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Cómo crear formularios PDF rellenables en tu Mac

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Read Time:9 minsLanguages:

Spanish (Español) translation by Nadia Gonzales (you can also view the original English article)

La mayoría de nosotros hemos rellenado al menos un formulario PDF, pero puede que no estemos seguros de cómo se hicieron. Vamos a echar un vistazo a dos formas sorprendentemente simples de hacer formularios PDF con campos rellenables. Puede parecer un proceso complicado, pero si vamos paso a paso, estaremos creando nuestros formularios PDF en poco tiempo.

Los PDFs en su mayoría son como hojas de papel no editables que están en nuestros ordenadores. Puedes leerlos e incluso buscarlos, pero seguro que no puedes editarlos. Excepto cuando puedes. Crearemos un formulario PDF desde cero y lo probaremos con una de las plantillas de Adobe FormsCentral.


Lo que necesitarás:

  • Aplicación de procesamiento de palabras, como Word, Open Office o Google Drive
  • Adobe Acrobat

1. Crear un formulario desde cero

Es bastante simple crear un formulario PDF por ti mismo. El beneficio de hacerlo es que puedes controlar exactamente cómo se verá todo en tu formulario. Mientras que con una plantilla, debes seguir las pautas predeterminadas. Si creas tu formulario, puedes convertirlo en lo que quieras. En las capturas de pantalla verás que estoy haciendo un formulario muy básico para el propósito de este tutorial, pero puedes ser tan creativo como quieras.

Si realmente quieres tener el 100% de control sobre cada aspecto de tu formulario, y considerarte algo así como un diseñador, ¡echa un vistazo al tutorial de formularios de Vectortuts+ para tener una visión más profunda de la creación de formularios con Adobe InDesign!

Paso 1: Crea un documento

Crea la estructura de tu formulario en la aplicación de procesamiento de texto que prefieras. Puedes usar la que quieras, siempre y cuando puedas exportar el producto terminado como un PDF.

Asegúrate de dejar espacio para los campos de tu formulario, cuando estés diseñando tu documento. En este momento sólo debes preocuparte por las etiquetas de los campos.

I created my document in Google Drive, but you can use and word processing application. Export or save as a PDF.I created my document in Google Drive, but you can use and word processing application. Export or save as a PDF.I created my document in Google Drive, but you can use and word processing application. Export or save as a PDF.
Creé mi documento en Google Drive, pero puedes usar otra aplicación de procesamiento de texto. Expórtalo o guardalo como un PDF.

Exporta tu documento como un PDF y guárdalo donde puedas encontrarlo.

Paso 2: Crea un nuevo formulario en Acrobat

Abre Acrobat y selecciona la tarea Crear formulario. Cuando se te solicite, escoge la opción de crear tu formulario Desde un documento existente e importa el PDF que creamos en el paso 1.

Click Create Form under Select a Task.Click Create Form under Select a Task.Click Create Form under Select a Task.
En Seleccionar una tarea haz clic en Crear formulario.
Make sure to create your form From Existing Document.Make sure to create your form From Existing Document.Make sure to create your form From Existing Document.
Asegúrate de crear tu formulario Desde un documento existente.

Si te aparece un error indicando que Acrobat no pudo procesar el documento debido a fuentes defectuosas, haz clic en Aceptar. No pasa nada.

Don't worry about that funky error. It's going to be alright.Don't worry about that funky error. It's going to be alright.Don't worry about that funky error. It's going to be alright.
No te preocupes por ese error. No tiene importancia.

Paso 3: Añade campos de formulario

Haz clic en Agregar nuevo campo en la barra lateral derecha, debajo de Tareas. Tienes varios tipos de campos para elegir, incluyendo campos de texto, casillas de verificación y listas desplegables.

Choose the form field for your document.
Selecciona el campo de formulario para tu documento.

Escoge el tipo de campo de formulario que quieres usar y colócalo en tu documento. Es posible que tengas que cambiar el tamaño del campo, especialmente si va a admitir texto.

Pop in your fields and resize them if necessary.Pop in your fields and resize them if necessary.Pop in your fields and resize them if necessary.
Coloca tus campos y cambia su tamaño si es necesario.

Si quieres ofrecer a tus usuarios un conjunto de opciones, tienes varias alternativas, entre ellas: casillas de verificación, botones de radio, cuadros de lista y listas desplegables. Las casillas de verificación y los botones de radio son similares en cuanto a que las opciones aparecerán como elementos de lista junto a viñetas que pueden seleccionarse; sin embargo, puedes hacer clic en todas las casillas de verificación que desees, pero los botones de radio sólo permiten seleccionar un valor. De manera similar, los cuadros de lista permiten selecciones múltiples (si lo estableces así en las propiedades de campo), pero las listas desplegables sólo te permitirán elegir un valor.

Radio buttons are similar to checkboxes, but you must have at least two radio buttons.
Los botones de radio son similares a las casillas de verificación, pero debes colocar al menos dos de ellos.
Dropdowns save a lot of space, but you'll edit the choices in the options.Dropdowns save a lot of space, but you'll edit the choices in the options.Dropdowns save a lot of space, but you'll edit the choices in the options.
Las listas desplegables ahorran mucho espacio, pero deberás editar las alternativas en las opciones.

Una vez que tengas todos tus campos en su lugar, echa un vistazo al Orden de fichas en la barra lateral. Este es el orden en el que se seleccionarán los campos si los usuarios se mueven dentro del documento usando la tecla Tab en lugar del ratón. Haz clic en cada nombre de campo listado en orden, y fijate como se resaltan en el documento. Si se resaltan en el orden correcto, genial. Si no, reorganiza los campos en la lista de orden de fichas hasta que todo esté en su lugar.

Paso 4: Establece las propiedades del campo de formulario

Es posible que quieras ajustar el aspecto o la acción de tu campo en el PDF final y, para ello, tendrás que editar las propiedades de cada campo. Selecciona el campo con el que deseas trabajar y haz clic en Editar campos en la barra lateral Tareas. Selecciona Mostrar propiedades de campo en el menú. También puedes acceder a ellas haciendo clic con el botón derecho del ratón en el campo del documento y seleccionando Propiedades.

Hay diferentes preferencias para editar para cada tipo de campo. En el campo de texto, establece un valor predeterminado para el campo en la pestaña Opciones para dar a tus usuarios instrucciones breves. La pestaña Aspecto te permite cambiar la fuente y el tamaño del texto del campo; esto es importante si el espacio es limitado, para que el texto de entrada no choque con el final del campo.

Get to the Options through Field Properties.Get to the Options through Field Properties.Get to the Options through Field Properties.
Accede a las Opciones a través de las Propiedades de campo.

La pestaña Opciones en las Propiedades tanto para las casillas de verificación como para los botones de radio te permite elegir si una casilla o un botón está seleccionado de forma predeterminada. En Aspecto puedes cambiar la apariencia de la viñeta, si el borde es grueso o fino y si hay un color de relleno.

Para los cuadros de lista y los menús desplegables, la pestaña Aspecto hace más o menos lo mismo que para los campos de texto; puedes cambiar la fuente, el tamaño del texto o incluso ajustar la alineación. Sin embargo, lo que realmente importa aquí son las opciones. Tendrás algunos cuadros vacíos sin nada que seleccionar si no añades elementos de lista en la pestaña Opciones. Ordénalos con los botones Arriba y Abajo, y si corresponde, elige si quieres permitir selecciones múltiples.

Appearance will change how both the form field and user input looks.Appearance will change how both the form field and user input looks.Appearance will change how both the form field and user input looks.
Con Aspecto puedes cambiar la apariencia de campo del formulario y de la entrada del usuario.

Paso 5: Guarda tu archivo

Echa un último vistazo. Si todo está bien, guarda tu archivo como un PDF. Puedes comprobar que todo ha salido bien abriendo tu PDF terminado en Vista Previa o cualquier otro visor de PDF que no intente editar los campos de tu formulario.

When you're done, your finished form will look like this, or even cooler.When you're done, your finished form will look like this, or even cooler.When you're done, your finished form will look like this, or even cooler.
Cuando termines, tu formulario terminado se verá así, o incluso mejor.

2. Creación de un formulario a partir de una plantilla

Si eres poco meticuloso (yo obviamente no lo soy, pero está bien si tu lo eres) y no necesitas controlar necesariamente cómo se crea tu documento, puedes usar una de las plantillas de formularios proporcionadas por Acrobat. Veamos cómo crear un formulario a partir de una plantilla, y cómo podemos hacer que esas plantillas de Adobe increíblemente bien diseñadas, pero muy específicas, sean más personalizadas.

Nota: Estoy usando Adobe Acrobat XI para este tutorial, que incluye Adobe FormsCentral. Si tienes una versión anterior de Acrobat, FormsCentral está disponible como una aplicación web en el sitio web de Adobe.

Paso 1: Abre Acrobat

Cuando se te pida que elijas el tipo de tarea que te gustaría realizar, selecciona Crear formulario. Esta vez, sin embargo, no lo harás desde un documento existente; en su lugar, selecciona Desde cero o a partir de una plantilla. Se abrirá FormsCentral para Acrobat, una especie de versión para Mac de la aplicación web FormsCentral de Adobe.

Paso 2: Elige una plantilla

Hay muchos formularios para elegir; tantos que no puedo poner un número de cuántas plantillas son, ¡pero tienes un montón! Puedes ordenarlas según el propósito del formulario o importar tu propia plantilla. FormsCentral te impedirá importar un PDF normal que quieras convertir en un formulario como hicimos anteriormente; cualquier cosa que pongas en FormsCentral ya debería tener campos de formulario.

Choose a super awesome template.Choose a super awesome template.Choose a super awesome template.
Escoge una plantilla súper atractiva.

Paso 3: Edita los campos del formulario.

Es probable que haya una imagen grande en la parte superior del formulario, lo que puede ser realmente genial, pero quizá no sea conveniente para tu formulario. Si lo es, déjala ahí y haz que todos piensen que eres un diseñador increíble. No pasa nada. Digamos que el gráfico vectorial de una pila de libros no encaja con tu formulario de inscripción para el club de fanáticos de Doctor Who. Por ejemplo. FormsCentral hace que sea sencillo cambiar esa imagen.

You can edit a template field.You can edit a template field.You can edit a template field.
Puedes editar los campos de una plantilla.

De igual manera, los campos del formulario en la plantilla pueden no ser lo que necesitas. Haz clic en cualquier campo para editar sus propiedades, o selecciona el nombre del campo para cambiar la etiqueta de texto dentro del documento. Aunque no se puede editar el tipo de campo, por ejemplo, cambiar de campo de texto a casilla de verificación, se puede cambiar casi todo lo demás.

Paso 4: Añade campos

Si necesitas añadir más campos o el tipo de campos que quieres no están incluidos, es fácil. Fijate en donde quieres insertar el campo, y selecciona el campo existente, el cual terminará debajo del nuevo campo o al lado de él. Verás dos iconos de signo más aparecer junto al campo seleccionado, uno en la parte superior izquierda y el otro a la derecha. Para insertar el nuevo campo arriba, haz clic en el signo Más ubicado arriba a la izquierda, y para colocar el campo al lado del actual, haz clic en el signo Más que está en la derecha. (¡También puedes añadir imágenes y texto de esta manera!)

Add a new field to the template if you don't like what's there.Add a new field to the template if you don't like what's there.Add a new field to the template if you don't like what's there.
Añade un nuevo campo a la plantilla si no estás conforme con lo que tiene.

Aparecerá una barra de herramientas, encima del nuevo campo, con opciones para el tipo de campo que te gustaría crear. Selecciona el tipo de campo, introduce una etiqueta para el campo y completa las opciones. Cuando hayas terminado, haz clic fuera del cuadro de creación de campos.

Paso 5: Guarda tu documento

Cuando hayas terminado, haz clic en Archivo en la parte superior derecha de la ventana FormsCentral, y selecciona Guardar como formulario PDF. De nuevo, una vez que hayas guardado el PDF, puedes abrirlo en Vista Previa para verificar que los campos del formulario funcionen correctamente.

Save your PDF when you're done.
Guarda tu PDF cuando hayas terminado.

Obtén más información sobre Adobe Acrobat y Creative Cloud.


Pensamientos finales

Los formularios en formato PDF son excelentes para recopilar información, especialmente cuando no se sabe si los encuestados van a rellenar el formulario en sus ordenadores o a mano. Aún mejor, crear un formulario rellenable es casi tan fácil como crear un PDF estático, si tienes las herramientas adecuadas.

¿Conoces otra forma de crear formularios PDF? ¡Háznoslo saber en los comentarios!

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