Πώς να Εξάγετε Δεδομένα από ένα Υπολογιστικό Φύλλο χρησιμοποιώντας τις VLOOKUP, MATCH και INDEX

() translation by (you can also view the original English article)

Όταν πρέπει να βρείτε και να εξάγετε μία στήλη με δεδομένα από έναν πίνακα και να τα τοποθετήσετε σε έναν άλλον, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση VLOOKUP. Αυτή η συνάρτηση δουλεύει σε κάθε έκδοση του Excel σε Windows και Mac, αλλά και στα Φύλλα Google(Google Sheets). Σας επιτρέπει να βρίσκετε δεδομένα σε έναν πίνακα χρησιμοποιώντας κάποιο αναγνωριστικό που έχει κοινό με κάποιον άλλον πίνακα. Οι δύο πίνακες μπορούν να βρίσκονται σε διαφορετικά φύλλα ή ακόμα σε διαφορετικά βιβλία εργασίας. Υπάρχει επίσης η συνάρτηση HLOOKUP, η οποία κάνει το ίδιο πράγμα, αλλά με δεδομένα που είναι τοποθετημένα οριζόντια, σε γραμμές.

Οι συναρτήσεις MATCH και INDEX είναι καλό να χρησιμοποιούνται όταν σας απασχολεί η τοποθεσία συγκεκριμένων δεδομένων, όπως η στήλη ή γραμμή που περιέχει το όνομα ενός ατόμου.

Premium Επιλογές

Πριν προχωρήσουμε στις συναρτήσεις του Excel, γνωρίζατε ότι η αγορά Envato έχει μια σειρά από πρόσθετα και scripts Excel που σας επιτρέπουν να πραγματοποιήσετε προχωρημένες λειτουργίες;

Για παράδειγμα, μπορείτε να:

Excel scripts and plugins on Envato Market — Πρόσθετα και scripts Excel στην αγορά Envato

Βίντεο παρουσίασης

Αν θέλετε να ακολουθήσετε το tutorial χρησιμοποιώντας το δικό σας αρχείο Excel, μπορείτε να το κάνετε. Ή αν προτιμάτε, κατεβάστε το αρχείο zip που συμπεριλαμβάνεται στο tutorial, το οποίο περιέχει ένα δείγμα βιβλίου εργασίας που ονομάζεται vlookup example.xlsx.

Χρησιμοποιώντας την VLOOKUP

Όταν η VLOOKUP βρει το αναγνωριστικό που ορίζετε στα δεδομένα προέλευσης, ύστερα μπορεί να βρεί οποιοδήποτε κελί σε αυτή τη γραμμή και να επιστρέψει την πληροφορία σε εσάς. Σημειώστε ότι στα δεδομένα προέλευσης, το αναγνωριστικό πρέπει να βρίσκεται στην πρώτη στήλη του πίνακα.

unique identifiers for vlookup — Ένα μοναδικό αναγνωριστικό πρέπι να είναι σαν σειριακός αριθμός, όπου στον ίδιο πινακα δεν μπορούν να υπάρχουν δύο ίδια.

Συντακτικό

Το συντακτικό της συνάρτησης VLOOKUP είναι:

=VLOOKUP(τιμή αναζήτησης, εύρος πίνακα, αριθμός στήλης, [true/false])

Να τί σημαίνουν αυτά το ορίσματα:

Τιμή αναζήτησης. Το κελί που περιέχει το μοναδικό αναγνωριστικό.
Εύρος πίνακα. Το εύρος των κελιών που έχει το αναγνωριστικό στην πρώτη στήλη, ακολουθούμενο από τα υπόλοιπα δεδομένα στις άλλες στήλες.
Αριθμός στήλης. Ο αριθμός της στήλης που περιέχει τα δεδομένα που αναζητείτε. Μην το μπερδεύετε με το γράμμα της στήλης. Στο παραπάνω σχεδιάγραμμα, τα state είναι στη στήλη 4.
True/False. Αυτό το όρισμα είναι προαιρετικό. True σημαίνει ότι ένα κατά προσέγγιση ταίρι είναι αποδεκτό, και False σημαίνει ότι μόνο ένα ακριβές ταίρι είναι αποδεκτό.

Θέλουμε να βρούμε ποσότητες πωλήσεων από τον πίνακα στο παραπάνω σχεδιάγραμμα, έτσι χρησιμοποιούμε αυτά τα ορίσματα:

syntax of vlookup — Συντακτικό της συνάρτησης VLOOKUP

Ορίστε ένα Όνομα Εύρους για να Δημιουργήσετε μια Απόλυτη Αναφορά

Στο Vlookup example.xlsx, κοιτάξτε το υπολογιστικό φύλλο Sales Amounts. Θα εισάγουμε τον τύπο στο B5, και ύστερα θα χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία AutoFill για να αντιγράψουμε τον τύπο στο υπόλοιπο φύλλο. Αυτό σημαίνει ότι το έυρος πίνακα στον πίνακα πρέπει να είναι απόλυτη αναφορά. Ένας καλός τρόπος να το κάνουμε αυτό είναι να ορίσουμε ένα όνομα για το εύρος του πίνακα.

Ορίζοντας ένα Όνομα Εύρους στο Excel.

Πριν εισάγετε τον τύπο, πηγαίνετε στο υπολογιστικό φύλλο των δεδομένων προέλευσης.
Επιλέξτε όλα τα κελιά από το Α4 (κεφαλίδα της στήλης Order #) μέχρι και το H203. Ένας γρήγορος τρόπος να το κάνετε αυτό είναι επιλέξετε το A4, και ύστερα να πατήσετε Ctrl-Shift-End (Command-Shift-End στο Mac).
Κάντε κλικ μέσα στο Name Box πάνω από τη στήλη Α (to Name Box τώρα θα δείχνει Α4).
Πληκτρολογήστε data, και ύστερα πατήστε Enter.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα data στον τύπο αντί για $A$4:$H$203.

Name box displaying a range name — Το name box συνήθως δείχνει τη θέση του παρόντος κελιού. Πατήστε κλικ μέσα σε αυτό και πληκτρολογήστε ένα όνομα για να ορίσετε ένα εύρος.

Ορίζοντας ένα όνομα Εύρους στα Φύλλα Google

Στα Φύλλα Google, το να ορίσουμε ένα όνομα είναι λίγο διαφορετικό.

Επιλέξτε την κεφαλίδα της πρώτης στήλης των δεδομένων προέλευσης σας, και ύστερα πατήστε Ctrl-Shift-Δεξί Βέλος (Command-Shift-Δεξί Βέλος στο Mac). Αυτό επιλέγει τη γραμμή των κεφαλίδων όλων των στηλών.
Πατήστε Ctrl-Shift-Κάτω Βέλος (Command-Shift-Κάτω Βέλος στο Mac). Αυτό επιλέγει τα ίδια τα δεδομένα.
Πατήστε στο menu Data, και επιλέξτε Named and protected ranges.
Στο πλαίσιο Name and protected ranges στα δεξιά, πληκτρολογήστε data, και ύστερα πατήστε Done.

Data menu in Google Sheets — Ορίζοντας ένα όνομα εύρους στα Φύλλα Google

Εισάγοντας τον Τύπο

Για να εισάγετε τον τύπο, πηγαίνετε στο υπολογιστικό φύλλο Sales Amounts και πατήστε στο Β5.

Εισάγετε τον τύπο:

=VLOOKUP(A5,data,8,FALSE)

Πατήστε Enter.

entering the vlookup function — Εισάγοντας τη συνάρτηση VLOOKUP

Το αποτέλεσμα θα πρέπει να είναι 40. Για να γεμίσετε τις τιμές στην στήλη, πατήστε πίσω στο B5, αν είναι απαραίτητο. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στην τελεία AutoFill στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού, έτσι ώστε ο δείκτης του ποντικιού να γίνει σταυρός.

mouse pointer on the autofill dot — Όταν τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού στην τελεία στην κάτω δεξιά γωνία ενός κελιού, γίνεται ένας σταυρός AutoFill.

Πατήστε διπλό-κλικ για να γεμίσετε με τιμές τη στήλη.

worksheet with data after using autofill — Πατήστε διπλό-κλικ με τον AutoFill σταυρό για να αντιγράψετε τον τύπο στην υπόλοιπη στήλη

Αν θέλετε μπορείτε να τρέξετε τη συνάρτηση VLOOKUP σε μερικές από τις επόμενες στήλες για να εξάγετε άλλα πεδία, όπως το last name ή το state.

Χρησιμοποιώντας τη MATCH

Η συνάρτηση MATCH δεν σας επιστρέφει την τιμή των δεδομένων. Εσείς παρέχετε την τιμή που ψάχνετε, και η συνάρτηση επιστρέφει τη θέση αυτής της τιμής. Είναι σαν να ρωτάτε πού είναι η #135 Main Street, και να παίρνετε την απάντηση ότι είναι το 4^ο κτίριο στο δρόμο.

Συντακτικό

Tο συντακτικό της συνάρτησης MATCH είναι:

=MATCH(τιμή αναζήτησης, εύρος πίνακα, [είδος ταιριάσματος])

Τα ορίσματα είναι:

Τιμή αναζήτησης. Το κελί που έχει το μοναδικό αναγνωριστικό.
Εύρος πίνακα. Το εύρος των κελιών στα οποία πραγματοποιείτε την αναζήτηση.
Τύπος ταιριάσματος. Προαιρετικό. Είναι ο τρόπος να ορίσετε το πόσο κοντινό θέλετε να είναι το ταίριασμα, ως εξής:

Επόμενη υψηλότερη τιμή	-1	Οι τιμές πρέπει να είναι σε φθίνουσα σειρά.
Τιμή στόχος	0	Οι τιμές μπορούν να είναι σε οποιαδήποτε σειρά.
Επόμενη χαμηλότερη τιμή	1	Προκαθορισμένος τύπος. Οι τιμές πρέπει να είναι σε αύξουσα σειρά.

Όπως και με τη συνάρτηση VLOOKUP, θα βρείτε τη συνάρτηση MATCH πιο εύκολη στη χρήση αν εφαρμόσετε ένα όνομα εύρους. Πηγαίνετε στο φύλλο Source Data, επιλέξτε από το B4 (κεφαλίδα στήλης για το order #) μέχρι το τέλος, πατήστε στο Name box πάνω από τη στήλη Α, και ονομάστε το order_number. Παρατηρήστε ότι οι τιμές είναι σε αύξουσα σειρά.

name box with one column defined — Το ονομασμένο εύρος μπορεί να είναι μόνο μία στήλη, μόνο μια γραμμή, ή ακόμα μόνο ένα κελί.

Πηγαίνετε στην καρτέλα Match του υπολογιστικού φύλλου. Στο B5, εισάγετε τη συνάρτηση MATCH:

=MATCH(A5,order_number,1)

entering the match function — Εισάγοντας τη συνάρτηση MATCH

Αν δεν ορίσατε ένα όνομα εύρους, θα γράψετε τη συνάρτηση ως:

=MATCH(A5,'Source Data'!A5:A203,0)

Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να δείτε ότι αυτό είναι στη 14η θέση (δηλαδή σε 13^η σειρά)

completed match function — Αποτέλεσμα της συνάρτησης MATCH

Χρησιμοποιώντας την INDEX

Η συνάρτηση INDEX είναι το αντίθετο της συνάρτησης MATCH και είναι παρόμοια με τη VLOOKUP. Εσείς λέτε στη συνάρτηση ποιά γραμμή και στήλη των δεδομένων θέλετε, και αυτή σας λέει την τιμή αυτού που βρίσκεται μέσα στο κελί.

Συντακτικό

Το συντακτικό της συνάρτησης INDEX είναι:

=INDEX(εύρος δεδομένων, αριθμός γραμμής, [αριθμός στήλης])

Τα ορίσματα είναι:

Εύρος δεδομένων. Όπως και στις άλλες δύο συναρτήσεις, αυτό είναι ο πίνακας των δεδομένων.
Αριθμός γραμμής. Ο αριθμός γραμμής των δεδομένων, η οποία δεν είναι απαραίτητα η γραμμή του υπολογιστικού φύλλου. Αν το εύρος του πίνακα αρχίζει στη γραμμή 10 του φύλλου, τότε αυτή είναι η γραμμή #1.
Αριθμός στήλης. Ο αριθμός στήλης του εύρους των δεδομένων. Αν το εύρος αρχίζει στη στήλη Ε, αυτή είναι η στήλη #1.

Το εγχειρίδιο του Excel θα σας πει ότι το όρισμα αριθμός στήλης είναι προαιρετικό, αλλά και ο αριθμός γραμμής είναι προαιρετικός, επίσης. Αν το εύρος πίνακα έχει μόνο μια γραμμή ή μια στήλη, δεν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε το άλλο όρισμα.

Πηγαίνετε στο φύλλο Index του βιβλίου εργασίας και πατήστε κλικ στο C6. Πρώτα θέλουμε να βρούμε τί περιέχεται στη γραμμή 9, στήλη 3 του πίνακα. Στον τύπο, θα χρησιμοποιήσουμε το όνομα εύρους που δημιουργήσαμε νωρίτερα.

Εισάγετε τον τύπο:

=INDEX(data,A6,B6)

entering the index function — εισάγοντας τη συνάρτηση index

Επιστρέφει το επώνυμο ενός πελάτη: Strevell. Αλλάξτε τις τιμές των A6 και B6, και το αποτέλεσμα στο C6 θα δείξει διαφορετικά αποτελέσματα (παρατηρείστε ότι πολλές γραμμές έχουν τα ίδια states και product names).

Συμπέρασμα

Η δυνατότητα ενός υπολογιστικού φύλλου να βλέπει ένα άλλο υπολογιστικό φύλλο και να εξάγει δεδομένα από αυτό είναι ένα φοβερό εργαλείο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να έχετε ένα φύλλο που να περιέχει όλα τα δεδομένα που χρειάζεστε για διάφορους σκοπούς, και ύστερα να εξάγετε ό,τι χρειάζεστε σε συγκεκριμένες περιπτώσεις.