Advertisement
  1. Computer Skills
  2. Microsoft Excel
Computers

এডভান্সড পিভটটেবিলস: মাল্টিপল শিট থেকে ডাটা কম্বাইন করা

by
Difficulty:AdvancedLength:LongLanguages:

Bengali (বাংলা) translation by Syeda Nur-E-Royhan (you can also view the original English article)

আপনি যখন একটি পিভটটেবিল তৈরি করতে চাইবেন তখন আপনার বিভিন্ন ধরণের ওয়ার্কশিটে থাকা ডাটাগুলোকে কী করেন?  এক্সেল ২০১৩ ব্যবহার করলে এটা করার একটা সরল প্রক্রিয়া আপনি পেয়ে যাবেন। ডাটা মডেল নামের একটা কৌশল আছে, এর কাজ হচ্ছে একটা ডাটাবেজ যেভাবে ডাটা ব্যবহার করে ঠিক সেভাবেই ডাটার মধ্যকার সম্পর্ককে কাজে লাগানো।

এই টিউটোরিয়ালে, ডাটা মডেল ব্যবহার করে মাল্টিপল শিটের ডাটা থেকে এক্সেল ২০১৩-তে পিভটটেবিল তৈরি করতে যা যা প্রয়োজন তার সবই আমি আপনাদের দেখাব।

স্ক্রিনকাস্ট

আপনি চাইলে আপনার নিজের এক্সেল ফাইল ব্যবহার করে এই টিউটোরিয়ালটি ফলো করতে পারেন। আর আপনার কাছে সুবিধাজনক মনে হলে এই টিউটোরিয়ালের জন্য যে জিপ ফাইল দেওয়া আছে সেটি ডাউনলোড করে নিতে পারেন। এখানে পিভট Consolidate.xlsx. নামের একটি স্যাম্পল ওয়ার্কবুক দেওয়া আছে।

ডাটা বিশ্লেষণ

এই ওয়ার্কবুকে তিনটি ওয়ার্কশিট রয়েছে: কাস্টমার ইনফো, অর্ডার ইনফো, এবং পেমেন্ট ইনফো।

কাস্টমার ইনফো শিটে ক্লিক করুন। দেখতে পাবেন যে এখানে অর্ডার নাম্বার এবং কাস্টমারের নাম এবং অবস্থান দেওয়া আছে।

Customer Info sheet
কাস্টমার ইনফো শিট

অর্ডার ইনফো শিটে ক্লিক করুন। এখানে অর্ডার নাম্বার, মাসভিত্তিক কাজের ক্ষেত্র, যেসব পণ্য অর্ডার দেওয়া হয়েছে, এবং সেই পণ্যগুলো জৈব পদার্থ কিনা তা লেখা আছে।

Order Info sheet
অর্ডার ইনফো শিট

পেমেন্ট ইনফো শিটে ক্লিক করুন এবং দেখুন যে এখানে অর্ডার নাম্বার, প্রতিটি বিক্রিত পণ্যের মূল্য ডলারের হিসাবে, মূল্য পরিশোধ প্রক্রিয়া ও অর্ডারটি পুরনো না নতুন কাস্টমার দিয়েছে তা উল্লেখ করা থাকবে। 

Payment Info sheet
পেমেন্ট ইনফো শিট

পিভটটেবিল টাস্ক প্যানের মধ্যে এই সবগুলো শিট যুক্ত করে আমরা প্রতিটি শিট থেকে প্রয়োজনীয় ডাটা সিলেক্ট করতে পারি। যেহেতু তিনটি শিটের প্রতিটিতেই অর্ডার নাম্বার রয়েছে কাজেই এগুলো যোগসূত্র হিসেবে কাজ করবে। ডাটাবেজে এটাকেই বলে প্রাইমারি কী। মনে রাখবেন যে সব সময় প্রাইমারি কী থাকা জরুরী নয়। তবে এটা থাকলে ভুল হবার সম্ভাবনা কম।

নেমড টেবিল তৈরি করুন

পিভটটেবিল তৈরি করার আগে প্রথমে প্রতিটা শিট থেকে একটি করে তাবিল তৈরি করুন।

কাস্টমার টেবিলে আবারও ক্লিক করুন। এরপর ডাটা এরিয়ার ভিতর যে কোন জায়গায় ক্লিক করুন। রিবন বারের ইনসার্ট ট্যাবে যান এবং তারপর টেবিল আইকনটিতে ক্লিক করুন।

creating a table from existing data
ইনসার্ট > টেবিল সিলেক্ট করে ওয়ার্কশিটে ডাটা কনভার্ট করুন।

ক্রিয়েট টেবিল ডায়লগ বক্সটি টেবিলের এরিয়া ঠিকমতো নির্ধারণ করে দেয়। নিচের দিকের চেকবক্সে এটাও নির্দেশ করা থাকে যে টেবিলের প্রথম সারিটি হেডারের জন্য নির্ধারিত। (যদি তা না হয়ে থাকে তবে ওই অপশনটি সিলেক্ট করুন)

Create Table dialog box
ক্রিয়েট টেবিল ডায়লগটি ডাটা এরিয়া ঠিকমতো নির্ধারণ করে দিবে।

ওকে ক্লিক করুন। এখন আপনার সামনে তৈরি হয়ে গেলো ডোরাকাটা শেড ও ফিল্টার বাটনসহ একটি টেবিল। আপনি চাইলে আরও ভালভাবে দেখার জন্য এর ভিতরে ক্লিক করে ডিসিলেক্ট করতে পারেন (শুধু মনে রাখবেন টেবিলের বাইরে ক্লিক করা যাবে না)।  রিবন বারেও টেবিলের জন্য একটি ডিজাইন ট্যাব দেখতে পাবেন। রিবনের বাম পাশে টেবিল নেইম বক্সে অস্থায়ীভাবে টেবিল১ নামটি দেখায়। এটি মুছে ফেলুন এবং নতুন নাম দিন কাস্টমার_ইনফো (স্পেসের বদলে আন্ডারস্কোর ব্যবহার করুন)। এরপর এন্টার চাপ দিন।

applying a name to a table
প্রতিটি টেবিলের একটি করে নাম দিন।

অর্ডার ইনফো এবং পেমেন্ট ইনফো শিটে এই প্রক্রিয়ায় নতুন নাম দিন। ওই টেবিলগুলোকে যথাক্রমে অর্ডার_ইনফো এবং পেমেন্ট_ইনফো নাম দিন।

এখন আমরা পিভটটেবিল ইনসার্ট করতে প্রস্তুত।

পিভটটেবিল ইনসার্ট করুন

নিশ্চিত হয়ে নিন যে কারসরটি পেমেন্ট ইনফো শিটের ভিতরে কোথাও আছে। রিবনের ইনসার্ট ট্যাবে ফিরে যান এবং পিভটটেবিল আইকনটি ক্লিক করুন (একদম প্রথম আইকনটিই এটা)।

inserting the PivotTable
যে কোন একটি টেবিলের ভিতর কারসর রেখে ইনসার্ট > পিভটটেবিল সিলেক্ট করুন।

যে ডায়লগ বক্সটি আসবে সেটি টেবিলটিকে চিহ্নিত করে নির্ধারণ করবে যে পিভটটেবিল একটি নতুন ওয়ার্কশিটে চলে যাবে। একদম নিচে, অ্যাড দিস ডাটা টু দ্যা ডাটা মডেল লেখা চেক বক্সে ক্লিক করুন। এরপর ওকে ক্লিক করুন।

add data to the Data Model
ডাটা মডেলে ডাটা যোগ করলেই কেমন এই কানেকশনটি কাজ করে।

এর মধ্যে একটা নতুন ওয়ার্কশিটে আপনার পিভটটেবিল তৈরি হয়ে গিয়েছে। স্ক্রিনের ডান পাশে এবার একটি টাস্ক প্যান দেখতে পাবেন। রিবন বারে অ্যানালাইজ ট্যাবটি ভেসে উঠবে।

টাস্ক প্যানে শুধুমাত্র একটিভ শিটের টেবিল আর ফিল্ড দেখাবে। কাজেই অল ক্লিক করুন এবং আপনার তৈরি সবগুলো টেবিল দেখে নিন। কিন্তু এগুলোকে ব্যবহার করার আগে একটার সাথে আরেকটা সংযুক্ত করতে হবে। আর এর মানেই হচ্ছে সম্পর্ক তৈরি করা। রিবন বারের রিলেশনশিপস বাটন ক্লিক করুন।

টেবিল রিলেশনশিপস সেট করুন

এই বাটনটি ক্লিক করলে ম্যানেজ রিলেশনশিপস ডায়লগ দেখাবে। নিউ বাটন ক্লিক করুন এবং এখন ক্রিয়েট রিলেশনশিপ ডায়লগ দেখতে পাবেন। এখন আমরা অর্ডার # ফিল্ড ব্যবহার করে দুইটি রিলেশনশিপ তৈরি করবো।

ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে টেবিলের জন্য পেমেন্ট_ইনফো বাছাই করুন এবং এর পাশেই ড্রপ-ডাউন কলাম থেকে অর্ডার # বাছাই করুন।  এখন দ্বিতীয় সারিতে, রিলেটেড টেবিলের ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে কাস্টমার_ইনফো বাছাই করুন। এর পাশেই রিলেটেড কলামের ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে অর্ডার # বাছাই করুন।

creating a table relationship
এখানে তিনটি টেবিল রয়েছে। কাজেই দুইটি সম্পর্ক তৈরি করতে হবে।

তার মানে ম্যাচিং অর্ডার নাম্বার থাকলে পেমেন্ট_ইনফো এবং কাস্টমার_ইনফো একটি আরেকটির সাথে সম্পর্কিত হবে।

ওকে ক্লিক করুন এবং আমরা এখন ম্যানেজ রিলেশনশিপস বক্সে এই রিলেশনশিপগুলো তালিকাভুক্ত অবস্থায় দেখতে পাব।

এই একই প্রক্রিয়ায় পেমেন্ট_ইনফো এবং অর্ডার_ইনফোকে যুক্ত করে এমন একটি রিলেশনশিপ তৈরি করুন। এখানেও অর্ডার # ফিল্ডটি ব্যবহার করতে হবে। ম্যানেজ রিলেশনশিপস বক্সটি এখন দেখতে এমন হবে:

list of all relationships
ম্যানেজ রিলেশনশিপস ডায়লগটি আপনার তৈরি রিলেশনশিপগুলোকে দেখাবে।

মনে রাখবেন যে অর্ডার_ইনফো এবং কাস্টমার_ইনফো টেবিলের মধ্যে সম্পর্ক তৈরি করা জরুরী না যেহেতু তারা পেমেন্ট_ইনফো টেবিলের মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত।

বক্সের নিচে ক্লোজ বাটনটি ক্লিক করুন। সবশেষে আমরা এখন ফিল্ডগুলোকে পিভটটেবিলে টেনে নিয়ে আসতে পারব।

পিভটটেবিলে ফিল্ড ইনসার্ট করুন

টাস্ক প্যানের অল সেকশনে টেবিল তিনটিকে ঘুরিয়ে ওপেন করার জন্য ছোট তীর চিহ্নগুলোতে ক্লিক করুন যাতে করে আপনি তাদের ফিল্ডগুলো দেখতে পান।  নিচের নির্দেশনা অনুসরণ করে ফিল্ডগুলোকে পিভটটেবিলের ভিতরে নিয়ে আসুন:

  • স্টেট এবং মান্থ সারিভুক্ত করুন
  • প্রোডাক্ট কলামে অন্তর্ভুক্ত করুন
  • $ সেল ভ্যালুতে অন্তর্ভুক্ত করুন
  • ফিল্টারে স্ট্যাটাস অন্তর্ভুক্ত করুন
final PivotTable
তিনটি টেবিলের প্রতিটি থেকে ফিল্ড নিয়ে পিভটটেবিলে নিয়ে আসুন

এখন আপনি এটিকে অন্য যে কোন পিভটটেবিলের মতোই ব্যবহার এবং পরিমার্জন করতে পারবেন।

উপসংহার

এক্সেল ২০১৩-এর নতুন ডাটা মডেল ফিচার ব্যবহার করে আপনি একটি সমন্বিত পিভটটেবিল তৈরি করার জন্য বিভিন্ন ওয়ার্কশিট থেকে সেরা ফিল্ডগুলো বাছাই করতে পারবেন। মনে রাখবেন যে প্রতিটি টেবিলের সারিগুলো একটি আরেকটির সাথে কোন না কোনভাবে সম্পর্কিত হতে হবে।  টেবিলগুলোর সাথে একক মূল্যগুলোর কমন ফিল্ড থাকলেই আপনার সাফল্যের সম্ভাবনা সবচাইতে বেশি।

আপনি যদি আপনার ডাটা উপস্থাপন করার জন্য ভালো পদ্ধতি খুঁজতে চান তাহলে এনভাটো মার্কেটে আপনার জন্য এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্ট টেম্পলেটের একটি চমৎকার সিলেকশন রয়েছে। একই সাথে এক্সেল ডাটাকে ওয়েব-বান্ধব ফরম্যাটে পরিণত করার এবং এর বিপরীতটা করার জন্যেও স্ক্রিপ্টস এবং অ্যাপস রয়েছে।

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.