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Optimiza las comunicaciones de tu equipo con Slack

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Spanish (Español) translation by David Castrillón (you can also view the original English article)

A lo largo de los años han habido muchos servicios de mensajería diseñados para ayudarle a los equipos a colaborarse más eficazmente. Cada uno ha ofrecido su propio conjunto de características interesantes, apelando a conjuntos específicos de usuarios, y por desgracia la mayoría de ellos han desaparecido o ya no se están desarrollando activamente.

Ahí es donde Slack entra. Es un servicio de comunicación multiplataforma creado por la gente que nos trajo Flickr en su día, y combina un chat de equipo con la mejor integración con otras aplicaciones web que tu equipo ya está utilizando.

En este tutorial, voy a darte un recorrido por sus características básicas y te ayudaré a empezar a comunicarte mejor con tu equipo.

Las Características 

Una imagen promocional de Slack.

Antes de comenzar, me gustaría explicar las características fundamentales que ofrece Slack para que tengas una mejor idea de lo que puedes hacer con una cuenta gratuita.

Chat

La característica principal de Slack es la mensajería instantánea, que ha sido una gran manera de ponerse en contacto entre personas desde los días de AOL. Funciona un poco como IRC, utilizando canales precedidos de un # como una forma de organizar los temas. También puedes hacer tu propio grupo privado y enviarle mensajes privados a un colega para desarrollar proyectos siniestros alternos a tu trabajo.

Búsqueda

La segunda característica de Slack es su búsqueda. Si algunas personas en tu equipo estuvieron hablando de un proyecto que debes terminar mañana, rápidamente puedes mirar a través del historial de los canales y averiguar si se ha efectuado algún progreso. Mejor aún, la búsqueda en Slack es global, por lo que se mostrará un mensaje privado entre tú y otro miembro del equipo así como los resultados en los canales a los que perteneces. La búsqueda en las cuentas gratuitas se limita a los últimos 20.000 mensajes, pero puedes actualizar al plan estándar por $8 por usuario al mes si necesitas acceso ilimitado.

Integración de Servicios

Por último, Slack es muy orgulloso de su habilidad para conectarse con otros servicios que tu equipo utiliza cada día. En su página de Integraciones de servicios, puedes agregar cualquier cosa desde GoSquared y New Relic a Twitter y Trello. Hay incluso barras de comandos personalizados y una integración plena con la API de Slack para los usuarios avanzados. El nivel de conexión que Slack ofrece a las herramientas de terceros es incomparable.

Registro

Registrarse en una cuenta de Slack toma cerca de 5 minutos. Este es el paso a paso: 

Página de confirmación de registro
  1. Ve a la Página de Inicio de Slack e ingresa tu dirección de correo y el nombre de tu empresa, luego haz clic en registro Gratuito (Sign Up for Free). Te sugiero usar el correo de la empresa (un dominio personalizado) si lo tienes, ya que Slack te ofrecerá agregar correos adicionales con ese dominio a tu equipo automáticamente cuando se registren.
  2. Revisa en tu correo electrónico un mensaje titulado "Invitación a Slack". Dentro de él, haz clic en el botón azul Configurar tu equipo ahora (Set up your team now) para empezar.
  3. Se te preguntará si la dirección de correo electrónico que utilizas es la correcta. Haz clic en Si, es la dirección correcta (Yes, that´s the right address), si es así; la opción Cambiar a un correo diferente (Switch to a different email) te enviará una confirmación a una nueva dirección.
  4. A continuación, selecciona asignar un nombre a tu equipo. Podría ser un grupo de escritores, diseñadores o programadores. Cuando hayas terminado, haz clic en Siguiente (Next) y crea un nombre de usuario para tu cuenta.
  5. Elige una URL para tu equipo. Tendrá que ser algo único, porque Slack te ofrece un subdominio en tu página web (su equipo.slack.com). Haz clic en Siguiente (Next) cuando hayas terminado con eso.
  6. Concluye el proceso de instalación mediante la adición de tu dominio en la configuración del equipo. Si deseas invitar a más personas a tu equipo, ingresa sus direcciones de correo electrónico en la siguiente pantalla.
  7. Si todo ha ido según el plan, ahora serás redirigido a la aplicación Web de Slack.

Eso es todo para configurar un equipo en Slack. Ahora es el momento de empezar a utilizar el servicio.

Invitar a los Miembros del Equipo

Si te niegas en enviarles un correo electrónico en la fase de configuración, este sigue siendo un buen momento para invitar a los miembros de tu equipo a Slack. Para ello, haz clic en el icono de la flecha izquierda en la derecha de la interfaz principal de Slack, selecciona Directorio de Equipo (Team Directory) y haz clic en el enlace Invitar a Alguien (Invite Some). Será llevado a la página Enviar Invitaciones (Send Invitations). Introduce tantas direcciones de correo electrónico como desees en el primer campo y canales en el segundo. Ten en cuenta que el canal general se agregará de forma predeterminada. Cuando hayas terminado, haz clic en Enviar Invitaciones (Send Invitations) para enviar el correo electrónico a tu equipo, con lo cual es más probable que hagan una fiesta en la terraza sólo para demostrarte lo orgullosos que están de ti.

Asegurándome de que los compañeros habituales estén en mi equipo

Asegúrate de decirle a tu equipo que revisen en sus correos electrónicos una invitación a Slack, incluyendo sus carpetas de spam.

Conversaciones con Slackbot

El ingenioso Slackbot te ayuda a empezar.

Cada usuario será recibido con consejos de bienvenida cuando visite por primera vez tu equipo en Slack. Si deseas quitarlos sobre una base por usuario, haz clic en Quitar los consejos (Opt out of these tips) en la parte inferior de uno y te dejarán en paz. Sin tener en cuenta el factor de molestia, te recomiendo tomar el tour guiado de Slack para darte una idea de cómo funcionan las cosas.

Cuando hayas terminado ese pequeño tour, se te informará sobre todas las maravillosas aplicaciones que ofrece Slack. Luego verás una pequeña burbuja al lado de Slackbot en la sección Mensajes Directos (Direct Messages) de la barra lateral. Te ayudará a ti y a otros usuarios a crear un perfil, comenzando por preguntar tu nombre. Puedes responder y lo añadirá a tu perfil. El bot seguirá haciendo varias preguntas, como si deseas agregar tu nombre de usuario de Skype a tu perfil y si tienes a alguien para invitar al equipo. Todo esto tarda unos dos minutos.

Usando los Canales

Si estás familiarizado con la tecnología IRC, los canales no pueden ser un concepto nuevo para ti. En el contexto de Slack, los canales se utilizan como una manera de separar diferentes temas, diferentes salas de chat. Se pueden utilizar para gestionar diferentes proyectos dentro de la misma empresa, y siempre tendrás un canal #random por si alguien se siente alegre.

¿Necesitas un nuevo canal? Un solo clic, dos campos, un clic más y lo tienes.

Consejo: Si tienes un montón de canales y quieres que uno sea siempre accesible, selecciónalo, pasa el cursor sobre su nombre y márcalo con una estrella para ponerlo en la parte superior de la barra lateral.

Cuando configuras Slack inicialmente, verás dos canales en la barra lateral: general y random. Puede añadir uno nuevo haciendo clic en el enlace Crear Canal (Create a channel) debajo de los dos primeros. Cuando lo hagas, se te pedirá darle un título y una descripción. Cuando hayas terminado, haz clic en Crear Canal (Create Channel) y lo agregará a los canales de su equipo. También puedes crear un Grupo Privado (Private Group), que sólo será visto por los miembros del equipo con acceso. Estos miembros también serán los únicos que puedan buscar en el grupo. Esto puede ser útil si necesitas paredes digitales entre sus cohortes.

Recibir Notificaciones

Hacer las notificaciones personalizadas.

Ahora que tienes que enfrentar las cosas, es una buena idea activar las notificaciones si no lo has hecho aún. Slack admite notificaciones de escritorio en el explorador y en sus aplicaciones nativas. También soporta notificaciones push en iPhone y Android.

Si no estás recibiendo alertas cuando alguien te menciona en un canal, puede que necesites activar las notificaciones. En las aplicaciones de Mac y en las aplicaciones web, puedes hacerlo esperando que Slack pida permisos o yendo a las preferencias de Safari, seleccionando notificaciones y cambiando la selección al lado de nombredelequipo.slack.com por permitir (Allow)

Consejo: Menciona el nombre de un usuario en un canal y recibirá una alerta por defecto.

Permitir las notificaciones en el navegador de Safari es clave para que las alertas de Slack funcionen correctamente.

Si no están habilitadas las notificaciones de Slack, puedes corregirlas pulsando la tecla ^ al lado de tu perfil en la esquina inferior izquierda y seleccionando Preferencias. En la ficha Notificaciones, asegúrate de que una de las dos primeras cajas bajo Notificaciones de Escritorio se destaque. El primero te enviará una notificación en cualquier momento que algo pase en tus canales, y el segundo sólo te enviará uno cuando hayas sido mencionado o se te envíe un mensaje directo.

Si deseas mantenerte al día con ciertos términos en tus canales, puedes hacerlo mediante la adición en el campo resaltar palabras (Highlight Words) que funcionará si activas las notificaciones. Cada vez que esta palabra se utilice en los canales, te alertará en los dispositivos.

Las notificaciones también pueden ser anuladas por canal. Hacer clic en la flecha hacia abajo junto al nombre del canal revelará un menú de configuración. Selecciona Preferencias de Notificación del Canal (Channel notification preferences) y podrás anular las notificaciones globales, con excepción de qué palabras resaltar a utilizar.

Integración

Digamos que deseas compartir algunos borradores del proyecto con tu equipo. Puedes enviarles por correo electrónico todo el enlace de Dropbox o podrías agregar la integración de Dropbox a tu equipo en Slack. Google Drive es demasiado compatible si lo prefieres. Mejor aún, hay integración de Pingdom si deseas que tu equipo de desarrolladores web sepan cuando tu sitio está caído. Enviará las alertas al canal entero y uno de ellos podrá responder rápidamente a la cuestión. Otro buen caso de uso sería las notificaciones RSS para tu equipo de periodistas. Si hay algo nuevo en la sección de la Associated Press el canal será alertado y podrá comenzar a informarse sobre él.

Puedes conectar una gran cantidad de servicios diferentes a Slack para mejorar la experiencia de tu equipo.

Hay muchas maneras de utilizar las integraciones de Slack en beneficio de tu equipo, por supuesto, no puedo mencionarlas a todas. En lugar de darte ideas de cómo usar las integraciones, te voy a mostrar cómo agregar una.

  1. En Slack, haz clic en la flecha hacia abajo al lado de tu nombre de canal y selecciona Agregar una integración (Add a service integration). Serás llevado a una página web.
  2. Buscar una integración que y haz clic en el botón al lado de + Servicio - Nombre (+Service - Name). En la página siguiente, verás una guía de uso (Usage Guide). Recomiendo hacer clic en expandir (Expand) para entender lo que la integración es capaz de hacer antes de añadirla.
  3. La configuración depende del servicio, pero normalmente se te pedirá qué canal te gustaría añadir a la integración, seguido de una autenticación si estás conectando a Slack a través de una cuenta externa como Dropbox o Twitter.
  4. Cuando hayas terminado, prueba tu integración para asegurarte de que funcione correctamente.

Integración de Dropbox

Seleccionando Dropbox como una integración.

Ya que las integraciones de intercambio de archivos en Slack son muy similares, este es un buen ejemplo del paso a paso para configurar una y usarla. Me gusta Dropbox, así que opté por elegir este ejemplo, pero los pasos y la funcionalidad final serán similares para Google Drive, Box y otros también.

Configuración

Dándole permisos a Slack para acceder a los archivos en Dropbox.
  1. Como con cualquier integración, por abrir Slack. Una vez allí, haz clic en la flecha hacia abajo al lado del nombre de tu canal y selecciona Añadir un servicio de integración (Add a service integration). Serás llevado a una página web.
  2. Desplázate hacia abajo hasta localizar Dropbox y haz clic en el botón + Dropbox.
  3. Haz clic en el botón azul Autenticar tu cuenta de Dropbox (Authenticate your Dropbox account) en la sección de autenticación (Authentication) para iniciar el proceso de integración.
  4. Se te pedirá iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox. Si ya estás registrado, haz clic en permitir (Allow) para concederle a Slack acceso a los archivos y carpetas de Dropbox. Serás llevado nuevamente a la página de integración de Dropbox si esto tiene éxito.

Uso

Importando rápidamente un archivo de Dropbox dentro de Slack.

Ahora que has conectado con éxito a Dropbox con Slack, es momento para probarlo. Si vas a uno de tus canales en Slack y haces clic en el botón de carga a la izquierda del campo del texto principal, verás una nueva opción: Importar desde Dropbox. Hacer clic en él abrirá una ventana de Selección de Dropbox, que te permite seleccionar un archivo para cargar desde tu cuenta de Dropbox. Selecciona tantos archivos como desees y haz clic en Seleccionar para incrustarlo en Slack.

Comentando sobre un archivo.

Una vez que se importa un archivo, se te pedirá darle un título — si el original no es lo suficientemente descriptivo — y descripción — opcional. Luego se publicará en el canal activo para que lo vea el resto de tu equipo. Ahora hay algunas acciones que pueden tomarse:

  • Abrirlo. Puedes abrir el archivo en Dropbox para verlo haciendo clic en su título y seleccionando Abrir en Dropbox desde el menú Flexpane (la flecha izquierda en la parte superior derecha de la pantalla).
  • Comentarios. Tu equipo podrá comentar sobre los archivos que hayas subido ya sea seleccionando su título o abriéndolos en el Flexpane y seleccionándolos.
  • Búsqueda. Dropbox y otras integraciones están completamente conectadas a una funcionalidad de búsqueda en Slack, lo que significa que puedes encontrar los archivos incluso cuando pensabas que eran cosa del pasado. Aunque si los eliminas de tu Dropbox, serán cosa del pasado.
  • Actualizar el contenido del archivo. Cuando tengas el archivo seleccionado en el Flexpane, puedes asegurarte de que está al día con Slack haciendo clic en el enlace Actualizar los contenidos del archivo (Refresh file contents).
  • Compartir. Los archivos de Dropbox pueden ser compartidos con los miembros específicos del equipo después de que los hayas importado a un canal. Simplemente haz clic en el enlace de Compartir (Share) y elige compartir con una persona (Share with a person) en el menú desplegable Compartir con (Share with). Puedes agregar también un breve comentario. Cuando hayas terminado, haz clic en compartir (Share).
  • Remover. Puedes quitar una importación de Dropbox desde un canal haciendo clic en el botón a la derecha del nombre del canal. También se puede quitar de Slack haciendo clic en el enlace rojo Eliminar de Slack (Delete from Slack) en el Flexpane.

Buscando

La última de las funciones principales de Slack es la búsqueda. Los desarrolladores están muy orgullosos de éste, porque una vez que hayas integrado algo con Slack, puedes buscar los archivos que hayas subido, los Tweets que han sido escritos en Slack, los proyectos en Trello que están activos, y los mensajes enviados por los miembros de un equipo específico.

Buscando algunos bendiciones de la cámara publicadas por nuestro justo editor.

Si tu equipo ha estado trabajando en un proyecto específico en los últimos días, pero has estado fuera de la oficina, la búsqueda es la manera perfecta para volver a las cosas, en la medida que ellos hayan estado usando Slack para colaborar. Puedes buscar términos relacionados con el proyecto haciendo clic en el campo de búsqueda (Search) y escribiéndolos. No hay necesidad de presionar enter, pues el resultado es instantáneo.

Los resultados de búsqueda se mostrarán en el Flexpane, y hay varias maneras de filtrarlos si pulsas el botón + More Options. Ten en cuenta que estas opciones funcionan para los mensajes (Messages) las fichas de archivos (Files).

  • Por usuario. De forma predeterminada, la búsqueda seráen los mensajes escritos por todos. Puedes cambiar rápidamente esto tú mismo haciendo clic en el botón solo tú (Just you) en el Flexpane. Si quieres ver lo que ha dicho otro miembro del equipo, haz clic en la flecha hacia abajo a la derecha de Just You y selecciona su nombre. También puedes buscarlo. A pesar de que los nombres de usuario se muestren, introducir un nombre completo mostrará los usuarios con el que esté asignado a su perfil.
  • Tiempo o importancia. Seleccionar los más recientes (Most Recent) mostrará los mensajes nuevos o los archivos que coincidan con tu búsqueda; Los Más Relevantes (Most Relevant) mostrará los que Slack considere que sean los más aplicables.
  • Grupo y canal. Por defecto, la búsqueda mostrará los resultados de todos los canales, pero esto se puede cambiar seleccionando el menú desplegable al lado del canal (Channel) y seleccionando uno en el que desees buscar. Lo mismo ocurre con los grupos.
  • Limitar. Seleccionando la casilla al lado de limitar (Limit) restringirá los resultados de búsqueda para los canales y los grupos que tienes abiertos ahora mismo.
Más espacio para discusión a la izquierda con algunas pantallas de inicio a la derecha.

Todos los resultados de búsqueda son ampliables, por lo que aunque parezca que hay un mensaje relacionado con lo que has buscado, puedes hacer clic para ver en contexto: dos mensajes antes y después. También, seleccionando saltar (Jump) moverá tu carga principal al resultado. El botón de fecha te llevará atrás en el tiempo, dirigiéndote a ese momento en el archivo del canal de Slack.

Versión Móvil

Antes de terminar las cosas, hay un poco más de cosas importantes en Slack a las que no he llegado: su versión móvil. Cuando estás en el camino, asistiendo a reuniones, tomando café y volando en el vuelo 815 de Oceanic, podría ser una buena idea revisar con tu equipo y ver cómo les va. La interfaz de Slack es tan consistente a través de las diferentes plataformas que empezar en un dispositivo móvil será algo natural. Para esta sección rápida sobre su versión móvil, estoy usando un iPhone.

App para iPhone de Slack. Y sí, esta es mi cuenta real.

Al descargar la aplicación para iPhone, te da la bienvenida y rápidamente te muestra las funciones disponibles. Golpea dos veces a la izquierda para ir a la Pantalla de empezar (Started) y da un golpe en el botón ingresar (Sign in). Ingresa el correo que utilizas en Slack y pulsa en  Recuperar Cuenta (Retrieve Account). Toca en el sitio en el que deseas iniciar sesión, escribe tu contraseña y he aquí — Slack se ha configurado en tu iPhone. También puede activar las notificaciones push cuando la aplicación te lo pida.

Para acceder a tus canales, pasa a la derecha; para acceder a tus archivos y configuración, pasa a la izquierda. Todo lo demás es básicamente lo mismo que con las aplicaciones de escritorio. Hay algunas cosas a las que no puedes acceder, como las configuraciones del canal, pero la aplicación móvil debe ser suficiente para ayudarte a mantenerte conectado con tu equipo sobre el camino.

Más allá de la guía del usuario de Slack

Slack es un servicio de posibilidades ilimitadas. Los desarrolladores se dedican a mantenerla al día con la tecnología más reciente y más robusta, y la aplicación Web es lo mejor que hay disponible para el trabajo. Ahora que tienes una idea de lo que puedes hacer con Slack, puede valer la pena llevar las cosas un poco más allá con las integraciones avanzadas y varios canales para organizar a tu equipo a medida que crece. Recuerda que puedes hacer un montón de cosas gratis, así que no te apresures en actualizar tu cuenta.

Ahora deberías tener una comprensión sólida para configurar una cuenta con Slack, logrando tener tu equipo conectado y dirigiendo las cosas mientras estás en la oficina y en el camino. Ahora, haz que se realice algún trabajo.

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