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Verwenden Sie HelloSign, um Dokumente online zu unterschreiben

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This post is part of a series called Going Paperless.
Send and Receive Faxes With Your Mac
Effortless Paperless Nirvana With Mail, Hazel and Evernote

German (Deutsch) translation by Alex Grigorovich (you can also view the original English article)

Das Erhalten von Unterschriften kann schwierig sein, wenn Sie mit Teams in verschiedenen Städten oder Ländern arbeiten. Das physische Versenden eines Dokuments an einen Kollegen, Kunden oder eine andere Person, damit dieser seinen Namen zur Genehmigung notiert, verschwendet Zeit und Geld - und kann dazu führen, dass Ihre Dokumente per E-Mail verloren gehen.

Zum Glück gibt es dafür eine Problemumgehung: HelloSign. HelloSign ist eine Web-App, mit der Sie Unterschriften anfordern und rechtsverbindliche Dokumente unterschreiben können, ohne Faxe oder Reisen zur Post. In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie mit HelloSign Signaturen senden, Unterschriften anfordern und noch mehr tun können.

Erste Schritte mit HelloSign

How many have to signHow many have to signHow many have to sign
Unterschrift Ihres Dokuments in HelloSign

Um Ihr Dokument unterschreiben zu lassen, müssen Sie sich zunächst für ein HelloSign-Konto anmelden oder es mit Ihrem Google-Konto authentifizieren. Wenn Sie dann vom Dashboard aus in die Mitte des Bildschirms schauen, sehen Sie drei Optionen unter "Wer muss unterschreiben?". Header: Nur ich, ich + Andere und nur Andere. Klicken Sie auf die Option, die am besten zu Ihrer Situation passt.

Hinweis: Sie können die Funktionen Bearbeiten und unterschreiben nicht verwenden, wenn Sie die Option Nur Andere auswählen.

Adding Files To HelloSignAdding Files To HelloSignAdding Files To HelloSign
Hinzufügen von Dateien zu HelloSign

Schauen Sie in die Mitte des Bildschirms unter den Headern Hinzufügen (und Unterschreiben) von Dateien. Rechts von dieser Kopfzeile befindet sich ein Bereich, in dem Sie jede Art von Textdatei ziehen und ablegen können, die Sie signieren möchten. Wenn Sie Ihr Dokument online gespeichert haben, können Sie Dateien aus Google Drive, Dropbox, Box, Evernote und Microsoft SkyDrive importieren. Klicken Sie dazu auf die entsprechende Schaltfläche des Dienstes, um zu einer Anmeldeseite weitergeleitet zu werden.

Anfordern von Signaturen mit HelloSign

Hinweis: Wenn Sie bei der Auswahl, wer Ihr Dokument unterschreiben muss, nur mich ausgewählt haben, überspringen Sie diesen Schritt.

Adding signees to a HelloSign documentAdding signees to a HelloSign documentAdding signees to a HelloSign document
Hinzufügen von Unterzeichnern zu einem HelloSign-Dokument.

Nachdem Sie Ihr Dokument hochgeladen haben, sehen Sie unter Wer muss unterschreiben? Header. Sie finden zwei Textfelder, in denen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse Ihres zusätzlichen Unterzeichners hinzufügen können. Wenn Sie weitere Unterzeichner hinzufügen müssen, schauen Sie unter die Felder und klicken Sie auf die Schaltfläche + Unterzeichner. Sie können auch andere E-Mail-Adressen über die Schaltfläche + CC in das Formular kopieren.

Wenn für Ihre Dokumente Unterschriften in einer bestimmten Reihenfolge erforderlich sind (z. B. wenn der Name des Präsidenten eines Unternehmens vor dem Namen eines Vizepräsidenten unterschrieben werden soll), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bestellnummer zuweisen, das sich in der Liste der E-Mail-Adressen befindet. Neben jedem Namen und jeder E-Mail-Adresse sehen Sie links neben jedem Namen die Auf- und Ab-Schaltflächen. Verwenden Sie diese Schaltflächen, um die Reihenfolge Ihrer Unterzeichner festzulegen.

Adding signature fields to a documentAdding signature fields to a documentAdding signature fields to a document
Hinzufügen von Signaturfeldern zu einem HelloSign-Dokument.

Schauen Sie jetzt unter Wo müssen sie unterschreiben? Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche Dokumente zum Unterschreiben vorbereiten. Wenn Sie dies tun, wird ein Popup-Fenster angezeigt, das Ihr Dokument enthält. Schauen Sie oben in diesem Dokument auf die Schaltflächen mit der Bezeichnung Signatur, Initialen, Textfeld, Kontrollkästchen und Signaturdatum. Ziehen Sie jedes dieser Felder per Drag & Drop an die entsprechende Stelle in Ihrem Dokument. Ziehen Sie beispielsweise ein Signaturfeld in den Signaturbereich Ihres Dokuments.

Wenn Sie mehrere Unterzeichner haben, müssen Sie im Dropdown-Menü über dem entsprechenden Feld auswählen, wer welche Informationen signiert und ausfüllt.

Adding a message to your HelloSign emailAdding a message to your HelloSign emailAdding a message to your HelloSign email
Hinzufügen von Nachrichten zu Ihrer HelloSign-E-Mail.

Schreiben Sie unten auf der Seite unter der Überschrift Dokumenttitel und benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen eine Nachricht für Ihre Unterzeichner und benennen Sie das Dokument, bevor Sie es an Ihre Unterzeichner senden.

Befolgen Sie nach dem Einrichten Ihrer Unterzeichner den nächsten Teil des Handbuchs, um Ihrem Dokument Ihre eigenen Unterschriften hinzuzufügen. Wenn Sie fertig sind oder Ihr Dokument nicht unterschreiben müssen, klicken Sie auf die große Schaltfläche Signatur anfordern unten im Fenster, um das Dokument zu senden.

Unterschreiben von Dokumenten mit HelloSign

Nachdem Ihr Dokument in HelloSign importiert wurde, sehen Sie unter dem Upload-Bereich nach und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten und Unterschreiben. Wenn Sie ein freigegebenes Dokument verwenden, wird diese Schaltfläche als Dokumente zum Unterschreiben vorbereiten bezeichnet. Sie werden nun zu einem Fenster weitergeleitet, in dem Sie Dokumente bearbeiten und unterschreiben können. In diesem Beispiel habe ich ein Beispiel für ein Foto-Freigabeformular im DOC-Format von meinem Computer hochgeladen.

Wenn Sie oben im Fenster Bearbeiten und Unterschreiben nachsehen, werden fünf Schaltflächen angezeigt: Unterschrift, Initialen, Häkchen, Datum und Text. Mit diesen Schaltflächen können Sie dem Dokument die entsprechenden Informationen hinzufügen. Bevor Sie jedoch Dokumente mit HelloSign unterschreiben können, müssen Sie dem Dienst Ihre Unterschrift hinzufügen.

Hinzufügen Ihrer Unterschrift und Initialen zu HelloSign

Um Ihre Signatur und Initialen zu HelloSign hinzuzufügen, klicken Sie im Fenster Bearbeiten und Unterschreiben auf die entsprechende Schaltfläche. Wenn Sie dies tun, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, Ihre Unterschrift zum Dienst hinzuzufügen. Wenn Sie zur rechten Seite des Fensters schauen, sehen Sie vier verschiedene Möglichkeiten, um HelloSign eine Unterschrift hinzuzufügen: Zeichnen Sie sie ein, geben Sie die Unterschrift ein, laden Sie die Bilddatei hoch und das Smartphone.

Drawing a signatureDrawing a signatureDrawing a signature
Verwenden Sie Ihre Maus, um Ihre Unterschrift zu "zeichnen".

Wenn Sie Zeichnen in auswählen, werden Sie zu einem Fenster weitergeleitet, in dem Sie mit der Maus eine Signatur zeichnen können. Klicken und halten Sie einfach neben dem „X“, um mit dem Zeichnen Ihrer Unterschrift zu beginnen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter" und Sie werden zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie eine Vorschau Ihrer Signatur anzeigen können. Klicken Sie hier auf Einfügen, wenn Sie diese Signatur nur einmal verwenden möchten, oder speichern und einfügen, wenn Sie sie in Zukunft erneut verwenden möchten.

Typing a signatureTyping a signatureTyping a signature
Eingabe einer Signatur mit HelloSign.

Wenn Sie auf Signatur eingeben klicken, gelangen Sie zu einer Seite, auf der Sie Ihre Signatur eingeben können. Wenn Sie eingeben, erfolgt die Ausgabe der Signatur in einer handschriftlichen Schriftart. Wenn Sie mit der Eingabe der Signatur fertig sind, klicken Sie auf Einfügen, um die Signatur zu Ihrem Dokument hinzuzufügen.

Wenn Sie Ihrem HelloSign-Formular eine echte Signatur hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Bilddatei hochladen. Von hier aus werden Sie aufgefordert, ein Foto oder einen Scan Ihrer Unterschrift hochzuladen. In diesem Beispiel habe ich mit meinem Scanner eine Kopie meiner Signatur mit 350 dpi eingescannt.

Editing a scanned signatureEditing a scanned signatureEditing a scanned signature
Bearbeiten einer eingescannten Signatur.

Sie werden nun zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie Ihr hochgeladenes Bild drehen, zuschneiden und kontrastieren können. Drehen Sie das Bild mit den Pfeilen unter dem Signaturfenster nach Ihren Wünschen, fügen Sie mithilfe des Schiebereglers über Ihrer Signatur Kontrast hinzu und schneiden Sie es zu, indem Sie auf die Signatur selbst klicken und sie ziehen. Klicken Sie nach dem Zuschneiden auf die Schaltfläche "Weiter", um eine Vorschau Ihrer Signatur anzuzeigen. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf Einfügen oder Einfügen und Speichern.

Wenn Sie keinen Scanner haben, können Sie eine Signatur von Ihrem Smartphone hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Smartphone klicken. In diesem Fenster werden Sie aufgefordert, mit der Kamera Ihres Smartphones ein Foto Ihrer Unterschrift aufzunehmen und es dann an die E-Mail-Adresse in der Mitte des Fensters weiterzuleiten. Sobald das Foto gesendet wurde, drücken Sie Weiter, um Ihre Unterschrift zuzuschneiden. Anschließend können Sie dem Dokument Ihre Unterschrift hinzufügen.

Dieselben Optionen gelten für die Schaltfläche Initialen, die sich rechts neben der Signaturschaltfläche innerhalb der Schaltfläche Bearbeiten und Unterschreiben befindet.

Hinzufügen Ihrer Unterschrift oder Initialen zu Ihrem Dokument

Selecting a saved signatureSelecting a saved signatureSelecting a saved signature
Auswählen einer Signatur zur Verwendung in einem HelloSign-Dokument.

Nachdem Sie eine Signatur und Initialen gespeichert haben und bereit sind, klicken Sie im Fenster Signatur hinzufügen auf die Schaltfläche Verwendet gespeichert. Wählen Sie die Signatur aus, mit der Sie signieren möchten, indem Sie auf das Bild klicken. Klicken Sie nach Auswahl auf Signatur einfügen.

Ihre Unterschrift wird nun dem Dokument hinzugefügt. Um Ihre Signatur zu verschieben, klicken Sie einfach darauf und ziehen Sie sie an ihre Position. Wenn Sie die Signatur mehrmals hinzufügen müssen, klicken Sie einfach auf das Dokument, damit eine weitere Kopie Ihrer Signatur angezeigt wird. Wenn Sie einen Teil des Dokuments initialisieren müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche Initialen und führen Sie die gleichen Schritte aus.

Hinzufügen von Text, Kontrollkästchen und Daten zu Ihrem Dokument

Wenn Sie einen Teil Ihres Formulars mit Text ausfüllen müssen, z. B. wenn Sie Ihren Vor- und Nachnamen in ein Dokument eingeben, können Sie die Textfunktion von HelloSign verwenden. Diese Funktion befindet sich rechts neben den Signatur- und Initialschaltflächen und ist mit Text gekennzeichnet. Wählen Sie nach dem Klicken den Teil des Dokuments aus, zu dem Sie Text hinzufügen möchten, und beginnen Sie mit der Eingabe.

Das Hinzufügen einfacher Häkchen zu einem Dokument ist ebenfalls einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist das Kontrollkästchen oben im Fenster Bearbeiten und Unterschreiben zu aktivieren. Fügen Sie dann ein Kontrollkästchen hinzu, indem Sie auf das Dokument klicken.

Schließlich können Sie einem Dokument auch Datumsangaben hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Datum klicken. Klicken Sie nach dem Klicken einfach auf die Stelle, an der Sie das Datum platzieren möchten. Das Datum wird automatisch auf das heutige Datum aktualisiert. Wenn Sie es jedoch bearbeiten müssen, klicken Sie einfach in das neu hinzugefügte Datum, um es zu bearbeiten.

Vorlagen und Links erstellen

Choosing to create a template or linkChoosing to create a template or linkChoosing to create a template or link

Wenn Sie häufig feststellen, dass Sie immer wieder dasselbe Dokument an Unterzeichner senden, möchten Sie möglicherweise Vorlagen für Ihre Dokumente erstellen. Schauen Sie dazu auf der linken Seite der HelloSign-Website nach und klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage erstellen. Wenn Sie dies tun, werden Sie zu einer Seite mit zwei Optionen weitergeleitet: Vorlage erstellen und Link erstellen.

Wenn Sie mehrere Personen zum Unterschreiben eines Dokuments benötigen, müssen Sie eine Vorlage erstellen, da Links nicht mehrere Unterzeichner unterstützen. Vorlagen können auch über HelloSign an Unterzeichner gesendet werden, im Gegensatz zu Links, die per E-Mail, über soziale Medien oder auf andere Weise, die Sie verteilen möchten, gesendet werden können.

Das Erstellen von Vorlagen und Links ist nahezu identisch. Klicken Sie einfach auf den Typ, den Sie erstellen möchten, laden Sie Ihre Dateien hoch, fügen Sie Unterzeichner hinzu, fügen Sie Unterschriftenfelder hinzu und geben Sie eine Nachricht ein. Wenn Sie mit dem Erstellen einer Vorlage fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorlage erstellen". Sie können über die Schaltfläche "Dokumente" auf der linken Seite des HelloSign-Fensters direkt unter der Schaltfläche "Vorlagen erstellen" darauf zugreifen.

Wenn Sie einen Link erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Link erstellen", wenn Sie fertig sind. Sie werden dann zu einer Seite mit einem Link weitergeleitet, den Sie Benutzern geben können, die das Dokument signieren möchten. Sie können diesen Link beliebig verteilen und Ihre Benutzer können über ihren Webbrowser unterschreiben.

Signierte Dokumente anzeigen

Downloading documents from HelloSignDownloading documents from HelloSignDownloading documents from HelloSign
Herunterladen von Dokumenten von HelloSign.

Wie genau sehen Sie Ihre Ansicht Ihrer signierten Dokumente, nachdem Sie Dokumente an Mitarbeiter, Kunden und andere Unterzeichner gesendet haben? Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Dokumente auf der linken Seite des HelloSign-Fensters. Schauen Sie nun zum oberen Rand der Seite neben der Überschrift Nach Filter filtern. Sie sehen ein Dropdown-Menü. Wählen Sie in diesem Menü die Option Gesendet.

Schauen Sie in die Mitte des Fensters, um alle gesendeten Dokumente anzuzeigen. Suchen Sie das von Ihnen gesendete Dokument und zeigen Sie den Status der ausstehenden Signatur rechts neben dem Dokumentnamen an. Wenn das Dokument signiert wurde, klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche rechts neben dem Datum, an dem das Dokument gesendet wurde. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. In diesem Menü können Sie eine Vorschau des Dokuments anzeigen und es herunterladen.

Wenn Sie sich mit Ihrem Google-Konto für HelloSign angemeldet haben, können diese Ordner auch in Ihrem Google Drive-Konto im neu hinzugefügten Ordner "HelloSign" angezeigt werden.

Verwenden von HelloSign mit Google Docs

Eine weitere großartige Sache bei HelloSign ist die Tatsache, dass es sich gut in Google Docs integrieren lässt. Wenn Sie HelloSign in Google Docs verwenden, können Sie Dokumente über die Google Docs-Oberfläche signieren und senden, wobei Sie die HelloSign-Oberfläche vollständig überspringen.

Adding the HelloSign Google Docs add-onAdding the HelloSign Google Docs add-onAdding the HelloSign Google Docs add-on

Zu Beginn müssen Sie das HelloSign-Add-On in Ihrem Google Text und Tabellen-Konto installieren. Erstellen Sie dazu ein neues Google Text und Tabellen-Dokument und schauen Sie zum oberen Rand des Fensters. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add-Ons. Wenn Sie dies tun, wird ein Popup-Fenster angezeigt. Schauen Sie in der Suchleiste in die obere rechte Ecke dieses Fensters. Suchen Sie nach "HelloSign" und installieren Sie das HelloSign-Plugin.

Verwenden Sie jetzt Google Text und Tabellen, um ein Dokument zu öffnen, das Sie signieren müssen, oder lassen Sie andere signieren. Klicken Sie dann zurück in das Add-On-Menü und klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Schaltfläche HelloSign.

Signing documents in Google DocsSigning documents in Google DocsSigning documents in Google Docs
Unterschrift von Dokumenten in Google Text und Tabellen.

Wenn Sie zur rechten Seite des Fensters schauen, werden Sie ein HelloSign-Fenster bemerken, in dem die ach so vertraute Frage gestellt wird: "Wer muss dieses Dokument unterschreiben?". Wenn Sie Nur ich auswählen, werden Sie zu einem Menü weitergeleitet, in dem alle Ihre gespeicherten Signaturen angezeigt werden. Um das Dokument zu signieren, ziehen Sie einfach Ihre Signatur per Drag und Drop auf das Dokument. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in der HelloSign-Seitenleiste auf Als PDF senden.

Requesting signatures using HelloSign within Google DocsRequesting signatures using HelloSign within Google DocsRequesting signatures using HelloSign within Google Docs
Anfordern von Unterschriften mit Google Text und Tabellen.

Wenn Sie das Dokument zur Unterzeichnung an andere senden möchten, werden Sie zu einer Webseite weitergeleitet, auf der Sie den Namen und die E-Mail-Adresse Ihres Unterzeichners eingeben und auswählen können, wo Ihre Unterzeichner unterschreiben sollen, genau wie ich Ihnen gezeigt habe, wie es geht innerhalb der Standard-HelloSign-Oberfläche oben. Sie können dann Ihr Dokument senden.

Sie können jetzt Dokumente digital unterschreiben!

Und das fasst dieses Tutorial zusammen. Sie können jetzt rechtsverbindliche digitale Unterschriften mit HelloSign und Google Text und Tabellen senden und empfangen. Wenn Sie Probleme haben, hinterlassen Sie unten einen Kommentar und wir helfen Ihnen weiter. Und wenn Sie das nächste Mal ein Dokument unterschreiben lassen müssen - vielleicht kurz bevor Sie Ihre Steuern einreichen -, versuchen Sie es unbedingt mit HelloSign. Sie sparen Porto und viel Zeit und verschwenden nicht einmal ein Stück Papier.

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