Cómo hacerte 100% digital

"¡Nos hacemos 100% digitales!" parece ser la declaración de nuestro tiempo. Los bancos y las compañías telefónicas nos lo recuerdan, mientras agregan una tarifa adicional por los estados de cuenta en papel. Las empresas publican notas internas sobre ya no usar papel, y es probable que tú también hayas decidido hacerlo al ver los precios de los archivadores para tu oficina en casa.

Hacerte 100% digital suena como una gran idea en papel, sin juego de palabras. Pero, ¿qué implica realmente? ¿Qué aspectos de tu vida puedes hacer 100% digital y qué herramientas necesitas para hacerlo? ¿Y qué beneficios verás?

En este tutorial, te mostraré cómo puedes hacerte 100% digital, de verdad, y simplificar tu vida en el proceso. Estas son las formas en que puedes comenzar a reducir la cantidad de papel que usas y asegurarte de que puedes encontrar fácilmente los documentos que necesitas al mismo tiempo.

"¡Mira mamá, sin papel!"

Hacerte 100% digital suena intimidante. Es una fuerte declaración desechar el papel de tu vida para siempre. Excepto que no tienes que dejar de usar papel por completo para hacerte 100% digital. Puedes obtener la mayoría de los beneficios de hacerte 100% digital mientras mantienes las copias en papel de los documentos que resultan más importantes.

Entonces, ¿qué es hacerte 100% digital? En general, es simplemente usar documentos digitales en lugar de documentos en papel. Eso podría significar escanear cada pedazo de papel que tienes, pero simplemente podría significar algunos pasos más básicos, algunos que probablemente ya estás haciendo en este momento. Aquí hay dos maneras simples de "hacerte 100% digital" hoy:

Banca electrónica

Hoy en día, la mayoría de los bancos ofrecen estados de cuenta electrónicos: versiones electrónicas de tus estados de cuenta. Lo que anteriormente habría tomado hojas de papel ahora se puede descargar y leer electrónicamente, por lo general en formato PDF.

En el pasado, tendrías que guardar tus estados de cuenta en papel en algún lugar, tal vez en un archivador o en un cajón. Después de unos meses, o incluso un año, terminas con un montón de papel con el que no sabes qué hacer. Y luego, están las preguntas inevitables: ¿Cuánto tiempo guardas los documentos?, y ¿no acabará todo en la basura en algún momento? Simplemente se siente innecesario y desperdiciado.

En lugar de todo eso, ve cómo simplemente puedes catalogar y almacenar declaraciones digitales en formato PDF. Todo lo que necesitas hacer es descargar el estado de cuenta electrónico del sitio web de tu banco y archivarlo en una carpeta en tu disco duro, o posiblemente pedirlo automáticamente en tu bandeja de entrada. Simple, fácil, eficiente.

Gracias a hacerte 100% digital, tenemos un método mucho más sustentable para tratar con información como esta a largo plazo. Tus estados de cuenta pueden "acumularse" por décadas en tu disco duro y no te causarán ningún tipo de molestia o frustración. Y no olvides que los estados de cuenta también son muy fáciles de buscar. Puedes aprovechar la funcionalidad de búsqueda integrada de tu computadora, lo que te ayudará a encontrar los estados de cuenta rápidamente. Apuesto a que es más fácil que buscar en tu archivador.

Mientras que los estados de cuenta electrónicos por sí solos son un ahorro fantástico, combínalos con facturas en línea y realmente estás empezando a hacerte 100% digital. En lugar de recibir un montón de facturas en papel por correo cada mes, las facturas llegan a tu bandeja de entrada de correo electrónico y generalmente se pagan directamente desde el sitio web de tu banco. Registrarte para el pago de cuentas en línea te ayuda a eliminar otro montón de papel de tu vida.

Junto con las cuentas electrónicas, ¿es probable que hayas eliminado los cheques (otro uso del papel) de tu rutina mensual? En lugar de escribir un cheque para cada factura, simplemente puedes pagar tus facturas en línea después de recibir un estado de cuenta en tu correo electrónico, y ya no se necesitan dos pedazos de papel y tus sobres que lo acompañan. La próxima vez que necesites que alguien te pague, tal vez en una venta de garaje o en tu pequeña empresa, puedes evitar que usen papel aceptando pagos con tarjeta de crédito con Square e incluso enviarles su recibo por correo electrónico en lugar de imprimirlo.

Ebooks

No es sólo en el ámbito bancario que ya se están haciendo 100% digitales. Ve la popularidad de los libros electrónicos. La amplia gama de dispositivos Kindle de Amazon, Nook de Barnes and Noble, e incluso el iPad de Apple con su amplia gama de aplicaciones de ereading han tenido éxito en la incorporación de los libros electrónicos. En la mayoría de los casos, los libros electrónicos son más convenientes y accesibles que sus homólogos de papel. Puedes llevar todos los libros de la lista de Best Seller del New York Times sin romperte la espalda, y puedes buscar en los libros para encontrar esa frase que querías citar, tanto las ventajas de ahorrar espacio como de tiempo de búsqueda que encontrarás como principal ventaja de hacerte 100% digital en cualquier forma.

La lectura es un área en la que probablemente ya te hayas quedado sin papel inadvertidamente. ¿Aún recibes el periódico en la puerta de tu casa cada mañana, o lees las noticias en línea? ¿Aún recibes revistas por correo o te suscribes a ellas a través de aplicaciones que puedes leer en una tableta? ¿O han tomado el lugar de las revistas en tu vida blogs, Twitter, Pinterest y otros equivalentes en línea? ¿Qué tal los cómics? Si eres un gran aficionado, es posible que aún quieras los cómics de papel para mantener tu colección impecable. Pero ahora tanto los cómics convencionales como los indies se pueden leer digitalmente. Todo lo que solíamos leer en papel ahora es más fácil de leer en una pantalla.

La transición a un mundo sin papel está sucediendo sin que nosotros lo intentemos, al parecer.

Las herramientas del comercio 100% digital

Hacerte 100% digital no tiene por qué dar miedo. Pero como dice el dicho, "el conocimiento es poder". Así que para darte el poder de hacerte 100% digital, aquí están los términos que encontrarás más a menudo mencionados cuando lo hagas, y lo que significan para ti:

Archivos PDF

De inmediato tenemos que discutir archivos PDF. Van a aparecer una y otra vez. Muchas de las herramientas diseñadas para ayudar en un estilo de vida 100% digital hablarán sobre el manejo y manipulación de archivos PDF. Entonces, ¿qué son?

PDF significa Formato de documento portátil por sus siglas en ingles. PDF, como formato de archivo, fue diseñado para ser utilizado independientemente de cualquier hardware, software o incluso sistema operativo en particular. Es autosuficiente. Todo lo necesario para mostrar el contenido del PDF está incrustado en él, incluyendo el texto, las fuentes y los gráficos. El resultado final es lo más parecido a una representación digital de un documento que previamente estaba en papel. Para los documentos donde el diseño de página es especialmente importante, PDF es la mejor opción.

Los archivos PDF son de estándar abierto y son compatibles con muchas aplicaciones que ya utilizas, desde aplicaciones iWork de Apple y Microsoft Office hasta la aplicación predeterminada de tu escáner. Acrobat de Adobe es la aplicación más conocida para crear y leer archivos PDF, pero está lejos de ser la única aplicación que lee archivos PDF. En general, casi todos los dispositivos informáticos deben ser capaces de mostrar un PDF, y los archivos PDF siempre tendrán el mismo aspecto, sin importar dónde los vea. Eso hace que PDF sea exactamente lo que se pretendía ser: un formato de documento verdaderamente portátil.

Archivos digitales

Esto es otra cosa que suena complicada y cara, pero en realidad no lo es en absoluto. En su formato más sencillo, un archivo digital es algo que ya tienes: un sistema que te permite almacenar archivos digitales dentro de carpetas digitales. Cada sistema operativo moderno tiene esto incorporado, a menudo se llama un sistema de archivos. Probablemente lo has usado sin pensar en ello en este contexto antes.

Recuerda, nuestras herramientas digitales de hoy se modelan sin sus contrapartes analógicas del pasado. Puedes utilizar el sistema de archivos de tu ordenador de la misma manera que utilizas tus archivadores físicos: para almacenar archivos digitales dentro de carpetas digitales. Aquí es donde los archivos PDF realmente son útiles. Por supuesto, no estas limitado a solo almacenar archivos PDF en estas carpetas digitales. Es una computadora, aprovecha eso. Puedes guardar archivos de imagen, archivos de audio, incluso archivos de vídeo en las mismas carpetas que tus documentos PDF. Es difícil hacer eso con un archivador, ¿no?

Si la idea de hacer tu propio archivo digital sigue siendo intimidante, checa algunos de los otros artículos aquí en Computertuts+. Te ayudarán a entender cómo administrar archivos en una Mac y cómo sacar el máximo provecho de Finder.

OCR

Al igual que "PDF", OCR es un acrónimo vinculado al ámbito 100% digital. Lo verás en las listas de características, lo encontrarás en tutoriales como este. Pero, ¿qué es? OCR significa Reconocimiento óptico de caracteres. Es un tipo de software que le permite a la computadora "leer" documentos impresos y convertirlos en texto de computadora. En lugar de píxeles estáticos, el texto puede convertirse navegable y editable. Esto realmente amplía la utilidad y la flexibilidad de tu sistema 100% digital. Significa que cualquier documento importante en papel que tengas, puede tener un futuro digital.

Si quieres aprender más sobre el software OCR y hacer que funcione para ti, revisa nuestra mirada a las mejores aplicaciones OCR, y el tutorial complementario sobre el uso del nuevo escáner Doxie y su aplicación para tus necesidades de OCR.

Colaboración, uso compartido y sincronización

Estos términos seguido se describen como ventajas clave al reemplazar todo de papel por las digitales, pero cada una de estas características puede ser un poco confusa sin una introducción adecuada. "Colaboración", "uso compartido", incluso "sincronización" significan cosas similares. Están destacando la flexibilidad que tienen los archivos digitales sobre sus homólogos en papel.

Cuando algo es colaborativo significa que más de una persona puede editarlo, a menudo al mismo tiempo. Una característica como esta es especialmente útil en entornos de oficina donde más de un empleado necesita editar el mismo documento o conjunto de documentos. El uso compartido es similar, pero por lo general no incluye las características de edición en tiempo real que tiene el software colaborativo. Cuando puedes compartir un documento, simplemente le da la portabilidad del documento, y el software que incluye capacidades de uso compartido ayuda a facilitar el movimiento de documentos y archivos. Cuando algo incluye sincronización significa que la portabilidad del documento es automática. Los archivos y documentos se copian automáticamente en un destino diferente. Ese destino puede estar en otro lado de tu propia computadora, o podría estar en una computadora diferente por completo. Incluso podría estar en un servidor en algún lugar al que se pueda acceder a través de Internet.

Por ejemplo, cuando editas un documento al mismo tiempo con otra persona en Google Docs, es colaborativo. Enviarles por correo electrónico el archivo para que puedan verlo o editarlo ellos mismos es compartir. Y guardar el archivo en una carpeta compartida en Dropbox es sincronización, ya que el archivo se guardará automáticamente en todos los dispositivos que cada uno de nosotros use.

Luego están los beneficios

Colaborar, sincronizar y compartir tus documentos, además de poder buscarlos a través de ellos y archivarlos fácilmente sin tener que comprar un nuevo archivador, son grandes beneficios de ser 100% digital. Pero eso es sólo la punta del iceberg.

También están los beneficios ambientales de no talar árboles, aunque las computadoras y los desechos electrónicos no son la mejor contraparte de eso. Al menos, está el ahorro de espacio en tu oficina, y el ahorro de costos de no tener que imprimir todo, ya que ya tienes una computadora. Luego, está el beneficio de poder respaldar todos tus documentos de forma fácil y automática, algo que nunca sería posible con documentos en papel a menos que saques copias de cada documento que tengas.

Y, tal vez, el mejor beneficio es que para ser 100% digital, en realidad no necesitas dejar de usar papel al 100%. Puedes empezar a usar estados de cuentas, libros electrónicos y copias PDF escaneadas de tus documentos mientras mantienes copias en papel de lo más importante que no quieres digitalizar. Una vez que te acostumbras a poder localizar fácilmente cualquier documento en papel y lo busques en tu computadora, rápidamente descubrirás que quieres dejar de mantener todo en papel.

Conclusión

Te he dado una explicación de lo que significa "hacerte 100% digital", te acompañé a través de lo que las tecnologías usan para ser 100% digital, te he mostrado algunas maneras fáciles de empezar y te he dado algunos de los beneficios de hacerte 100% digital. Ahora, depende de ti. Da el primer paso, y mientras preparas tus impuestos este año y eliminas los documentos del año pasado, intenta convertir algo de tu papeleo en digital. De hoy en un año, querer guardar copias en papel de todo será un recuerdo lejano.

Luego, para sacar el mayor provecho de tu nuevo estilo de vida sin papel, checa nuestros otros tutoriales de Tuts+ que te ayudarán a hacerte 100% digital:

• Nirvana 100% digital sin esfuerzo con correo, Hazel y Evernote
• 5 maneras de hacer documentos OCR en tu Mac
  
• Hazte 100% digital con Doxie
  
• Evernote para principiantes: Los conceptos básicos de la aplicación portátil más popular
  

Recursos
Crédito gráfico: Icono 100% digital diseñado por Baruch Moskovits del Noun Project.