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En un tutorial reciente hice una introducción a Pages, el procesador de textos de Apple, a menudo ignorado, y traté de demostrar que, a pesar de su interfaz bastante básica, es un software increíblemente poderoso que permite crear una gran variedad de documentos. En este tutorial explicaré Numbers, la respuesta de Apple a Microsoft Excel. Tengo mucha experiencia en el uso de Excel, sobre todo por mi título universitario que requiere que manipulemos datos en Excel y lo admito abiertamente: Numbers no es tan poderoso como Excel en lo que se refiere a características avanzadas.
Dicho esto, sin embargo, Numbers facilita la creación de una agradable y sencilla hoja de cálculo, así como la manipulación de algunos datos, ¡y en este tutorial voy a mostrarte cómo hacerlo!
Para comenzar
Al igual que Pages, Numbers se puede comprar en la App Store por el módico precio de $19,99 dólares, o bien puedes optar por adquirirla preinstalada en tu flamante nueva Mac. Y, al igual que Pages, también es compatible con iCloud para que puedas ver tus hojas de cálculo en todos tus dispositivos.
Numbers viene con algunas plantillas muy bien diseñadas y útiles, incorporadas, que están clasificadas por categorías (por ejemplo, finanzas personales, negocios, educación y así sucesivamente), así que si estás buscando hacer algo rápidamente sin tener que molestarte en diseñar tu hoja de cálculo primero, entonces éstas pueden ser una buena opción para que empieces.
Para este tutorial, sin embargo, voy a empezar con una nueva hoja de cálculo en blanco, así que selecciona la plantilla En blanco para empezar.
Entendiendo el programa
Si has usado un programa de hoja de cálculo antes, entonces Numbers no te debería resultar muy complicado. Las filas están dispuestas horizontalmente y están numeradas, mientras que las columnas están dispuestas verticalmente y están identificadas con letras. Cada hoja de cálculo puede tener un número de hojas y puedes añadir fácilmente otras nuevas, haciendo clic en el botón Hoja de la barra de herramientas.
Puedes elegir un estilo para tu hoja de cálculo haciendo clic en la sección Estilos, ubicada en la esquina inferior derecha de la pantalla. Esto puede facilitar la lectura de tus hojas de cálculo, lo cual es importante, especialmente si presentas muchos datos. Aunque para este tutorial, usaremos el estilo Básico estándar.
Trabajar con datos
Para mostrarte lo que puedes hacer con Numbers, voy a utilizar algunos datos de muestra que corresponden a representantes de ventas de varias regiones de Canadá y los artículos que han vendido. Como puedes ver en la captura de pantalla que aparece a continuación, tengo los títulos de cada conjunto de datos en la fila superior (Numbers los ha colocado convenientemente en negrita, para que pueda verlos con mayor facilidad) y cada conjunto de datos distribuidos a lo largo de las filas.
De momento, los datos están completamente desordenados. Quiero ordenarlos según el número de unidades vendidas por cada representante, para ver cuál es el que mejor se desempeña. Haz clic en Organizar en la barra de herramientas (el cuarto icono desde la izquierda), donde debería aparecer un pequeño cuadro de diálogo:
Aquí, el ajuste predeterminado es ordenar por Región, como puedes ver en la captura de pantalla anterior. Voy a ordenar por Unidades y quiero que el representante de ventas con el mayor número de unidades vendidas esté en la parte superior de la tabla, así que selecciono orden descendente. Asegúrate de que toda la tabla esté ordenada (no sólo las filas seleccionadas) y luego haz clic en Ordenar ahora. Ahora puedes ver que mis datos han sido ordenados por el número de unidades, lo cual me permite ver que los representantes de ventas "Howard" y "Kivell" han vendido cada uno 96 bolígrafos, y juegos de bolígrafos, respectivamente.
Por supuesto, puedes clasificar por cualquier categoría, simplemente debes seleccionar la que quieras del cuadro desplegable, y por valores ascendentes o descendentes (si estás clasificando por orden alfabético, entonces elige ascendente para clasificar tus datos de la A a la Z).
Fórmulas
Aunque no seas un genio en matemáticas, las fórmulas en Numbers te pueden facilitar la manipulación de grandes cantidades de datos. Hay un montón de fórmulas incorporadas a Numbers (¡tantas que esto se tratará con más detalle en un tutorial aparte!), vamos a echar un vistazo a algunas de las básicas.
La suma de las columnas de números es probablemente la fórmula más simple que ofrece Numbers, ¡pero verás que ésta es muy útil! Digamos que quiero sumar mi columna de Unidades, Costo por Unidad y Total. He añadido una fila en blanco en la parte inferior para mis totales (para hacer esto, pasa por encima de la última fila, en mi caso, la fila 44, donde debería aparecer un pequeño botón de flecha. Haz clic en él y selecciona Añadir filas abajo; alternativamente, selecciona la última fila y pulsa Opción + Abajo para añadir una nueva) para poder verlos más fácilmente. Selecciona la celda en la que quieres el total, y escribe lo siguiente:
=SUM(
Probablemente vale la pena hacer una breve pausa para explicar cómo funcionan las fórmulas en Numbers. En resumen, tú defines las celdas con las que te gustaría que trabaje dicha aplicación. Así que, en mi columna Unidades (que es la columna D en este ejemplo), si quisiera que se sumaran los 3 primeros valores, entonces escribiría:
=SUM(D2+D3+D4)
Esta es la forma resumida de sumar:
96 + 96 + 95 = 287
Pero quiero que Numbers sume toda la columna. Por supuesto, podría empezar a escribir:
=SUM(D2+D3+D4+D5+...)
Sin embargo, este método es extremadamente largo. No te preocupes, hay una solución más simple... sólo escribe:
=SUM(D2:D44)
Así se suman todos los datos de las celdas D2-D44 (D44 resulta ser la última celda antes de mi total). Alternativamente puedes empezar a escribir la fórmula y luego seleccionar con el ratón los valores de datos que quieres incluir en el cálculo, como puedes ver en la siguiente captura de pantalla:
Numbers ha resaltado en azul las celdas con las que voy a trabajar. Cuando hayas terminado, haz clic en el pequeño icono verde en el campo de la fórmula (o simplemente pulsa Intro) y el resultado debería aparecer. Este método funciona para otras fórmulas, como PROMEDIO (para encontrar la media de un conjunto de datos), MÍN (para mostrar el valor mínimo), MÁX (para mostrar, lo adivinaste, el valor máximo) y CUENTA (para darte el número de observaciones o conjuntos de datos).
Antes mencioné que quería extender esta fórmula a las otras columnas. Podría hacerlo de forma larga e introducir las fórmulas por separado en cada columna, sin embargo hay una forma más rápida: simplemente pasa el cursor por encima de la esquina inferior derecha de la celda que acabas de utilizar para la fórmula (el cursor debería cambiar a un símbolo de cruz) y luego arrastra a la siguiente columna:
Numbers muestra convenientemente una vista previa del resultado y la fórmula se aplica automáticamente a la siguiente columna. Así que, como puedes ver en la captura de pantalla de arriba, la fórmula =SUM( ha sido aplicada a la columna E y F (mi columna de Costo por Unidad y Total).
Este método de arrastre también puede utilizarse en otros escenarios. Digamos, por ejemplo, que querías una columna con una secuencia, por ejemplo, los meses del año, ahí. Simplemente introduce el primer par de valores (yo suelo utilizar 3, de modo que Numbers reconozca la secuencia rápidamente), es decir, enero 2013, febrero 2013, marzo 2013 y luego haz clic en la esquina inferior derecha de la celda que contiene Marzo 2013 y arrástrala hacia abajo. Numbers continuará automáticamente la secuencia, lo que significa que no tienes que introducir cada valor manualmente.
Las secuencias pueden ser de casi cualquier cosa, desde numéricas (por ejemplo, 1, 2, 3; 2, 4, 6; 10, 20, 30) hasta de días y años. ¡Sólo asegúrate de introducir el primer par de valores para que Numbers sepa qué tipo de secuencia es!
Formato de celdas
Dar formato a las celdas en Numbers es muy fácil de hacer y es bastante similar a Pages. En la parte superior, tienes la barra de herramientas donde puedes cambiar la fuente, su tamaño, el color de fondo y el color de la fuente de tus celdas individuales. También puedes cambiar el formato de los números dentro de las celdas; si te fijas en la captura de pantalla, debajo del icono 1.0 podrás darle formato a tus celdas como un número con dos decimales, el símbolo £ lo hará como una divisa (utilizando la configuración regional predeterminada de tu Mac), el icono % como un porcentaje y el icono de la marca de verificación como una casilla de verificación.
Para opciones de formato de celda más avanzadas, puedes hacer clic en la pequeña flecha hacia abajo que te presentará algunas opciones más (por ejemplo, fechas, horas y divisas alternativas). También puedes aumentar y disminuir el número de decimales haciendo clic en los botones .00 y .0 respectivamente, Numbers redondeará automáticamente cualquier celda según sea necesario.
Exportar tu trabajo
La aplicación te permite exportar tus hojas de cálculo en formato PDF, Excel o CSV. Para ello, sólo tienes que hacer clic en Archivo y luego en Exportar, donde puedes elegir el formato que desees. Si lo guardas en iCloud, aparecerá también en todos tus dispositivos iOS, donde podrás editarlo y todos los cambios se sincronizarán automáticamente. También puedes recuperar versiones anteriores de las hojas de cálculo haciendo clic en Archivo, Restaurar a, y seleccionar Explorar todas las versiones.
Como puedes ver en la captura de pantalla anterior, se te presentará una vista similar a la de Time Machine que te permitirá desplazarte hacia atrás a través de todas las versiones de tu hoja de cálculo. Cualquier cambio que hagas se sincroniza automáticamente, así que si has cometido un error importante y no te apetece pulsar Comando + Z (deshacer) cien veces, ¡la función Versiones puede ahorrarte mucho tiempo!
¡Eso es todo!
¡Felicidades, has terminado con éxito este tutorial! Numbers es, por supuesto, una aplicación muy avanzada que te permite hacer un montón de cosas (demasiadas para cubrirlas en un solo tutorial), así que en futuros artículos cubriré algunas características más específicas. Este está simplemente diseñado para darte una visión general de él y de cómo funciona, especialmente si vienes de trabajar con otra hoja de cálculo, como la Calc de LibreOffice o la Excel de Microsoft.
Espero que te haya sido útil y si necesitas ayuda con cualquier cosa, pregúntame en la sección de comentarios de abajo, ¡con gusto te ayudaré!
