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Cómo etiquetar archivos y crear comentarios de Spotlight en una Mac

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Spanish (Español) translation by Nadia Gonzales (you can also view the original English article)

Si tienes tu Mac desde hace tiempo, tienes archivos por todas partes, y puede que tengas problemas para encontrarlos en este momento. La organización, al introducir este archivo en esa carpeta y luego en otra subcarpeta, sólo te servirá hasta cierto punto. Y luego tendrás que recordar dónde pusiste todos esos archivos. Suena como si necesitaras etiquetas de búsqueda. En este tutorial, veremos cómo crear etiquetas, automatizar las etiquetas, buscar etiquetas e incluso automatizar las búsquedas.


Hazlo simple: Comentarios de Spotlight

Tal vez la forma más simple de etiquetar archivos sea mediante los Comentarios de Spotlight. Estos son especialmente prácticos si sólo necesitas hacer una simple clasificación o agrupación de archivos y vas a usar Spotlight o cualquier aplicación que admita Comentarios de Spotlight.

Localiza el archivo que quieres etiquetar. Si quieres añadir la misma etiqueta a más de un archivo, puedes hacerlo, pero tendrás que etiquetar cada archivo de uno en uno. Lamentablemente, no hay edición por lotes para los Comentarios de Spotlight. Cuando tengas tu archivo, selecciónalo y pulsa Comando+I o haz clic con el botón derecho del ratón y elige Obtener información.

After editing the Spotlight Comments, you can search for the new tag in Spotlight.After editing the Spotlight Comments, you can search for the new tag in Spotlight.After editing the Spotlight Comments, you can search for the new tag in Spotlight.
Después de editar los Comentarios de Spotlight, puedes buscar la nueva etiqueta en Spotlight.

Justo en la parte superior de la ventana Información, hay un campo para introducir los Comentarios de Spotlight. Si no puedes introducir nada, pulsa el botón donde debería estar el campo de comentarios y este se expandirá. Escribe cualquier cosa que quieras usar para describir tu archivo. Tus etiquetas pueden estar compuestas de varias palabras, pero los Comentarios de Spotlight se delimitan con una coma, así que recuerda separar tus etiquetas con una coma.

Si no puedes encontrar tus archivos en Spotlight después de haberlos etiquetado, comprueba la configuración de Spotlight en las Preferencias del sistema.

Cuando termines, pulsa la tecla Retorno o cierra la ventana de Información. Puedes verificar que tus etiquetas están bien colocadas haciendo una búsqueda rápida en Spotlight. Si no puedes encontrar tus archivos en Spotlight después de haberlos etiquetado, comprueba la configuración de Spotlight en las Preferencias del sistema. Asegúrate de que no se ha excluido el tipo de archivo, y de que Spotlight tiene permiso para buscar en el directorio de archivos.

I used a third-party search app to find my new Spotlight Comments.I used a third-party search app to find my new Spotlight Comments.I used a third-party search app to find my new Spotlight Comments.
Utilicé una aplicación de búsqueda de terceros para encontrar mis nuevos Comentarios de Spotlight.

Más allá de sólo etiquetar, los Comentarios de Spotlight son una gran manera de agregar palabras clave a los archivos. Si sueles acceder a los mismos archivos o aplicaciones, puedes añadir una etiqueta con palabras clave que no utilizarás en ningún otro lugar que no sea en los Comentarios de Spotlight. De esta manera, puedes encontrar rápidamente los archivos que buscas más a menudo y al mismo tiempo mantenerlos organizados en sus respectivas carpetas.


Etiquetado por lotes con aplicaciones de terceros

Aunque los Comentarios de Spotlight son realmente geniales, si necesitas etiquetar un montón de archivos a la vez, podrías tardarte todo el día. Por suerte, te conseguí algunas aplicaciones que pueden ayudarte.

Tags, la principal de la que hablaremos, es una aplicación de etiquetado OpenMeta, la cual añadirá etiquetas y hará la búsqueda por ti. Si estás harto de la abundancia de resultados de Spotlight y sabes exactamente lo que buscas (y que ya lo has etiquetado en Tags o en otra aplicación compatible con OpenMeta), esta función de búsqueda te podría ahorrar mucho tiempo. Pero nos estamos adelantando. Primero, tenemos que etiquetar algunos archivos.

Drag-and-drop files and create new tags or select from recent tags.
Arrastra y suelta los archivos, y crea nuevas etiquetas o selecciona una de las etiquetas recientes.

Tags mostrará también las etiquetas usadas recientemente, así que si estás etiquetando un montón de archivos relacionados al mismo proyecto, esto debería ser útil.

Abre Tags y arrastra un archivo, o archivos, a la ventana de etiquetado. Introduce todas las etiquetas que quieras, recordando que se aplicarán a todos los archivos seleccionados. Tags también mostrará las etiquetas usadas recientemente, así que si estás etiquetando un montón de archivos relacionados al mismo proyecto, esto debería ser útil. Al final de cada etiqueta, pulsa intro para añadirla a la lista de etiquetas asignadas al archivo.

Tus nuevas etiquetas pronto serán registradas en Spotlight, aunque cuando yo intenté buscar en Alfred, una especie de reemplazo de Spotlight, no tuve suerte. Por lo tanto, si estás usando Tags, vas a tener que confiar en Spotlight o en la búsqueda específica de la aplicación para encontrar tus archivos etiquetados.


Volver y editar las etiquetas

Una vez que has etiquetado los archivos por lotes, puede ser un poco más difícil eliminar las etiquetas de muchos archivos a la vez. Afortunadamente, Tags incluye un buscador de etiquetas. Aunque no verás ninguno de los Comentarios de Spotlight que creamos anteriormente, porque Tags es una aplicación de etiquetado OpenMeta, deberías ver las etiquetas OpenMeta en todos tus archivos en el buscador de etiquetas, incluso aquellas que han sido dejadas por aplicaciones anteriores.

The tag browser allows you to edit or delete tags, even those created by other applications.The tag browser allows you to edit or delete tags, even those created by other applications.The tag browser allows you to edit or delete tags, even those created by other applications.
El buscador de etiquetas permite editar o eliminar etiquetas, incluso las creadas por otras aplicaciones.

Usa el buscador de etiquetas para editar por lotes los archivos previamente etiquetados. Esto es especialmente útil si has cometido un gran error, por ejemplo, si has etiquetado todas tus recetas como "recetaas" o si has etiquetado los vídeos como "fotos". Si piensas que ya no necesitas una etiqueta, bórrala en la barra lateral. Así se eliminará dicha etiqueta de todos los archivos.

Me fijé en Tags porque tiene un sencillo etiquetador, proporciona un buscador de etiquetas que leerá las etiquetas de otras aplicaciones y crea etiquetas compatibles con la búsqueda de Spotlight. Sin embargo, hay muchas más aplicaciones de etiquetado OpenMeta. Puedes encontrar una lista en la página del proyecto OpenMeta.


Uso de etiquetas para crear carpetas inteligentes

Por suerte para nosotros, las etiquetas y los Comentarios de Spotlight sirven de criterio para las Carpetas inteligentes.

Es posible que ya estés familiarizado con las carpetas inteligentes, pero si no, son una forma fácil de hacer un seguimiento de los archivos que pueden cambiar de nombre o de ubicación con frecuencia. Las carpetas inteligentes son esencialmente búsquedas guardadas, y puedes agregar el criterio que desees a esa búsqueda guardada.

Por suerte para nosotros, las etiquetas y los Comentarios de Spotlight sirven de criterio para las Carpetas inteligentes. Aquí hay un ejemplo. Tengo todos los documentos relacionados con mi ingreso a la escuela de posgrado en la computadora. Hay una carpeta de Solicitudes, una carpeta para mis ensayos y una carpeta para documentos de ayuda financiera. También tengo carpetas para la selección de cursos. Me gustaría tener todo eso en un solo lugar, sin perder el orden que establecí, y una Carpeta inteligente puede hacer eso.

Search for your tag/keyword.Search for your tag/keyword.Search for your tag/keyword.
Busca tu etiqueta/palabra clave.

Etiqueta todos los archivos que quieras agrupados. Intenta que tu etiqueta sea específica, como una palabra clave, para que cuando busques la nueva etiqueta, sólo encuentres los archivos recién etiquetados. Recuerda que los archivos no tienen que estar en la misma carpeta y pueden estar en cualquier lugar de tu ordenador, pero deben poder ser buscados por Spotlight.

En el Finder, haz clic en el menú Archivo y selecciona Nueva carpeta inteligente. Introduce tu etiqueta en el campo de búsqueda. Puedes limitar los resultados añadiendo criterios de búsqueda adicionales si lo deseas, pero es de esperar que tu etiqueta sea lo suficientemente específica como para que sólo encuentres los archivos que acabas de etiquetar.

You can add additional criteria if you like.You can add additional criteria if you like.You can add additional criteria if you like.
Si quieres, puedes añadir criterios adicionales.

Haz clic en Guardar, luego elige un nombre y una ubicación para tu nueva Carpeta inteligente. Si quieres que se añada a la barra lateral del Finder, asegúrate de que esa opción permanezca marcada. Una vez que hayas guardado tu Carpeta inteligente, puedes arrastrarla al lugar de tu preferencia.

Si encuentras que hay más archivos que necesitan ser añadidos a la Carpeta inteligente, o hay una etiqueta que se usa constantemente en los nuevos archivos, no te preocupes, la Carpeta inteligente se actualizará automáticamente con los nuevos archivos etiquetados.


Automatizar el etiquetado (y más)

Tengo un último truco bajo la manga. Así que tienes todos tus archivos importantes etiquetados, ya sea usando los Comentarios de Spotlight o una aplicación de terceros. Los metes en Carpetas inteligentes para mantener todas esas etiquetas organizadas, y cuando consigues un nuevo archivo que se ajusta a una de tus etiquetas, te aseguras de que reciba el mismo tratamiento para que también acabe en una Carpeta inteligente. ¿Pero no sería más fácil si algunas de estas etiquetas fueran automatizadas?

Seguro que sí, así que intentaremos añadir comentarios automáticamente con una acción de carpeta de Automator, y usando el panel de preferencias de terceros, Hazel.

Crear una acción de carpeta con Automator

Abre Automator, ubicado en Aplicaciones. Cuando se te pida que elijas un tipo de documento, selecciona Acción de carpeta. En el campo de búsqueda de Acciones, escribe "Comentarios de Spotlight". Cuando encuentres el resultado correcto, haz doble clic en la acción o arrástrala al panel Acción de carpeta.

Hay un campo vacío para tus Comentarios de Spotlight. Recuerda que estos comentarios se añadirán a todos los archivos que muevas a tu nueva carpeta. Añade tus comentarios allí, separados por comas. También puedes añadir comentarios como la fecha y la hora seleccionando Variables.

Automator folder actions can add Spotlight Comments for you.Automator folder actions can add Spotlight Comments for you.Automator folder actions can add Spotlight Comments for you.
Las Acciones de carpeta de Automator pueden añadir Comentarios de Spotlight por ti.

Cada vez que añadas un archivo a la carpeta especificada en la acción de carpeta de Automator, tus etiquetas se añadirán a sus Comentarios de Spotlight y se podrán buscar en Spotlight.

Si quieres reemplazar todos los Comentarios de Spotlight asociados con el archivo, desmarca la casilla de verificación Agregar... De lo contrario, asegúrate de mantenerla marcada. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar carpeta para elegir la carpeta que realizará la Acción de carpeta. También puedes crear una nueva carpeta.

Cuando todo esté listo, guarda la acción de carpeta y sal. Cada vez que añadas un archivo a la carpeta especificada en la acción de carpeta de Automator, tus etiquetas se añadirán a sus Comentarios de Spotlight y podrán buscarse en Spotlight o aparecerán en cualquier Carpeta inteligente válida.

Establecer reglas de carpeta con Hazel

Ahora intentemos hacer esto con Hazel. Necesitas tener ya instalado el panel de preferencias de Hazel.

Abre el panel de preferencias de Hazel y agrega la carpeta que quieres que Hazel supervise, a la lista de carpetas. Con la carpeta seleccionada, añade una nueva regla a Hazel. Se abrirá una nueva ventana con las condiciones para tu regla, y las acciones que se llevarán a cabo.

Set up your tags. You can also choose from Hazel's variables.Set up your tags. You can also choose from Hazel's variables.Set up your tags. You can also choose from Hazel's variables.
También puedes elegir entre las variables de Hazel.

Determina qué criterios deben cumplirse para que la regla se aplique. Puede ser algo tan simple como todos los archivos nuevos, o archivos nuevos de un tipo específico que tengan un prefijo en sus nombres que correspondan a un proyecto. Puedes añadir varios criterios o sólo uno.

A continuación, indicale a Hazel qué hacer con el archivo. Para el propósito de este tutorial, querrás decirle a Hazel que le asigne una etiqueta al archivo, la cual añadirá un Comentario de Spotlight, e incluso puedes hacer que Hazel añada tantos Comentarios de Spotlight como quieras. Pero no tiene por qué detenerse ahí. Hazel puede hacer todo tipo de cosas, como mover tus archivos, cambiar los colores de las etiquetas, o incluso enviar archivos a la basura.

You can tell Hazel to do pretty much whatever you'd like with your files.You can tell Hazel to do pretty much whatever you'd like with your files.You can tell Hazel to do pretty much whatever you'd like with your files.
Si se lo indicas, Hazel puede hacer lo que quieras con tus archivos.

No te olvides de guardar tu regla. Hazel actuará inmediatamente sobre cualquier cosa que cumpla con los criterios de la nueva regla, y cualquier archivo que entre en la carpeta en el futuro.


Pensamientos finales

Ya sea que prefieras aplicaciones de terceros o los Comentarios de Spotlight, hay muchas maneras diferentes de etiquetar tus archivos en OS X, e incluso hemos visto un par de formas de automatizar el proceso. Con un poco de esfuerzo inicial, las etiquetas pueden organizar bien tus archivos indómitos y hacer que tu flujo de trabajo sea más eficiente.

¿Tienes una aplicación favorita para hacer etiquetado? ¿Tienes otra acción o flujo de trabajo favorito de Automator que uses para etiquetar tus archivos? ¡Háznoslo saber en el área de comentarios!

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