() translation by (you can also view the original English article)
Όταν θέλετε να δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα, τί κάνετε εάν έχετε δεδομένα σε διαφορετικά φύλλα εργασίας; Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2013, έχετε μια μέθοδο για να κάνετε κάτι τέτοιο. Υπάρχει μια τεχνική που ονομάζεται το Mοντέλο Δεδομένων (Data Model) και χρησιμοποιεί σχέσεις δεδομένων όπως κάνει μια βάση δεδομένων.
Σε αυτό το tutorial, θα σας δείξω όλα όσα χρειάζεστε για να δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα στο Excel 2013 από δεδομένα σε πολλά φύλλα, χρησιμοποιώντας το Μοντέλο Δεδομένων.
Βίντεο Παρουσίασης
Αν θέλετε να ακολουθήσετε αυτό το tutorial χρησιμοποιώντας το δικό σας αρχείο του Excel, μπορείτε να το κάνετε. Ή αν προτιμάτε, κατεβάστε το αρχείο zip που περιλαμβάνεται σε αυτό το tutorial, το οποίο περιέχει ένα δείγμα βιβλίου εργασίας που ονομάζεται Pivot Consolidate.xlsx.
Εξετάζοντας τα Δεδομένα
Αυτό το βιβλίο εργασίας έχει τρία φύλλα εργασίας: Customer Info, Order Info, and Payment Info.
Κάντε κλικ στο φύλλο Customer Info, και δείτε ότι περιέχει αριθμούς παραγγελιών και το όνομα και την κατάσταση των πελατών.
Κάντε κλικ στο φύλλο Order Info, και δείτε ότι περιέχει επίσης τους αριθμούς παραγγελιών, καθώς και πεδία για το μήνα, τα προϊόντα που έχουν παραγγελθεί, και αν τα προϊόντα είναι βιολογικά ή όχι.
Κάντε κλικ στο φύλλο Payment Info, και δείτε ότι περιέχει αριθμούς παραγγελιών, το ποσό κάθε πώλησης σε δολάρια, τον τρόπο πληρωμής, και αν η παραγγελία έγινε από νέο ή ήδη υπάρχοντα πελάτη.
Συνδέοντας όλα αυτά τα φύλλα μέσα στο παράθυρο εργασιών του Συγκεντρωτικού Πίνακα, μπορούμε να επιλέξουμε δεδομένα από κάθε ένα από τα φύλλα. Δεδομένου ότι οι αριθμοί παραγγελίας υπάρχουν και στα τρία φύλλα, αυτά θα είναι τα σημεία σύνδεσης. Αυτό είναι που μια βάση δεδομένων ονομάζει πρωτεύον κλειδί. Σημειώστε ότι δεν είναι πάντα απαραίτητο να υπάρχει ένα πρωτεύον κλειδί, αλλά μειώνει την πιθανότητα λάθους.
Δημιουργήστε Ονομασμένους Πίνακες
Πριν δημιουργήσουμε το Συγκεντρωτικό Πίνακα, ας δημιουργήσουμε έναν πίνακα από κάθε ένα από τα φύλλα.
Αφού κάνετε κλικ στον πίνακα Customer Table, κάντε κλικ οπουδήποτε μέσα στην περιοχή δεδομένων. Μεταβείτε στην καρτέλα Insert που βρίσκεται στην Κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Table.
Το παράθυρο διαλόγου Create Table προσδιορίζει σωστά την περιοχή του πίνακα. Το πλαίσιο ελέγχου στο κάτω μέρος θα πρέπει επίσης να προσδιορίσει ότι η πρώτη γραμμή του πίνακα είναι για κεφαλίδες. (Αν όχι, επιλέξτε αυτή την επιλογή.)
Κάντε κλικ στο κουμπί OK, και τώρα έχετε έναν πίνακα με ριγέ σκίαση και τα κουμπιά φιλτραρίσματος. Μπορείτε να κάνετε κλικ μέσα σε αυτό για να απεπιλέξετε, αν θέλετε να ρίξετε μια καλύτερη ματιά σε αυτό (απλά μην κάνετε κλικ έξω από τον πίνακα). Η Κορδέλα (ribbon bar) εμφανίζει επίσης μια καρτέλα Design για τον πίνακα. Στην αριστερή πλευρά της κορδέλας, το πλαίσιο Table Name δείχνει το προσωρινό όνομα Table1. Διαγράψτε το, και ονομάστε το Customer_Info (χρησιμοποιήστε την κάτω παύλα αντί για κενό). Στη συνέχεια, πιέστε το πλήκτρο Enter.
Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία στα φύλλα Order Info και Payment Info Ονομάστε τους πίνακες Order_Info και Payment_Info, αντίστοιχα.
Τώρα είμαστε έτοιμοι για να εισάγουμε το Συγκεντρωτικό Πίνακα
Εισάγοντας τον Συγκεντρωτικό Πίνακα
Στο φύλλο Payment Info, βεβαιωθείτε ότι ο δείκτης του ποντικιού βρίσκεται κάπου στον πίνακα. Επιστρέψτε στην καρτέλα Insert της κορδέλας, και κάντε κλικ στο εικονίδιο του Συγκεντρωτικού Πίνακα (είναι το πρώτο εικονίδιο).
Το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, θα πρέπει να προσδιορίσει σωστά τον πίνακα και να επιλέξετε ο Συγκεντρωτικός Πίνακας θα πάει σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Στο κάτω μέρος, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου στο Add this data to the Data Model. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
Τώρα θα έχετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας, θα υπάρχει ένα παράθυρο εργασιών στη δεξιά πλευρά της οθόνης και η κορδέλα θα εμφανίζει την καρτέλα Analyze.
Το παράθυρο εργασιών εμφανίζει τον πίνακα και τα πεδία του ενεργού φύλλου μόνο, οπότε κάντε κλικ στο ALL για να δείτε όλους τους πίνακες που δημιουργήσατε. Αλλά προτού μπορέσουμε να τους χρησιμοποιήσουμε, θα πρέπει να τους συνδέσούμε μεταξύ τους, και αυτό σημαίνει τη δημιουργία σχέσεων. Κάντε κλικ στο κουμπί Relationships στην κορδέλα.
Ρυθμίζοντας τις Σχέσεις Πινάκων
Πατώντας αυτό το κουμπί εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Manage Relationships. Κάντε κλικ στο κουμπί New, και αυτό εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Create Relationship. Θα δημιουργήσουμε δύο σχέσεις χρησιμοποιώντας το πεδίο Order # ως σύνδεσμο.
Από τις αναπτυσσόμενςλίστες, επιλέξτε Payment_Info για τον πίνακα, και δίπλα του, επιλέξτε Order # από την αναπτυσσόμενη λίστα Column. Στη δεύτερη γραμμή, επιλέξτε Customer_Info από την αναπτυσσόμενη λίστα Related Table, και δίπλα του, επιλέξτε Order # από την αναπτυσσόμενη λίστα Related Column.
Αυτό σημαίνει ότι οι πίνακες Payment_Info και Customer_Info, συσχετίζονται όπου έχουν ταυτόσημους αριθμούς παραγγελίας (order numbers).
Κάνοντας κλικ στο κουμπί OK, βλέπουμε ότι η σχέση εμφανίζεται στο πλαίσιο Manage Relationships.
Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία για να δημιουργήσετε μια σχέση που ενώνει τo Payment_Info με το Order_Info, επίσης χρησιμοποιώντας το πεδίο Order #. Το πλαίσιο Manage Relationships θα πρέπει να μοιάζει κάπως έτσι:
Σημειώστε ότι δεν είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε μια σχέση μεταξύ των πινάκων Order_Info και Customer_Info, δεδομένου ότι ενώνονται αυτόματα μέσω του πίνακα Payment_Info.
Κάντε κλικ στο κουμπί Close στο κάτω μέρος του πλαισίου. Τώρα επιτέλους μπορούμε να σύρουμε πεδία στο Συγκεντρωτικό Πίνακα.
Εισάγοντας πεδία στο Συγκεντρωτικό Πίνακα
Στην ενότητα ALL του παραθύρου εργασιών, κάντε κλικ στα μικρά βέλη για να ανοίξετε τους τρεις πίνακες, ώστε να μπορείτε να δείτε τα πεδία τους. Σύρετε τα πεδία στις περιοχές τους Συγκεντρωτικού Πίνακα ως εξής:
- Τα State και Month σε γραμμές
- Το Product σε στήλες
- Το $ Sale σε τιμές
- Το Status σε φίλτρα
Τώρα, μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε και να τον τροποποιήσετε όπως οποιονδήποτε άλλο Συγκεντρωτικό Πίνακα.
Συμπέρασμα
Χρησιμοποιώντας τη νέα λειτουργία Object Data Model στο Excel 2013, μπορείτε να επιλέξετε πεδία από πολλαπλά φύλλα εργασίας για να δημιουργήσετε έναν ενοποιημένο Συγκεντρωτικό Πίνακα. Έχετε υπόψη ότι οι γραμμές κάθε πίνακα είναι απαραίτητο να συσχετίζονται μεταξύ τους με κάποιο τρόπο. Θα έχετε τις καλύτερες πιθανότητες επιτυχίας, όταν οι πίνακες έχουν ένα κοινό πεδίο με μοναδικές τιμές.
Αν ψάχνετε για καλό τρόπους παρουσίασης των δεδομένων σας, η αγορά Envato έχει μια ποικιλία από πρότυπα Excel και PowerPoint, καθώς και scripts και εφαρμογές για τη μετατροπή των δεδομένων του Excel σε φιλικές μορφές προς το διαδίκτυο και αντίστροφα.
