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Cómo administrar tus tareas con Todo.txt

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Spanish (Español) translation by CYC (you can also view the original English article)

Hay demasiadas aplicaciones de tareas pendientes como para elegir la perfecta. Todas son similares, pero diferentes, y todas ellas toman tiempo para configurar y aprender a usar. Ya tienes mucho que hacer, así que ¿por qué tomar el tiempo para aprender a usar una nueva aplicación de tareas pendientes sólo para mantenerte al día con todo lo que tienes que hacer?

La forma más sencilla de realizar un seguimiento de tus tareas es escribirlas en un trozo de papel. Puedes enumerarlas de una manera que tenga sentido para ti, con cualquier información adicional que desees, y sólo tienes que llevar el papel contigo para realizar un seguimiento de lo que tienes que hacer. Es simple, barato y tiene sentido.

Pero tal vez prefieres mantener una lista de tareas digital, para que esté en todos tus dispositivos y no tengas que preocuparte por arrojar a la basura accidentalmente el trozo de papel. Sólo necesitas una solución que sea tan simple como el papel normal y la tinta.

Ingresa a Todo.txt. Este es un sistema para realizar un seguimiento de tus tareas pendientes en un archivo de texto sin formato, y es el equivalente digital más cercano al seguimiento de tus tareas en papel. En este tutorial, te mostraré cómo usar Todo.txt para reemplazar esas listas de papel y asegurarte que todo se haga.

¿Qué  es Todo.txt?

Todo.txt es un framework de guías a través del cual un archivo de texto simple puede convertirse en una lista de tareas. En lugar de simplemente escribir tus tareas en una lista al azar, sus reglas simples te ayudarán a evitar crear un montón de tareas, y hará que el archivo de texto sin formato sea algo mucho más útil e interesante. Eso puede sonar confuso, pero es realmente simple. Así es como funciona:

La primera regla en Todo.txt es que cada tarea pendiente está en su propia línea dentro del archivo de texto. Nueva tarea pendiente, nueva línea. Así que vamos a darle una oportunidad. Abre tu editor de texto favorito (o simplemente usa Bloc de notas en un PC o TextEdit en un Mac), y escribe algunas tareas que necesitas hacer, cada una en su propia línea, así:

Estas son mis primeras tres tareas, cada una de las cuales es bastante larga. Puedes incluir tanta información como desees en cada tarea. Sólo asegúrate de que cada tarea esté en su propia línea.

Ahora, simplemente guarda ese archivo como todo.txt y colócalo dentro de tu carpeta Documentos o en algún otro lugar donde puedas acceder a él fácilmente. Mejor aún, colócalo en tu carpeta de Dropbox para que puedas sincronizarlo más tarde.

Y así de sencillo, ¡has empezado a usar Todo.txt! Seguro que no parece tan impresionante todavía: un archivo de texto sin formato con tus tareas pendientes. Ahora estamos listos para empezar a usar algunas de las convenciones de formato de texto que Todo.txt soporta y utilizar algunas de las herramientas que soporta Todo.txt. Es entonces cuando verás cuán útil puede ser toda esta idea.

Cómo hablar la jerga

Ahora tenemos un archivo de texto llamado todo.txt que está almacenado en nuestra carpeta Documentos. Dentro de ella tenemos unas pocas tareas pendientes. Echemos un vistazo a ese archivo de nuevo (esta vez, en aras de la brevedad, he acortado un poco mis detalles):

Bueno, no está mal hasta ahora, pero realmente no estamos usando el framework de todo.txt al máximo. Mientras Todo.txt se supone que es simple, no es uniforme. Todo.txt está diseñado para ayudarte a priorizar las tareas pendientes, así como organizarlas en proyectos y contextos. Esto se debe en gran parte al espíritu de la famosa metodología de productividad de David Allen conocida como "Getting Things Done", o más a menudo abreviado a "GTD", pero puedes utilizar estas herramientas para organizar tus tareas como quieras. Si no te gusta GTD, todavía puedes usar Todo.txt para realizar un seguimiento de tus tareas y usar estas funciones adicionales para ayudarte a mantenerlas organizadas.

Ahora, echemos un vistazo a cómo los proyectos, contextos y prioridades se aplican a nuestra lista de muestra, y cómo marcar realmente las tareas como completas. Seguiré usando mi sencilla lista de tareas pendientes que, honestamente, no son tareas que probablemente necesitarás colocar en una lista de tareas pendientes, pero puedes usar las mismas ideas que se muestran aquí para realizar un seguimiento de cualquiera de tus tareas.

Proyectos

En mi lista, los tres elementos están relacionados con la limpieza de la casa. Así que podemos agruparlos todos en un proyecto llamado "limpieza". Simplemente agrega un signo de "+" seguido por el nombre del proyecto de tus tareas, así:

Eso es bueno, pero todo en mi lista cae en el mismo proyecto, por lo que parece un poco redundante. Podría partir todo, especialmente la tarea "Lavar el montón de ropa" que incluye poner la carga en la lavadora, luego la secadora, y finalmente doblar la ropa. Todo.txt permite que los elementos estén en más de un proyecto; simplemente agrega otro +proyecto al final de la tarea para agregarlo a otro proyecto. Vamos a aprovechar esto y dividir el elemento de tareas pendientes de "Lavar el montón de ropa" en varios elementos, y luego ponerlos en su propio proyecto de "lavandería".

Perfecto. Ahora nuestra lista de tareas está dividida en varios proyectos, y nuestras tareas de proyecto "lavandería" también se clasifican en el proyecto de "limpieza".

Contexto

El Contexto se refiere a un lugar o situación en la que tienes ciertas cosas por hacer. En el caso de nuestra lista de muestra, el contexto para todos ellos es bastante obvio: en casa. En un caso como ese, no creo que añadir un contexto sea realmente tan útil, ya que es una parte implícita del proyecto mismo. Vamos a añadir algunos elementos más para que podamos entender mejor el contexto.

He añadido tres nuevas tareas pendientes, todo lo pendiente tiene que ver con la compra de cosas. Los dos primeros son alimentos, cosas que necesito comprar en la tienda de comestibles. El último es un artículo de ropa, algo que probablemente compraré en el centro comercial. Todos estos elementos podrían ser puestos en un proyecto de "compras". Pero la ubicación en la que voy a comprar es diferente. Aquí es donde entran los contextos. Asigna un contexto en Todo.txt con un signo de "@" seguido del nombre del contexto. Esto es lo que nuestra nueva lista, incluyendo contextos, luciría como:

Y ahí vamos. Ahora, los elementos de tareas en nuestro proyecto de "compras" han recibido un contexto. Cuando estamos en el supermercado podemos concentrarnos en los artículos que necesitamos comprar allí, y lo mismo ocurre cuando estamos en el centro comercial.

Prioridad

La última característica que debemos considerar es la prioridad. Para ello, agregaremos a la lista algunas tareas relacionadas con el trabajo, luego asignaremos una prioridad a ellas y a algunas de nuestras tareas existentes. Sólo tienes que añadir una letra rodeada de paréntesis al principio de tus tareas para darles una prioridad.

Las prioridades se asignan mediante una letra mayúscula, A-Z, que está encerrada entre paréntesis, y luego seguida por un espacio. Siempre aparecen al principio de la tarea y están en orden alfabético, es decir, una tarea con una prioridad de (A) es más importante que una tarea (B), y así sucesivamente. Verás el por qué de esto cuando entremos en algunas de las herramientas que puedes utilizar para manipular tu archivo Todo.txt.

Marcando los elementos como realizados

Una última palabra sobre el formato de tu archivo Todo.txt: Marcar una tarea como realizada. Podrías eliminar el elemento una vez que hayas terminado con él, pero esa no es la forma preferida en Todo.txt. En su lugar, coloca una "x" minúscula al principio del elemento de tareas pendientes, así:

Si te das cuenta, ahora hay una pequeña "x" al principio de la línea que contiene el artículo "Comprar un nuevo par de jeans". Esto significa que los jeans han sido comprados y el elemento ha sido realizado, efectivamente "tachado" de mi lista. De esa manera, verás lo que terminaste, junto con las cosas que todavía necesitas hacer.

Ahora sabes cómo asignar elementos de tareas pendientes a proyectos y contextos, así como cómo priorizar varios elementos dentro de tu lista de tareas de texto sin formato. Todo esto ayuda a que nuestra lista de tareas sea más útil para nosotros de lo que era antes, dando estructura y organización a una lista de otra manera básica, no ordenada. Puedes utilizar cada una de estas funciones, o ninguna de ellas, es tu elección. Todo.txt en sus fundamentos es lo que quieres que sea. Es una pizarra en blanco para tus tareas, y algunas reglas que mantienen todo organizado.

Y podrías parar aquí. Eso es suficiente para que estés al día con tus tareas pendientes de la manera que desees, en un archivo de texto sin formato. Podrías encontrar fácilmente todos tus proyectos o contextos con una búsqueda Command-F o Control-F y mantenerte al tanto de lo que necesitas hacer con nada más.

Pero debido a que seguimos las convenciones descritas por Todo.txt, podemos hacer uso de otras herramientas interesantes que dan aún más poder a nuestro humilde pequeño archivo de texto.

Opciones de la aplicación para escritorio

Siendo un proyecto de código abierto, Todo.txt también funciona en una variedad de aplicaciones especializadas fuera de tu editor de texto sin formato. Encontrarás aplicaciones para casi cualquier plataforma que trabaje con Todo.txt, pero una de las mejores es una aplicación gratuita: Todour.

Todour está disponible para Mac y Windows, y proporciona una interfaz gráfica sencilla a nuestro archivo Todo.txt. Y me refiero simple. Echa un vistazo:

¿Ves lo que quiero decir? Debes notar de inmediato que tus elementos se han priorizado de manera correcta automáticamente. No verás muchas cosas de lujo aquí en Todour, pero tienes todos los elementos esenciales. Puedes añadir y eliminar elementos, marcarlos como terminados o deshacerlos, y todo eso está bien soportado en tu archivo de texto sin formato. Comprueba la pequeña caja allí para marcar un elemento como realizado, y una "x" minúscula aparece al principio de esa línea en tu archivo de texto. Estupendo, ¿no?

La razón por la que recomiendo Todour sobre el uso de sólo un editor de texto es que incluye un filtro de búsqueda. Esto te permite aprovechar al máximo los proyectos y contextos y puede ocultar dinámicamente todo lo demás en tu lista de tareas pendientes. Sólo busca un proyecto o un contexto, y sólo aparecerán esas tareas. Busca un proyecto y un contexto, y verás sólo las tareas que estén en ambos.

En general, tanto Todour como Todo.txt en sí no tiene muchas características llamativas. Pero tiene lo esencial y se las arregla.

Acceso Móvil

Todo.txt nació de la línea de comandos, en un mundo informático tradicional Pero eso no significa que no puedas usar Todo.txt en dispositivos móviles. De hecho, hay aplicaciones Todo.txt para iOS y Android por $2 cada una. Tienen todas las mismas características y funcionalidades que ya hemos discutido incluyendo proyectos, contextos y prioridades. La interfaz es limpia y minimalista, y se enfoca rápidamente en sólo permitirte mantener tus tareas de Todo.txt.

No hay mucho que decir sobre las aplicaciones para móviles, aparte de que funcionan como esperarías. Al igual que Todo.txt, estas aplicaciones móviles son simples y sencillas. Puedes agregar tareas, filtrarlas por proyecto y categoría, editarlas o completarlas en cualquier momento y mantener todo sincronizado con tu computador a través de Dropbox.

Todavía hay una herramienta más para cubrir en el arsenal Todo.txt, y es la más potente—pero también la más geeky: la interfaz de línea de comandos.

La interfaz de línea de comandos

Sería negligente si no cubriera la joya de la corona en el mundo de Todo.txt, el lugar de nacimiento de todo el framework Todo.txt: la línea de comandos.

La mayoría de las personas tratan de evitar la terminal en estos días. Están desconcertados por lo que hace exactamente, y tienen un poco de miedo de la potencia que les permite ejercer sobre su máquina. Sin embargo, la línea de comandos o terminal es una herramienta poderosa, y de todo corazón te animo a no dejar que esos temores te impidan explorar la terminal. Tenemos una excelente serie de tutoriales sobre la domesticación de la terminal. Si no estás familiarizado con ella, echa un vistazo a esa serie ahora. Esto te ayudará a entender mejor este aspecto de Todo.txt.

Con eso fuera del camino, veamos los scripts shell de Todo.txt. Si bien el uso real de Todo.txt es bastante sencillo, la configuración de la interfaz de línea de comandos (o CLI) es un poco compleja.

Primero, descarga la última copia de Todo.txt de Github. Una vez que hayas descomprimido la descarga, quedarás con tres archivos: todo.sh, todo.cfg y todo_completion. Permítanme explicarles cada uno a su vez.

Todo.sh — Este es el cerebro de la operación, el script principal, el que vamos a hacer ejecutable y utilizar como nuestro CLI.

Todo.cfg —  Algunas opciones de configuración utilizadas por todo.sh, siendo la más importante la ubicación de tu archivo todo.txt.

Todo_completion —  Una secuencia de comandos auxiliar opcional que proporciona capacidades de completar tabulación a todo.sh. No lo voy a cubrir en este tutorial, pero si tienes curiosidad, puedes leer más sobre esto aquí.

Ahora, para mantener todo organizado, querrás almacenar los archivos Todo.txt en algún lugar seguro. En interés de ser organizado, debes almacenarlos en una carpeta de tu directorio personal, o en cualquier otro lugar que normalmente almacenes los scripts shell. En mi caso, la ruta completa sería así:

Ahora que nuestros scripts de Todo.txt tienen un buen lugar para vivir, activaremos todo.sh haciéndolo ejecutable. Para ello, utiliza la línea de comandos y ve al directorio donde están tus scripts Todo.txt. Para navegar utilizando el tipo de línea de comandos:

Reemplaza "YOUR_HOME_DIR" con el nombre de tu directorio personal. Ahora que estás en el directorio correcto, haz todo.sh ejecutable, ejecutando el siguiente comando:

Ahora, si intentas ejecutar el script escribiendo...


...deberías ver la información de uso de Todo.txt. ¡Felicitaciones! Ahora tienes la CLI de Todo.txt funcionando. Intenta un comando simple como:


Esto enumerará todas tus actuales tareas pendientes. Déjame adivinar, dijo que tienes 0 elementos en tu lista de tareas pendientes, ¿verdad? No te desanimes, no hiciste nada malo. Sólo tienes que configurar Todo.txt y decirle donde se almacena tu archivo todo.txt. Para ello, abre el archivo todo.cfg y añade la siguiente información:

Es importante notar anteriormente que tenemos comillas dobles alrededor de nuestro directorio /Users/YOUR_HOME_DIR/Documentos, y que de nuevo "YOUR_HOME_DIR" debe ser reemplazado por el nombre de tu directorio personal. Si intentas ejecutarlo todo.sh de nuevo deberías ver que tus tareas aparecerán ahora:

Como vimos en Todour, nuestras tareas se listan automáticamente en orden de prioridad. Podemos obtener el mismo tipo de funcionalidad de búsqueda añadiendo un término al final de nuestro comando de lista todo.sh:


Es genial que tengas la CLI en funcionamiento, pero si abres una nueva ventana de Terminal o simplemente navegas fuera del directorio /Users/YOUR_HOME_DIR/todo, perderás la capacidad de ejecutar el script de todo.sh. Para evitar que esto suceda necesitarás editar tu archivo .bashrc. o crearlo dentro de tu directorio de inicio. Ve de vuelta a tu directorio de inicio con un simple comando:

Ahora que estás en tu directorio personal, usaremos el editor de texto de la línea de comandos nano para crear y modificar este archivo .bashrc.

En ese archivo agregaremos la siguiente línea:

Como de costumbre, reemplaza "YOUR_HOME_DIR" con tu directorio personal. Después cierra el archivo pulsando Control-X y guarda el archivo pulsando y.

Para activar los cambios que acabamos de hacer, ejecuta este comando:


Bueno, ahora intenta escribir "t" como un comando en la línea de comandos. Esto es lo que deberías ver:


¡Hurra!  Ahora puedes acceder al script todo.sh desde cualquier lugar de la línea de comandos. Todos los mismos comandos como antes de trabajar. Mira: 

Apenas hemos arañado la superficie de lo que puede hacer la CLI de Todo.txt. Intenta utilizar la ayuda incorporada ejecutando:

Lee las páginas Wiki de Github para el proyecto Todo.txt, o si te sientes aventurero, explora el Directorio de complementos. Lo más importante es, jugar con la CLI de Todo.txt hasta que te sientas cómodo al usarla. Cuanto más cómodo estás con ella, es más probable que la uses, y así te ayudará a ser más productivo.

En conclusión

Así que ahí lo tienes: el mundo de Todo.txt, el sistema de listas de tareas que puede ser tan simple o tan complejo como te gustaría hacerlo. Es sólo un archivo de texto sin formato, pero cuando se combina con las aplicaciones y tu interfaz de línea de comandos puede ser tan poderoso como desees. Puedes mantener tus tareas organizadas de la manera que tenga más sentido para ti, y ahorrar tiempo y dinero al no tener que aprender un nuevo y complicado sistema de listas de tareas pendientes.

En lugar de descargar una nueva aplicación de lista de tareas para simplificar todo, abre un nuevo archivo de texto sin formato y prueba los pasos anteriores para usar Todo.txt para administrar tus tareas. Te sorprenderá lo poderoso que puede ser un sistema tan simple.

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