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Si tienes un dominio personalizado, como www.mycompany.com, para tu sitio web, es probable que desees tener tu propia dirección de correo electrónico myname@mycompany.com. Anteriormente con Gmail o Hotmail tener tu propio dominio era gratis, pero ahora tendrás que pagar $5 al mes por Gmail con tu dominio y ya no hay forma de usar Outlook.com con tu propio dominio.
Sin embargo, tu sitio web ya está alojado en algún lugar y es probable que tu empresa de alojamiento ofrezca un servicio de correo electrónico básico que puedes usar con tu dominio. Podrás configurar el correo electrónico para sincronizarlo con aplicaciones nativas como Mail.app o Outlook dentro de tu panel de control de hosting, pero ¿qué sucede si deseas revisar tu correo electrónico en tu navegador?
Ahí es donde entra en juego Roundcube. Es una aplicación web gratuita y de código abierto que te permite usar el servicio de correo electrónico. Esta aplicación ha sido un estándar durante años, y recientemente se lanzó una versión estable (fuera de beta). Es bastante simple de usar, funciona de manera muy similar a cualquier otro servicio de correo electrónico al que estés acostumbrado y te brinda una manera de ver tu correo electrónico en cualquier lugar mientras lo sincronizas directamente con tus aplicaciones nativas. En este tutorial, te mostraré cómo configurar el servicio de correo electrónico dentro de tu alojamiento (en el popular panel de control cPanel), y luego te mostraré cómo configurar Roundcube para ver tu correo electrónico en línea.
Grabación de pantalla
Configuración de cuentas de correo electrónico en cPanel
Antes de poder usar el servicio de correo desde la web, debes configurar las cuentas de usuario. Normalmente lo harás en una aplicación web que se parece al Panel de control de Windows o a la Configuración del sistema Mac. Tu proveedor de alojamiento te dará una dirección web e iniciarás sesión. Las dos aplicaciones más comunes son cPanel y WHM.
Cuando inicies sesión en cPanel, haz clic en Cuentas de correo electrónico para configurarlas.
Si estás utilizando WHM, este proceso será casi idéntico y no hace ninguna diferencia en lo que respecta a Roundcube.
En la pantalla Cuentas de correo electrónico, ingresa un nombre de usuario y contraseña. Los nombres de usuario deben ser únicos y no pueden contener espacios o ciertos signos de puntuación. Una práctica común para evitar nombres de usuario duplicados es separar los nombres completos con puntos, como sarah.jane.smith@whatever.com.
También debes crear contraseñas seguras: al menos una letra mayúscula, también un número y por lo menos un símbolo. ¡El medidor de dificultad de contraseña te dará su opinión! Si lo deseas, haz clic en Generar contraseña, y el sistema creará una mezcla aleatoria para ti.
Si te preocupa que los usuarios no limpien sus buzones y que sus mensajes y archivos adjuntos consuman espacio en el disco, puedes asignar una cuota.
Luego haz clic en Crear cuenta.
El sistema puede mostrar un mensaje de "cuenta creada" y luego enumerar la cuenta a continuación. Luego puedes repetir el proceso para crear usuarios adicionales. (Muchas empresas de alojamiento permiten una cantidad ilimitada de usuarios, pero algunas no).
Después de crear las cuentas, puedes salir de la pantalla de administración.
Descripción general de la pantalla principal de Roundcube
Cuando inicies sesión por primera vez en Roundcube, si tienes mensajes en espera, los verás inmediatamente en la lista. Los encabezados de los mensajes no leídos están en negrita. Después de abrir un mensaje, el encabezado cambiará a texto normal. Si tienes Roundcube abierto cuando llegan nuevos mensajes, deberían aparecer automáticamente, pero si no lo hacen, haz clic en el icono Actualizar en el lado izquierdo de la barra de herramientas.
Por defecto, los mensajes se enumeran en orden cronológico descendente, por lo que el más nuevo está en la parte superior y el más antiguo en la parte inferior. Puedes hacer clic en cualquiera de los encabezados de columna para ordenar por esa columna. Haz clic una vez para ordenar en orden ascendente, y haz clic nuevamente en el mismo encabezado de columna para ordenar en orden descendente. Al momento de escribir esto, no puedes cambiar el tamaño de las columnas.
El panel izquierdo muestra tus carpetas y puedes hacer clic en ellas para ver el contenido. Si tienes mensajes no leídos, la cantidad de ellos aparecerá en la carpeta.
La barra de herramientas en la parte superior tiene opciones para administrar mensajes, y estos botones tienen duplicados en el panel Vista previa (ver más abajo). Debes seleccionar un mensaje para que algunos de los botones estén disponibles.
También hay dos menús que te permiten filtrar qué mensajes serán visibles. Encima de la lista de mensajes, haz clic en la lista desplegable (de manera predeterminada está establecida en Todos) y selecciona qué tipos de mensajes deseas ver, como solo leídos o no leídos.
En la parte inferior, hay un menú similar (por defecto está configurado en Seleccionar) que presenta opciones similares.
También puedes buscar mensajes. Haz clic en el cuadro Buscar a la derecha, escribe una palabra o frase, y haz clic en la flecha hacia abajo junto a la lupa para elegir qué parte del mensaje buscar, como Asunto o Cuerpo. Si no eliges, Roundcube buscará todas las partes del mensaje.
Presiona Entrar o Enter, y si hay algún resultado, solo se mostrarán esos mensajes.
Para volver a la lista completa de mensajes, haz clic en la X en el lado derecho del cuadro Buscar.
Leer mensajes y responderlos
Roundcube tiene un panel de Vista previa, por lo que puedes leer mensajes sin tener que abrirlos. Para activar la vista previa, haz clic en la flecha hacia arriba que está en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Para cambiar el tamaño del panel Vista previa, desplaza el cursor del mouse sobre la amplia barra horizontal gris. Cuando el mouse se convierta en una flecha de dos puntas, arrastra hacia arriba o hacia abajo (ver debajo).
Cuando tienes visible el panel Vista previa, esto tiene varios botones para manejar mensajes:
- Responder al remitente
- Responder a todos (responder al remitente y a cualquier otra persona a quien se envió el mensaje o CC)
- Reenviar el mensaje a otra persona
- Abrir el mensaje en una nueva ventana del navegador.
- Mostrar encabezados de mensajes (útil para depurar errores o examinar spam)
Si no deseas utilizar el panel Vista previa, ciérralo nuevamente haciendo clic en su botón. Luego puedes usar un método diferente para leer un mensaje: haz doble clic en él. Roundcube mostrará solo ese mensaje y no verás la lista de mensajes.
En esta vista de mensaje único, puedes usar los botones en la barra de herramientas principal para responder y reenviar. También hay botones para eliminar y marcar mensajes. Puedes configurar manualmente el estado de un mensaje como leído o no leído, y activar y desactivar el marcado. Para hacer eso, haz clic en el botón Marcar y haz una selección.
Haz clic en el botón Atrás para volver a la lista de mensajes.
Enviando mensajes
Para crear un nuevo mensaje, haz clic en el botón Redactar en la esquina superior izquierda.
Ingresa la dirección de correo electrónico y la línea de asunto de la persona, luego escribe un mensaje. Puedes escribir las direcciones de destinatarios adicionales utilizando los enlaces que se encuentran sobre la línea de Asunto. Si deseas insertar destinatarios adicionales de tu libreta de direcciones, selecciónalos y luego usa los botones en la esquina inferior izquierda.
Para enviar uno o más archivos adjuntos (por ejemplo, imagen o documento), haz clic en el botón Adjuntar un archivo a la derecha o en el botón Adjuntar (clip) en la parte superior. Busca y selecciona uno o más archivos para adjuntar. Puedes adjuntar varios archivos a la vez seleccionando el primero y luego presionando Ctrl y haciendo clic en otros (o Comando y haciendo clic en Mac).
Cuando estés listo, haz clic en el botón Enviar en la parte superior. Si cambiaste de opinión, haz clic en el botón Cancelar. Una tercera opción es hacer clic en el botón Guardar. Hazlo si deseas guardar el mensaje en la carpeta Borradores para más adelante. De forma predeterminada, cada cinco minutos Roundcube guardará automáticamente los mensajes no enviados, por lo que si el navegador o la computadora se bloquea, tienes la posibilidad de recuperar tu correo no enviado.
¿Te decepciona que no haya una forma de formatear los mensajes? De forma predeterminada, Roundcube crea mensajes en texto plano, pero puedes cambiar eso en la Configuración (ver más abajo).
Manteniendo una lista de contactos
Para mantener una lista de contactos, haz clic en el icono de la libreta de direcciones en la esquina superior derecha.
En la pantalla que aparece, puedes crear grupos (carpetas) de contactos, si lo deseas. En cada grupo, puedes crear contactos. Puedes cargar imágenes de contactos y usar los campos para obtener información además de la dirección de correo electrónico, como números de teléfono y notas.
Cambiando las configuraciones
Roundcube tiene muchas configuraciones que puedes personalizar, como la zona horaria, los formatos de fecha y hora, también cómo mostrar buzones y mensajes, y más. Los tres que probablemente te interesen más son permitir que aparezca Roundcube al hacer clic en un enlace de correo electrónico en un sitio web, crear una firma y obtener la capacidad de formatear mensajes.
Para editar la configuración, haz clic en el botón Configuración en la esquina superior derecha.
Respondiendo a enlaces de correo
Para hacer que Roundcube aparezca cuando hagas clic en los enlaces del correo electrónico, ve a la sección Interfaz de usuario a la izquierda (ya debería estar seleccionada cuando ingreses a la Configuración) y desplázate hacia abajo por el lado derecho. Haz clic en el enlace Registrar protocolo en la parte inferior, luego haz clic en Guardar.
Esto funciona solo para la computadora que estás usando actualmente. Por lo tanto, si usas más de una computadora, deberás hacer esto en cada una.
Creando mensajes con formato
Para crear mensajes que puedan tener formato de texto, debes redactarlos en formato HTML. En el lado izquierdo, ve a la sección Redacción de mensajes, luego en la ventana principal, haz clic en la lista desplegable para Redactar mensajes HTML y elige Siempre. Haz clic en Guardar.
Creando y usando una firma
Hay dos partes para configurar una firma: crear la propia firma y decidir cuándo usarla. En la sección Redacción de mensajes, desplázate hacia abajo hasta la parte inferior y haz clic en el menú desplegable para Agregar firma automáticamente y haz tu elección. Haz clic en Guardar. (Si configuras el formato del mensaje y permites una firma, puedes hacer ambas cosas primero y luego hacer clic en Guardar solo una vez).
Para crear realmente la firma, ve a "Identidades" en el extremo izquierdo, luego haz clic en tu identidad. Desplázate hacia abajo por el lado derecho y escribe tu firma. Si deseas formatear la firma, haz clic en la casilla de verificación de la firma HTML y con eso obtendrás una barra de herramientas para darle formato al texto que vayas a ingresar. Haz clic en Guardar cuando hayas terminado.
Puedes crear identidades adicionales haciendo clic en el signo + en la parte inferior de la sección Identidades. De esta manera, puedes tener una identidad para uso personal que sea diferente de la empresa, o tal vez una identidad separada para un proyecto específico.
Cerrando sesión
Cuando termines de realizar las configuraciones, haz clic en el icono de Correo o en el logotipo Roundcube en la parte superior para volver a la pantalla principal.
Una vez que hayas terminado de usar Roundcube, es una buena idea cerrar sesión. Haz clic en el botón Cerrar sesión en la esquina superior derecha.
fConclusión
Puede ser mejor usar Gmail u otro servicio más familiar para tu correo electrónico, pero es difícil discutir con algo gratuito, y Roundcube es bastante agradable una vez que te acostumbras. Tiene las características que necesitas, y si alguna vez no estás seguro de lo que hace un botón, simplemente pasa el cursor sobre él para ver una pequeña descripción que te ayudará a entender de qué trata. Configurar tu propio correo electrónico en tu cuenta de alojamiento parece una tarea desalentadora, pero en realidad no es más difícil que cualquier otra parte del uso de una cuenta de alojamiento compartida, y te dará correo electrónico gratuito en tu propio dominio.
Si tienes problemas para comenzar con Roundcube, o tienes otra aplicación de correo web favorita que funciona muy bien con dominios personalizados, ¡deja un comentario a continuación!
