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Hazel, una aplicación de monitoreo de carpetas, ha sido durante mucho tiempo una de las favoritas entre muchos entusiastas de Mac. Hazel actuará automáticamente en tus archivos, utilizando las reglas que crees, manteniendo tus carpetas en orden. Si alguna vez has deseado que toda tu música descargada o cualquier otro tipo de archivos solo haga lo que tu quieres, usando solo el poder de tu mente, esta es la mejor opción. Veremos paso a paso cómo crear una regla desde cero y luego configuraremos nueve reglas que puedes personalizar según tus necesidades.
Lo que necesitarás
Antes de comenzar, deberás instalar Hazel, un panel externo de preferencias del sistema, a través del sitio web de Noodlesoft. La versión completa costará $25 y hay una prueba gratuita de 14 días.
Crea una regla
Hazel depende de las reglas que creas o descargas e importas. Especifica las carpetas que quieres que Hazel vea y luego establece las condiciones exactas que deben cumplirse antes de que Hazel actúe. Una vez que se cumplen esas condiciones, Hazel se pone a trabajar, realizando las acciones que has asignado. Sin embargo, deberás ser específico, o encontrarás a Hazel haciendo todo tipo de cosas que no pretendías o nada en absoluto. Eso no es algo que sea complicado de solucionar, e incluso veremos cómo corregir una regla dañada.
Primero, intentaremos crear una regla genérica para aprender cómo funciona Hazel, y más adelante en el tutorial aplicaremos estas habilidades para crear reglas específicas para mejorar tu flujo de trabajo.
Paso 1: Agrega una carpeta a Hazel
Si la carpeta que quieres que Hazel vea no está ya en la lista de Hazel, haz clic en el signo más (+) en la parte inferior de la lista de carpetas y busca hasta que encuentres la correcta.
Agrega la carpeta a ser monitoreada a Hazel.
Paso 2: Pausa la carpeta
Antes de comenzar, no es una mala idea pausar las reglas activas en la carpeta con la que estás trabajando, en caso de que guardes una regla a medio terminar y eso cause que Hazel realice algunas acciones descabelladas, aunque involuntarias, en los archivos de esa carpeta
Para pausar las reglas de una carpeta, haz clic en el engranaje debajo de la lista de carpetas y selecciona Pausar reglas. Aparecerá un icono de pausa junto a la regla. Cuando estés listo para volver a iniciarla, haz clic nuevamente en el engranaje y selecciona Reanudar Reglas.
Pausa tu carpeta para estar del lado seguro.
Paso 3: Abre una Nueva Regla
Con tu carpeta seleccionada, haz clic en el signo más (+) abajo de las Reglas para abrir una nueva regla. Escribe un nombre descriptivo para tu regla, de modo que tengas una idea de lo que hace si la ves en algún momento en la línea.
Abre una nueva regla y asignale un nombre.
Paso 4: Establece tus condiciones
Determina las condiciones para tu regla. Es decir, ¿qué desencadenantes se deben cumplir para que Hazel actúe? Puede ser que un nuevo archivo entre en la carpeta o que se detecte un archivo más antiguo en la carpeta. Hazel buscará archivos con nombres específicos, fechas de acceso, comentarios, tamaños, tipos de archivo, orígenes y mucho más, y aceptará tantas condiciones como le indiques. Puedes especificar que un archivo debe cumplir algunos, todos o ninguno de estos criterios.
Selecciona si tu archivo debe cumplir con algunas, todas o ninguna de las condiciones de tu regla.
Querrás crear condiciones que solo incluyan los archivos deseados y no recojan nada que no corresponda. La clave es establecer condiciones que sean lo suficientemente amplias para que Hazel encuentre todos los archivos que deseas, pero lo suficientemente especificas para que todo lo demás quede excluido.
Crea las condiciones exactas que solo se aplicarán a los archivos deseados.
Paso 5: Establece tus acciones de archivo
Hazel necesita saber qué hacer con todos los archivos que se encuentran como resultado de las condiciones que estableciste. Nuevamente, Hazel puede hacer una lista completa de acciones, por lo que no solo tienes que elegir una. Tus archivos pueden ser movidos a una nueva carpeta, renombrados con un patrón específico, movidos a una nueva subcarpeta, archivados y muchas otras acciones.
Establece tus acciones de archivo.
Si sabes lo que estás haciendo, y lo sabrás al final de este tutorial, puedes hacer que Hazel ejecute un script de shell o AppleScript y realice todo tipo de funciones, más allá de las acciones básicas que vienen preestablecidas con Hazel.
Una regla terminada con múltiples condiciones y acciones.
Paso 6: Guarda la nueva regla
Asegúrate de hacer clic en Aceptar para guardar tu nueva regla. Si te distraes y sales accidentalmente de Hazel sin guardar tu regla, todo está perdido.
De vuelta en la pestaña Carpetas de Hazel, verifica que tu nueva regla se encuentre debajo de la carpeta deseada y tenga un signo de verificación junto a ella, lo que indica que está habilitada. Si todo va bien, puedes continuar y reanudar si detuviste las reglas y acciones antes.
Verifica que tu regla esté activa y en su lugar.
Si no sucede nada de inmediato y crees que debería suceder, haz clic en el engranaje que se encuentra debajo de la lista de carpetas y selecciona Ejecutar reglas ahora. Si tu regla está configurada correctamente, Hazel debería comenzar a actuar en tus archivos ahora.
Paso 7: Comprueba si hay señales de problemas
Si después de seleccionar Ejecutar reglas ahora, todavía no ves que suceda nada, selecciona la carpeta que te causa problemas en la lista de carpetas y haz clic en el icono de ojo que se encuentra debajo. Hazel abrirá una ventana de todos los archivos y carpetas dentro de la carpeta que se está monitoreando.
A la derecha verás las reglas que coinciden con esos archivos. Sin embargo, si esa sección está en blanco, tus archivos no cumplen con los criterios de tu regla. Debes echar otro vistazo a tu regla y editarla hasta que puedas hacer una buena coincidencia.
Cualquier regla que coincida con tus archivos estará en la columna derecha.
Creando tus propias reglas
Ahora sabes cómo hacer reglas, y eso es genial, ¿verdad? Eso y dos dólares te conseguirán una Coca. Saber cómo hacer reglas en Hazel no te beneficia mucho, ¿verdad? A menos que sepas cómo usarlas con éxito en Hazel para crear una mejor experiencia en tu Mac.
Pasaremos a través de nueve reglas para hacer que tu Mac realmente vuele, y una vez que tengas la configuración de tus reglas Hazel, las cosas seran muchisimo mas sencillas para ti.
Nueve reglas para personalizar
Mi carpeta de descargas se sale de control y acabo con una gran cantidad de datos en mi escritorio. Si no tengo cuidado, solo enviare todo a Documentos y terminaré con un desastre aún más grande allí. No trates de decirme que soy la única, porque primero lastimarás mis sentimientos y segundo, sé que es solo una gran mentira. Ya sea que realices la descarga en tu Escritorio, Descargas, Documentos o en algún otro lugar, tengo reglas que te ayudarán a limpiar tus carpetas.
Regla 1: Limpieza semanal
Esta regla busca archivos y carpetas en tu carpeta de Descargas (o en cualquier otra) que se agregaron hace siete días. Cualquier cosa que haya estado allí menos de una semana no sera detectada, pero si es más antiguo que eso, aparecerá en la lista de resultados de Hazel
Es importante destacar que Hazel no está buscando archivos a los que se accedió, abrió, modificó o creó por última vez hace más de una semana. No, estos archivos se agregan a la carpeta hace más de una semana, pero pueden tener dos años o haber sido abiertos ayer. Es posible que hayas descargado una aplicación, un documento o un archivo de música que fue creado hace meses, pero lo acabas de descargar, y no quieres que Hazel se lleve ese archivo nuevo para ti, solo porque fue creado técnicamente hace más de siete días.
Así es como se vería una regla para limpiar tus descargas semanalmente.
Entonces, ¿qué hace Hazel con todos esos archivos de una semana de antigüedad que encuentra? Crea una subcarpeta dentro de tu carpeta de descargas. La subcarpeta se denominará Limpieza semanal y tendrá como prefijo la fecha actual. Todos tus archivos siguen allí y son accesibles, pero ya no interfieren con los archivos más nuevos a los que necesitas acceder.
Crea una subcarpeta para recibir todos tus archivos anteriores.
Regla 2: Limpieza mensual
Si quieres que tus archivos permanezcan en la carpeta principal de Descargas un poco más de una semana pero aún te gusta la idea de una limpieza regular, tal vez una regla mensual sea más tu estilo. Hazel buscará todos los archivos o carpetas que se agregaron a la carpeta monitoreada hace más de cuatro semanas.
La limpieza mensual funciona de manera similar, pero puedes personalizarla como desees.
Similar a la limpieza semanal, Hazel también ordenará todos los archivos coincidentes en una carpeta de limpieza mensual con un prefijo de fecha. Sin embargo, avancemos un poco más con esta regla y veamos qué más puede hacer Hazel por nosotros.
Debido a que estas cosas han estado allí durante un mes y aún no has hecho nada al respecto, es posible que necesites más incentivos para actuar realmente sobre esos archivos movidos. Vamos a asignarle a todo una etiqueta de color rojo. Eso se ve apropiadamente llamativo, ¿verdad? Por supuesto, todo se puede deshacer en la ventana Obtener información en el Finder.
Agrega una etiqueta o usa otras acciones para llamar tu atención sobre los archivos.
Regla 3: Nuevos Archivos
Es posible que quieras que tus archivos más recientes se destaquen, o en su lugar, un aviso de Hazel con el que se te notifique que tienes algo nuevo que tratar o que te avise cuando una descarga se ha completado.
Crea una nueva regla que exija que se cumplan todas las condiciones para que se active la acción. La primera condición es que la fecha en que se agregó el archivo a la carpeta sea en el ultimo día. Esto tomará todos tus archivos más nuevos. Si deseas darte tiempo para editar o mover el archivo tu mismo antes de que Hazel se encargue, agrega también la condición de que la fecha agregada no sea en la última 1 hora. Eso te dará una hora para mover tu archivo de la carpeta monitoreada antes de que actúe Hazel.
Hazel también monitorizará tus carpetas para los archivos más nuevos.
A continuación, establecerás una acción para que Hazel realice en el nuevo archivo. Probablemente lo más fácil es etiquetar el nuevo archivo con un color, por lo que sobresaldrá entre las cosas más antiguas, pero esta acción funcionaría mejor si estuviera acompañada por otra regla que eliminara la etiqueta o cambiara el color de la etiqueta después de veinticuatro horas.
Regla 4: Capturas de pantalla
Yo tomo muchas capturas de pantalla. Quiero decir, solo mira este tutorial. Hay un montón de capturas de pantalla. Hace mucho tiempo, cambié mi carpeta predeterminada para capturas de pantalla de mi Escritorio a Descargas, porque estaba más que un poco avergonzada por el desastre que había, y aun así, todas esas imágenes están desbordándose de mi carpeta de Descargas. Sin embargo, Hazel tiene una solución fácil, y no es solo para capturas de pantalla. Te mostraré cómo configurar la regla y luego cómo personalizarla.
La regla de mis capturas de pantalla se puede personalizar para casi cualquier tipo de archivo.
Crea una nueva regla para la cual Hazel deba cumplir todas las condiciones antes de realizar la acción. Vamos a darle a Hazel un par de criterios, y debe cumplirlos todos. Primero, especifica que el nombre de archivo debe comenzar con "Captura de pantalla".
En segundo lugar, el tipo de archivo debe ser PNG o "Portable Network Graphics image" para Hazel. Sin embargo, PNG no sera el unico incluido en la lista desplegable "Tipo". Primero debes seleccionar "Otro" y luego buscarlo. Sin embargo, hay mucho en "Otro", por lo tanto, haz una búsqueda para "Portátil", y eso debería limitar el campo considerablemente. Haz doble clic en tu tipo de archivo para incluirlo en tus condiciones.
Hay mucho más en "Otro" que verás en el menú desplegable. Echa un vistazo.
Una vez que hayas ordenado tu nombre de archivo y tipo, elige la acción Ordenar en subcarpeta y crea un patrón para el nombre de la carpeta. Yo utilizo "capturas de pantalla" seguido de la fecha actual, de esa forma todas las capturas de pantalla que creo cada día se ordenan cronológicamente. Ahora, cada vez que tomo una captura de pantalla, se almacena de inmediato en una subcarpeta automáticamente.
Puedes crear una subcarpeta o mover tus archivos a una carpeta dedicada en otro lugar.
Si no trabajas mucho con las capturas de pantalla pero tienes muchos archivos con nombres similares, simplemente edita la condición "Captura de pantalla" para que se adapte a tus archivos. También cambiarás el tipo de archivo y agregarás cualquier otra condición para satisfacer tus necesidades. Si no ves el tipo de archivo que necesitas en el menú desplegable "Tipo", recuerda seleccionar "Otro".
Regla 5: Importar música en iTunes
Descargo la mayor parte de mi música de iTunes o Amazon, pero ocasionalmente obtengo un tema promocional de un blog de música o compro un álbum independiente y tengo que importarlo a mi biblioteca de iTunes. Si estoy en plan de descargar música, mi carpeta de Descargas puede llenarse bastante antes de que me moleste en importar algo. Nada de que preocuparse, porque Hazel está aqui.
Crea una nueva regla en cualquier carpeta que reciba tu música descargada. Solo necesitarás una condición, el "Tipo" es "Música", porque Hazel solo estará buscando archivos de música. Sin embargo, si quieres ser más específico, puedes darle a Hazel una duración o una fuente.
Mueve fácilmente tu música a una lista de reproducción de iTunes y luego eliminala después de la importación.
Elige la acción Importar en iTunes y elige la lista de reproducción que quieras. He creado una lista de reproducción específica de Hazel, así que sé dónde está toda mi nueva música y puedo editar cualquier información, como el título del álbum o el género, si es necesario, pero tu puedes importar todo directamente a Música si lo deseas. Si has terminado con tus archivos de música, puedes moverlos a la Papelera, etiquetarlos con un color o crear una subcarpeta para moverlos.
Regla 6: Creación de alertas por correo electrónico, Growl y centro de notificaciones
Sin embargo, es posible que desees recibir más notificaciones de que tienes un archivo nuevo. Vamos a crear un AppleScript que te haga notar que tienes un nuevo archivo esperando a que hagas algo con él. Agrega la acción Ejecutar AppleScript a tu regla Hazel.
Ejecutar AppleScript está justo en tus acciones disponibles.
Selecciona la secuencia de comandos incorporada, haz clic en Editar secuencia de comandos y pega lo siguiente en la ventana de secuencia de comandos:
1 |
tell application "Mail" |
2 |
set theNewMessage to make new outgoing message with properties {subject:"Hello from your Mac!", content:"You got a new file in your Downloads folder, girl!", visible:true}
|
3 |
tell theNewMessage |
4 |
make new to recipient at end of to recipients with properties {address:"EMAILADDRESS@EMAIL.COM"}
|
5 |
send |
6 |
end tell |
7 |
end tell |
Puedes editar eso según sea necesario, sabes, especialmente la dirección de correo electrónico y tal vez el atrevido "hey chica" en el contenido del correo electrónico. Eso depende de ti, por supuesto
Eso depende de ti, por supuesto.Tu AppleScript incrustado se verá mas o menos así.
Si tienes Growl, o incluso si no lo tienes, puedes configurar notificaciones de Growl similares a las alertas de correo electrónico anteriores, pero las notificaciones son aún más fáciles y no requieren AppleScript. En lugar de Ejecutar AppleScript para la acción de Hazel, elige Mostrar notificación de Growl.
Mostrar notificación de Growl funcionará incluso si no estás ejecutando Growl, siempre que tengas el Centro de notificaciones.
Luego, solo establece el patrón que deseas utilizar, incluidas las variables que desees. Cada vez que se activa la regla, recibirás una notificación, cuyo texto se basa en tu regla.
Usa las variables en Hazel para personalizar tu notificación.
Con Growl activado y habilitado, recibirás tus notificaciones regulares, pero si no tienes Growl, no temas. El centro de notificaciones se hará cargo de eso por ti. Pasa a Notificaciones en Preferencias del sistema y asegúrate de que HazelHelper esté en el Centro de notificaciones. Si Hazel intenta lanzar alguna notificación y Growl no está ahí para hacerse cargo, el Centro de Notificaciones lo hará.
Pero ten cuidado con estas dos acciones. Si bien es bueno que Hazel te avise cada vez que hace algo, especialmente algo importante, si está haciendo algo importante en cincuenta archivos a la vez, se te notificará cincuenta veces. Si sigues la ruta del correo electrónico, eso podría terminar siendo algo peor que una molestia.
Sin embargo, si solo quieres recibir una notificación cuando tengas un archivo nuevo y solo estás descargando uno o dos archivos, no está mal. Aún mejor si personalizas las condiciones de activación para que la regla solo incluya archivos con nombres específicos o descargados de ciertos remitentes o URL, como lo haremos a continuación en las reglas específicas del proyecto. Luego, también puedes personalizar tu alerta y saber cuándo tienes un nuevo archivo llamado "Imagen de gato" o alguna descarga de www.catpics.tv.
Regla 7: Reglas específicas del proyecto
Al igual que buscar archivos de catpics@catpics.tv, Hazel también puede monitorear tus carpetas para project@client.com, lo que posiblemente sea más útil. En lugar de buscar cumplir con todas las condiciones para la regla, querrás elegir "cualquiera", en este caso, porque le daremos a Hazel muchas opciones para encontrar nuestros archivos de proyectos.
Realmente puedes acumular las condiciones aquí. Creo que usé cinco en mi ejemplo, pero puedes agregar tantas como desees, ya que estamos usando el operador "cualquiera" y no excluiremos los archivos al incluir condiciones adicionales.
Organiza tus archivos de proyecto con Hazel.
Las buenas condiciones para encontrar archivos de proyecto o cliente son que el "nombre contenga PALABRA CLAVE" o que el "contenido contenga PALABRA CLAVE". Hazel también estará atento a las direcciones de correo electrónico, URL y mucho más.
Algunas cosas que Hazel puede hacer con los archivos de tu proyecto son trasladarlos de la carpeta de Descargas a una carpeta específica del proyecto u ordenarlos en una subcarpeta que incluya la dirección de correo electrónico del autor y la fecha actual.
Regla 8: Crear una nueva nota en Evernote
Aún más sofisticado, puedes enviar tus archivos a Evernote como nuevas notas. Este es otro AppleScript que se ejecutará como un script incrustado, y aquí está el código:
1 |
tell application "Evernote" |
2 |
activate |
3 |
create note from file theFile tags {"TAG1", "TAG2”, "TAG3"}
|
4 |
end tell |
Así es como se verá tu regla en Hazel.
Las únicas partes que querrás cambiar están en mayúsculas. Hazel creará una nueva nota en la aplicación Evernote para Mac basada en tus archivos. Puedes crear etiquetas en la regla, pero es probable que tengas que crear una regla separada para cada cliente o proyecto; de lo contrario tus etiquetas se confundirán.
Lo único que no puedes hacer con esto es colocar tus notas automáticamente en las notebooks existentes. Si no eres exacto, solo crearás un nuevo notebook junto al original, y facilmente puedes hacer que Evernote se bloquee y no haga nada con tu nueva nota si no eres cuidadoso con la creación del notebook.
Regla 9: Cuentas, cuentas, cuentas
Combinemos las reglas específicas del proyecto y la nueva acción de nota para administrar los estados de cuenta. Si tus estados de cuenta se te envían por correo electrónico cada mes o las descargas tu mismo, realmente pueden comenzar a acumularse si no haces nada con ellas. En su lugar, introdúcelos en Evernote, donde siempre están ahí si los necesitas pero no saturarán tu Mac
Al igual que en la regla específica del proyecto, crea una condición buscando una URL de origen o una palabra clave que coincida con tu factura. El uso de la URL puede ser bueno, o una dirección de correo también funcionaría.
A continuación, crea la condición Ejecutar AppleScript con el script "enviar a Evernote" pegado en el campo del script incorporado. Para tus etiquetas, puedes usar el nombre de a quien estés pagando, el año en curso e incluso las "cuentas" genéricas.
Organiza automáticamente todas tus cuentas y estados de cuenta.
Una vez que tus facturas se hayan trasladado a Evernote, puedes indicar a Hazel que las mueva a la Papelera. Sin embargo, si no estás listo para deshacerte de eso, Hazel puede moverlo a una carpeta de "Facturas" en Documentos, etiquetarlo con un color o crear una subcarpeta para alojarlo, para que sepas qué dichos archivos se han importado.
Ten en cuenta, que debes tener cuidado con cualquier regla que indiques a Hazel para que mueva los archivos a la Papelera, ya que Hazel también tiene una función de monitoreo de Basura. A menos que esté desactivado, Hazel vaciará tu Basura una vez que llegue a una cierta cantidad. Si no estás listo para deshacerte de tus archivos, y Hazel está monitoreando la Papelera, querrás asegurarte de que no estás eliminando nada de lo que realmente no estás dispuesto a desechar.
Hazel manejará tu basura, ten cuidado, o podrías borrar algo que querías conservar.
Pensamientos finales
Las descripciones y capturas de pantalla anteriores te ayudarán a replicar mis reglas favoritas y a crear las tuyas. Si no tuviste suficiente de Hazel, echa un vistazo a los foros de Noodlesoft, donde los usuarios de Hazel han publicado sus propias "recetas" de reglas e incluso han incluido enlaces de descarga a algunas para importar. Recuerda tener cuidado con cualquier regla nueva, ya que Hazel es una herramienta muy poderosa, pero al igual que con cualquier excelente herramienta, si sabes lo que estás haciendo, esta puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo.
