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Optimiza tu flujo de trabajo

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Spanish (Español) translation by Elena Pari (you can also view the original English article)

Siempre me pregunto: "¿Cómo puedo trabajar de manera más eficiente?". Es difícil alcanzar un flujo de trabajo eficiente y aún más difícil hacer que siga siendo eficiente. Todo el mundo tiende a crear rutinas, lo cual finalmente requiere más tiempo. Las rutinas son "cómodas" porque son lo que ya estás haciendo. Se vuelven una trampa. Por lo tanto, voy a recordarte que revises tu flujo de trabajo con algunos consejos para optimizarlo.

Todos los flujos de trabajo se pueden separar en dos funciones básicas: una fase de proceso y una fase de documentación. La fase de proceso es lo que haces para lograr cosas, mientras que la fase de documentación es un proceso infinito de documentar lo que has hecho. A lo largo de los años me he dado cuenta de que la fase de documentación es tan importante como hacer el trabajo en sí, pues cuando surja una pregunta sobre lo que hice o cómo fue el trabajo, una buena documentación me sacará de apuros.

Para mucha gente la documentación es prácticamente su trabajo. Esa es otra trampa que se cernirá sobre ti. Para evitar esta trampa piensa en la documentación como parte de tu trabajo y no como una fase separada. Para lograr esto, necesitas herramientas que automaticen y mantengan la documentación simple pero efectiva.

La herramienta más sencilla para comenzar a simplificar la documentación es Text Expander. Este simple programa ahorra tiempo que la mayoría de gente no piensa en ahorrar. Este programa es excelente para ahorrar tiempo al escribir, ya que sus funciones incluyen desde la correción automática de errores ortográficos (mi mayor pesadilla) hasta textos predeterminados que se autocompletan. Una vez que has añadido algunos fragmentos de código, si escribes ddate, se autocompleta la fecha. ¡Con 3139 fragmentos me ahorro un montón de tiempo!

Text Expander ddate At WorkText Expander ddate At WorkText Expander ddate At Work
Fragmento ddate funcionando en Text Expander.

Para integrar la documentación en mi flujo de trabajo, he desarrollado Todo Workflow for Alfred y FoldingText Workflow for Alfred. Estas herramientas combinadas con el programa FoldingText (que es similar a TaskPaper) mantienen mi trabajo diario bien documentado y hacen el proceso más fácil y eficiente.

Mis trabajos incluyen ser misionero a tiempo completo en Tak, Tailandia, asistente en el personal editorial de Envato, programador freelance, escritor de tutoriales sobre tecnología, padre de ocho niños maravillosos y el esposo de la mejor esposa del mundo. ¡Nunca olvides que tu familia es parte de tu trabajo y no un estorbo! Ahí es donde muchos fallan en la fuerza laboral. Hacer feliz a tu familia permite ahorrar más tiempo del que te ahorraría el flujo de trabajo más eficiente.

Yo tengo un documento de FoldingText para todas mis tareas pendientes y uno para cada uno de mis proyectos. El archivo de las tareas pendients, llamado today.txt, se crea cada día usando el comando t:create en TodoWorkflow. Ese comando organiza todas mis tareas diarias, semanales, mensuales y programadas con repeticiones para crear una nueva lista de tareas pendientes y archivar todas las tareas ya completadas el día anterior. Esto constituye gran parte de mi documentación también. El flujo de trabajo permite al usuario configurar y editar estos diferentes tipos de tareas pendientes, luego junta todo y abre un archivo en FoldingText.

Todo List CreationTodo List CreationTodo List Creation
Creación de una lista de tareas pendientes

Todos los archivos del proyecto se guardan como favoritos en Alfred usando FoldingText Workflow. Con el documento del proyecto abierto, al escribir ft:mbkmark con un nombre, se guarda un enlace al documento. Para usar los enlaces hay que instalar el administrador FolderText URI (comando ft:addurihandler) y el administrador Alfred URI (un flujo de trabajo diferente para Alfred).

Con el comando ft:bookmark puedo abrir los documentos. Esto me muestra una lista que busca entre mis favoritos la tarea que necesito.

Uso etiquetas para crear diferentes listas en cada proyecto. En FoldingText, una etiqueta es cualquier palabra con una arroba @ antepuesta. Mientras trabajo, con ft:notetag puedo guardar una nota para una etiqueta en Alfred. Esto creará una lista de todas las etiquetas en el documento de FoldingText que aparezca más arriba y una nota. Cuando se usa un fragmento de código en Text Expander se crea rápida y fácilmente una nota que incluye la fecha sin salir de la aplicación que se estaba usando.

Para estar al tanto de lo que estoy haciendo, añado una entrada a un diario. Por ejemplo, t:doing muestra todos mis diarios. Cuando selecciono uno y escribo una nota, dicha nota se añade al diario. Mientras trabajo, añado estas notas para ir registrando el progreso en las diferentes áreas de mi flujo de trabajo. El diario notes.txt es excelente para guardar notas sobre las ideas que tengo sin dejar de hacer lo que estoy haciendo.

Organización

Después de la documentación, la organización del trabajo es una prioridad. En la computadora u ordenador, los documentos se pueden perder fácilmente en medio de todo lo que hay. En mi sistema tengo más de un millón de archivos. La mala organización haría imposible encontrar algo y buscarlo tomaría un tiempo precioso.

Tómate el tiempo necesario para organizar tus archivos y mantenerlos así. Dos excelentes tutoriales que te pueden ayudar son Conserva tu Mac limpia con Hazel 3 y una bandeja de entrada y Lleva Hazel 3 y la bandeja de entrada al siguiente nivel. Yo uso un sistema similar a este para organizar mi trabajo.

Los programas pequeños que realizan una sola tarea son mejores que los programas gigantes

El lema de Unix me ha ayudado a mantener un flujo de trabajo organizado: "Haz una sola cosa y hazla bien". En una época en la que más y más programas están amasando cada vez mayores cantidades de funciones, es difícil encontrar programas pequeños que hagan una sola cosa rápido y bien. Se pierde mucho tiempo por todo lo que demoran en cargar estos programas gigantes.

Un buen ejemplo es Mail.app que viene en las Mac. Se demora demasiado en cargar para enviar un simple mensaje de correo electrónico. Por esa razón, sigo usando la aplicación web de Gmail en lugar de otros programas locales. La desventaja es que las aplicaciones web no interactúan fácilmente con otros programas.

Comencé a ahorrar tiempo al enviar mensajes electrónicos cuando encontré el programa Let.ter. Let.ter es una aplicación mínima basada en Markdown que sirve solo para escribir mensajes de correo electrónico. Hace una sola cosa y la hace bien. Yo uso Alfred para buscar las direcciones y Let.ter para escribir mensajes cortos.

Letter App and AlfredLetter App and AlfredLetter App and Alfred
Aplicación Let.ter y Alfred.

Estandariza para automatizar procesos

Una de mis principales tareas para Tuts+ es subir nuevos videocursos conforme se van produciendo. Cuando comencé a trabajar para el equipo editorial de Tuts+, recibía las notas del curso (el texto que acompaña los videocursos) en una variedad de estilos y formatos de archivo. La primera cosa que tenía que hacer era convertirlos a un texto simple y convertir los formatos a códigos HTML usando una numeración que coincidiera con el orden de los videos, pero ahora el formato del curso tiene un formato estándar y consistente. ¡Eso redujo fácilmente una hora de preparación para cada curso!

Al margen del proyecto que sea, el tiempo invertido en crear un formato estándar para los documentos que se manejan en el grupo nunca es tiempo perdido. Es importante estandarizar todo, desde las ubicaciones y tipos de archivo hasta el contenido del documento. Una vez que ya se tiene un formato estándar, modificarlo para una necesidad en particular es un proceso fácil y automático.

Los editores de Tuts+ eligieron como estándar un archivo Markdown de texto simple con un formato consistente. A los editores e instructores les parece fácil usar una numeración por capítulo y lección, pero para el proceso de subir y editar en el sistema he notado que la numeración secuencial facilita ubicar errores. Por lo tanto, tengo una rutina de manipulación de texto que transpone uno del otro para conseguir exactamente lo que necesito. Toma dos segundos reorganizar la numeración, en lugar de la hora que tomaría corregirla.

Automatiza las acciones repetitivas

Para añadir la información adicional que necesito en la presentación del curso, un fragmento de código en Text Expander añade los campos en dos segundos y se mantiene consistente con la estructura del documento. En Text Expander es facilísimo trabajar con todo lo que se pueda poner en plantilla y realmente te ahorrará tiempo.

Cuando los libros electrónicos de Packt Publications se colocan en Tuts+, se incluye una hoja de erratas sobre cómo descargar el código fuente. Yo uso un fragmento de código para programar el nombre del archivo y otro fragmento para llenar los contenidos.

Para el fragmento de código necesito dos datos: la dirección web para el código y el título del libro. Con la información guardada en el portapapeles en el orden de dirección web y nombre, otro fragmento junta los contenidos.

Yo uso dos acciones de Dropzone para descomprimir y comprimir los libros electrónicos en un formato consistente. Automatizar un proceso que se realiza de manera repetitiva ahorra mucho tiempo. Las acciones descomprimirán y renombrarán los archivos de los libros electrónicos en un directorio específico para estos a fin de acceder a ellos con facilidad. El programa para comprimir toma los archivos seleccionados y los comprime en un zip usando el nombre del directorio principal. El primer grupo de diez libros electrónicos que hice me tomó más de tres horas (entre subirlos, descargarlos y revisar toda la información). Ahora es un proceso de 30 minutos para hacer todo.

Dropzone AutomatingDropzone AutomatingDropzone Automating
Automatización con Dropzone

Nunca estés satisfecho con un proceso. Siempre debes tener en cuenta que cualquier acción que se realiza más de dos veces se debe automatizar. Hacer esto te ahorrará un montón de tiempo. Mi tutorial Ahorra tiempo automatizando la Mac define la automatización con muchos ejemplos para Mac.

Trabaja en un solo documento

A menudo es necesario mover información de un lugar a otro. Cambiar de una ventana a otra entre diferentes programas hará más lento tu flujo de trabajo. En cambio ahorrarás tiempo si trabajas en una sola ventana la mayor cantidad de tiempo posible antes de cambiar a otra aplicación.

Cuando un curso ya está completo, hay que mover muchos datos importantes a una hoja de cálculo para mejor visualización y almacenamiento. Pensé que la mayoría de la información no era suficientemente fácil de procesar con un programa y colocarla automáticamente en una hoja de cálculo.

Keyboard Maestro te salvará la vida en situaciones como esta. Con Keyboard Maestro, guardo diez datos de una sola vez antes de insertarlos en la hoja de cálculo. Aplico Control-C y Control-V a diez memorias intermedias en el portapapeles. Presiono Control-C y un número para guardar en esa memoria intermedia. Cuando una tecla de acceso rápido se aplica más de una vez, Keyboard Maestro muestra una ventanita emergente para seleccionar cuál usar. ¡Es increíble cuánto tiempo ahorra esta simple idea!

Para procesar información de texto, yo solía escribir muchos comandos awk y los hacía funcionar en la línea de comando. Funciona, pero no es muy eficiente. Ahora, TextSoap hace la mayor parte del trabajo por mí. Combinado con mi TextSoap Cleaners Workflow para Alfred, se ahorra un montón de tiempo al procesar el texto directamente en el portapapeles sin abandonar el teclado. Incluso tengo un depurador de TextSoap que toma toda la estructura del curso y proporciona una lista simple de títulos para los capítulos. La lista va a una tecla de acceso rápido en Keyboard Maestro para darme secuencialmente los títulos en orden inverso. ¡Es la manera más fácil de subirlos!

TextSoap Condensing Course Notes to HeadingsTextSoap Condensing Course Notes to HeadingsTextSoap Condensing Course Notes to Headings
TextSoap condensando las notas de un curso en títulos

Mientras estaba escribiendo este artículo, me seguía molestando el no haber automatizado el proceso de llenar las hojas de cálculo a partir del archivo con las notas de los cursos, pues solo había usado las memorias intermedias del portapapeles de Keyboard Maestro. Así que decidí hacerlo y ahora tengo un comando completo manejado por TextExpander que tomará todos los contenidos del archivo del curso y creará la línea completa de información para la hoja de cálculo.

Con la estructura estandarizada de la hoja de cálculo del curso pude crear los comandos de edición greps y sed que necesitaba para obtener cada dato. Llenar mi hoja de cálculo con la información del curso ahora toma exactamente tres segundos. Con un promedio de 20 cursos al mes, ¡ahora puedo ahorrar cinco horas al mes!

Con algunos conocimientos de codificación zsh, Ruby o PHP, muchas de las herramienteas que he mencionado se pueden expandir y potenciar para automatizar el flujo de trabajo. Por lo tanto, ¡estudia y experimenta! El tiempo invertido en hacer eso nunca es tiempo perdido. Uno de mis muchos lemas es: "¡Cuando dejas de estudiar, mueres!".

Realiza la mayor cantidad de tareas a la vez

A veces hay tareas que la computadora u ordenador puede realizar sin la interacción del usuario. Aquí es cuando entra en escena un segundo equipo, o al menos cuando se debe realizar un proceso en segundo plano.

Subir y descargar archivos, procesar videos, etc. son algunas de las muchas tareas que un segundo sistema puede hacer mientras tú estás trabajando en otro sistema. A menudo tengo dos o tres computadoras u ordenadores realizando diferentes tareas. Esto ahorra mucho tiempo. Una vez, cuando estaba procesando varios videos, tenía cinco equipos funcionando de manera continua para realizar diferentes tareas. Buscar maneras de realizar varias tareas al mismo tiempo gracias a procesos en segundo plano te ayudará a mejorar tu flujo de trabajo.

Conclusión

El camino para optimizar el flujo de trabajo es un proceso interminable. Cada día te asignan más tareas diferentes. Siempre recuerda: ¡la automatización es un trabajo! No te quedes estancado en la rutina del trabajo, más bien haz tu trabajo más eficaz.

¿Tienes consejos adicionales para automatizar las tareas u optimizar el flujo de trabajo? Compártelos en los comentarios más abajo.

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