Cyber Monday Sale 40% off unlimited courses & creative assets! 40% off unlimited assets! Save Now
Advertisement
  1. Computer Skills
  2. Slack

Optimiere deine Teamkommunikation mit Slack

by
Read Time:15 minsLanguages:

German (Deutsch) translation by Nikol Angelowa (you can also view the original English article)

Im Laufe der Jahre wurden viele Messaging-Dienste entwickelt, die Teams dabei helfen, effektiver zusammenzuarbeiten. Sie haben jeweils ihre eigenen interessanten Funktionen angeboten, die bestimmte Benutzergruppen ansprechen, und leider sind die meisten von ihnen entweder verschwunden oder werden nicht mehr aktiv weiterentwickelt.

Hier kommt Slack ins Spiel. Es ist ein plattformübergreifender Kommunikationsdienst, der von den Leuten entwickelt wurde, die uns damals Flickr brachten, und er kombiniert Team-Chat mit erstklassigen Integrationen mit den anderen Web-Apps, die Ihr Team bereits verwendet.

In diesem Tutorial werde ich Ihnen eine Tour durch die grundlegenden Funktionen geben und Ihnen helfen, besser mit Ihrem Team zu kommunizieren.

Die Funktionen

Ein Werbebild von Slack.

Bevor ich beginne, möchte ich die Kernfunktionen von Slack erklären, damit Sie eine bessere Vorstellung davon haben, was Sie mit einem kostenlosen Konto tun können.

Plaudern

Die Hauptfunktion von Slack ist Instant Messaging, das seit den Tagen von AOL eine großartige Möglichkeit ist, mit Menschen in Kontakt zu treten. Es funktioniert ein bisschen wie IRC und verwendet Kanäle, denen ein # vorangestellt ist, um Themen zu organisieren. Sie können auch Ihre eigene private Gruppe bilden und private Nachrichten an einen Kollegen senden, um neben Ihrem Job finstere Nebenpläne zu entwickeln.

Suche

Das zweite Feature von Slack Sports ist die Suche. Wenn ein paar Leute in Ihrem Team über ein Projekt sprachen, das Sie morgen fertig haben wollten, können Sie schnell die Historie Ihrer Kanäle durchsuchen und feststellen, ob Fortschritte erzielt wurden. Noch besser ist, dass die Suche von Slack global ist, sodass eine private Nachricht zwischen dir und einem anderen Teammitglied sowie Ergebnisse in allen Kanälen angezeigt werden, denen du angehörst. Die Suche in kostenlosen Konten ist auf die letzten 20.000 Nachrichten beschränkt, Sie können jedoch für 8 USD pro Benutzer und Monat auf Standard aktualisieren, wenn Sie unbegrenzten Zugriff benötigen.

Service-Integrationen

Schließlich ist Slack sehr stolz auf seine Fähigkeit, sich mit anderen Diensten zu verbinden, die Ihr Team täglich nutzt. Auf der Seite Service-Integrationen können Sie alles von GoSquared und New Relic bis hin zu Twitter und Trello hinzufügen. Es gibt sogar benutzerdefinierte Slash-Befehle und eine vollständige Slack-API-Integration für fortgeschrittene Benutzer. Der Grad der Verbindung, die Slack mit Tools von Drittanbietern bietet, ist beispiellos.

Anmelden

Die Anmeldung für ein Konto bei Slack dauert etwa fünf Minuten. Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Der Anmeldebestätigungsbildschirm.
  1. Gehe zur Homepage von Slack und gib deine E-Mail-Adresse und deinen Firmennamen ein und klicke dann auf Kostenlos registrieren. Ich schlage vor, Ihre Firmen-E-Mail (eine benutzerdefinierte Domäne) zu verwenden, wenn Sie eine haben, da Slack anbietet, Ihrem Team automatisch zusätzliche E-Mails mit dieser Domäne hinzuzufügen, wenn sie sich anmelden.
  2. Überprüfe deine E-Mail auf eine Nachricht mit dem Titel "Einladung zu Slack". Klicken Sie darin auf die blaue Schaltfläche Team jetzt einrichten, um zu beginnen.
  3. Sie werden gefragt, ob die von Ihnen verwendete E-Mail-Adresse die richtige ist. Klicken Sie auf Ja, das ist die richtige Adresse, wenn ja; Zu einer anderen E-Mail wechseln sendet eine Bestätigung an eine neue Adresse.
  4. Wählen Sie als Nächstes einen Namen für Ihr Team zuweisen. Es kann sich um eine Gruppe von Autoren, Designern oder Programmierern handeln. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter und geben Sie einen Benutzernamen für Ihr Konto ein.
  5. Wählen Sie eine URL für Ihr Team aus. Es muss etwas Einzigartiges sein, denn Slack gibt dir auf seiner Website eine Subdomain(your-team.slack.com). Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie damit fertig sind.
  6. Schließen Sie den Einrichtungsprozess ab, indem Sie Ihre Domain zu den Teameinstellungen hinzufügen. Wenn Sie weitere Personen in Ihr Team einladen möchten, geben Sie deren E-Mail-Adressen auf dem nächsten Bildschirm ein.
  7. Wenn alles nach Plan gelaufen ist, wirst du jetzt zur Slack Web App weitergeleitet.

Das ist alles, was Sie brauchen, um ein Team auf Slack einzurichten. Jetzt ist es an der Zeit, den Dienst zu nutzen.

Einladen von Teammitgliedern

Wenn Sie es versäumt haben, ihnen in der Einrichtungsphase eine E-Mail zu senden, ist jetzt immer noch ein guter Zeitpunkt, Ihre Teammitglieder zu Slack einzuladen. Klicke dazu auf das linke Pfeilsymbol auf der rechten Seite der Slack-Hauptoberfläche, wähle Teamverzeichnis und klicke auf den Link Einige einladen. Sie werden zur Seite Einladungen senden weitergeleitet. Geben Sie im ersten Feld beliebig viele E-Mail-Adressen und im zweiten die Kanäle ein. Beachten Sie, dass der allgemeine Kanal standardmäßig hinzugefügt wird. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Einladungen senden, um E-Mails an Ihr Team zu senden, das sich höchstwahrscheinlich auf dem Balkon bei einer Party befindet, nur um zu zeigen, wie stolz es auf Sie ist.

Stellen Sie sicher, dass die üblichen Leute in meinem Team sind.

Sagen Sie Ihrem Team, dass es seine E-Mails, einschließlich seiner Spam-Ordner, auf eine Einladung zu Slack überprüfen soll.

Gespräche mit Slackbot

Der witzige Slackbot hilft dir beim Einstieg.

Jeder Benutzer wird mit Willkommenstipps begrüßt, wenn er Ihr Team Slack zum ersten Mal besucht. Wenn Sie sich pro Benutzer davon abmelden möchten, klicken Sie unten auf den Link Diese Tipps deaktivieren und sie werden Sie in Ruhe lassen. Unabhängig vom Ärgerfaktor empfehle ich dir, an der geführten Tour von Slack teilzunehmen, um dir eine Vorstellung davon zu geben, wie die Dinge funktionieren.

Wenn du die kleine Tour beendet hast, wirst du über all die wunderbaren Apps informiert, die Slack bietet. Dann siehst du neben Slackbot im Abschnitt Direktnachrichten der Seitenleiste eine kleine Blase. Es hilft Ihnen und anderen Benutzern, ein Profil einzurichten, indem Sie zunächst nach Ihrem Vornamen fragen. Sie können antworten und es wird Ihrem Profil hinzugefügt. Der Bot wird Ihnen weiterhin verschiedene Fragen stellen, z. B. ob Sie Ihren Skype-Benutzernamen zu Ihrem Profil hinzufügen möchten und ob Sie andere Personen in das Team einladen möchten. Das alles dauert etwa zwei Minuten.

Verwenden von Kanälen

Wenn Sie mit der IRC-Technologie vertraut sind, sind Kanäle für Sie möglicherweise kein neues Konzept. Im Kontext von Slack werden Channels verwendet, um verschiedene Themen zu trennen – unterschiedliche Chatrooms. Sie können sie verwenden, um verschiedene Projekte innerhalb desselben Unternehmens zu verwalten, und Sie können immer #random herumsitzen, falls sich jemand gesellig fühlt.

Brauchen Sie einen neuen Kanal? Ein Klick, zwei Felder, noch ein Klick und fertig.

Tipp: Wenn Sie viele Kanäle haben und immer einen leicht zugänglich haben möchten, wählen Sie ihn aus, bewegen Sie den Mauszeiger über seinen Namen und markieren Sie ihn, um ihn oben in Ihrer Seitenleiste zu platzieren.

Wenn du Slack zum ersten Mal einrichtest, siehst du in der Seitenleiste zwei Kanäle: allgemein und zufällig. Sie können einen neuen hinzufügen, indem Sie unter den ersten beiden auf den Link Kanal erstellen klicken. Wenn Sie dies tun, werden Sie aufgefordert, einen Titel und eine Beschreibung einzugeben. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Kanal erstellen und er wird zu den Kanälen Ihres Teams hinzugefügt. Sie können auch eine private Gruppe erstellen, die nur von Teammitgliedern mit Zugriff angezeigt wird. Diese Mitglieder sind auch die einzigen, die die Gruppe durchsuchen können. Dies kann praktisch sein, wenn Sie zwischen Ihren Kohorten digitale Wände benötigen.

Benachrichtigung erhalten

Gestalten Sie Ihre Benachrichtigungen individuell.

Nachdem Sie die Dinge jetzt im Griff haben, ist es eine gute Idee, Benachrichtigungen einzuschalten, falls Sie dies noch nicht getan haben. Slack unterstützt Desktop-Benachrichtigungen im Browser und seinen nativen Apps. Es unterstützt auch Push-Benachrichtigungen auf iPhone und Android.

Wenn du keine Benachrichtigungen erhältst, wenn dich jemand in einem Kanal erwähnt, musst du möglicherweise Benachrichtigungen aktivieren. In den Mac- und Web-Apps kannst du dies tun, indem du darauf wartest, dass Slack um Erlaubnis bittet, oder indem du zu den Einstellungen von Safari gehst, Benachrichtigungen auswählst und die Auswahl neben team-name.slack.com auf Zulassen änderst.

Tipp: Erwähne den Benutzernamen einer Person in einem Kanal und sie erhält standardmäßig eine Benachrichtigung.

Das Zulassen von Browserbenachrichtigungen in Safari ist der Schlüssel zum ordnungsgemäßen Funktionieren der Benachrichtigungen von Slack.

Wenn die Benachrichtigungen von Slack nicht aktiviert sind, kannst du dies beheben, indem du auf die Schaltfläche ^ neben deinem Profil in der unteren linken Ecke klickst und Einstellungen auswählst. Stellen Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungen sicher, dass eines der ersten beiden Felder unter Desktop-Benachrichtigungen markiert ist. Der erste sendet dir eine Benachrichtigung, wenn in deinen Kanälen etwas passiert, und der zweite sendet dir nur eine, wenn du erwähnt oder eine Direktnachricht gesendet wurdest.

Wenn Sie über bestimmte Begriffe in Ihren Kanälen auf dem Laufenden bleiben möchten, können Sie dies tun, indem Sie sie dem Feld Wörter hervorheben, das funktioniert, wenn Benachrichtigungen aktiv sind. Jedes Mal, wenn dieses Wort in deinen Kanälen verwendet wird, wirst du auf deinen Geräten benachrichtigt.

Benachrichtigungen können auch pro Kanal überschrieben werden. Wenn Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Kanalnamen klicken, wird ein Konfigurationsmenü angezeigt. Wählen Sie die Kanalbenachrichtigungseinstellungen und Sie können globale Benachrichtigungen außer Kraft setzen, mit Ausnahme der zu verwendenden Hervorhebungswörter.

Integrieren

Angenommen, Sie möchten schnell einige Projektentwürfe mit Ihrem Team teilen. Sie können allen den Dropbox-Link per E-Mail senden oder die Dropbox-Integration zu Ihrem Slack-Team hinzufügen. Google Drive wird auch unterstützt, wenn Sie dies bevorzugen. Noch besser ist die Pingdom-Integration, wenn Ihr Webentwickler-Team wissen soll, wann Ihre Website ausfällt. Es sendet Warnungen an den gesamten Kanal und einer von ihnen kann schnell auf das Problem reagieren. Ein weiterer guter Anwendungsfall wäre RSS für Ihr Journalistenteam. Wenn es etwas Neues im Breaking-Bereich von Associated Press gibt, wird der Kanal benachrichtigt und Sie können beginnen, darüber zu berichten.

Du kannst viele verschiedene Dienste mit Slack verbinden, um die Erfahrung deines Teams zu verbessern.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie du die Integrationen von Slack nutzen kannst, um deinem Team zu helfen – ich kann sie natürlich nicht alle auflisten. Anstatt Ihnen Ideen zur Verwendung von Integrationen zu geben, zeige ich Ihnen, wie Sie eine hinzufügen.

  1. Klicke in Slack auf den Abwärtspfeil neben deinem Kanalnamen und wähle Serviceintegration hinzufügen aus. Sie werden auf eine Webseite weitergeleitet.
  2. Suchen Sie eine Integration, die Ihnen zusagt, und klicken Sie daneben auf die Schaltfläche + Service-Name. Auf der nächsten Seite sehen Sie eine Gebrauchsanweisung. Ich empfehle, auf Erweitern zu klicken, um zu verstehen, wozu die Integration fähig ist, bevor Sie sie hinzufügen.
  3. Die Einrichtung hängt vom Dienst ab, aber Sie werden normalerweise gefragt, zu welchem Kanal Sie die Integration hinzufügen möchten, gefolgt von einer Authentifizierung, wenn Sie Slack mit einem externen Konto wie Dropbox oder Twitter verbinden.
  4. Wenn Sie fertig sind, testen Sie Ihre Integration, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert.

Integration von Dropbox

Dropbox als Integration auswählen.

Da File-Sharing-Integrationen in Slack sehr ähnlich sind, finden Sie hier ein gutes Schritt-für-Schritt-Beispiel für die Einrichtung und Verwendung. Ich mag Dropbox, also habe ich mich für dieses Beispiel entschieden, aber die Schritte und die Endfunktionalität werden auch für Google Drive, Box und andere ähnlich sein.

Einrichten

Slack die Berechtigung zum Zugriff auf Dateien in Dropbox erteilen.
  1. Beginnen Sie wie bei jeder Integration damit, Slack zu öffnen. Klicken Sie dort auf den Abwärtspfeil neben Ihrem Kanalnamen und wählen Sie Serviceintegration hinzufügen aus. Sie werden auf eine Webseite weitergeleitet.
  2. Scrollen Sie nach unten, bis Sie Dropbox finden, und klicken Sie auf die Schaltfläche + Dropbox.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Authentifizierung auf die blaue Schaltfläche Ihr Dropbox-Konto authentifizieren, um den Integrationsprozess zu starten.
  4. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, sich bei Ihrem Dropbox-Konto anzumelden. Wenn du bereits angemeldet bist, klicke auf Zulassen, um Slack Zugriff auf deine Dropbox-Dateien und -Ordner zu gewähren. Wenn dies erfolgreich ist, kehren Sie zur Dropbox-Integrationsseite zurück.

Verwendung

Schnelles Importieren einer Dropbox-Datei aus Slack.

Nachdem Sie Dropbox erfolgreich mit Slack verbunden haben, ist es an der Zeit, es auszuprobieren. Wenn du zu einem deiner Slack-Channels zurückkehrst und auf die Upload-Schaltfläche links neben dem Haupttextfeld klickst, siehst du eine neue Option: Aus Dropbox importieren. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Dropbox-Auswahlfenster geöffnet, in dem Sie eine Datei zum Hochladen von Ihrem Dropbox-Konto auswählen können. Wähle so viele Dateien aus, wie du möchtest, und klicke auf Auswählen, um sie in Slack zu übernehmen.

Kommentieren einer Datei.

Sobald eine Datei importiert wurde, werden Sie aufgefordert, ihr einen Titel zu geben – wenn das Original nicht aussagekräftig genug ist – und eine Beschreibung – optional. Es wird dann im aktiven Kanal veröffentlicht, damit der Rest Ihres Teams sie sehen kann. Jetzt können einige Maßnahmen ergriffen werden:

  • Öffne es. Sie können die Datei in Dropbox öffnen, um sie anzuzeigen, indem Sie auf ihren Titel klicken und im Flexpane-Menü (der linke Pfeil oben rechts auf dem Bildschirm) die Option In Dropbox öffnen auswählen.
  • Bemerkungen. Ihr Team kann hochgeladene Dateien kommentieren, indem es entweder den Titel auswählt oder das Flexpane öffnet und es auswählt.
  • Suche. Dropbox und alle anderen Integrationen sind vollständig mit der Suchfunktion von Slack verbunden, was bedeutet, dass Sie diese Dateien auch dann finden können, wenn Sie dachten, sie wären schon lange nicht mehr vorhanden. Wenn Sie sie jedoch aus Ihrer Dropbox gelöscht haben, sind sie längst verschwunden.
  • Dateiinhalt aktualisieren. Wenn Sie die Datei im Flexpane ausgewählt haben, können Sie sicherstellen, dass sie in Slack auf dem neuesten Stand ist, indem Sie auf den Link Dateiinhalt aktualisieren klicken.
  • Teilen. Dropbox-Dateien können mit bestimmten Teammitgliedern geteilt werden, nachdem Sie sie in einen Kanal importiert haben. Klicken Sie einfach auf den Link Teilen und wählen Sie im Dropdown-Menü Teilen mit die Option Mit einer Person teilen. Sie können auch einen kurzen Kommentar hinzufügen. Klicken Sie auf Teilen, wenn Sie fertig sind.
  • Entfernung. Sie können einen Dropbox-Import aus einem Kanal entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Kanalnamen klicken. Sie können es auch aus Slack entfernen, indem Sie im Flexpane auf den roten Link Aus Slack löschen klicken.

Suche

Die letzte der Headliner-Funktionen von Slack ist die Suche. Die Entwickler sind sehr stolz darauf, denn sobald Sie etwas in Slack integriert haben, können Sie die von Ihnen hochgeladenen Dateien, Tweets, die in Slack gepostet wurden, aktive Trello-Projekte und Nachrichten von bestimmten Teammitgliedern durchsuchen.

Auf der Suche nach etwas Kameragüte hat unser Messeredakteur gepostet.

Wenn Ihr Team in den letzten Tagen an einem bestimmten Projekt gearbeitet hat, Sie aber nicht im Büro waren, ist die Suche der perfekte Weg, um wieder in die Sache einzusteigen, solange es Slack für die Zusammenarbeit verwendet. Sie können nach Begriffen suchen, die sich auf das Projekt beziehen, indem Sie auf das Suchfeld klicken und eingeben. Sie müssen nicht die Eingabetaste drücken – es geht sofort.

Suchergebnisse werden im Flexpane angezeigt und es gibt mehrere Möglichkeiten, sie zu filtern, wenn Sie auf die Schaltfläche + Weitere Optionen klicken. Beachten Sie, dass diese Optionen sowohl für die Registerkarten Nachrichten als auch für Dateien funktionieren.

  • Vom Nutzer. Standardmäßig durchsucht die Suche Nachrichten, die von Jeder gepostet wurden. Sie können dies schnell für sich selbst ändern, indem Sie im Flexpane auf die Schaltfläche Just You klicken. Wenn Sie sehen möchten, was ein anderes Teammitglied gesagt hat, klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben Just You und wählen Sie seinen Namen aus. Sie können auch danach suchen. Obwohl Benutzernamen angezeigt werden, werden beim Einfügen eines vollständigen Namens die Benutzer mit dem ihrem Profil zugewiesenen Namen angezeigt.
  • Zeit oder Relevanz. Wenn Sie die neuesten Nachrichten auswählen, werden die neuesten Nachrichten oder Dateien angezeigt, die Ihrer Suche entsprechen. Most Relevant zeigt an, was Slack für die zutreffenderen hält.
  • Kanal und Gruppe. Standardmäßig zeigt die Suche Ergebnisse aus Alle Kanäle an, Sie können dies jedoch ändern, indem Sie das Dropdown-Menü neben Kanal auswählen und einen Kanal auswählen, den Sie suchen möchten. Das gleiche gilt für Gruppen.
  • Begrenzung. Wenn Sie das Kontrollkästchen neben Limit aktivieren, werden die Suchergebnisse auf die Kanäle und Gruppen beschränkt, die Sie gerade geöffnet haben.
Mehr Kameradiskussion links mit einigen Startbildschirmen rechts.

Alle Suchergebnisse sind erweiterbar. Auch wenn es so aussieht, als gäbe es eine Nachricht zu Ihrer Suche, können Sie darauf klicken, um sie im Kontext anzuzeigen: zwei Nachrichten davor und danach. Wenn Sie Jump auswählen, wird Ihr Hauptfeed in das Ergebnis verschoben. Die Datumsschaltfläche bringt dich zurück in die Zeit und führt dich zu dieser Zeit im Slack-Archiv des Kanals.

Mobil werden

Bevor ich die Dinge beende, gibt es noch einen wichtigen Teil von Slack, zu dem ich noch nicht gekommen bin: Mobile. Wenn Sie unterwegs sind, an Besprechungen teilnehmen, Kaffee trinken und mit Flug 815 fliegen, ist es möglicherweise eine gute Idee, sich bei Ihrem Team zu melden und zu sehen, wie es läuft. Die Benutzeroberfläche von Slack ist auf allen Plattformen so konsistent, dass der Einstieg auf einem mobilen Gerät ganz selbstverständlich ist. Für diesen schnellen mobilen Abschnitt verwende ich ein iPhone.

Die iPhone-App von Slack. Und ja, das ist mein echter Account.

Wenn Sie die iPhone-App herunterladen, werden Sie begrüßt und Ihnen schnell die verfügbaren Funktionen angezeigt. Wischen Sie zweimal nach links zum Bildschirm Erste Schritte und tippen Sie auf Anmelden. Gib die E-Mail-Adresse ein, die du zum Einrichten von Slack verwendet hast, und tippe auf Konto abrufen. Tippe auf die Seite, bei der du dich anmelden möchtest, gib dein Passwort ein und siehe da – Slack wurde auf deinem iPhone eingerichtet. Möglicherweise möchten Sie auch Push-Benachrichtigungen aktivieren, wenn die App Sie dazu auffordert.

Wischen Sie nach rechts, um auf Ihre Kanäle zuzugreifen. Um auf Ihre Dateien und Einstellungen zuzugreifen, wischen Sie nach links. Alles andere ist im Grunde das gleiche wie bei den Desktop-Apps. Es gibt einige Dinge, auf die Sie nicht zugreifen können, wie zum Beispiel Kanaleinstellungen, aber die mobile App sollte ausreichen, um Ihnen zu helfen, mit Ihrem Team unterwegs in Verbindung zu bleiben.

Jenseits des Slacker’s Guide

Slack ist ein Dienst mit grenzenlosen Möglichkeiten. Die Entwickler sind bestrebt, es mit der neuesten und besten Technologie auf dem neuesten Stand zu halten, und die Web-App ist die beste für diese Aufgabe. Nachdem Sie nun eine Vorstellung davon haben, was Sie mit Slack tun können, lohnt es sich möglicherweise, die Dinge mit erweiterten Integrationen und mehreren Kanälen ein wenig weiter zu gehen, um Ihrem ständig wachsenden Team gerecht zu werden. Denken Sie daran, dass Sie viele Dinge kostenlos tun können, also beeilen Sie sich nicht, Ihr Konto zu aktualisieren.

Sie sollten jetzt ein solides Verständnis dafür haben, wie Sie ein Konto bei Slack einrichten, Ihr Team verbinden und Dinge im Büro und unterwegs verwalten. Jetzt geh und erledige etwas.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.