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Deja de usar papel con Doxie

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This post is part of a series called Going Paperless.
How to Start Going Paperless
Turn Evernote Into the Ultimate Paperless System With Scanned PDFs

Spanish (Español) translation by steven (you can also view the original English article)

Si deseas reducir tu desorden de papel y digitalizar tus antiguos extractos bancarios y recibos, un escáner Doxie es definitivamente el camino a seguir. En esta guía, te mostraremos cómo aprovechar al máximo tu Mac y Doxie.


¿Qué es Doxie?

Doxie es una gama de escáneres móviles. A diferencia de los escáneres tradicionales donde levantas una tapa y colocas el papel boca abajo, los escáneres Doxie no son plataformas planas. En cambio, funcionan como una máquina de fax: colocas el papel en el borde del escáner y Doxie lo alimenta automáticamente. También hay una guía de papel ajustable para que puedas escanear cualquier cosa, desde páginas de revistas grandes hasta recibos impresos.

Doxie está diseñado para permitirte hacer una cosa: escanear. El escaneo no debe ser una tarea rutinaria y debe ser lo más simple posible. En lugar de jugar con DPI, resolución y cualquier otro tipo de configuración que tenga la mayoría del software de escaneo, Doxie administra todo esto automáticamente. El truco realmente bueno es que, a diferencia de la mayoría de los escáneres, no necesitas una computadora para comenzar a escanear e incluso puede funcionar con baterías AAA (por lo que es realmente móvil). Contiene una ranura para tarjeta SD y Doxie guarda automáticamente todo lo que escanees en una tarjeta SD. También obtienes una tarjeta SD de 2GB en la caja.

Doxie is a small portable scanner that makes going paperless painless!Doxie is a small portable scanner that makes going paperless painless!Doxie is a small portable scanner that makes going paperless painless!
Doxie es un pequeño escáner portátil que hace que dejar de usar papel sea indoloro.

El software de escaneo Doxie que lo acompaña hace que la importación de escaneos sea muy fácil; profundizaremos en eso un poco más tarde.

Doxie ofrece tres modelos, Doxie, Doxie One y Doxie Go. Tienen un precio de $149, $149 y $199 respectivamente.

Consejo: Cada Doxie tiene algunas características únicas, así que para decidir cuál es el mejor para ti, visita la guía de comparación de Doxie.


Dejar de usar papel

Probablemente escuches que esta frase se usa bastante, básicamente significa que, en lugar de hurgar en una gran cantidad de documentos que has archivado (como extractos bancarios, recibos, cartas, ese tipo de cosas), los escaneas y creas una copia digital que hace que encontrar lo que necesitas sea realmente fácil. Esto tiene una serie de beneficios que lo convierten en algo que todo el mundo con cualquier cantidad de papeleo debería hacer...

Una copia digital

A menos que tengas fotocopias de todos tus documentos, es probable que no tengas copias de ellos almacenados en ningún lado. El papel no es exactamente conocido por su robustez y cuando entra en contacto con casi cualquier cosa, se desmorona. Tener una copia digital de los documentos importantes significa que si algo desagradable le sucede a tus documentos (o en circunstancias terriblemente desafortunadas, tu hogar), tendrás una copia digital de cualquier documento que de otro modo hubieras perdido. Un ejemplo sería algo así como tu certificado de nacimiento o información financiera importante.

Copia de seguridad en la nube

Hay tantos servicios que te permiten almacenar documentos en la nube que significa que si algo le sucede a tus documentos o a tu hogar que hubiera afectado tu Mac, tus documentos importantes aún estarán respaldados. Servicios como Dropbox, Evernote e incluso el propio servicio en la nube de Doxie (más sobre eso más adelante) brindan una manera no solo de sincronizarlos entre dispositivos sino que también ofrecen redundancia a algo desafortunado.

Búsqueda instantánea

¿Cuántas veces has entrado en pánico porque no pudiste encontrar un documento importante, solo para descubrirlo meses después? Yo he pasado por eso. Pensé que había perdido el documento de registro de mi automóvil, solo para descubrir (después de tener que pedir un reemplazo) que se archivó en el "seguro" por error.

Búsqueda de texto

Dejar de usar papel significa no solo encontrar documentos por su nombre, sino que la mayoría del software de escaneo (incluido el Doxie) ofrece algo llamado OCR: reconocimiento óptico de caracteres. Esto significa que podrás buscar el texto en la mayoría de los documentos escaneados. Esto solo hace que dejar de usar papel sea obvio.

Sugerencia: ¡Dejar de usar papel no significa que puedas tirar tus documentos existentes! Simplemente significa que puedes archivarlos y olvidarte de ellos. Cuando necesites encontrar algo, primero puedes buscar en tu Mac.


¡Vamos a dejar de usar papel!

Preparando

Asegúrate de que tu Doxie esté enchufado (o si está funcionando con batería, que esté cargado) y que tienes instalada la última versión de Doxie para OS X (disponible en su página de descargas).

Nota: El resto de esta guía supondrá que tienes un escáner Doxie (yo uso un Doxie One) y una tarjeta SD conectada.

Paso 1: Escanea tu documento

Para comenzar a escanear, simplemente enciende el escáner y espera a que la luz de encendido se ilumine en verde. Cuando la luz parpadea, significa que está ocupada. Cuando es sólida, está listo para usarse.

Ajusta la guía del papel al tamaño de tu documento y colócalo boca arriba en el borde del escáner, moviéndolo lentamente hacia la alimentación. Doxie debería tomar el documento y escanearlo. Si es de doble cara o tiene varias páginas, escanea las páginas consecutivas de una en una, de la misma manera que acabas de escanear la página uno.

Scan your items with Doxie which will automatically save them to the SD cardScan your items with Doxie which will automatically save them to the SD cardScan your items with Doxie which will automatically save them to the SD card
Escanea tus artículos con Doxie, y los guardará automáticamente en la tarjeta SD

Paso 2: Transferir a tu Mac

Inicia la aplicación Doxie en tu Mac. Puedes transferir tus escaneos a tu Mac de dos maneras:

  • Conectando tu Doxie a través de USB
  • Si tienes un Doxie One y una Mac con una ranura para tarjeta SD incorporada, simplemente puedes colocar la tarjeta en la ranura SD y no tener que conectar el escáner.
Doxie determines if the scans need to be importedDoxie determines if the scans need to be importedDoxie determines if the scans need to be imported
Doxie determina si los escaneos deben importarse

De cualquier forma que elijas, la aplicación Doxie detectará los elementos escaneados y ofrecerá importarlos. Antes de importarlos, tienes la opción de ajustar la configuración de importación haciendo clic en el botón Configuración. De manera similar a cómo iPhoto puede manejar la importación de fotos, puedes optar por que la aplicación Doxie elimine las importaciones de la tarjeta y omita cualquier duplicado.

You can specify how Doxie handles importing scanned items, similar to how iPhoto manages importing photosYou can specify how Doxie handles importing scanned items, similar to how iPhoto manages importing photosYou can specify how Doxie handles importing scanned items, similar to how iPhoto manages importing photos
Puedes especificar cómo Doxie maneja la importación de elementos escaneados, de manera similar como lo hace iPhoto en la importación de fotos

Paso 3: Nombra y organiza

Lo que la aplicación Doxie no es, es un lugar para guardar tus escaneos almacenados. No hay función de búsqueda, ni carpetas, ni etiquetado. Piensa en la aplicación como una bandeja de clasificación: los elementos escaneados están listos para que los guardes. Doxie tiene varias formas diferentes de exportar los elementos escaneados.

Por defecto, los elementos escaneados tendrán una convención de nomenclatura similar a "Doxie 0002" o similar. Antes de hacer algo con los elementos escaneados, puedes cambiarles el nombre muy fácilmente desde la aplicación. Simplemente haz clic en el nombre del archivo para que aparezca un campo de texto para que puedas cambiarlo.

¿Qué pasa si escaneas una carta de 4 páginas? Doxie incluye una función "básica" que te permite combinar fácilmente múltiples elementos escaneados en un PDF de varias páginas. Es tan simple como seleccionar los elementos escaneados que deben engraparse y luego hacer clic en el botón Grapar.

Sugerencia: Para que no pierdas tiempo organizando el orden correcto de tu documento (que se puede solucionar con la Vista previa), primero escanea tus elementos en el orden correcto.

Paso 4: Exportar

Ahora que tenemos nuestros elementos escaneados y nombrados (y grapados), podemos exportarlos.

Formatos de exportación

Doxie te permitirá guardar documentos como JPEG o PNG (lo mejor para fotos escaneadas) o como PDF. Además, puedes guardar el PDF con OCR como versión en blanco y negro o en color. A menos que estés guardando documentos escritos a mano, ¡usa siempre estas opciones ya que hacen que se pueda buscar el texto!

Consejo: A menos que necesites mantener los colores de un documento, dejarlo en blanco y negro proporcionará tamaños de archivo mucho más pequeños.

El OCR puede demorar unos minutos dependiendo de cuánto texto y cuántas páginas haya. Todavía mantiene el escaneo original dentro del PDF para que el diseño y la apariencia no cambien, pero podrás resaltar el texto y copiarlo.

Doxie provides options to use OCR to read the text inside scanned documents and make it searchableDoxie provides options to use OCR to read the text inside scanned documents and make it searchableDoxie provides options to use OCR to read the text inside scanned documents and make it searchable
Doxie ofrece opciones para usar OCR para leer el texto dentro de los documentos escaneados y hacer que se pueda buscar

Guardar en disco

Simplemente podemos guardar los elementos escaneados en una carpeta en nuestra Mac. Ya sea que se trate de tu carpeta Documentos o Dropbox, puedes usar el botón Guardar para hacerlo. Doxie ofrece opciones para usar OCR para leer el texto dentro de los documentos escaneados y hacer que se pueda buscar. Esto nos permitirá elegir el formato deseado (PDF con nuestro sin OCR, JPEG, PNG, etc.) y la ubicación para guardar el elemento escaneado.

Doxie can save scanned items in a variety of formatsDoxie can save scanned items in a variety of formatsDoxie can save scanned items in a variety of formats
Doxie puede guardar elementos escaneados en una variedad de formatos.

Enviar

Doxie también puede enviar elementos escaneados a varias aplicaciones diferentes. De forma predeterminada, puedes enviar elementos escaneados para luego enviarlos a través de AirDrop o iMessage. Esta lista también es personalizable y puedes agregar más aplicaciones si lo deseas. Si te encuentras escaneando documentos y luego abriéndolos en algo como Vista previa, por ejemplo, puedes agregar Vista previa al botón Enviar utilizando la pestaña Aplicaciones locales de las Preferencias de Doxie.

Doxie allows you to configure favorite apps to send scanned items toDoxie allows you to configure favorite apps to send scanned items toDoxie allows you to configure favorite apps to send scanned items to
Doxie te permite configurar aplicaciones favoritas para enviar elementos escaneados a esas aplicaciones.

Además de elegir tus aplicaciones favoritas para enviarte los escaneos, también puedes personalizar el formato de los escaneos antes de que lleguen a la aplicación. De esa manera, puedes asegurarte de enviar archivos de imagen a aplicaciones como Pixelmator y Photoshop y documentos de OCR a aplicaciones como Vista previa. Si deseas utilizar servicios en la nube como Evernote, aquí es donde lo configurarás.

Sending scanned items to other apps can be quickly and easily done using the Send buttonSending scanned items to other apps can be quickly and easily done using the Send buttonSending scanned items to other apps can be quickly and easily done using the Send button
El envío de elementos escaneados a otras aplicaciones se puede hacer rápida y fácilmente con el botón Enviar.

Sugerencia: Cuando usas el botón Enviar, los elementos no se guardan en ningún lugar; recuerda guardar el documento en la aplicación a la que lo enviaste.

Nube

Servicios como Dropbox, Basecamp y Flickr se pueden configurar a través de la sección de aplicaciones en la nube de las preferencias de Doxie. Una vez configurado, puedes usar el botón Cloud para enviar elementos a los servicios en la nube. Doxie actualmente admite los siguientes servicios:

  • Basecamp
  • CloudApp
  • Dropbox
  • Flickr
  • Google Docs
  • Hello Fax
  • Scribd
  • Tumblr
  • Twitter

Al igual que con la opción Guardar, puedes personalizar los servicios para usar un formato de salida específico si necesitas usar OCR.

Doxie has built-in options to save to cloud servicesDoxie has built-in options to save to cloud servicesDoxie has built-in options to save to cloud services
Doxie tiene opciones integradas para guardar en servicios en la nube.

Además de los servicios en la nube anteriores, Doxie ofrece su servicio propio llamado Doxie Cloud. Es un servicio gratuito para usuarios de Doxie, aunque no está diseñado para el almacenamiento a largo plazo, ya que los archivos solo se pueden guardar como máximo durante 1 año. Cuando cargas un archivo en Doxie Cloud, se te proporciona una URL única para acceder al archivo.

Mi Doxie está configurado para guardar elementos escaneados como PDF (OCR en blanco y negro) en la carpeta /Doxie en Dropbox. Tan pronto como hago clic en Cloud y elijo Dropbox, Doxie me pide que confirme el nombre del archivo y luego lo guarda en la carpeta.

Scanned items can be saved to Dropbox easily using the Cloud button in DoxieScanned items can be saved to Dropbox easily using the Cloud button in DoxieScanned items can be saved to Dropbox easily using the Cloud button in Doxie
Los elementos escaneados se pueden guardar en Dropbox fácilmente usando el botón Cloud en Doxie.

Una vez que hayas exportado tus elementos escaneados, Doxie los marca en color verde.

Doxie provides visual feedback when you’ve exported a scanned itemDoxie provides visual feedback when you’ve exported a scanned itemDoxie provides visual feedback when you’ve exported a scanned item
Doxie proporciona comentarios visuales cuando exportas un elemento escaneado.

Al salir de Doxie, la aplicación te preguntará si deseas eliminar los elementos que has exportado o si nada más deseas salir. Trata de acostumbrarte a clasificar todos los elementos escaneados para que siempre comiences Doxie con una pizarra limpia.

Doxie will prompt whether you want to clear out the temporary scans you’ve exportedDoxie will prompt whether you want to clear out the temporary scans you’ve exportedDoxie will prompt whether you want to clear out the temporary scans you’ve exported
Doxie te preguntará si deseas borrar los escaneos temporales que exportaste.

Terminando

Con Doxie puedes reducir la cantidad de desorden de papel en tu escritorio y hacer que cualquier papeleo que tengas sea fácil de encontrar. Esto significa que puedes archivar tu documentación, pero con el conocimiento de que cualquier documento que puedas necesitar en el futuro está a solo unas pocas teclas de distancia.

¿Tienes un flujo de trabajo sin papel? Quizás uses un escáner de superficie plana tradicional. Haznos saber en los comentarios cómo trabajas.

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