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Microsoft Office es uno de los conjuntos de software de productividad más costosos que comprará la mayoría de la gente. El nuevo Office 365 te costará alrededor de $ 9 al mes y una copia independiente de Office 2013 cuesta más de $ 100 incluso con un descuento. Eso no es tan caro, per se, si necesitas usar Office todo el día, pero si todo lo que necesitas hacer es escribir algunas cartas y organizar tus finanzas personales, definitivamente es caro.
Puedes usar LibreOffice o Google Docs de forma gratuita, o si tienes una Mac, puedes usar las aplicaciones iWork de Apple por mucho menos que los costos de Office. Pero, ¿qué pasa si realmente prefieres usar las aplicaciones de Microsoft Office, ya que funcionan muy bien con los archivos que ya tienes y ya estás acostumbrado a ellos?
Estás de suerte. En el nuevo Office.com, puedes usar versiones básicas de Word, Excel, PowerPoint y OneNote de forma gratuita en tu navegador. Son las mismas aplicaciones de Microsoft Office a las que estás acostumbrado, solo que se ejecutan en línea y son 100% gratuitas. En este tutorial, te mostraré cómo crear nuevos documentos, hojas de cálculo y presentaciones con Office, de forma gratuita, y también cómo abrir y editar tus documentos existentes en línea.
Office Online: la oficina gratuita que siempre has deseado
El nuevo Office Online en realidad no es nada terriblemente nuevo. En 2010, Microsoft agregó "Office Web Apps" a tu servicio de almacenamiento en línea Skydrive, que te permite editar tus documentos de Office en línea con una copia básica de las aplicaciones de estilo Office 2010. Funcionó bien, pero siempre estuvo escondido dentro de Skydrive. Ahora que recientemente han cambiado el nombre de Skydrive a OneDrive, también han liberado las aplicaciones web de Office para que funcionen solas como Office Online, con una nueva interfaz de usuario de estilo Office 2013.
Ahora, antes de comenzar, es importante aclarar un poco la confusión. Estas aplicaciones de Office gratuitas son aplicaciones web, es decir, se ejecutan en tu navegador web y, sin embargo, se sienten más como una "aplicación" que como un sitio estándar. No puedes instalarlos en tu PC o Mac como puedes instalar aplicaciones normales de Office, y no funcionarán cuando no estés conectado a Internet. Sin embargo, ese no es un gran problema, ya que la mayoría de nosotros ya estamos en línea todo el día. Lo mejor de todo es que Office Online guarda los archivos que crea en línea en OneDrive, que puedes sincronizar de forma gratuita con tu Mac o PC para ver tus documentos cuando no estás conectado. Eso no está tan mal de forma gratuita.
Con eso, comencemos.
Creación de un nuevo documento de Word en línea
Para comenzar a usar Office de forma gratuita, todo lo que tienes que hacer es abrir tu navegador, ir a Office.com y seleccionar la aplicación que deseas usar. Hay copias en línea de Word, Excel, PowerPoint y OneNote entre las que puedes elegir, así como aplicaciones de contactos y calendario y el almacenamiento en línea de OneDrive. Para probarlo, seleccionemos el icono de Word Online. Primero deberás iniciar sesión con una cuenta de Microsoft (una cuenta que puedes tener de Hotmail, Xbox Live o Skydrive), o puedes crear una nueva cuenta de forma gratuita. Luego, segundos después, verás una pantalla que te preguntará si deseas crear un nuevo documento en blanco, buscar plantillas o abrir un documento desde OneDrive.
Si deseas crear un documento en blanco, simplemente haz clic en el botón Nuevo documento en blanco. De lo contrario, haz clic en el botón Examinar plantillas para elegir entre las nuevas plantillas de documentos estándar que verás en tu PC cuando crees un nuevo documento de Word. Aquí puedes ver las plantillas principales o navegar por las categorías de plantillas disponibles. Cuando hayas encontrado el perfecto, selecciónalo y luego haz clic en el botón verde Abrir en Word Online.
Tendrás que hacer clic en un botón más para guardar el documento en tu almacenamiento de OneDrive, y luego verás la aplicación Word Online completa abierta en tu navegador con tu plantilla. Todo debería parecer muy familiar si has utilizado alguna versión reciente de Word. Está la barra de herramientas en la parte superior con las herramientas predeterminadas, y prácticamente cualquier cosa en la pestaña Inicio normal todavía está allí, incluidas las opciones de fuente y alineación, estilos, listas y más. Tus atajos de teclado normales funcionarán como de costumbre, por lo que puedes tocar Control-B o Comando-B para poner el texto en negrita, por ejemplo. O bien, puedes seleccionar texto y aparecerá una barra de herramientas de formato pequeño sobre el cursor al igual que en las aplicaciones de Office en su PC, donde puedes cambiar las opciones de fuente y más sobre la marcha.
Editar una plantilla es muy fácil, tal como cabrías esperar. Puedes seleccionar el texto y las imágenes del marcador de posición y agregar el texto y el contenido que desees manteniendo el mismo formato. Y mientras escribes, Word verificará automáticamente tu documento en busca de errores ortográficos con el idioma de tu elección y mostrará el recuento de palabras en la parte inferior de la aplicación. Incluso guardará automáticamente el documento mientras trabajas.
Encontrarás el resto de las herramientas que necesitas para editar tu documento en las otras pestañas de la cinta de opciones de la aplicación. Hay menos herramientas de las que encontrarías en Word en tu PC, pero al menos encontrarás herramientas básicas para agregar tus propias imágenes o imágenes prediseñadas de Microsoft y modificarlas, junto con herramientas de tabla, encabezado y pie de página, opciones de diseño de página, y más. Si no puedes encontrar nada, todo lo que necesitas hacer es escribir el comando que deseas en el cuadro de búsqueda en el centro superior, y encontrarás la opción por tú. Y si deseas que la cinta esté fuera del camino para darte más espacio para editar, simplemente haz doble clic en ella y se ocultará, lista para que la vuelvas a abrir cuando sea necesario.
Las otras aplicaciones de Office Online funcionan igual de bien. Puedes hacer una nueva presentación de PowerPoint en línea, completa con docenas de plantillas prefabricadas o usando los temas de diseño predeterminados que esperarías en PowerPoint. Solo hay un par de transiciones y animaciones, pero todo lo demás está incluido en PowerPoint Online, incluidos los gráficos SmartArt y las notas de diapositivas. Puedes duplicar diapositivas, copiar contenido entre ellas, insertar tus propias imágenes y más. Incluso puedes hacer clic en el botón Presentación de diapositivas en la esquina inferior izquierda y presentar tu presentación en pantalla completa directamente desde PowerPoint Online.
Excel Online es igualmente bueno, y dado que las hojas de cálculo son principalmente para procesar números, es probable que puedas obtener todo lo que necesitas hacer en Excel en Excel Online a menos que necesites macros y complementos. Están todas las funciones y gráficos estándar de Excel, junto con herramientas básicas para ordenar tus datos y plantillas para brindarte formas rápidas de calcular números. No encontrarás las herramientas más avanzadas como las tablas dinámicas, pero si abres un documento de Excel que ya contiene tablas dinámicas en Excel Online, esas tablas dinámicas seguirán funcionando normalmente y podrás editarlas completamente en línea.
Excel Online incluso incluye una función adicional: encuestas. Esta función parece copiada más directamente de las hojas de cálculo de Google Docs, ya que Excel en su Mac o PC no se puede usar para encuestas, pero aún así es bueno tenerlo. Puedes usarlo para hacer encuestas simples en línea y luego revisar los datos de tus respondedores en Excel Online o descargar los resultados a tu computadora en una hoja de cálculo.
Editar un archivo de Office existente en línea
Ahora, si ya tienes documentos de Office, tal vez de un colega o tu jefe, o de una versión anterior de Office que tenías en otra computadora, también querrás poder verlos y editarlos en Office Online. Eso solo tomará un paso más. Primero deberás ir a OneDrive.com, iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft como antes, luego arrastrar y soltar tus archivos en la página de OneDrive (o cargarlos masivamente desde el botón Cargar). Alternativamente, puedes sincronizarlos con tu cuenta con las aplicaciones OneDrive para Mac o PC.
Ahora, para abrir tus documentos en línea, simplemente haz clic en tu documento y se abrirá en la aplicación correspondiente de Office Online, aunque solo en el modo de visualización. Para editar el documento, deberás hacer clic en Editar documento en la cinta y luego seleccionar Editar en Word Online (o Excel / PowerPoint Online si estás editando una hoja de cálculo o una presentación, respectivamente). Eso te enviará a la aplicación Office Online que vimos antes, donde puedes aprovechar todas las excelentes funciones de edición que necesitas.
Colaborar en Office Online
La mejor parte de editar documentos de Office en línea es que es fácil compartirlos con otros y colaborar en ellos en tiempo real. Para compartir un documento en Office Online, haz clic en el botón Compartir en la parte superior de la ventana. Allí, puedes invitar a personas directamente para que te ayuden a editar un documento, o puedes copiar un enlace para compartirlo con otros, donde pueden ver o editar el documento incluso sin una cuenta de Microsoft.
Word Online admite comentarios en tus documentos compartidos, para ayudarte a ti y a tus colaboradores a mantenerse al día con los cambios y discutir los posibles cambios. Para agregar comentarios, selecciona el texto que deseas comentar, haz clic en la pestaña Revisar y selecciona Nuevo comentario. También puede activar o desactivar la barra lateral de comentarios desde esa misma pestaña.
Restaurar versiones anteriores de documentos en Office Online
Es tan fácil eliminar accidentalmente parte de tu documento solo para darte cuenta más tarde de que eliminó la información que realmente todavía necesitabas, y eso solo es más fácil si estás colaborando con otros en tus documentos. En Office Online, nunca tendrás que preocuparte por perder tu trabajo, ya que automáticamente guardas tu trabajo y haces copias de seguridad de versiones anteriores de tus archivos. Para restaurar la versión anterior de un archivo, simplemente haz clic en el botón Archivo en la parte superior izquierda de la cinta, selecciona Información y luego haz clic en el botón Versiones anteriores. Eso abrirá una lista de las versiones anteriores de tu archivo que puedes ver en línea, restaurar o descargar una copia para tu custodia.
Imprima y guarde tus documentos
Cuando hayas terminado tu trabajo y estés listo para compartir tu documento, lo más probable es que necesites compartir una copia de tu archivo de documento o imprimirlo. Eso es tan fácil en Office Online como lo sería en cualquier otra copia de Office. Simplemente haz clic en la pestaña Archivo nuevamente y selecciona Imprimir para imprimir una copia de tu documento, o selecciona Guardar como y haz clic en el botón Descargar para guardar una copia de tu documento en tu computadora. El archivo que se descargará automáticamente es un archivo normal de Office que se abrirá en cualquier otra copia de Office o en alternativas de Office como iWork, LibreOffice y Google Docs. Alternativamente, si estás sincronizando tus archivos de OneDrive con tu computadora, tu nuevo documento se sincronizará automáticamente con tu computadora para que puedas copiarlo desde tu carpeta de OneDrive y compartirlo.
Existe otra buena opción si estás compartiendo tu documento en línea: puedes incrustar un documento de Office Online en su sitio web para que otros puedan leerlo en línea. Simplemente selecciona la pestaña Compartir en el menú Archivo, haz clic en el botón Insertar y luego haz clic en el botón Generar, copia el código y péguelo en tu sitio. Esa es una excelente manera de compartir, por ejemplo, el documento del boletín de tu equipo en el sitio de tu empresa o una hoja de cálculo de datos en una publicación de blog de investigación.
Conclusión
Si deseas obtener Microsoft Office sin tener que pagar nada y no necesitas las funciones más avanzadas de Office, Office Online es la solución perfecta para tú. Tus copias gratuitas de Word, PowerPoint, Excel y OneNote pueden tener menos funciones de las que esperarías y solo se ejecutan en tu navegador, pero en realidad funcionan muy bien y procesarán perfectamente el formato de todos tus documentos de Office existentes.
La próxima vez que necesites crear un nuevo documento, hoja de cálculo o presentación, o tal vez solo necesites editar el documento de Office de un colega, prueba Office Online. Probablemente encontrarás que tiene las características que necesitas y que funciona mucho mejor de lo que hubieras supuesto.
