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El abc de Contactos: Una guía para principiantes de Contactos en Mac

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Spanish (Español) translation by Nadia Gonzales (you can also view the original English article)

Contactos es un elemento común en la mayoría de los docks de los usuarios de Mac, y su propósito es simple: la libreta virtual de direcciones contiene toda tu información de contacto para que la revises y la complementes en cualquier momento, incluso en otras aplicaciones cuando sea necesario. Sin embargo, esta sencilla aplicación es mucho más que eso y en este tutorial te mostraré por qué Contactos es una potente aplicación de administración de contactos.


1. Conociendo la aplicación Contactos

Contactos, conocida como Agenda antes del lanzamiento de Mountain Lion, es la aplicación de contactos del sistema OS X. Cada persona o empresa que guardes en la aplicación Contactos se almacenará en una tarjeta, que permite recopilar una variedad de información sobre ellos, incluyendo números de contacto, direcciones de correo electrónico y campos personalizados (Explicaré esto más adelante).

Cuando añadas un nuevo contacto, podrás introducir información básica como el nombre y la empresa en la que trabaja. Si quieres, puedes incluso hacer una tarjeta para una empresa, y optar por usar un nombre corporativo, en lugar de uno tradicional. Una tarjeta está compuesta por esta información.

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Cada tarjeta puede estar compuesta de mucha o poca información, dependiendo de lo que quieras. Cuando hayas seleccionado un campo, puedes usar el menú desplegable junto al área de introducción de texto para definir con más detalle el contenido, como por ejemplo cambiar entre introducir las direcciones de casa/trabajo o especificar el usuario en una red social para el contacto.

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La aplicación Contactos reúne todas estas tarjetas en un solo lugar accesible, unificando toda la información que tienes sobre tu familia, amigos y otros contactos.


2. Más allá de lo básico

Por defecto, Contactos te ofrece una forma sencilla de añadir contactos personales mediante una plantilla predeterminada. Pero espera, ¡hay más!

Personalización de la plantilla por defecto

Al crear un nuevo contacto, la tarjeta se configurará según una plantilla predeterminada. Puedes personalizarla yendo a Contactos > Preferencias y seleccionando la pestaña Plantilla. Puedes usar esta opción para añadir y eliminar campos, por ejemplo si no usas con mucha frecuencia el campo URL, pero sí asignas con frecuencia nombres de usuario de Twitter, te resultará mucho más fácil.

Contacts templateContacts templateContacts template

Marcar un contacto como una compañía

También puedes crear contactos para una empresa, en los que asignas la dirección de correo electrónico, los números de teléfono y otros datos de una organización en lugar de una persona.

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La creación de un contacto de empresa se realiza de la misma manera que el de una persona. Todo lo que tienes que hacer es marcar la casilla de verificación Empresa al editar la tarjeta o seleccionar Tarjeta > Marcar como empresa.

Importar/Exportar

Contactos tiene un método incorporado de importación y exportación de tus contactos, el cual te permite mover tu información entre aplicaciones, servicios y máquinas.

Para importar múltiples contactos (a través de tipos de archivo compatibles como *.abbu) o en forma individual (a través de una vCard), dirígete a Archivo > Importar, selecciona el archivo que contiene tus datos de contacto y presiona Abrir.

Contacts importContacts importContacts import

Para exportar tus contactos, haz clic en Archivo > Exportar > Archivo de Contactos, establece un nombre para el archivo y pulsa Guardar. Así se guardará toda tu lista de contactos como un archivo *.abbu que podrás usar y compartir, o convertirlo en un archivo *.csv con una aplicación como AB2CSV. También puedes exportar un contacto individual como vCard, ya sea arrastrando el nombre de tu contacto fuera de la lista y soltandolo en el Finder, o haciendo clic en Archivo > Exportar > Exportar vCard.


3. Sincronización

Aunque la aplicación Contactos puede funcionar de forma independiente de cualquier servicio basado en la nube, almacenando tus contactos localmente en la Mac, hay varias opciones para sincronizar con servicios y otros dispositivos, como iCloud.

iCloud

iCloud de Apple ofrece una forma sencilla de mantener tus contactos sincronizados, especialmente si tus otros dispositivos móviles funcionan con iOS. Al sincronizar con iCloud, también podrás acceder a tus contactos a través de la aplicación Contactos de iCloud.com.

Para empezar, dirígete a la aplicación Preferencias del Sistema y navega al panel de iCloud. Desde allí, debes iniciar sesión con tu ID de Apple (si aún no lo hiciste) y luego marcar la casilla de verificación Contactos para habilitar la sincronización.

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A partir de ese punto, la sincronización de iCloud es bastante automática y se explica por sí misma: al añadir o editar un contacto en tu Mac, los cambios se aplican a tus dispositivos iOS o a la web, y viceversa.

Google

La alternativa más popular a iCloud es Google, y Contactos tiene una opción incorporada para sincronizarse con ella. En primer lugar, ve a Contactos > Preferencias y selecciona la pestaña Cuentas. Luego, selecciona la opción Sincronizar con Google.

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Tendrás que aceptar una breve cláusula de exención de responsabilidad en la que se detallan las consecuencias que puede tener la sincronización de tus contactos con Google, y luego, después de eso, introducir las credenciales de tu cuenta de Google para iniciar el proceso. Inmediatamente después de introducir las credenciales, tus contactos se subirán a la nube de Google y verás que cualquier cambio que se ejecute en los contactos se reflejará de forma instantánea, tanto en la aplicación web de contactos de Google, como en cualquier otro dispositivo que esté sincronizado a través de la nube.

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Otras cuentas

iCloud y Google son las dos opciones de sincronización "preferidas" para las que Contactos tiene opciones nativas y de marcación. Sin embargo, Contactos puede ser sincronizada con cualquier cuenta de servidor CalDAV, Exchange o LDAP. Para configurar alguna de estas, dirígete de nuevo a la pestaña Cuentas en Contactos > Preferencias y selecciona el botón + en la esquina inferior izquierda.

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Siempre que sepas tus credenciales de inicio de sesión personales y cualquier información necesaria del servidor, Contactos te guiará a través de la autenticación y comenzará a sincronizarte con tu respectivo servicio.

Lectura adicional

iCloud, Google y los servidores de terceros son tres de las principales opciones para la sincronización. Sin embargo, hay más y si quieres consultar una guía completa para sincronizar tus contactos, Paula DuPont tiene un tutorial, Sincroniza y administra tus contactos en la Agenda, que cubre eso en profundidad.


4. Grupos

Es probable que no todos tus contactos pertenezcan al mismo grupo. Puede que tengas contactos de trabajo, vida social, familia o de cualquier otro tipo. Afortunadamente, Contactos se adapta a esto con la opción de separar las tarjetas de contacto en diferentes grupos personalizados.

Grupos manuales

Para crear un nuevo grupo, ve a Archivo > Nuevo Grupo. Si aún no se mostraba, aparecerá una columna a la izquierda de la aplicación Contactos, con una lista de todos tus grupos (puedes cambiar la visualización de esta utilizando los tres botones de la parte inferior de la aplicación). Aquí, podrás cambiar el nombre de tu nuevo grupo haciendo doble clic.

Manual GroupingManual GroupingManual Grouping

Para agregar contactos al nuevo grupo, ve a Todos los contactos y arrastra y suelta los nombres de tus contactos en el grupo en el que quieres que se coloquen. ¡Es así de fácil!

Grupos inteligentes

Contactos también tiene una función genial llamada Grupos inteligentes. Al igual que las Listas de reproducción inteligentes de iTunes, los Grupos inteligentes crean grupos dinámicos basados en criterios personalizados que tú defines, como el nombre de la empresa o la ciudad. Así, por ejemplo, podrías crear un Grupo Inteligente para tu empresa y hacer que Contactos introduzca continuamente todas las tarjetas que crees y que estén asignadas a esa empresa.

Smart GroupSmart GroupSmart Group

Para crear un nuevo Grupo inteligente, primero ve a Archivo > Nuevo grupo inteligente. Aparecerá una ventana y podrás nombrar tu grupo inteligente y establecer las condiciones. Por defecto, estas sólo tendrán un campo, pero puedes añadir más haciendo clic en el signo más a la derecha.

Además, puedes elegir todas tus condiciones o sólo una parte de ellas, lo que te permite, por ejemplo, añadir varias empresas o varios estados.

Smart Group resultSmart Group resultSmart Group result

Puedes crear varios Grupos Inteligentes y todos ellos aparecerán bajo un título separado de Grupos Inteligentes en la columna de grupos.

Listas de distribución

Cuando creas un nuevo grupo, también lo puedes utilizar como lista de distribución en otras aplicaciones como Mail. No tienes que hacer nada adicional para ello; una vez que hayas creado un grupo utilizando cualquiera de los métodos mencionados, puedes ir directamente a Mail y redactar un nuevo correo electrónico utilizando tu grupo como lista de distribución.

Mail GroupMail GroupMail Group

Sin embargo, puede haber ocasiones en las que se tengan múltiples datos de contacto para un solo contacto. En la aplicación Contactos, al ir a Edición > Editar lista de distribución aparecerá una lista de tus grupos, los contactos dentro de ellos y su correo electrónico, número de teléfono y dirección. Al hacer clic en el correo electrónico/teléfono/dirección de un contacto, se pondrá en negrita y se seleccionará esa entrada para su uso en la lista de distribución. Así que, cuando envíes un correo electrónico usando una lista de distribución, tu contacto lo recibirá a través de la dirección que esté en negrita.


5. Compartir

Cuando llegue el momento en que quieras compartir alguna información de contacto, te alegrará saber que Contactos tiene algunas opciones incorporadas para hacer esto, y ellas hacen que el proceso sea increíblemente sencillo.

En la parte inferior de cualquier tarjeta de contacto, al seleccionar el botón de acción podrás exportar una vCard (el formato estándar de las tarjetas de contacto digitales) y enviarla fácilmente a través de correo electrónico, mensajes o la función AirDrop de OS X.

SharingSharingSharing

Si prefieres exportar tu vCard manualmente para usarla con otra aplicación o compartirla a través de otros medios, al hacer clic en el nombre del contacto en tu lista y luego arrastrarlo y soltarlo en tu escritorio, o en una ventana del Finder, se creará una copia para que la uses.

vCard ExportvCard ExportvCard Export

Personalización de vCards

Puedes personalizar un poco tus vCards en la pestaña vCard ubicada en Contactos > Preferencias. En este panel, puedes elegir la versión de vCard si hay problemas de compatibilidad con la aplicación en la que quieres usar la tarjeta, además de elegir si se incluyen notas y fotos en la tarjeta exportada.


¡Ahora eres un genio de Contactos!

En este tutorial he explicado muchas de las características que ofrece Contactos. Te mostré cómo puedes introducir tus contactos, ya sean nuevos o importados, en la aplicación Contactos y cómo puedes personalizar las tarjetas de contactos según tus necesidades particulares.

¿Tienes algún consejo o truco para trabajar con Contactos? ¡Háznoslo saber en la sección de comentarios!

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