Erweitern Sie Google Text & Tabellen mit Add-Ons

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Google Text & Tabellen sind hervorragende Tools zum Erstellen von Word-Dokumenten und Tabellenkalkulationen. Sie bieten praktisch alle grundlegenden Funktionen, die Sie zum Bearbeiten, Formatieren und Freigeben Ihrer Dateien benötigen. Wenn Sie jedoch nach dem Cloud-Dienst von Google suchen, um MS Office zu ersetzen, werden Sie feststellen, dass noch einige erweiterte Funktionen fehlen.

Die neue Add-On-Funktion ändert dies. Add-Ons sind kleine Anwendungen von Drittanbietern, die direkt in den Docs and Sheets-Apps installiert werden können (Folien und Formulare werden derzeit nicht unterstützt) und die Lücken in den nativen Funktionen der Software füllen. Die im März 2014 gestarteten Add-Ons sind noch neu und ihre Anzahl wächst ständig. Die meisten der besten sind kostenlos, während einige der leistungsstärkeren Dienstprogramme auch Premium-Versionen mit zusätzlichen Funktionen anbieten.

In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie mit Add-Ons beginnen - wie Sie sie installieren, verwenden und entfernen - und Sie dann durch zehn der besten führen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Add-Ons installieren

Alle Add-Ons werden über die Benutzeroberfläche "Dokumente" oder "Blätter" gefunden und installiert, ähnlich wie bei der Installation von Chrome-Erweiterungen. Öffnen Sie ein Dokument und gehen Sie zu Add-Ons > Add-Ons abrufen. Sie sehen alle verfügbaren Optionen für die von Ihnen verwendete App.

Durchsuchen Sie die hervorgehobenen Add-Ons, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Alle, um eine Kategorie auszuwählen, oder verwenden Sie das Suchfeld, um etwas zu finden, das Sie installieren möchten.

Klicken Sie auf das ausgewählte Add-On und anschließend auf das Symbol +, um es zu installieren. Der sich öffnende Bildschirm zeigt, welche Berechtigungen das Add-On benötigt - welche Daten und auf welche Teile Ihres Kontos es zugreifen muss. Angenommen, Sie sind mit diesem Klick einverstanden. Klicken Sie auf Akzeptieren, und die Installation wird abgeschlossen.

Check add-ons permissions — Überprüfen Sie vor der Installation, was ein Add-On tun möchte

Verwenden Ihrer Add-Ons

Nach der Installation können Sie auf Ihre Add-Ons über die Option Add-Ons in der Menüleiste zugreifen. Bewegen Sie den Mauszeiger über sie, um ihre Optionen anzuzeigen. Die meisten haben zwei: Der erste startet das Add-On, der zweite dient der Hilfe (was normalerweise sehr begrenzt ist).

Klicken Sie hier, um das Add-On zu starten. Es wird in einer Seitenleiste rechts auf dem Bildschirm geöffnet. Sie können jeweils nur ein Add-On anzeigen. Um es zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche X.

Add-ons open in sidebars — Add-Ons werden in einer Seitenleiste in Dokumenten oder Blättern ausgeführt

Add-Ons verwalten und entfernen

Sie müssen nicht viel tun, um Ihre Add-Ons zu verwalten. Sie müssen sich keine Gedanken über die Aktualisierung machen - sie werden jedes Mal geladen, wenn Sie sie verwenden, damit Sie immer die aktuellste Version haben. Sie können sie für bestimmte Dokumente deaktivieren und Fehler an den Entwickler melden.

Gehen Sie zu Add-Ons > Add-Ons verwalten. Sie sehen nun eine Liste aller von Ihnen installierten Add-Ons. Klicken Sie auf Verwalten, um eine Liste der Optionen anzuzeigen. Deaktivieren Sie In diesem Dokument verwenden, um das Add-On für das aktuell angezeigte Dokument zu deaktivieren. Klicken Sie auf Entfernen, um das Add-On vollständig von Ihrem Konto zu deinstallieren.

10 wesentliche Add-Ons für Dokumente und Blätter

Es gibt eine große Anzahl von Add-Ons für die Apps "Docs" und "Sheets", und die Anzahl wächst ständig. Hier sind zehn der besten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Thesaurus

Der Thesaurus ist das grundlegendste und wichtigste aller Docs-Add-Ons. Als perfekter Begleiter der integrierten Rechtschreibprüfung schlägt sie alternative Wörter vor, die Sie während der Eingabe verwenden können. Leider sind Add-Ons noch nicht in die Kontextmenüs für Rechtsklicks in der App integriert, aber die Verwendung von Thesaurus ist immer noch trivial. Markieren Sie einfach ein Wort und gehen Sie zu Add-Ons > Thesaurus > Synonyme für ausgewähltes Wort suchen. Es wird in der Seitenleiste rechts angezeigt.

Bei geöffneter Thesaurus-Seitenleiste können Sie jetzt Wörter direkt in das Suchfeld eingeben, um Vorschläge für andere Wörter zu finden.

Inhaltsverzeichnis

Das Add-On "Inhaltsverzeichnis" generiert automatisch eine Inhaltsliste, mit der Sie in längeren und komplexeren Textdokumenten navigieren können. Sie basieren auf Ihrer Verwendung von Absatzstilen im Dokument und funktionieren nur, wenn Sie diese konsistent verwenden. Andere Kapitel- oder Abschnittsüberschriften werden nicht erkannt, wenn sie nur als normaler Absatztext gestaltet sind.

Die im Inhaltsverzeichnis verwendeten Stile sind die Standardstile für Überschriften und führen zu verschachtelten Ergebnissen. Daher sollte jeder Teil in Ihrem Dokument als Überschrift 1 gestaltet sein. jedes Kapitel als Überschrift 2; jeder Abschnitt innerhalb eines Kapitels als Überschrift 3 und so weiter.

Heading styles — Verwenden Sie Überschriftenstile, um Ihr Inhaltsverzeichnis zu erstellen

Gehen Sie zu Add-Ons > Inhaltsverzeichnis > In Seitenleiste anzeigen, um Ihr Inhaltsverzeichnis anzuzeigen. Die Erstellung dauert eine Sekunde, und Sie sollten das Aktualisierungssymbol verwenden, um es zu aktualisieren, wenn Sie Änderungen vornehmen.

Table of contents — Legen Sie fest, wie detailliert der Inhalt sein soll

Alle Elemente in der Liste sind anklickbare Links, sodass Sie schnell zu einem bestimmten Abschnitt oder Kapitel springen können. Wenn Sie ein besonders komplexes Dokument haben, klicken Sie auf das Dropdown-Feld Bis Ebene anzeigen und wählen Sie aus, wie viele Informationen angezeigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise 1 auswählen, werden nur Inhalte im Stil "Überschrift 1" angezeigt. Klicken Sie auf Aktualisieren, um dies zu aktivieren.

Schließlich ist es nicht möglich, das Inhaltsverzeichnis direkt zum Dokument selbst hinzuzufügen, aber Sie können es kopieren und aus der Seitenleiste in den Dokumentkörper einfügen. Dabei bleiben auch die Links bestehen. Diese Links verweisen jedoch auf die Online-Google Text & Tabellen-Datei und nicht als Lesezeichen in der Datei. Wenn Sie das Dokument für die Offline-Verwendung in einer Anwendung wie Word exportieren möchten, entfernen Sie zuerst die Links, da sie sonst nicht funktionieren. Klicken Sie auf einen Link und dann auf Entfernen, um dies für jedes Element zu tun.

Änderungen verfolgen

Wenn Sie Google Text & Tabellen als Teil eines Teams verwenden, ist das Verfolgen von Änderungen eines der wichtigsten Add-Ons, die Sie verwenden können. Es zeichnet alle Änderungen auf, die von allen Benutzern vorgenommen wurden, die an demselben Dokument arbeiten, und bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, diese zu akzeptieren, zu löschen oder zu ändern.

Änderungen verfolgen ist ein automatisiertes Tool. Öffnen Sie es in der Seitenleiste, indem Sie auf Add-Ons > Änderungen verfolgen > Änderungen verfolgen anzeigen klicken. Alle Änderungen am Dokument werden in Echtzeit angezeigt und vom Benutzer farbcodiert. Alle Änderungen werden aufgelistet, nicht nur der Inhalt von Textbearbeitungen, sondern auch Formatierungsänderungen. Wenn Sie Meine neuen Änderungen markieren aktivieren, werden Ihre Änderungen auch im Hauptteil des Dokuments hervorgehoben.

Track changes in docs — Jede Änderung ist übersichtlich aufgeführt

Um Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen, klicken Sie einfach auf das grüne Häkchen oder das rote x-Symbol. Alternativ können Sie auf Alle akzeptieren klicken, um alle vorgenommenen Änderungen zu akzeptieren.

Sie können alle Änderungen an einem Dokument mithilfe der Option Revisionsverlauf in allen Google Text & Tabellen-Apps überschreiben. Gehen Sie zu Datei > Versionsverlauf anzeigen, um alle früheren Versionen des Dokuments anzuzeigen. Klicken Sie auf Detailliertere Revisionen anzeigen, um alle gespeicherten Versionen des Dokuments anzuzeigen, und klicken Sie auf eine, um es wiederherzustellen.

Karten für Dokumente

Wenn Sie einem Dokument jemals eine Karte hinzufügen müssen, können Sie dies mit den Add-Ons "Karten für Dokumente" mit nur wenigen Mausklicks tun.

Markieren Sie einen Teil einer Adresse als Dokument und gehen Sie dann zu Add-Ons > Karten für Dokumente > Speicherort abrufen. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Standort auf einer Karte. Wenn dies richtig ist, klicken Sie auf In Dokument einfügen. Das Kartenbild wird direkt unter der von Ihnen ausgewählten Adresse in das Dokument eingefügt. Ziehen Sie das Bild bei Bedarf an die richtige Stelle.

Maps for Docs arbeitet mit präzisen oder breiten Adressen. Wenn Sie eine Hausnummer und einen Straßennamen oder eine Postleitzahl suchen, wird eine vergrößerte Karte eines genauen Standorts angezeigt. Ein Stadt- oder sogar Ländername erzeugt ein verkleinertes Bild dieses Ortes.

Karten zuordnen

Ähnlich wie bei Maps for Docs ist Mapping Sheets ein Add-On für Sheets, das eine Liste von Adressen in einer Tabelle in eine Google Map konvertiert.

Das Zuordnen von Blättern funktioniert auf einer Registerkarte in Ihrer Tabelle mit dem Namen Daten. Wenn Sie eine bereits vorhandene Tabelle verwenden, müssen Sie die Registerkarte mit den zugeordneten Informationen umbenennen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und wählen Sie Umbenennen. Geben Sie dann Daten ein.

Gehen Sie nun zu Add-Ons > Mapping Sheets > Start Mapping. Wählen Sie in der sich öffnenden Seitenleiste die Spalten aus, die Ihre Adressen enthalten, sowie alle anderen Spalten, mit denen Sie die Daten filtern können. Klicken Sie auf Erstellen und anschließend auf Anzeigen, um die Daten auf einer Karte anzuzeigen.

see addresses on a map — Adressen werden in einer benutzerdefinierten Google Map angezeigt

HelloSign

Mit dem HelloSign-Add-On erhalten Sie sichere und rechtsverbindliche eSignaturen für Ihre Dokumente. Es ist für bis zu drei Unterschriften pro Monat kostenlos und erfordert ein Abonnement für die unbegrenzte Nutzung. Die Preise beginnen bei 13 USD pro Monat.

Mit HelloSign können Dokumente nur von Ihnen selbst, von Ihnen selbst und von anderen oder nur von anderen signiert werden. Um es nur selbst zu signieren, klicken Sie auf Just Me, zeichnen Sie dann mit der Maus eine Signatur in das Feld und ziehen Sie diese Signatur an die entsprechende Stelle im Dokument.

Um auch Signaturen von anderen Benutzern zu erhalten, müssen Sie zuerst das Dokument einrichten. Klicken Sie unter "Wer muss unterschreiben?" Auf Ich und andere oder Nur andere. Geben Sie dann die Namen und E-Mail-Adressen aller erforderlichen Unterzeichner ein. Wenn sie sich in einer bestimmten Bestellung anmelden müssen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterzeichnerreihenfolge zuweisen und klicken Sie auf die Aufwärts- und Abwärtspfeile, um sie neu zu bestellen. Klicken Sie auf Weiter.

Jetzt müssen Sie die Signaturfelder zum Dokument hinzufügen. Ziehen Sie das Signatursymbol in das Dokument und klicken Sie auf die Dropdown-Liste Wer signiert hier, um den Unterzeichner auszuwählen. Fügen Sie so viele Signaturfelder wie nötig hinzu und klicken Sie auf das gepunktete Quadrat oben links im Fenster, um sie auszurichten.

Sie können dem Unterzeichner zusätzlich Felder hinzufügen, um seine Initialen, einen Kommentar in ein Textfeld, ein Kontrollkästchen oder das Datum, an dem er unterschrieben hat, hinzuzufügen.

Sign documents — Sie können ein Signaturdatum sowie ein Signaturfeld hinzufügen

Klicken Sie abschließend auf Weiter, und Ihr Dokument wird für den E-Mail-Versand vorbereitet. Die Adressen der Unterzeichner werden angezeigt, damit Sie sie überprüfen und dann einen Betreff und eine Nachricht hinzufügen können. Klicken Sie auf Unterschrift anfordern und die E-Mail wird gesendet.

Um Ihre signierten Dokumente anzuzeigen, klicken Sie auf die Einstellungssymbole in der HelloSign-Seitenleiste in Dokumente und dann auf Dokumente. Alle Ihre unterschriebenen Dokumente werden hier als Referenz gespeichert.

Geteilte Namen

Geteilte Namen ist ein einfaches Add-On für Google Sheets, das eine einzelne Namensspalte in separate Spalten für jeden Teil des Namens unterteilt. Es teilt John Smith nicht nur in eigene Vor- und Nachnamenzellen auf, sondern kann optional auch einen Titel, einen zweiten Vornamen und ein Suffix hinzufügen.

Es eignet sich perfekt für die Verwendung in Verbindung mit der Formularfunktion in Google Text & Tabellen, bei der Sie einen Benutzer möglicherweise zur Eingabe seines Namens auffordern, ihm jedoch möglicherweise keine separaten Felder für jeden Teil seines Namens geben möchten. Sobald Sie ihren Namen geteilt haben, können Sie die Daten neben einem Seriendruck-Add-On verwenden und die Person nur mit ihrem Vornamen ansprechen.

Um geteilte Namen zu verwenden, markieren Sie die Spalte Namen in Ihrer Tabelle und gehen Sie dann zu Add-Ons > Geteilte Namen > Start. Aktivieren Sie in dem sich öffnenden Feld das Kontrollkästchen Meine Spalte hat bei Bedarf die Überschrift und wählen Sie aus, welche Spalten Sie hinzufügen möchten. Jede Spalte wird rechts von Ihrer ausgewählten Namensspalte hinzugefügt.

split names in sheets — Wählen Sie aus, wie viele Namensspalten Sie benötigen

UberConference

UberConference ist ein weiteres Add-On, mit dem Benutzer an einem Projekt zusammenarbeiten können. Es wird verwendet, um Telefonkonferenzen oder Text-Chats zwischen den Benutzern zu erstellen, die an einem Dokument arbeiten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen. In der Seitenleiste werden die Benutzer mit Zugriff auf das Dokument angezeigt. Wählen Sie diejenigen aus, die Sie hinzufügen möchten. Sie haben die Möglichkeit, über Computer oder Telefon am Chat teilzunehmen. Außerdem ist eine Text-Chat-Option verfügbar.

Damit sich jemand über sein Telefon verbinden kann, muss er sich in den Anruf einwählen und die PIN verwenden, die er erhält, wenn Sie ihn einladen. Die Einwahlnummer ist nur für die kostenlose Version von UberConference in den USA verfügbar. Sie müssen auf die Premium-Version aktualisieren, um länderspezifische Nummern zu erhalten.

Workflows

Wenn Sie Feedback, Genehmigung oder Abmeldung zu einem Dokument benötigen, ist Workflows das ideale Add-On dafür. Sie können einen oder mehrere Prüfer hinzufügen, denen ein Link zu Ihrem Dokument gesendet wird, und die die Möglichkeit erhalten, einen Kommentar hinzuzufügen sowie Ihr Dokument zu genehmigen oder abzulehnen. Jeder Prüfer muss auch das Workflows-Add-On installiert haben.

Um Prüfer hinzuzufügen, müssen Sie ihnen zunächst Bearbeitungszugriff auf Ihr Dokument gewähren. Gehen Sie zu Datei > Freigeben und fügen Sie ihre E-Mail-Adresse hinzu und stellen Sie sicher, dass sie über die Bearbeitungsberechtigung verfügen (die standardmäßig aktiviert ist). Fügen Sie dann dieselbe E-Mail-Adresse im Feld Prüfer hinzufügen in der Seitenleiste Workflows hinzu, zusammen mit einer Nachricht, falls erforderlich.

Der Prüfer erhält eine E-Mail mit einem Link zum Dokument und kann sein Feedback geben. Der Genehmigungsstatus des Dokuments wird in der Seitenleiste angezeigt. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, klicken Sie in der Seitenleiste auf Genehmigung zurücksetzen und fügen Sie Ihre Prüfer erneut hinzu.

Konsistenzprüfung

Für jedes Dokument - und insbesondere für technische Dokumente - ist die Konsistenz von Sprache und Grammatik von entscheidender Bedeutung. Wenn sich Ihr Budget nicht auf einen menschlichen Korrekturleser erstreckt, übernimmt der Konsistenzprüfer die Aufgabe für Sie.

Dieses Add-On überprüft, ob Sie Rechtschreibung und Grammatik konsistent verwenden. Es wird nach Schreibweisen, Abkürzungen, Zahlen (zum Beispiel, dass Sie nicht sowohl drei als auch drei in dasselbe Dokument eingeben), Silbentrennungen und mehr gesucht. Es ist ein sehr einfaches Tool: Gehen Sie zu Datei > Add-Ons > Konsistenzprüfung und klicken Sie auf Öffnen. Klicken Sie jetzt einfach auf Scannen. Das Add-On durchläuft die verschiedenen getesteten Kategorien und schlägt Änderungen vor.

Abschluss

Add-Ons sind eine sehr nützliche und dennoch sehr einfache Möglichkeit, die Funktionalität von Google Text & Tabellen zu verbessern. Sie fügen kein Aufblähen hinzu und es gibt keinen Leistungseinbruch, wenn sie verwendet werden, so dass es wirklich keinen Nachteil gibt, sie zu installieren. Es werden ständig neue Add-Ons verfügbar, die jeweils nur dazu dienen, den Wert von Dokumenten und Blättern zu steigern. Wenn Sie die Deinstallation dieser alten Kopie von Office zurückgehalten haben, weil Sie befürchten, dass Docs kein würdiger Ersatz ist, ist jetzt möglicherweise der richtige Zeitpunkt dafür.

Probieren Sie Google Docs-Add-Ons aus und teilen Sie uns Ihre Favoriten - oder Probleme, die Sie mit den Add-Ons haben - in den Kommentaren unten mit!