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10 usos increíbles de Automator explicados

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Spanish (Español) translation by Nadia Gonzales (you can also view the original English article)

Este artículo tiene como objetivo darte una rápida visión del potencial de Automator creando algunas aplicaciones de flujo de trabajo muy sencillas y realmente muy prácticas. Muchas de estas aplicaciones tardarán unos segundos en crearse, pero a la larga podrían ahorrarte mucho más tiempo. En el caso de Automator, definitivamente vale la pena tomarse un tiempo para conocerlo. Espero que la creación de estas automatizaciones básicas te dé una visión del potencial de algunas automatizaciones mucho más complejas, e increíbles, que se pueden lograr y que te servirán para ahorrar tiempo.


1. Renombrar un grupo de fotos

Vamos a empezar con una tarea bastante simple. Me gusta tomar fotos, y no siempre soy el mejor organizador. Esto se transforma en un pequeño problema al cabo de un tiempo. Una cosa simple (que a menudo evito, porque no quiero lidiar con ello) para ayudar en la organización, sería una simple convención de nombres de archivos.

Para este flujo de trabajo voy a crear una acción de carpeta. La acción iniciará y actuará sobre cualquier archivo que se guarde en la carpeta. Cuando crees un nuevo flujo de trabajo de Automator, se te preguntará qué tipo de documento quieres utilizar. Selecciona Acción de carpeta y procede.

Photo RenamePhoto RenamePhoto Rename
Renombrar foto, elige la opción Acción de carpeta

Verás un navegador de flujo de trabajo vacío. Lo que quiero, es tener la posibilidad de cambiar el nombre de los archivos y añadir la fecha de creación. Creo que eso debería ayudarme con la organización de mis fotos.

Primero, debes elegir la carpeta a la cual se le asignara esta acción. En la parte superior de la ventana de flujo de trabajo verás el espacio para hacer esto.

Cada acción que necesitemos para esta será guardada en Archivos y Carpetas. Lo primero que tenemos que hacer es renombrar los archivos. Para ello, arrastra Renombrar ítems del Finder a la ventana del flujo de trabajo que estamos creando. Se te preguntará si quieres copiar las imágenes originales o no (haz lo que quieras... yo voy a elegir copiar). La acción Copiar ítems del Finder se añadirá automáticamente al principio del flujo de trabajo.

En la acción Renombrar ítems del Finder selecciona la opción Convertir en secuencial. Elige también la opción de un nuevo nombre. No dudes en personalizar las demás opciones como desees.

A continuación, arrastra otra acción Renombrar ítems del Finder. Esta vez, selecciona la opción Añadir fecha u hora. Ajusta las opciones como quieras.

Photo Rename WorkflowPhoto Rename WorkflowPhoto Rename Workflow
Flujo de trabajo para renombrar fotos

Eso es todo. Arrastra un grupo de fotos y suéltalas en la carpeta a la que acabamos de asignar este flujo de trabajo. Se te pedirá un nombre. Ese nombre, junto con un número y la fecha de creación, será el título de cada foto.


2. Cambiar el tamaño de un grupo de fotos

Siguiendo en la línea de la fotografía, esta automatización te permitirá cambiar rápidamente el tamaño de un grupo de fotos. Crearemos una aplicación para este fin. Selecciona en el nuevo menú la opción Aplicación

Photo Resize - choose Application templatePhoto Resize - choose Application templatePhoto Resize - choose Application template
Cambiar el tamaño de una foto, elige Aplicación como tipo de documento. 

Estamos buscando cambiar el tamaño de las fotos aquí, pero pensemos en los pasos reales que van a estar involucrados y recorramos nuestro flujo de trabajo. Lo primero que tendremos que hacer es poder seleccionar las fotos que queremos redimensionar.

En la sección de Archivos y Carpetas verás Solicitar items del finder en la parte superior de la lista. Arrastra esa acción a la ventana de flujo de trabajo. Esta te pedirá los archivos necesarios. Personaliza el punto de inicio (Comenzar en), si quieres, y asegúrate de activar la opción Permitir selección múltiple.

Quiero mantener mis fotos originales y hacer copias para cambiarles el tamaño. Para ello, agrega la acción Copiar ítems del finder al flujo de trabajo.

Hasta ahora tenemos nuestras fotos seleccionadas y copiadas. Lo que sigue, es lo que hace a esta aplicación algo verdaderamente valioso. Navega en la sección de Imágenes, localiza y arrastra la acción Ajustar imágenes. Puedes seleccionar un tamaño predeterminado aquí. Lo que yo he hecho es habilitar esta acción para indicar el tamaño, ya que me gustaría tener la opción de ajustar esta configuración según sea necesario.

Ahora lo último que necesitamos es encontrar un lugar para poner estas fotos redimensionadas. En el grupo de acción Archivos y Carpetas, localiza y arrastra la acción Nueva Carpeta. También he marcado la opción de indicar un nombre, para poder personalizarlo como me parezca.

Photo Resize WorkflowPhoto Resize WorkflowPhoto Resize Workflow
Flujo de trabajo para cambiar el tamaño de las fotos

Una cosa que me gustaría señalar que es muy útil tener en cuenta, cuando se empieza a trabajar con Automator, es que notarás triángulos que conectan estas acciones entre sí. Lo que una acción crea, se aplica a la siguiente. No todas las acciones tendrán este vínculo, pero muchas sí.

Querrás guardar la aplicación para poder ejecutarla cuando quieras. Te sugiero usar una carpeta dentro de tu directorio de aplicaciones, donde puedas guardar todas tus aplicaciones de Automator. Estas aplicaciones se comportarán como cualquier otra aplicación. Así que, por ejemplo, podrías arrastrarlas a tu Dock si quieres, como podrías hacer con cualquier otra aplicación.


3. Abrir múltiples páginas web

Mi justificación para esta automatización, es que para comenzar mi día, cada mañana, abro el mismo grupo de paginas web. ¿Por qué no crear una aplicación para abrir todas esas páginas de una vez? No hace una gran diferencia, hablando de tiempo, pero te ahorrará algunos clics.

Crea una nueva aplicación y navega a la sección de Internet de la Biblioteca. Arrastra Obtener las URL especificadas a la ventana de flujo de trabajo. Aquí podrás añadir las páginas web que quieras cargar. A continuación, añade la acción Mostrar páginas web y ya está todo listo. Esta es la acción que realmente inicia tu navegador predeterminado con las URL especificadas.

Starting Webpages WorkflowStarting Webpages WorkflowStarting Webpages Workflow
Flujo de trabajo para abrir múltiples paginas web

4. Extraer el texto de un archivo PDF

Este es un uso bastante simple, pero muy práctico, para Automator. Te permitirá extraer el texto de un documento PDF. Vamos a saltar directamente a la construcción de esta aplicación.

Abre una nueva aplicación y navega a la sección PDFs en la biblioteca. Arrastra la acción Extraer texto del PDF a la ventana de flujo de trabajo. Verás varias opciones que puedes configurar.

Entonces, puedes automatizar completamente este proceso y hacer todas las selecciones de una vez, o puedes marcar Mostrar esta acción al ejecutar el flujo en la sección de opciones. Haciendo esto último, podrás elegir las opciones con las que quieres trabajar cada vez que ejecutes la aplicación.

Coloca un archivo PDF en tu nueva aplicación para ejecutar el flujo de trabajo. Si has escogido configurar las opciones con las que quieres trabajar, verás esa ventana, si no, simplemente se ejecutará.

Extract Text from PDF WorkflowExtract Text from PDF WorkflowExtract Text from PDF Workflow
Flujo de trabajo para extraer el texto de un archivo PDF

5. Crear archivos y Carpetas

Este flujo de trabajo te permitirá elegir un documento o una carpeta (o ambos) y crear un archivo. Puedes utilizar esto para ahorrar algo de espacio en el disco duro, o tal vez necesites comprimir algunos elementos antes de adjuntarlos a un correo electrónico.

Abre una nueva aplicación. Primero, queremos que se nos pregunte qué elementos queremos archivar. Para ello, usaremos la acción Solicitar ítems del Finder, que se encuentra debajo de la sección Archivos y Carpetas, en la columna Biblioteca. Arrastra esa tarea a la ventana de flujo de trabajo.

A continuación, agrega Crear archivo; que esta en esa misma sección. Observa que las dos tareas se enlazarán entre sí. Esto indica que la entrada de la primera acción actuará sobre la segunda acción.

Create ArchiveCreate ArchiveCreate Archive
Crear archivo

Una posible variación de esto sería permitir que la acción Crear Archivo se active cuando se ejecute. Esto te permitirá tener un poco más de control en el nombre del archivo y también especificar dónde se guardará.


6. Combinar documentos PDF

La combinación de documentos PDF no es necesariamente muy difícil de lograr, sin embargo, podemos crear una pequeña aplicación con Automator para hacerlo aún más fácil y rápido.

Voy a crear una aplicación que pueda ejecutar para este flujo de trabajo. Primero, tomaremos la acción Solicitar ítems del Finder de la sección Archivos y Carpetas. Arrastra esa acción a la ventana de flujo de trabajo. Luego, se te pedirá que selecciones los archivos que quieres combinar. Puedes seleccionar un punto de inicio (comenzar en) si quieres.

Asegúrate de hacer clic en la opción para seleccionar los Archivos y también marca la casilla para permitir múltiples archivos. Si estamos buscando combinar archivos necesitaremos múltiples archivos, ¿verdad? De lo contrario, esto no sería muy efectivo...

A continuación añadiremos la acción Combinar páginas PDF de la sección de PDF, a la ventana de flujo de trabajo. Esta es la pieza que realmente hace el trabajo, y tenemos la opción de elegir entre añadir páginas o intercalarlas. En este caso vamos a elegir añadir.

Por último, añade la acción Abrir ítems del Finder de la sección Archivos y carpetas, y deja la opción preestablecida; abrir la carpeta en la aplicación predeterminada. Esto abrirá el nuevo PDF usando tu lector predeterminado.

Combine PDF Documents WorkflowCombine PDF Documents WorkflowCombine PDF Documents Workflow
Flujo de trabajo para combinar documentos PDF

7. Salir de todas las aplicaciones

A veces, puedes llegar a un punto en tu trabajo en el que te das cuenta de que tu espacio de trabajo está completamente desordenado, y no tienes idea de lo que tienes abierto y lo que no. Es hora de empezar de nuevo. ¿No sería bueno cerrarlo todo con un clic del ratón? Hagamos una breve aplicación de Automator para que se encargue de eso por nosotros.

Este flujo de trabajo sólo requiere una acción. Crea una nueva aplicación y añade en el flujo de trabajo la acción Salir de todas las aplicaciones, que se encuentra en la sección de Utilidades. Es posible añadir algunas aplicaciones que serían excepciones y permanecerían abiertas cuando la aplicación se ejecute. Tal vez quieras mantener tu cliente de correo electrónico abierto. Añade esa aplicación a la lista y permanecerá abierta.

¡Pon esta aplicación en tu Dock y ejecútala cuando necesites comenzar de cero!

Quit All Applications WorkflowQuit All Applications WorkflowQuit All Applications Workflow
Flujo de trabajo para salir de todas las aplicaciones

8. Copia de seguridad automática

Si no estás realizando copias de seguridad regulares (o incluso si lo está haciendo), aquí tienes otro método realmente simple para realizar automáticamente copias de seguridad de algunos elementos importantes.

Esta aplicación utilizará iCal (Alarma de calendario) para activar la copia de un archivo específico. Crea un nuevo flujo de trabajo, pero esta selecciona el tipo de documento iCal como punto de partida. Haciendo uso de dicha plantilla, podemos activar este flujo de trabajo para que se ejecute basándose en una entrada del calendario.

Automatic Backup - Select iCal templateAutomatic Backup - Select iCal templateAutomatic Backup - Select iCal template
Copia de seguridad automática - Selecciona la plantilla iCal

Todas las acciones vendrán de la sección de Archivos y Carpetas para este flujo de trabajo. Primero, añade la acción Obtener ítems especificados. Añade la carpeta de la que quieres hacer una copia de seguridad a esa acción.

A continuación, agrega la acción Obtener contenido de la carpeta. Esto tomará los archivos de la carpeta que has seleccionado. La última acción que necesitarás es la acción Copiar ítems del Finder. Selecciona la carpeta que deseas utilizar como ubicación de la copia de seguridad. Para esta acción de "copia de seguridad", si es posible, elige una ubicación en otra unidad.

Automatic Backup WorkflowAutomatic Backup WorkflowAutomatic Backup Workflow
Flujo de trabajo de respaldo automático

Cuando guardes el flujo de trabajo, se te pedirá que le pongas un nombre. Luego iCal se abrirá y te permitirá programar la acción para que se ejecute automáticamente. El verdadero potencial de este flujo de trabajo lo podemos obtener al programarlo como un evento recurrente. Sé que no es la solución de respaldo más sofisticada, pero es automática y no cuesta nada más que unos minutos de tu tiempo.


9. Crear un archivo de texto a partir del contenido del portapapeles

Cuando esta aplicación se ejecute, tomará lo que hayas copiado en tu portapapeles y creará un nuevo archivo de texto con esa información.

Crearemos una aplicación para este flujo de trabajo. Comenzaremos agregando la acción Obtener contenido del Portapapeles, de la sección Utilidades, a la ventana de flujo de trabajo. Esto hará lo que dice, tomar el contenido del portapapeles.

A continuación, añade la acción Nuevo archivo de texto. Notarás que aparece una conexión con la primera acción. Esto significa que la información que contiene la primera acción se aplicará a esta acción.

Seleccioné la opción de mostrar la acción cuando se ejecuta. Esto nos permitirá nombrar el archivo de texto como queramos y también elegir una ubicación para guardarlo. Si quieres agilizar un poco más las cosas, sólo tienes que configurar estas opciones de antemano y no mostrar la acción cuando se ejecuta.

Clipboard to Text WorkflowClipboard to Text WorkflowClipboard to Text Workflow
Flujo de trabajo para crear un archivo de texto a partir del contenido del portapapeles

10. Convertir texto del portapapeles en Audio

Puede haber varios casos en los que esto puede ser útil. Esta aplicación tomará el texto que ha sido copiado en el portapapeles y creará un archivo de audio. De hecho, esto te permite escuchar un documento, por ejemplo. Dicha posibilidad resulta ser muy útil para personas con problemas de visión.

Crea una nueva aplicación y localiza la acción Obtener contenido del portapapeles, abajo de la sección de Texto. Arrastra esa acción a la ventana de flujo de trabajo. A continuación, ve a la sección texto, y arrastra la acción De texto a Archivo de Audio.

Verás algunas opciones que puedes personalizar. Puedes seleccionar la voz que te leerá el texto. Voy a marcar la opción de mostrar la acción cuando el flujo de trabajo se ejecute, de nuevo, para poder tener la posibilidad de nombrar y guardar cada archivo como quiera. Una vez más, esto es algo que puede ser configurado, pero como habrás notado, me gusta tener un poco de control sobre mi automatización.

Clipboard to Speech WorkflowClipboard to Speech WorkflowClipboard to Speech Workflow
Flujo de trabajo para convertir texto del portapapeles en Audio

Conclusión

Espero que este post te haya dado algunos buenos ejemplos no sólo para saber más de Automator, sino también para ayudarte a mejorar tu proceso de trabajo actual y quizás darte algunas ideas para tus propios flujos de trabajo. Automator es una utilidad muy poderosa a la que todos tenemos acceso y que realmente deberíamos aprovechar.

Es muy conveniente pasar un poco de tiempo aprendiendo cómo funciona. Al hacer esto, y construir varios flujos de trabajo, ¡podrías ahorrar mucho tiempo en tu trabajo diario!

Me gustaría mencionar que Josh Johnson escribió un tutorial más profundo sobre Automator en Mac.Appstorm, hace un tiempo, el cual te llevará a través de todos los entresijos de la utilidad. Es un excelente punto de partida si eres completamente nuevo en el uso de Automator, o si simplemente quieres un poco más de información de la que proporciona en este artículo.

Y si quieres encontrar más utilidades para Mac, que te ayuden a mejorar tu productividad, echa un vistazo a la selección en Envato Market.

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