخيرة التي تشير إلى المجموع الفرعي، مبالغ الخصم والضرائب الخاصة بك، استخدم ظل مختلفة قليلاً.
• عندما كنت على استعداد لاستخدام هذا القالب، ملء كل سطر مع العناصر القابلة للفوترة وتكاليفها. تأكد من أن يدفع المبلغ الإجمالي في حجم خط أكبر.

الملاحظات

• اكتب هذه التفاصيل أدناه البنود، استخدام حجم خط متوسط.

ملاحظة شكرا لك

• اختر إدراج > تذييل الصفحة، اكتب النص الخاص بك وثم مركز محاذاة أنه حتى يبدو أنيق ونظيف.

يجب التأكد من استخدام الطباعة متسقة وألوان المجاملة والمهنية في الفاتورة، حيث يبدو وكأنه مستند مستمر وليس ترتيب عشوائي من عناصر مختلفة.

هذا هو! حفظ هذا المستند كقالب الفاتورة الخاص بك، ونسخة منه لإنشاء فواتير جديدة كل مرة، بتغيير التفاصيل الضرورية (العميل اسم الشركة وعنوان الفاتورة، تاريخ الفاتورة، والرقم المرجعي للفاتورة والدفع تاريخ الاستحقاق) للمشاريع الجديدة الخاصة بك. عند الانتهاء من الفاتورة الجديدة الخاصة بك، حفظ كملف PDF القراءة فقط باختيار ملف > حفظ باسم واختيار PDF في نوع الملف (Microsoft Word) أو في ملف > تحميل ك > PDF (Google Docs). كل ما تبقى إرفاقه برسالة بريد إلكتروني مهذب للعميل الخاص بك.

إذا كنت تريد أن تنقذ نفسك بعض الوقت، يمكنك المضي قدما واستخدام لدينا الفاتورة مجاناً، وسهلة لتخصيص القوالب Microsoft Word أو "جوجل دوكس"، المتوفرة في مربع مرفق في أعلى يمين أعلاه – مجرد تغيير التفاصيل اللازمة، وكنت على ما يرام!

ماذا عن التقديرات؟

والآن بعد أن كنت قد تعلمت لإنشاء فاتورة، يمكنك بسهولة إنشاء تقدير، نظراً لأنه يستخدم نفس التخطيط. والفرق الوحيد هو أن تقدير تشمل الكلمة "تقدير" في العنوان، وقد تكون الظروف أكثر في المقطع "ملاحظات"، موضحاً أن التكاليف المدرجة إرشادية وليست نهائية.

إنشاء فاتورة باستخدام إينفويسيابل

على الرغم من أنه من السهل إنشاء فاتورة باستخدام دليلنا أو نماذجنا ، يمكنك أيضًا اختيار استخدام تطبيق ويب للمهمة — ويعتبر Invoiceable خيارًا مجانيًا رائعًا سهل الاستخدام ويتضمن مزيجًا رائعًا من الميزات. قم بالتسجيل ، وأضف تفاصيل شركتك وشعارها ، وأضف تفاصيل العميل وابدأ في إنشاء فواتير فقط من خلال ملء بعض الحقول التي وضعت بالفعل من أجلك يسمح لك إنشاء تقديرات وتحويل التقديرات في الفواتير بنقرة واحدة، وتتبع الدخل الشركة الخاص بك مع مخططات بسيطة، والاحتفاظ بقاعدة بيانات لجهات اتصال العميل، تحميل ملفات Pdf الفواتير الخاصة بك وحتى إرسالها مباشرة من داخل التطبيق للتطبيق أيضا أجهزة الكمبيوتر العميلة.

الاستنتاج

إدراج الفوترة في سير العمل الخاص بك يساعد العملاء يدفع لك في الوقت المحدد والحفاظ على حساباتك ومرتبة والاحتفاظ بالحسابات الخاصة بك، ويجعل لطريقة مهنية لإغلاق الحلقة عند إكمال مشروع – وأنها القتلى بسيطة جداً، إذا اخترت استخدام تطبيق أو القوالب المخصصة الخاصة بك. بدلاً من الحاجة إلى القلق بشأن العثور على الكمال الفوترة التطبيق، يمكنك فقط استخدام قالب مخصص من خلال الخطوات في هذا البرنامج التعليمي، استخدام المعالج word كنت بالفعل استخدام.

ما هي نصائح الفواتير والخوادم المفضلة لديك؟ أخبرنا في التعليقات أدناه.