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Microsoft Office es la aplicación excelente para las empresas. Word es la forma predeterminada de crear documentos, Excel es la única hoja de cálculo que la mayoría consideraría usar, y PowerPoint es sinónimo de presentaciones. Y hasta hace poco, para obtener todo el poder de edición de Microsoft Office, tenía que ejecutarlo en una Mac o PC.
Los iPads han reemplazado cada vez más a las computadoras portátiles en la oficina y más allá, y ahora, puede llevar el poder de Office con usted en su iPad. Ya no se trata de descubrir cómo obtener el máximo provecho de las aplicaciones alternativas: ahora, Microsoft Office está realmente en el iPad y tiene muchas más funciones.
Aquí encontrará todo lo que necesita para comenzar a usar Office en su iPad.
La Nueva Oficina
Microsoft Office en su Mac o PC viene como un conjunto de programas que instala juntos. Normalmente, compraría la edición de Office que necesita (la edición Home incluiría Word, Excel y PowerPoint, mientras que las ediciones Professional agregarían Publisher, Access, Outlook y más) e instalarla en un solo conjunto. Luego, en unos años, compraría una actualización con las últimas versiones de Office y actualizaría todas las aplicaciones incluidas.
El año pasado, Microsoft cambió esa configuración un poco al introducir Office 365. Por alrededor de $ 10 al mes, le permite descargar todas las aplicaciones de Office Suite en hasta 5 computadoras, y también incluye almacenamiento gratuito en línea y minutos de Skype. Cuando se lanzan nuevas versiones de las aplicaciones de Office, las obtendrá automáticamente como parte de su suscripción. Siguen siendo aplicaciones de Office reales las que instala y puede usar sin conexión, pero las paga con el tiempo en una suscripción. Y está más integrado con OneDrive, el almacenamiento en línea de Microsoft, para mantener sus archivos sincronizados con todos sus dispositivos.
Este nuevo modelo tiene más sentido con el nuevo lanzamiento de Office para iPad. Si abre App Store en su iPad hoy mismo, encontrará copias de Word, Excel, PowerPoint y OneNote que se pueden descargar de manera gratuita desde App Store. Puede abrir y ver los archivos de Office desde su iPad y el almacenamiento en línea OneDrive de forma gratuita, pero para editar o crear documentos nuevos, necesitará una suscripción a Office 365. Si solo necesita una de las aplicaciones, simplemente puede descargarla por su cuenta, o puede descargar cada una para tener toda la suite.
De esa manera, si ya tiene una suscripción a Office 365, digamos que la use en su PC, pero luego también desea editar documentos en su iPad, no tendrá que comprar nada adicional. Y si no tiene Office 365 pero le gustaría usar Office en su iPad, puede pagar unos dólares al mes para usarlo. Es una decisión de compra mucho menos difícil de hacer que el modelo anterior en el que tendría que invertir varios cientos de dólares en una nueva copia de Office.
Empezando con Office para iPad
¿Listo para comenzar a usar la nueva Office en su iPad? Simplemente descargue Word, Excel o PowerPoint desde App Store e inicie la aplicación de su elección para comenzar. Luego de una rápida introducción a la nueva aplicación, verá una pantalla de inicio de sesión que le solicita su dirección de correo electrónico. Ingrese la dirección de correo electrónico que usa con su cuenta de Microsoft (para Hotmail, Xbox Live y más), luego inicie sesión con su contraseña.
Nota: También hay Microsoft Office Mobile para iPhone y Android. Esta aplicación incluye funciones muy básicas de visualización y edición para archivos de Office, pero no es la nueva Office para iPad. En su lugar, querrá descargar las aplicaciones individuales de Word, Excel y PowerPoint en su iPad.
Si tiene una suscripción a Office 365, ya sea una suscripción personal o comercial, ingresará a la aplicación donde puede comenzar a usarla, aunque primero, haga clic en el botón Activar en la esquina inferior izquierda de la aplicación para activarla con su cuenta. De lo contrario, si no tiene una suscripción a Office 365, puede comprar una suscripción a Office 365 en la aplicación por $ 99 al año, o simplemente usar las aplicaciones de Office para ver sus archivos. Si desea probar Office 365, visite la página de Prueba de Office en su navegador y haga clic en el botón verde Comenzar el mes gratis. Siga las instrucciones allí, luego vuelva a abrir las aplicaciones de Office y podrá usar todas las funciones.
Desde allí, Office para iPad funciona casi como cualquier otra versión de Office que haya usado alguna vez. Puede seguir la mayoría de nuestros tutoriales de Excel en Excel para iPad, hacer los mismos ensayos e informes en Word que siempre ha creado y mostrar sus presentaciones de PowerPoint sin ningún problema. Simplemente busque un documento de Office en su iPad, tal vez en un archivo adjunto de correo electrónico o en su aplicación de Dropbox, y ábralo en la aplicación de Office adecuada, y estará listo para ponerse a trabajar.
Dicho esto, hay algunas cosas que son exclusivas de las aplicaciones de iPad Office, así que aquí están los consejos que necesita para llevar sus habilidades de Office al iPad.
La Pantalla Archivo
Cuando abres por primera vez cualquiera de las aplicaciones de Office para iPad, después de que hayas iniciado sesión, en cualquier caso, verás el conocido navegador de Nuevo Documento. Al igual que en Office 2013, cuando abres por primera vez una aplicación de Office o presiona el botón Archivo, verás una lista de plantillas incorporadas para elegir. Toca la plantilla que deseas abrir y comienza a crear un documento nuevo usando eso. diseño. Alternativamente, toque la pestaña Recientes a la izquierda para ver sus documentos recientemente abiertos desde su iPad y OneDrive. O bien, toque Abrir para abrir documentos guardados más antiguos desde cualquier ubicación. Finalmente, puede tocar su foto de perfil en la esquina superior derecha para cerrar la sesión o cambiar de cuenta, que es una gran manera de permitir que otros obtengan sus propios documentos de Office desde su iPad.
Una vez que haya seleccionado el documento o la plantilla para abrir, verá la interfaz de usuario completa de la aplicación. Cada aplicación de Office para iPad utiliza una interfaz de cinta que mantiene todas las herramientas que necesita en varias capas con pestañas en la parte superior de la pantalla. La cinta funciona casi igual que en la PC, con las herramientas de edición que necesita organizadas en conjuntos de fácil acceso. También hay un botón de flecha hacia atrás en la parte superior izquierda de cada aplicación, que lo llevará de vuelta a la pantalla de Archivo que se abre en el primer lanzamiento. Además, encontrará un botón para guardar, botones para deshacer y rehacer, y luego una herramienta para buscar y compartir en el extremo derecho.
El Lazo
Al igual que en su PC, la cinta de opciones de Office para iPad incluye las herramientas que necesita para su trabajo organizadas en conjuntos de pestañas. La pestaña predeterminada, Inicio, muestra su fuente y las opciones básicas de formato, y las otras pestañas le brindan herramientas adicionales específicas de la aplicación (Fórmulas en Excel y Transiciones en PowerPoint, entre otras). Las dos últimas pestañas, Revisar y Ver, le brindan opciones para marcar documentos para colaboración y ajustar la apariencia de las aplicaciones de Office (digamos, apagando la regla).
Dentro de las pestañas de cinta, están las herramientas estándar que son simplemente un botón al que tocarán, junto con los menús que tienen herramientas adicionales dentro de ellas. Algunos de estos son los menús estándar que tendrá en la PC, como transiciones en PowerPoint, gráficos en Excel o estilos de fuente en Word, pero otros son exclusivos de las aplicaciones para iPad, como la lista de gráficos Recomendados en Excel que sugiere una gráfico de los datos que ha seleccionado.
Luego, hay pestañas dinámicas que aparecen en la cinta cuando selecciona ciertos elementos en su documento. Verá una pestaña de imagen, completa con estilos, sombras y ajustes de ajuste de texto, cuando selecciona una imagen, y hay herramientas adicionales en la imagen para girarla o cambiar su tamaño. Verá una cinta similar cuando agregue una tabla, para que pueda agregar filas o personalizar su aspecto. Estas pestañas adicionales siempre aparecerán en el extremo derecho, y solo se mostrarán cuando seleccione un elemento que necesite esas herramientas adicionales.
El Nuevo Teclado y el no-Ratón
La cinta le brinda todas las funciones de Office que necesita, pero a su iPad todavía le faltan las dos cosas más importantes para usar Office: un teclado y un mouse. El primero se resuelve fácilmente con el teclado en pantalla, que funciona bastante bien con la cinta. Tendrás ambos en la pantalla a la vez, por lo que puedes cambiar el formato y seguir escribiendo sin perder un latido.
Sin embargo, el teclado en pantalla no funcionaría tan bien para Excel, ya que en su mayoría ingresarás números y símbolos que son difíciles de alcanzar en el teclado del iPad. Excel incluye un teclado numérico adicional solo para eso. Al escribir en Excel, toque el botón 123 en la parte superior derecha de su teclado para cambiar a la vista del teclado numérico. Esto le dará un teclado numérico normal, teclas de flecha y las teclas de función que más necesita en Excel. Toque y mantenga presionada cualquiera de las teclas de función con una pestaña verde en la esquina superior para encontrar caracteres adicionales que puede ingresar. Y, por supuesto, puede volver al teclado normal tocando el botón Abc, que le proporciona una forma mucho más sencilla de agregar fórmulas que ya conoce.
No puede agregar un mouse a su iPad, pero la herramienta de selección de texto en iOS le ofrece muchas de las mismas funciones, como copiar y pegar. Cuando seleccione texto en las aplicaciones de Office para iPad, también obtendrá funciones adicionales, según lo que seleccione, incluida la opción de copiar y pegar el formato de una parte de su documento a otra.
Guardando en la Nube
Office para iPad se basa en OneDrive, el almacenamiento en línea de Microsoft, y de forma predeterminada le pide que guarde allí sus documentos. De esta forma, se sincronizarán automáticamente en línea y con sus otros dispositivos, para que pueda reanudar su trabajo desde cualquier lugar. Alternativamente, puede guardar sus documentos en el almacenamiento de SharePoint o OneDrive Professional de su empresa, o simplemente guardarlos localmente en su iPad.
De cualquier manera, para hacerlo, solo toque el ícono de guardar en la esquina superior izquierda de la cinta, o toque la flecha hacia atrás para regresar a la pantalla Archivo. A continuación, verá una pantalla Guardar como en la que puede asignar un nombre al documento y elegir dónde desea guardarlo.
Colaborando con Otros
Una de las mejores características en Office para iPad es que puedes vivir colaborando con otros en tus documentos desde tu iPad. Simplemente toque el ícono de persona en la esquina superior izquierda de cualquier aplicación de Office, luego elija la opción Correo electrónico como Vínculo o Copiar Enlace para enviar un enlace a su documento a cualquier persona. A continuación, pueden abrir el archivo en Office Online en su navegador, o en Office en su Mac, PC o iPad, y coeditarlo en vivo con usted. Podrá agregar anotaciones y comentarios a través de la pestaña Revisar de la cinta en cualquiera de las aplicaciones.
O bien, si simplemente desea enviar una copia de su documento a alguien, tal vez para enviar un documento terminado a su jefe, simplemente seleccione el botón Enviar por Correo Electrónico como archivo adjunto en el panel para compartir. No hay forma de enviar un archivo de Office a otra aplicación en su iPad, por lo que si necesita compartir el archivo en Dropbox u otro servicio compartido, deberá enviarlo por correo electrónico y luego enviarlo a la otra aplicación.
Integrando con Hardware
La mayor limitación de Office para iPad es con hardware adicional. Si tiene un teclado bluetooth externo o un estuche de teclado para iPad, Office si funciona perfectamente con él. Puede escribir texto y datos, moverse con las teclas de flecha (y sí, funciona perfectamente en Excel para moverse por las celdas), copiar y pegar datos, y usar atajos de formato estándar para formatear su texto. Para eso, necesitarás usar atajos de teclado estilo Mac: Comando-I para cursiva, Comando-B para negrita, Comando-U para subrayado, y así sucesivamente.
Luego, con PowerPoint, puede usarlo para mostrar presentaciones en un televisor o proyector, aunque la integración no es perfecta. Si tiene un adaptador, puede conectar su iPad directamente a su proyector, o de lo contrario puede transmitirlo a través de AirPlay a su Apple TV o Mac. PowerPoint no se integra directamente con AirPlay, por lo que deberá usar AirPlay Mirroring para mostrar la pantalla completa de su iPad.
Luego, curiosamente, no hay opción para imprimir documentos desde Office para iPad. En su lugar, como solución alternativa, puede sincronizarlos a través de OneDrive con su Mac o PC e imprimirlos desde allí, o abrirlos en Office.com e imprimirlos en línea. Eso le dará una copia en PDF de su documento, que también puede compartir directamente si lo desea en lugar de imprimirlo.
O, como otra solución alternativa, toque el ícono de compartir y envíe por correo electrónico el documento, luego ábralo en la aplicación de Correo de su iPad e imprímalo desde allí. No es perfecto, y el formato no será tan agradable, pero al menos conseguirá imprimir sus documentos sin necesidad de otra computadora.
Actualización: las aplicaciones de Office para iPad ahora admiten impresión a través de AirPrint. Si tiene una impresora inalámbrica, solo toque el ícono del archivo en la barra de herramientas, seleccione imprimir, luego use las opciones de impresión estándar de iOS para imprimir su documento. Funciona igual que imprimir en cualquier otra aplicación de iPad, incluidas las aplicaciones de iWork.
Poniendo en Uso Office para iPad
Si usó alguna versión reciente de Office, ya debería sentirse como en casa. No hay todas las funciones de Office en estas aplicaciones, pero hay más funciones que en Office Online, y encontrará la mayoría de las funciones que necesitará para la mayoría de los proyectos. Puede ajustar el tamaño del papel, los márgenes, las columnas y los pies de página en Word, agregar tablas y vínculos a datos en otras páginas en Excel y usar bellas transiciones en PowerPoint. Simplemente juegue con las aplicaciones en algunos documentos de muestra y pruebe las funciones para tener una idea de cómo funcionan antes de comenzar a usar Office para iPad en sus documentos comerciales. Es probable que se sienta perfectamente cómodo en menos tiempo del que imaginaría.
Las Alternativas
Si tiene una suscripción a Microsoft Office 365, Office para iPad es la mejor herramienta para editar y crear archivos de Microsoft Office desde su iPad. Sin embargo, si no tienes una suscripción y preferirías algo más económico, todavía hay muchas opciones excelentes para ti. Las aplicaciones iWork de Apple siempre han sido algunas de las mejores aplicaciones para tabletas, y aunque no son 100% perfectas para importar documentos de Office, están lo suficientemente cerca para su uso. Tienen casi todas las características que incluye Office para iPad, y son gratuitas con una nueva. También puede crear documentos nuevos de manera confiable en las aplicaciones de iWork y exportarlos en formatos de Microsoft Office, o compartirlos con las aplicaciones web de iCloud. Además, le permiten imprimir documentos, algo que Microsoft Office para iPad aún no admite.
Entonces, la siguiente mejor opción es usar Office Online de Microsoft, que funciona sorprendentemente bien en el iPad. Simplemente vaya a Office.com, seleccione la aplicación que desea y cree documentos nuevos o abra los existentes desde su cuenta de OneDrive. Hay menos funciones en Office Online que en Office para iPad, pero es gratis y en realidad es bastante agradable. Asegúrese de consultar nuestro tutorial sobre el uso de Office Online si desea aprovecharlo al máximo.
Conclusión
El iPad ha sido un dispositivo de trabajo serio desde su lanzamiento. Las aplicaciones de iWork y las nuevas herramientas de desarrolladores de terceros cubrieron casi todos los nichos de negocio necesarios. Y, sin embargo, siempre faltaba una cosa: Microsoft Office. A pesar de que hay alternativas que son geniales, mucha gente quería Office real en el iPad.
Eso está arreglado ahora. Microsoft Office para iPad está aquí, y es bastante agradable. Le faltan algunas características, pero es al menos tan bueno como las aplicaciones de iWork, con la garantía de compatibilidad con cualquier otra copia de Microsoft Office. Si su empresa o universidad está estandarizada en Office, eso solo es razón suficiente para usar la nueva Office para iPad sobre las alternativas que encontrará en la App Store.
Todas las aplicaciones funcionan bien, y cada característica que se incluye parece funcionar perfectamente en las pruebas iniciales. Nos encantaría saber de usted, sin embargo, si prueba las aplicaciones de Office. Háganos saber en los comentarios a continuación si tiene algún problema al usar las nuevas aplicaciones de Office para iPad, o si le faltan características importantes. Nos encantaría ayudarlo a encontrar soluciones y formas de aprovechar al máximo Office, sin importar dónde la utilice: en su Mac o PC, en la web o ahora en su iPad.
