So starten Sie papierlos

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"Wir werden papierlos!" scheint die Aussage unserer Zeit zu sein. Banken und Telefongesellschaften erinnern uns daran, während sie gleichzeitig eine zusätzliche Gebühr für Papierauszüge erheben. Unternehmen veröffentlichen interne Memos über die Papierlosigkeit, und Sie haben sich wahrscheinlich selbst dafür entschieden, wenn Sie sich die Preise für Aktenschränke für Ihr Heimbüro ansehen.

Auf dem Papier klingt es nach einer großartigen Idee, papierlos zu werden – kein Wortspiel beabsichtigt. Aber was beinhaltet es eigentlich? Welche Aspekte Ihres Lebens können Sie papierlos erledigen und welche Werkzeuge benötigen Sie dafür? Und welche Vorteile werden Sie sehen?

In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie wirklich papierlos werden und Ihr Leben dabei vereinfachen können. So können Sie den Papierverbrauch reduzieren und sicherstellen, dass Sie die benötigten Dokumente gleichzeitig leicht finden.

"Schau, Ma, kein Papier!"

too much paper — Haben Sie zu viel Papier? So stoppen Sie die Verschwendung von Bäumen.

Papierlos zu werden klingt einschüchternd. Es ist ein umfassendes Statement, das Papier für immer aus Ihrem Leben verbannt. Abgesehen davon, dass Sie nicht ganz auf Papier verzichten müssen, um papierlos zu werden. Sie können die meisten Vorteile der papierlosen Arbeit nutzen und gleichzeitig die Papierkopien der Dokumente aufbewahren, die Sie für am wichtigsten halten.

Was wird also papierlos? Im Allgemeinen verwendet es einfach digitale Dokumente anstelle von Papierdokumenten. Das könnte bedeuten, dass Sie jedes Blatt Papier scannen, das Sie haben, aber es könnte auch einfach einige grundlegendere Schritte bedeuten – einige, die Sie wahrscheinlich bereits tun. Hier sind zwei einfache Möglichkeiten, wie Sie heute "papierlos werden" können:

Bankwesen

Heutzutage bieten die meisten Banken elektronische Kontoauszüge an – elektronische Versionen Ihrer Kontoauszüge. Was früher ein Blatt Papier war, kann nun elektronisch heruntergeladen und gelesen werden, meist im PDF-Format.

In der Vergangenheit mussten Sie Ihre Papierauszüge irgendwo aufbewahren, vielleicht in einem Aktenschrank oder einer Schublade. Nach ein paar Monaten oder sogar einem ganzen Jahr landet man bei einem riesigen Stapel Papier, der irgendwohin muss. Und dann die unvermeidlichen Fragen: Wie lange lagern Sie die Dokumente und landen nicht alle am Ende einfach im Papierkorb? Es fühlt sich einfach unnötig und verschwenderisch an.

Schauen Sie sich stattdessen an, wie einfach Sie digitale Kontoauszüge in PDF-Form katalogisieren und speichern können. Alles, was Sie tun müssen, ist den elektronischen Kontoauszug von der Website Ihrer Bank herunterzuladen und in einem Ordner auf Ihrer Festplatte abzulegen – oder Sie erhalten ihn möglicherweise automatisch in Ihr E-Mail-Postfach. Einfach, einfach, effizient.

organizing bank statements in folders in finder — Organisieren Sie Ihre elektronischen Kontoauszüge einfach auf Ihrem Computer und müssen Sie sich nie wieder um Papier kümmern.

Dank der Papierlosigkeit haben wir einen viel nachhaltigeren Weg, mit solchen Informationen langfristig umzugehen. Ihre E-Statements können sich sozusagen jahrzehntelang auf Ihrer Festplatte „anhäufen“ und Ihnen wenig bis gar keinen Ärger oder Frust bereiten. Oh, und vergessen Sie nicht, dass E-Statements auch sehr einfach zu durchsuchen sind. Sie können die integrierte Suchfunktion Ihres Computers nutzen, die Ihnen hilft, einzelne Aussagen schnell zu treffen. Ich wette, das ist einfacher, als in Ihrem Aktenschrank zu suchen.

Während elektronische Kontoauszüge allein eine fantastische Ersparnis darstellen, kombinieren Sie sie mit Online-Rechnungszahlungen und Sie werden wirklich papierlos. Anstatt jeden Monat eine Legion von Papierrechnungen per Post zu erhalten, landen elektronische Rechnungsauszüge in Ihrem E-Mail-Postfach und sind in der Regel direkt von der Website Ihrer Bank zu begleichen. Wenn Sie sich für die Online-Rechnungszahlung anmelden, können Sie einen weiteren Stapel Papier aus Ihrem Leben eliminieren.

Zusammen mit elektronischen Rechnungen haben Sie wahrscheinlich gerade Schecks – eine weitere Verwendung von Papier – aus Ihrer monatlichen Routine gestrichen? Anstatt für jede Rechnung einen Scheck auszustellen, können Sie Ihre Rechnungen einfach online bezahlen, nachdem Sie eine E-Mail-Abrechnung erhalten haben, und zwei Zettel und die dazugehörigen Umschläge werden nicht mehr benötigt. Wenn Sie das nächste Mal jemanden brauchen, der Sie bezahlt, vielleicht bei einem Flohmarkt oder in Ihrem Kleinunternehmen, können Sie ihn von der Verwendung von Papier abhalten, indem Sie Kreditkartenzahlungen mit Square akzeptieren und ihm sogar die Quittung per E-Mail senden, anstatt sie auszudrucken.

eBooks

Nicht nur im Bankgeschäft werden bereits papierlose Vorschüsse geleistet. Schauen Sie sich die Popularität von eBooks an. Amazons breite Palette von Kindle-Geräten, Barnes and Noble's Nook und sogar Apples iPad mit seiner breiten Palette von E-Reading-Apps haben alle eBooks erfolgreich in den Mainstream gebracht. In den meisten Fällen sind eBooks bequemer und günstiger als ihre Gegenstücke auf Papier. Sie können jedes Buch auf der Bestsellerliste der New York Times mit sich herumtragen, ohne sich den Rücken zu brechen, und können die Bücher durchsuchen, um die Passage zu finden, die Sie zitieren möchten – beides Vorteile der Platzersparnis und der Suchzeit, die Sie als wichtigstes finden Vorteil, in irgendeiner Weise papierlos zu sein.

Lesen ist ein Bereich, in dem Sie möglicherweise bereits versehentlich papierlos geworden sind. Bekommen Sie noch jeden Morgen eine Zeitung vor die Haustür geliefert oder lesen Sie die Nachrichten online? Bekommen Sie noch Zeitschriften per Post oder abonnieren Sie sie über Apps, die Sie auf einem Tablet lesen? Oder haben Blogs, Twitter, Pintrest und andere Online-Äquivalente in Ihrem Leben den Platz von Zeitschriften eingenommen? Wie wäre es mit Comics? Wenn Sie ein Hardcore-Fanboy sind, möchten Sie vielleicht immer noch, dass die Papiercomics Ihre Sammlung unberührt halten. Aber jetzt können sowohl Mainstream- als auch Indie-Comics digital gelesen werden. Alles, was wir früher auf Papier gelesen haben, ist jetzt einfacher auf einem Bildschirm zu lesen.

Der Übergang zu einer papierlosen Welt geschieht, ohne dass wir es versuchen, so scheint es.

Die Werkzeuge des papierlosen Handels

Papierlos zu werden muss nicht beängstigend sein. Aber wie heißt es so schön: „Wissen ist Macht“. Um Ihnen die Möglichkeit zu geben, papierlos zu werden, finden Sie hier die Begriffe, die Sie am häufigsten finden, wenn Sie papierlos arbeiten, und was sie für Sie bedeuten:

PDF-Dateien

Auf Anhieb müssen wir PDF-Dateien diskutieren. Sie werden immer wieder auftauchen. Viele der Tools, die für einen papierlosen Lebensstil entwickelt wurden, sprechen über die Verwaltung und Bearbeitung von PDF-Dateien. Also, was sind sie?

PDF steht für Portable Document Format. PDF als Dateiformat wurde entwickelt, um unabhängig von einer bestimmten Hardware, Software oder sogar Betriebssystem verwendet zu werden. Es ist in sich geschlossen. Alles, was zum Anzeigen des Inhalts der PDF-Datei benötigt wird, ist darin eingebettet, einschließlich Text, Schriftarten und Grafiken. Das Endergebnis kommt einer digitalen Darstellung eines zuvor gedruckten Dokuments am nächsten. Für Dokumente, bei denen das Seitenlayout besonders wichtig ist, ist PDF der beste Weg.

PDF-Dateien sind ein offener Standard und werden von vielen Apps unterstützt, die Sie bereits verwenden, von Microsoft Office und Apples iWork-Apps bis hin zur Standard-App Ihres Scanners. Acrobat von Adobe ist die bekannteste App zum Erstellen und Lesen von PDFs, aber bei weitem nicht die einzige App, die PDFs liest. Im Allgemeinen sollte fast jedes Computergerät in der Lage sein, ein PDF anzuzeigen, und PDF-Dateien sehen immer genau gleich aus, egal wo Sie sie anzeigen. Das macht PDF genau zu dem, was es sein sollte: ein wirklich portables Dokumentenformat.

Digitale Archive

Auch das klingt kompliziert und teuer, ist es aber in Wirklichkeit gar nicht. In seiner einfachsten Form ist ein digitales Archiv etwas, das Sie bereits haben: ein System, mit dem Sie digitale Dateien in digitalen Ordnern speichern können. Jedes moderne Betriebssystem hat dieses eingebaut, es wird oft als Dateisystem bezeichnet. Sie haben es wahrscheinlich schon einmal verwendet, ohne in diesem Zusammenhang darüber nachzudenken.

Denken Sie daran, dass unsere digitalen Tools von heute ihren analogen Gegenstücken von gestern nachempfunden sind. Sie können das Dateisystem Ihres Computers genauso verwenden wie Ihre physischen Aktenschränke: um digitale Dateien in digitalen Ordnern zu speichern. Hier sind PDF-Dateien wirklich praktisch. Natürlich sind Sie nicht darauf beschränkt, PDF-Dateien in diesen digitalen Ordnern zu speichern. Es ist ein Computer, nutze das. Sie können Bilddateien, Audiodateien und sogar Videodateien in denselben Ordnern wie Ihre PDF-Dokumente speichern. Mit einem Aktenschrank ist das schwer zu bewerkstelligen, oder?

Wenn der Gedanke, ein eigenes digitales Archiv zusammenzustellen, immer noch einschüchternd ist, werfen Sie einen Blick auf einige der anderen Artikel hier auf Computertuts+. Sie helfen Ihnen zu verstehen, wie Sie Dateien auf einem Mac verwalten und wie Sie den Finder optimal nutzen.

OCR

Wie "PDF" ist OCR eine Abkürzung für den papierlosen Bereich. Sie werden es auf Feature-Listen sehen, Sie werden es in Tutorials wie diesem ermutigt finden. Aber was ist es? OCR steht für Optical Character Recognition. Es ist eine Art Software, mit der der Computer Druckdokumente "lesen" und in Computertext umwandeln kann. Anstelle von statischen Pixeln können Ihre eingescannten Dokumente zu durchsuchbarem, bearbeitbarem Computertext werden. Dies erweitert den Nutzen und die Flexibilität Ihres papierlosen Systems wirklich. Das bedeutet, dass alle wichtigen Papierdokumente, die Sie bereits haben, eine digitale Zukunft haben können.

Wenn Sie mehr über OCR-Software erfahren möchten und diese für Sie arbeiten lassen möchten, lesen Sie unseren Blick auf die besten Apps für OCR-Dokumente und das begleitende Tutorial zur Verwendung des neuen Doxie-Scanners und seiner App für Ihre OCR-Anforderungen.

Zusammenarbeit, Freigabe und Synchronisierung

Diese Begriffe werden oft als Hauptvorteile beim Ersetzen von Papierlösungen durch digitale angepriesen, aber jede dieser Funktionen kann ohne eine angemessene Einführung etwas verwirrend sein. "Collaboration", "Sharing", sogar "Synchronisation" bedeuten alle ähnliches. Sie heben die Flexibilität hervor, die digitale Dateien gegenüber ihren Pendants auf Papier haben.

Wenn etwas kollaborativ ist, bedeutet dies, dass mehrere Personen es bearbeiten können, oft gleichzeitig. Eine solche Funktion ist besonders in Büroumgebungen nützlich, in denen mehr als ein Mitarbeiter dasselbe Dokument oder einen Dokumentensatz bearbeiten muss. Das Teilen ist ähnlich, beinhaltet jedoch normalerweise nicht die Echtzeit-Bearbeitungsfunktionen, die kollaborative Software bietet. Wenn Sie ein Dokument freigeben können, wird das Dokument einfach portabel, und Software mit Freigabefunktionen erleichtert das Verschieben von Dokumenten und Dateien. Wenn etwas eine Synchronisierung beinhaltet, bedeutet dies jedoch, dass die Dokumentübertragbarkeit automatisch erfolgt. Dateien und Dokumente werden automatisch an ein anderes Ziel kopiert. Dieses Ziel kann sich an einem anderen Ort auf Ihrem eigenen Computer oder auf einem anderen Computer befinden. Es könnte sich sogar auf einem Server befinden, der über das Internet zugänglich ist.

Wenn Sie beispielsweise ein Dokument gleichzeitig mit einer anderen Person in Google Docs bearbeiten, ist dies kollaborativ. Wenn Sie ihnen die Datei per E-Mail senden, damit sie sie selbst sehen oder bearbeiten können, gilt dies als Freigabe. Das Speichern der Datei in einem freigegebenen Ordner in Dropbox ist eine Synchronisierung, da die Datei automatisch auf allen von Ihnen verwendeten Geräten gespeichert wird.

Dann gibt es die Vorteile

Die Zusammenarbeit, Synchronisierung und gemeinsame Nutzung Ihrer Dokumente sowie die Möglichkeit, sie zu durchsuchen und einfach abzulegen, ohne ein neues Archiv kaufen zu müssen, sind große Vorteile der papierlosen Arbeit. Aber das ist wirklich nur die Spitze des Eisbergs.

Es gibt auch die Vorteile für die Umwelt, keine Bäume zu fällen – obwohl Computer und Elektroschrott nicht das beste Gegenstück dazu sind. Zumindest gibt es die Platzersparnis in Ihrem Büro und die Kosteneinsparungen, weil Sie nicht alles ausdrucken müssen, da Sie bereits einen Computer haben. Dann haben Sie den Vorteil, dass Sie alle Ihre Dokumente einfach und automatisch sichern können, was mit Papierdokumenten nie möglich wäre, es sei denn, Sie machen Fotokopien von jedem Dokument, das Sie haben.

Und der vielleicht größte Vorteil ist, dass Sie, um papierlos zu werden, nicht zu 100% auf Papier verzichten müssen. Sie können E-Statements, eBooks und gescannte PDF-Kopien Ihrer Legacy-Dokumente verwenden, während Sie die wichtigsten Papierkopien behalten, die Sie nicht aufgeben möchten. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, jedes Papierdokument leicht zu finden und auf Ihrem Computer zu durchsuchen, werden Sie schnell feststellen, dass Sie aufhören möchten, alles auf Papier zu halten.

Abschluss

Ich habe Ihnen erklärt, was es bedeutet, "papierlos zu werden", habe Sie durch die Technologien geführt, die verwendet werden, um papierlos zu werden, einige einfache Möglichkeiten für den Einstieg gezeigt und Ihnen einige der Vorteile des papierlosen Prozesses aufgezeigt. Jetzt liegt es an Ihnen. Machen Sie den ersten Schritt, und während Sie in diesem Jahr Ihre Steuern vorbereiten und die Dokumente des letzten Jahres ausräumen, versuchen Sie, einen Teil Ihres Papierkrams papierlos zu erledigen. Nächstes Jahr um diese Zeit wird der Wunsch, von allem Papierkopien zu behalten, eine ferne Erinnerung sein.

Um mehr aus Ihrem neu entdeckten papierlosen Lebensstil herauszuholen, schauen Sie sich unsere anderen Tuts+-Tutorials an, die Ihnen dabei helfen, papierlos zu werden:

Ressourcen Grafikkredit: Papierloses Symbol, entworfen von Baruch Moskovits aus dem Noun Project.