() translation by (you can also view the original English article)
غالبًا ما تكون تطبيقات إدارة المهام الأكثر تقدمًا هي الأكثر إرباكًا لاستخدامها عند البدء. من السهل أن تفهم كيفية إضافة مهامك إلى Reminders.app أو Wunderlist ، ولكن يمكنك إضافة المشاريع والسياقات وتكرار تواريخ الاستحقاق والمناظير القابلة للتخصيص و AppleScript وغير ذلك الكثير ، ولديك المزيد لفهم كيفية البدء.
هذا هو التحدي للبدء مع OmniFocus. بدت النسخة الأصلية وكأنها جدول بيانات - مفهومة لأنه كان في الأصل إضافة ل OmniOutliner ، وهو تطبيق الخطوط العريضة. 2 OmniFocus فقط--الإفراج عن الرياضة واجهة أحدث وأسهل بكثير لاستخدام، بل يشمل أيضا الكثير من الميزات القوية التي يمكن أن تساعد لك البقاء على رأس المهام الخاصة بك، وتلك التي يمكن أن تكون أكثر صعوبة لمعرفة. في هذا الدرس ، سوف أطلعك على كيفية استخدام OmniFocus 2 for Mac ، وكيفية الاستفادة من أفضل ميزاته لمواكبة مهامك.
إضافة مهام في OmniFocus
OmniFocus ، لجميع ميزاته ، ليس من الصعب البدء باستخدامه. في أبسط صورها ، لديك قائمة بالمهام في منتصف شاشتك. انقر فوق الزر إجراء جديد لإضافة مهمة جديدة ، ويمكنك البدء فورًا في الكتابة في مهمتك. اضغط على مفتاح العودة الخاص بك ، ويمكنك البدء في كتابة مهمة أخرى. ثم ، للتحقق من مهمة ، انقر فوق الدائرة الرمادية على اليمين (بدلاً من مربع الاختيار التقليدي الذي ستجده في تطبيقات قائمة المهام الأخرى و OmniFocus 1 القديمة).
عند إضافة مهامك ، ستلاحظ وجود عدة أقسام نصية رمادية فاتحة تحت المهمة. الأول هو زر لإضافة ملاحظة إلى مهمتك. انقر فوق هذا الزر أو اضغط على 'Command+' لإضافة ملاحظة. يمكنك كتابة وصف لمهمتك باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح القياسية مثل Command-B و Command-I لتنسيق النص الخاص بك. يمكنك أيضًا لصق النص والوسائط من التطبيقات الأخرى ، أو يمكنك أيضًا سحب وإفلات المرفقات للاحتفاظ بالملفات ذات الصلة بمهمتها.
ثم ، لديك مكان لكتابة المشروع والسياق سيتم تعيين مهمة. سنلقي نظرة على كلٍّ منهما ، ولكن عند إضافة المهام ، يمكنك البدء في كتابة اسم المشروع وسيعرض OmniFocus مشروعات مماثلة للاختيار من بينها ، أو يمكنك الضغط على Command-return لإضافة النص الذي كتبته على أنه جديد المشروع (أو السياق ، على التوالي). ثم هناك التأجيل (اليوم الذي ترغب في بدء العمل فيه على مهمة) والوقت المستحق (اليوم الذي يجب أن تنتهي فيه المهمة) ؛ يمكن لكل منهما قبول تاريخ بلغة حقيقية مثل الغد أو الثلاثاء القادم أو 2+ يومًا لمدة أسبوعين من اليوم. والأفضل من ذلك كله ، يمكنك الضغط على Tab للتنقل بين الأقسام ، أو اضغط على 'إرجاع' في أي مكان لبدء مهمة جديدة.
وأخيرًا ، هناك زر العلم - المربع البرتقالي في أعلى يمين علامة الاختيار. انقر عليها لوضع علامة على المهام المهمة ، كطريقة ثالثة لترتيب ما تحتاج إليه فعلًا. يمكنك أيضًا تغيير أي من هذه الخيارات من جزء المعاينة في أقصى اليمين ، مما يمنحك أيضًا فرصة لإعادة تكرار المهام على أساس منتظم من اختيارك.
ثم ، هناك مربع حوار Quick Entry الذي يمكنك فتحه من أي تطبيق على جهاز Mac بالضغط على Command Shift O (أو أي اختصار آخر تريده عبر الإعدادات). وهي تعمل تمامًا مثل إضافة مهمة في أي مكان آخر: اكتب المهمة ، وعلامة التبويب بين مربعات النص الأخرى لإضافة معلومات إضافية ، واضغط مفتاح الرجوع لحفظ المهمة. إنها أبسط طريقة لإضافة المهام دون مغادرة لوحة المفاتيح. يوجد أيضًا اختصار خدمة لقطة يمكنك إعداده من تفضيلات لوحة مفاتيح Mac لنسخ أي شيء على جهاز Mac الخاص بك وإضافته كمهمة مباشرة.
أخيرًا وليس آخرًا ، يمكنك إضافة مهام من OmniOutliner. إذا كنت قد استخدمتها لإنشاء قائمة مهام خاصة بك ، فقم فقط بنسخ هذه المهام ولصقها أو قم باستيراد ملف OmniOutliner مباشرة إلى OmniFocus ، وسوف يتعرف على المشاريع وتواريخ الاستحقاق الخاصة بها ويقوم باستيرادها وفقًا لذلك. هذا خيار جيد لتخطيط المشاريع في مخطط ، ثم تحويلها بسرعة إلى مهام قابلة للتنفيذ.
تنظيم المهام الخاصة بك في المشاريع ومع السياقات
أفضل سبب لاستخدام مدير المهام المتقدم هو للأدوات التي يوفرها لك لتنظيم مهامك. في OmniFocus ، الطريقة الأساسية التي ستقوم بتنظيم المهام في المشاريع. على غرار المجلد ، سيحتفظون بجميع المهام ذات الصلة معًا. يمكنك البدء في مشروع قصير جديد لحدث تقوم بتجميعه ، أو مشروع طويل الأجل للعمل بشكل عام ، وإضافة جميع المهام ذات الصلة هناك.
بعد ذلك ، في لوحة المعاينة في أقصى اليمين ، سترى خيارات لتحديد كيفية عمل مشروعاتك. بشكل افتراضي ، تكون المشاريع موازية ، حيث يمكن إتمام المهام بأي ترتيب. يمكنك أيضًا تعيين مشروع على هيئة تسلسل إذا كان لابد من إكمال المهام بالترتيب - إذا اخترت ذلك ، فستتلاشى المهام في أسفل القائمة في المشروع ولن تظهر على توقعاتك أو ترسل لك تذكيرات حتى اكتمال المهام السابقة. بعد ذلك ، يمكنك حتى إضافة تاريخ استحقاق إلى المشروع الكامل ، للتأكد من الانتهاء من جميع تلك المهام في الوقت المحدد حتى إذا نسيت إضافة تاريخ استحقاق لكل مهمة.
إذا كنت تريد ، يمكن أن يكون لديك مشاريع فرعية لمستوى إضافي من التنظيم. يمكنك أيضًا إجراء مهام فرعية ؛ فقط حدد مهمة واضغط على Command-] لجعلها مهمة فرعية للمهمة فوقها. هذا يمنحك حرية الحصول على التسلسل الهرمي بقدر أو أقل إلى المهام الخاصة بك كما تريد.
ثم ، هناك سياقات. في سير عمل GTD ، تتيح لك السياقات إضافة معلومات حول المكان الذي ستتم فيه المهمة أو أي شيء آخر مهم يعطي المهمة أكثر ، جيدًا ، السياق. في مشاريعك ، سيكون لديك مهام متشابهة: قد تحتاج إلى شراء أشياء لكل من مشاريع العمل والمنزلية ، لذلك سيضع سياق المتجر كلاهما معًا. فهي تشبه العلامات في تطبيقات قائمة المهام الأخرى ، إلا أنه لا يمكنك سوى وضع سياق واحد في مهمة في وقت واحد.
حافظ على كل شيء
لديك مهامك مدرجة ومنظمة ، وتحتاج إلى الاحتفاظ بها في كل مكان. هذا هو المكان الذي تأتي فيه مزامنة OmniFocus. هناك تطبيقات OmniFocus الرسمية لأجهزة iPhone و iPad ، بالإضافة إلى تطبيقات Android وويب غير الرسمية التي تعمل مع OmniFocus ، بحيث يمكنك أن تأخذ مهامك معك في أي مكان. لذلك ، تحتاج إلى مزامنة.
أبسط طريقة هي استخدام Omni Sync Server. ستقوم بالتسجيل للحصول على حساب مجاني ، ثم تستخدمه للمزامنة مع أي من تطبيقات OmniFocus. كما سيعطيك عنوان البريد الإلكتروني الذي يتخلله البريد حيث يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني وإضافتها كمهام جديدة - وهي طريقة رائعة لدمج OmniFocus مع أي أجهزة أخرى ، بما في ذلك جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بدلاً من ذلك ، إذا كان لديك خادم WebDAV ، يمكنك إدخال بيانات الاعتماد الخاصة بك ومزامنة قاعدة البيانات الخاصة بك.
ستجد بعض الخيارات الأخرى في الإعدادات التي قد ترغب في تعديلها ، بما في ذلك خيارات التاريخ والأوقات ، وإعدادات إشعارات نظام التشغيل Mac OS لتنبيهك عند استحقاق المهام ، وأكثر من ذلك. هناك إعدادات أقل بكثير من الإصدار الأخير ، نظرًا لعدم وجود خيارات للسمات والطريقة الوحيدة لتخصيص الواجهة هي إعادة ترتيب أزرار شريط الأدوات ، ولكن لا يزال هناك عدد كافٍ من الإعدادات التي تريد البحث عنها للتأكد من تعيينها بالطريقة التي تريدها.
لكن في الوقت الحالي ، حان الوقت للبدء في إنجاز مهامك.
انظر ماذا يحدث مع عرض التوقعات
أفضل ميزة جديدة في OmniFocus 2 هي طريقة عرض التوقعات ، والتي تأخذ مكان المنظور المستحق القديم. تُظهر طريقة العرض هذه تقويمًا يحتوي على عدد المهام التي لديك في كل يوم على اليسار ، وقائمة بجميع مهامك بالترتيب المستحق في القسم الرئيسي. يتخلل بين مهامك اليومية ، ستجد طريقة عرض التقويم الخطية التي ستعرض كل تقويم تمت مزامنته مع جهاز Mac. إنه جزء من OmniFocus ستقضيه معظم وقتك ، بينما تنتهي من عملك طوال اليوم.
يمكنك أيضًا تخصيص طريقة عرض التوقعات إذا كنت تريد ، بالإضافة إلى أي عرض آخر في OmniFocus ، من زر عرض. قم بضبط وقت البدء والنهاية لليوم الذي تريده ، وقم بإلغاء تحديد أي تقويمات لا تريد أن تظهر بجانب مهامك ؛ من المحتمل أن تكون تقاويم الأحداث في Facebook و Facebook غير ضرورية على طول مهام العمل الهامة.
ثم ، هناك جزء فتح جديد. اضغط على Command-O أو انقر فوق الزر Open لفتح مربع بحث يشبه Alfred حيث يمكنك الانتقال سريعًا إلى أي قسم من OmniFocus أو أي من مشاريعك بسهولة. يوجد خيار في الأسفل لفتح القائمة في نافذة جديدة ، والتي يجب عليك التحقق منها إذا كنت ترغب في عدم ترك العرض الحالي في OmniFocus.
انظر المهام بالطريقة التي تريدها
كل جزء رئيسي من OmniFocus - علامات التبويب الموجودة على الجانب الأيسر - هي في الواقع Perspectives التي يمكنك تخصيصها كما تريد إذا كنت تملك الإصدار Pro من OmniFocus. هناك خيارات عرض يمكنك تعديلها من أي إصدار من OmniFocus ، ولكن إذا كنت تريد إنشاء منظور مخصص ، فستحتاج إلى الإصدار Pro. انقر فوق الزر إظهار Perspectives في قائمة Perspectives ، وستحصل على كافة الأدوات التي تحتاجها لإنشاء طرق العرض الخاصة بك. يمكنك اختيار الترتيب الذي تريد المهام به والمهام التي تريد إظهارها والمزيد.
هناك طريقة أخرى تساعدك نسخة Pro على التركيز على مهامك: زر Focus. حدد مهمة في أي مكان ، وانقر على Focus ، وستظهر لك مهام من هذا المشروع. إنها طريقة رائعة لإخراج مهام منزلك من عقلك عندما يفترض بك التركيز على العمل.
تأكد من أنك على المسار الصحيح مع المراجعة
هناك ميزة جديدة نهائية في OmniFocus 2 ، والتي أصبحت أكثر من إصدار iPad: شاشة المراجعة. تقول منهجية GTD أنه يجب عليك مراجعة مشاريعك بانتظام للتأكد من أنها على المسار الصحيح ، وهذا هو بالضبط ما تم تصميم هذا العرض له. يمكنك عرض كل مشروع من مشاريعك ، والتأكد من أن المهام هناك لا تزال ذات صلة ، ثم انقر فوق الزر وضع علامة المراجعة لحفظ التاريخ الذي قمت بمراجعة هذا المشروع فيه. إنه ليس شيئًا عليك القيام به ، ولكنه طريقة سهلة للحفاظ على قوائم المهام مرتبة.
أتمتة OmniFocus
OmniFocus قوية من تلقاء نفسها ، ولكن في التكامل مع التطبيقات الأخرى التي هي أقوى. تتيح لك العديد من الأدوات ، مثل تطبيقات البريد الإلكتروني MailMate و Airmail ، إرسال الرسائل الإلكترونية مباشرةً إلى OmniFocus. لكل تطبيق آخر - ولأي ميزات ترغب في أن يكون لها OmniFocus نفسها ، يمكنك بناء عمليات التكامل الخاصة بك باستخدام AppleScript إذا كنت تملك الإصدار Pro. هناك مكتبة كاملة من الوظائف تغطي كل ميزة في OmniFocus. إذا كنت جديدًا في AppleScript ، فاحرص على مراجعة دليل AppleScript Beginners قبل الغوص.
هناك عدد من الطرق الأنيقة التي يمكنك فيها استخدام OmniFocus مع البرمجة النصية مما يجعله أكثر قوة لإدارة المهام الخاصة بك. يمكنك العثور على عدد من النصوص البرمجية وسير العمل عبر الإنترنت لاستخدامها مباشرة ، حتى إذا لم يكن لديك خبرة في كتابة برامج AppleScript. مثال واحد أنيق هو برنامج نصي يكمل مهمة ثم يقوم بعمل جديد يذكرك بالرد على هذه المهمة لاحقًا ، وهو أمر رائع للمهام التي تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إليها لاحقًا. يمكنك العثور على المزيد من الأفكار على موقع Inside OmniFocus الذي يعرض طرقًا فريدة لاستخدام منظورات OmniFocus ، والنصوص البرمجية ، والمزيد.
استنتاج
أصبح استخدام OmniFocus 2 أسهل بكثير من استخدام الإصدارات السابقة ، ولكن لا يزال الأمر مربكًا إلى حد ما إذا كانت المرة الأولى التي تستخدمه فيه. يجب أن يمنحك هذا البرنامج التعليمي كل ما تحتاجه لتصل إلى أرض الواقع والحفاظ على المهام تحت السيطرة بشكل أفضل من أي وقت مضى في OmniFocus ، ولكن إذا كان لديك أي مشكلة معها ، تأكد من ترك التعليق أدناه ، وسنكون سعداء لمساعدتك البدء.
