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Introducción a Microsoft OneNote

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This post is part of a series called Going Paperless.
Evernote for Beginners: The Basics of the Most Popular Notebook App
Quick Tip: Digitally Insert Signatures into Documents Using Preview

Spanish (Español) translation by Andrea J (you can also view the original English article)

Hay una aplicación de bloc de notas que es tan diferente de todas las demás que es casi imposible de describir. Esa aplicación es OneNote de Microsoft. Es una aplicación de bloc de notas de formato libre que se diseñó originalmente para Tabletas, pero que finalmente se convirtió en una plataforma de notas que se ejecuta en todas las plataformas y está integrada con los servicios en línea que ya utilizas. Y ahora es gratis y te permite colaborar en notas con cualquier persona, lo que la convierte en una nueva herramienta de notas muy atractiva.

Si tienes curiosidad sobre OneNote y te gustaría probarlo, o necesitas colaborar con alguien en un bloc de notas de OneNote y lo encuentras confuso, aquí tienes todo lo que necesitas para comenzar con OneNote. En este tutorial, aprenderás a crear notas de forma libre, organizar todo, guardar automáticamente información en línea y obtener más funciones de la versión para PC.

Conceptos básicos de OneNote

OneNoteOneNoteOneNote
OneNote Online, con las funciones básicas que se encuentran en todas las aplicaciones de OneNote.

OneNote se parece un poco a Microsoft Word a primera vista, y por una buena razón: es parte de Microsoft Office y recientemente se lanzó de forma gratuita con aplicaciones para Mac, iOS y Android, además de la aplicación original de Office para PC. Tiene la conocida cinta de Office en la parte superior de la ventana con las herramientas de edición de texto estándar, y una lista de las secciones de tu bloc de notas en pestañas en la parte superior de la ventana en Mac y PC y en la barra lateral en la web y dispositivos móviles. En el centro de la pantalla, hay un lienzo en blanco para tus notas.

Necesitarás dos cosas para empezar a usar OneNote: una cuenta Microsoft y una de las aplicaciones de OneNote que puedes descargar gratis desde OneNote.com. O simplemente haz clic en el enlace Iniciar sesión en la parte superior de OneNote.com y podrás comenzar a usar OneNote en línea.

La parte más importante de OneNote son tus notas. Pulsa el botón Nueva página para iniciar una nueva página y verás un espacio en la parte superior para escribir un título, con la fecha de hoy y la hora actual rellenada automáticamente. Escribe el título de tu nota, luego pulsa Volver para comenzar a escribir una nota. O simplemente haz clic en cualquier parte de la página, y podrás empezar a escribir allí. A diferencia de casi todas las demás aplicaciones de escritura, no es necesario que mantengas tu texto en una columna. En su lugar, simplemente haz clic en cualquier lugar y comienza a escribir, y tu texto estará incluido en un pequeño cuadro que puedes cambiar de tamaño o mover en la página como quieras, como verás alrededor de la lista en la siguiente imagen.

Notetaking basics in OneNoteNotetaking basics in OneNoteNotetaking basics in OneNote
La función de la firma de OneNote te permite escribir en el lugar que quieras de tu nota.

Eso es tomar notas de forma libre en OneNote. Ahora puedes insertar una imagen y moverla de la misma manera, y cambiar el tamaño del texto para que se ajuste a su alrededor de la forma que quieras. Puedes hacer una lista rápidamente escribiendo un guión seguido de lo primero en tu lista, y automáticamente OneNote lo convertirá en una lista cuando pulses regresar en tu teclado, y luego, puedes arrastrar los puntos y reorganizarlos en el orden que quieras. O puedes hacer una tabla escribiendo la primera entrada, luego presionando la tecla de tabulación y OneNote la convertirá en una tabla.

Tus notas podrían complicarse rápidamente de esta manera, pero también pueden ser mucho más creativas que tus notas estándar en Evernote. Hay herramientas de formato de texto en la parte superior de la pantalla, como se mencionó anteriormente, para que puedas colorear y resaltar tu texto, y usar estilos de encabezado para organizar tu información y hacer que se destaque. También hay etiquetas, que en OneNote son pequeñas imágenes de estilo emoji que aparecerán al comienzo de la línea de texto donde las agregues. Puedes agregar estrellas, casillas de verificación y mucho más para hacer listas de tareas pendientes y demás.

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Etiquetas en OneNote

Esos son los conceptos básicos absolutos de OneNote: notas de forma libre que pueden funcionar como quieras. Se sincronizan a través del servicio OneDrive de Microsoft, por lo que puedes ver tus notas en cualquiera de tus dispositivos. Es una excelente manera de mantenerte al día con toda tu información de la manera que tenga más sentido para ti.

Organiza y encuentra tus notas

Muchas aplicaciones de bloc de notas más recientes se basan en etiquetas para la organización, pero en OneNote encontrarás las metáforas de bloc de notas más tradicionales en el trabajo para ayudarte a mantenerte organizado. Tiene tantos blocs de notas como quieras, cada uno con secciones, páginas y subpáginas. Los blocs de notas deben usarse para áreas temáticas amplias, y como puedes compartirlos con otros, son una gran manera de dividir tus notas, por ejemplo, entre temas de trabajo, familia y personales, o lo que sea que funcione para ti.

Dentro de cada bloc de notas, tienes secciones para cada tema, que aparecen como pestañas en la parte superior de tu ventana o como pestañas laterales en OneNote en línea. Haz clic en las pestañas para cambiar entre las secciones del bloc de notas o pulsa el icono + al final de la lista para agregar una nueva sección. Haz doble clic en una sección para cambiarle el nombre o haz clic con el botón derecho para cambiar el color de la pestaña. Y si quieres aún más organización, puedes agrupar pestañas en un grupo de pestañas para organizar blocs de notas grandes.

Ahora, todo se reduce a las páginas. Dentro de cada sección, tendrás las páginas que ya vimos con una página por nota. Simplemente pulsa Control-N o Comando-N para crear una nueva página, o haz clic en el botón Agregar página en la parte superior de tu lista de páginas. La nota más antigua aparecerá en la parte superior, y las nuevas se agregarán debajo, pero puedes arrastrar y soltar páginas en el orden que quieras. Incluso puedes agrupar páginas en una página como una subpágina; para hacerlo, selecciona las páginas que quieras, haz clic con el botón derecho y selecciona la opción Crear subpágina...

Esto te da 5 niveles de jerarquía de notas (bloc de notas, grupo de secciones, sección, página, subpágina) para mantener todo organizado.

Organize notes in OneNoteOrganize notes in OneNoteOrganize notes in OneNote
Secciones en OneNote

Un buen bloc de notas digital debería obligarte a localizar manualmente tus notas, razón por la cual la búsqueda es tan importante. Simplemente pulsa Control-F o Comando-F o toca el cuadro de búsqueda en OneNote para comenzar a buscar en todas tus notas. En OneNote en línea solo buscarás dentro del bloc de notas y la sección que tienes actualmente abierta, mientras que en las otras aplicaciones de OneNote puedes buscar en todos tus blocs de notas. OneNote buscará a través de tu texto e imágenes OCRed en tus notas, y mostrará todos los resultados en una lista que incluye los nombres del bloc de notas y la sección. Haz clic en un resultado para obtener una vista previa y la lista de búsqueda permanecerá abierta para que puedas saltar rápidamente a otro resultado de búsqueda si es necesario.

Search through notesSearch through notesSearch through notes
La búsqueda de OneNote hace que sea fácil encontrar cualquier cosa en todos tus blocs de notas

Si eliminas accidentalmente una sección importante de una nota, no te preocupes. Siempre puedes ver las versiones anteriores de todas tus notas en OneNote Online y en tu PC. Simplemente haz clic en la pestaña Archivo, selecciona Información y luego haz clic en el botón Versiones anteriores. Luego, verás las subpáginas debajo de cada una de las páginas del bloc de notas, una para cada versión que se guardó completamente con su fecha y el autor que realizó los cambios. Después, puedes copiar los datos de la nota o restaurar la página completa y anular tu versión actual.

Roll-back to previous versions of notesRoll-back to previous versions of notesRoll-back to previous versions of notes
Volver a versiones anteriores de cualquier nota en OneNote en línea

Colaborar con OneNote

Una de las mejores características de OneNote es que puedes compartir un bloc de notas completo con cualquier persona, y permitir que vean o editen tus notas contigo. Para ello, haz clic en el botón Compartir en la esquina superior de la aplicación o haz clic en la pestaña Archivo y selecciona Compartir. Luego, puedes elegir copiar un enlace que le permita al destinatario ver tus notas, o uno que le permita ver y editar las notas contigo, o puedes invitarlo directamente por correo electrónico.

Share notebooks in OneNoteShare notebooks in OneNoteShare notebooks in OneNote
Comparte un bloc de notas completo con cualquier persona en OneNote y colabora en tus notas.

Tus colaboradores pueden ver las notas en OneNote en línea y, después, pueden editarlas en línea o abrirlas en su propia aplicación. Luego, verás quién escribió y editó qué con pequeñas anotaciones de autor en los lados de tus notas, y si algo se estropea, siempre puedes volver a una versión anterior de tus notas. Esa es una excelente manera de colaborar con otros en la recopilación de información y más.

Sin embargo, ten en cuenta que estás compartiendo todo el bloc de notas, así que asegúrate de no tener ningún dato personal o confidencial en los blocs de notas que compartes, especialmente si los compartes a través de un enlace.

Integrar OneNote con otras aplicaciones

La mejor novedad de OneNote es que puedes integrarlo con otras aplicaciones que ya uses, y es la forma más fácil de guardar todo lo que quieras recordar en Evernote. Puedes enviar cualquier correo electrónico a OneNote, por ejemplo, reenviar un correo electrónico que te gustaría archivar, enviando un correo electrónico desde tu cuenta a me@onenote.com después de configurar tu dirección de correo electrónico.

También puedes instalar el bookmarklet clipper para guardar páginas web en OneNote. Ve a la página clipper de OneNote y arrastra el botón Recortar a OneNote a la barra de marcadores de tu navegador. Ahora, cuando visites un sitio que quieras guardar, simplemente haz clic en el botón Recortar a OneNote en la barra de marcadores, y guardará la página en tu cuenta de OneNote automáticamente.

Entonces, ahora puedes usar IFTTT con OneNote, que te da una manera fácil de guardar tus tweets o artículos favoritos de Instapaper o cualquier otra cosa en OneNote automáticamente. También puedes agregar OneNote a tu cuenta de Feedly para guardar tus artículos RSS en OneNote, o integrarlo con tu escáner Doxie y guardar todos tus documentos escaneados en OneNote. Y si eres desarrollador, incluso puedes usar su API para crear tus propias integraciones de OneNote.

Integrate OneNoteIntegrate OneNoteIntegrate OneNote

Ten en cuenta que todas las notas que guardes con las aplicaciones, el correo electrónico y clipper se guardarán en la pestaña Notas sin archivar de tu bloc de notas predeterminado, y no hay forma de no tenerlas guardadas automáticamente en otro lugar.

ROC, Digital Ink y más en el PC

OneNote tiene incluso más poder que solo notas de formato libre, uso compartido e integraciones con otras aplicaciones. También le puedes aplicar ROC (Reconocimiento Óptico de Caracteres) a tus imágenes para que puedas buscar texto en ellas o incluso copiar el texto con ROC para usarlo en otras aplicaciones, junto con Digital Ink y soporte de escritura a mano que lo hacen aún más como un bloc de notas de papel inteligente. Incluso tiene plantillas de página, archivos adjuntos, grabación de audio y video, un editor de ecuaciones y mucho más.

El único problema es que todas estas características solo están en OneNote para Windows. Si tienes un PC, descarga la aplicación OneNote gratuita y sincroniza tus blocs de notas para obtener estas funciones adicionales en tu PC. Una vez que los blocs de notas de OneNote de OneDrive estén sincronizados con tu PC, deja OneNote abierto durante un tiempo, ya que reconocerá el texto de tus imágenes. Luego, sincronizará ese texto con OneDrive y ya puedes buscar texto en las imágenes mediante cualquiera de las aplicaciones de OneNote. O, en tu PC, haz clic con el botón derecho en una imagen y selecciona Copiar texto de la imagen para copiar el texto que OneNote detectó en la imagen y utilizarlo por tu cuenta.

OneNote on WindowsOneNote on WindowsOneNote on Windows

De la misma manera, puedes crear nuevas páginas usando las Plantillas de página en OneNote en el PC, luego sincronizar tus blocs de notas y la nueva plantilla aparecerá en las otras aplicaciones. Agrega multimedia y archivos, y se mostrarán en el PC, pero pueden aparecer o no en las otras aplicaciones. Y, si tienes una Surface u otro PC con pantalla táctil, puedes usar la escritura a mano en tus notas y la escritura original o el texto que OneNote reconoce también se sincronizará con tus otras aplicaciones de OneNote.

En general, la aplicación OneNote para PC tiene muchas más funciones, y si quieres esas funciones en tus notas, puedes sincronizarlas con el PC, agregar esos extras allí y luego volver a sincronizarlas para obtenerlas en parte en las otras aplicaciones de OneNote. .

Conclusión

OneNote puede tener una década de antigüedad, pero sus nuevas aplicaciones e integraciones le dan un nuevo comienzo a la aplicación de notas más única disponible. Con blocs de notas, secciones, páginas y subpáginas, junto con herramientas de edición de forma libre que te permiten colocar tu contenido en cualquier lugar y etiquetas gráficas que son muy diferentes de las etiquetas de cualquier otra aplicación, puede ser abrumador cuando lo pruebes por primera vez. Pero si alguna vez te has sentido atrapado por las limitaciones de otras aplicaciones de notas, OneNote podría ser la aplicación para ti.

Si no usas Windows, no obtendrás todas las características de OneNote, pero en su mayor parte, incluso los conceptos básicos de las aplicaciones móviles y web son suficientes para permitir que OneNote reemplace cualquier otra aplicación de notas que ya estés usando. Tómalo como una unidad de texto, usa los anteriores consejos para empezar a organizar tus notas y guarda automáticamente información importante en OneNote, y si tienes algún inconveniente, deja un comentario en la parte de abajo.

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