Configura un calendario editorial para tu blog con Asana

Un blog es una gran plataforma para compartir tus ideas y construir una comunidad sólida alrededor de tu marca. Pero para llegar a ese punto, deberás publicar contenido que agregue valor e impacte a tu audiencia de manera constante. ¿Cómo te ajustas a un horario de blogs mientras encuentras nuevas ideas sobre las que escribir?

Lo que necesitas es un calendario editorial. Esta es una herramienta útil para ayudarte a realizar una lluvia de ideas, planificar y publicar contenido coherente y relevante en tu blog durante un período de tiempo. Con varios meses de ideas de contenido implementadas, no tendrás tanta dificultad para decidir qué publicar, cuándo publicar y cómo ceñirte a la programación de tu blog.

¿Listo para configurar tu propio calendario editorial? En este tutorial, te mostraré cómo crear un calendario editorial funcional con Asana, una poderosa herramienta de administración de proyectos pero gratuita que puedes usar para estar constantemente al tanto del contenido de tu blog.

Paso 1: Crea un espacio de trabajo para tu equipo editorial y tu calendario

Imaginemos que eres el editor en jefe de tu blog y tienes un equipo de 2 a 3 escritores que planifican y crean contenido contigo.

El primer paso es crear un espacio de trabajo, que es donde albergarás el calendario editorial de tu equipo y administrarás todos los aspectos de tu estrategia de contenido. Por ejemplo, estarías planificando y programando contenido para tu blog, contenido para invitados en otros blogs y tus promociones en las redes sociales.

Para hacer esto, dirígete a la barra lateral de Asana y haz clic en Mi descripción general. Desplázate hacia abajo hasta la parte inferior de la barra lateral y haz clic en el botón + Agregar nuevo para crear un nuevo espacio de trabajo.

Una vez que tu espacio de trabajo esté listo, invita a cada persona de tu equipo editorial a ser miembro del espacio de trabajo. Puedes optar por agregar una persona como miembro del espacio de trabajo (tendría privilegios completos sobre el espacio de trabajo) o como invitado del espacio de trabajo (limitado solo a los proyectos compartidos con ellos). Simplemente ingresa la dirección de correo electrónico del miembro para agregarlo al espacio de trabajo.

Sugerencia: Si es el único autor de tu blog, puedes simplificar las cosas omitiendo los espacios de trabajo y pasando directamente a la creación de proyectos en "Proyectos personales", el espacio de trabajo predeterminado que se proporciona una vez que te registras para obtener una cuenta. Con esto, aún podrás configurar un calendario editorial en funcionamiento, que cubriremos en detalle más adelante en el tutorial.

Paso 2: Crea un proyecto para cada tipo de contenido que se alinee con la estrategia de tu blog

Con tu espacio de trabajo en su lugar, es hora de traducir la información editorial en información del proyecto en Asana.

En la barra lateral de Asana y debajo del calendario del equipo se encuentra la sección Proyectos donde puedes crear nuevos proyectos y/o editar la configuración del proyecto existente. Para este tutorial, creemos un proyecto para tres tipos de contenido diferentes: contenido de blog, contenido para invitados y contenido para redes sociales.

Para hacer esto, haz clic en el botón + y asigna un nombre a tu proyecto. Elige un color de proyecto para que cada tarea de ese proyecto en particular se resalte en el calendario del equipo, lo que facilita su identificación.

En este punto, estarás completando cada proyecto con temas de publicaciones o temas para publicar, lanzar blogs invitados o promocionar en las redes sociales. En primer lugar, centrémonos en agregar tareas al proyecto de contenido del blog.

Paso 3: Crear secciones para diferentes estados de publicación

Como EEJ (Editor en jefe) de tu blog, deseas que los mejores y más relevantes temas se publiquen y compartan con tus lectores. Tu equipo puede presentar entre 10 y 20 temas de publicaciones y temas por los que tendrás que pasar, por lo que debes clasificar estas publicaciones como "Presentaciones de autor" o temas "Presentados".

Para una mayor organización, puedes segregar las publicaciones por estado utilizando encabezados de sección. Para crear uno, navega hasta el lado superior derecho de la barra de menú de tareas, haz clic en Nuevo y elige Nueva sección:. Otra forma de hacer esto es presionar la tecla Enter, escribir el nombre de la tarea y agregar dos puntos al final.

Una vez que hayas creado una sección, etiquétela como Presentada para temas de publicaciones y temas que deben evaluarse o discutirse con el equipo. A continuación, puedes colocar los temas aprobados y los temas en otro encabezado de sección denominada temas Aprobados y rechazados en Rechazados. Por último, los temas de las publicaciones que se están escribiendo o editando se moverán a un nuevo encabezado de sección denominado En progreso.

Paso 4: Agregar y asignar temas de publicaciones nuevas y próximas

Ahora que tenemos la estructura de tu calendario editorial en su lugar, es hora de llenarlo de publicaciones.

Para comenzar, activa la vista de lista en el panel del centro de tareas y completa cada proyecto con tantos temas de publicaciones relevantes y temas como se te ocurra. Para cada nueva idea de publicación, crea una tarea presionando la tecla Enter y etiquétala con el título de trabajo de la publicación que te gustaría escribir y publicar en tu blog.

También puedes usar etiquetas para fijar cada tipo de publicación con una categoría o tema de blog respectivo (por ejemplo, tutoriales, reseñas de libros, tutoriales). Esto te permite filtrar fácilmente tu lista de tareas y ver cuántas publicaciones se han publicado en esa categoría de blog.

Una vez que tengas una lista activa de temas de publicación, asígnala a un miembro que escribirá y editará la publicación. Hay dos maneras de hacer esto:

1. En el panel del centro de tareas, haz clic en el icono "Asignado" entre la casilla de verificación y el nombre de la tarea. Escribe el nombre del miembro a asignar o haz clic en Asignarme si te lo estás asignando a ti mismo.
2. Usa la tecla Tabulador para alternar los detalles de la tarea. Una vez activado, presiona Tabulador + A para seleccionar un asignado para la tarea.

Paso 5: Asigna una fecha de vencimiento a la tarea

Visita el Calendario del equipo y verás que ninguna de las tareas que acabas de crear es visible para ti ni para nadie del equipo. Esto se debe a que carece de una fecha de vencimiento, una información esencial para que Asana muestre tus tareas en el calendario.

La fecha de vencimiento puede significar dos cosas: la fecha límite de una publicación o el día en que la publicación se publica en tu blog. Cualquiera que prefieras, el propósito de la fecha de vencimiento es asegurarte de que cada publicación esté escrita y preparada de acuerdo con el calendario de publicación elegido.

Para asignar una fecha de vencimiento a una tarea, abre los detalles de una tarea usando la tecla Tabulador de nuevo y usa el atajo de teclado Tabulador + D para alternar el selector de fecha de vencimiento. Selecciona una fecha de vencimiento viable y tu tarea aparecerá en dicha fecha una vez que cambies a la vista Calendario.

Para publicaciones recurrentes (por ejemplo, publicaciones patrocinadas un viernes), puedes usar tareas recurrentes para evitarte la molestia de copiar y pegar la misma información todas las semanas. Después de alternar el selector de fecha de vencimiento, haz clic en el botón Repetir al lado y elige la frecuencia (diaria, periódica, semanal, mensual o anual) para la publicación.

Por último, puedes arrastrar y soltar tareas para mover las fechas de vencimiento en el calendario del equipo. Esto resulta útil siempre que necesites hacer espacio para publicaciones oportunas, como novedades y anuncios de blogs. Esto también te permite realizar ajustes en caso de que tú o un escritor de tu equipo no puedan trabajar en la publicación programada para ese día o semana.

Pensamientos finales

Lo que he proporcionado es solo una de las muchas formas en que puedes usar Asana para configurar un calendario editorial funcional para tu blog. Si prefieres utilizar títulos de sección para las categorías de tu blog o etiquetas para las actualizaciones de estado de las publicaciones, no dudes en hacerlo.

En general, tener un calendario editorial en su lugar te da una vista panorámica del contenido de tu blog mientras mantienes una rutina de publicación constante. Tus lectores siempre pueden esperar tus publicaciones, lo que te hace más responsable de la frecuencia y el tipo de publicaciones que debes publicar.

Entonces, ¿qué te impide crear un calendario editorial para tu blog? Me encantaría escuchar tu opinión en los comentarios a continuación.

Recursos: Ícono de calendario de Simple Icons a través de NounProject.