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  1. Computer Skills
  2. Synchronization

Sincroniza y administra tus contactos en Agenda

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Spanish (Español) translation by Nadia Gonzales (you can also view the original English article)

Tus contactos son un desastre. Los míos también. Este tutorial te mostrará cómo organizarlos y cómo llevarlos de Facebook y Gmail a la Agenda, así como a tu iPhone.

Si quieres sincronizar tus contactos con la Agenda de OS X, pero no tienes iPhone, el proceso se complica un poco. Es necesario dar algunos pasos adicionales, y es un poco más trabajoso. No obstante, veremos algunas formas diferentes de importar tus contactos de Facebook, Gmail y Yahoo! a tu Mac. También veremos cómo usar tu iPhone como una poderosa herramienta para sincronizar contactos.

Veremos algunas formas diferentes de importar tus contactos de Facebook, Gmail y Yahoo! a tu Mac

Sincronización de contactos de Facebook con tu Mac

Comencemos por ver cómo sincronizar tus contactos de la Mac con los de tu cuenta de Facebook.

Paso 1: Sincronizar Facebook con Yahoo

Para importar contactos de Facebook, primero necesitarás una cuenta de correo electrónico de Yahoo! Leíste bien. Si quieres importar tus contactos de Facebook a la Agenda, necesitas una cuenta de correo electrónico de Yahoo! (También puedes seguir un proceso similar al que yo expondré aquí en Hotmail).

Leíste bien. Si quieres importar tus contactos de Facebook a la Agenda, necesitas una cuenta de correo electrónico de Yahoo!

Inicia sesión o regístrate en el correo electrónico de Yahoo! Haz clic en la pestaña Contactos y verás una lista de todos tus contactos de Yahoo!, que puede ser ninguno si nunca o rara vez usas Yahoo!. Busca el botón "Importar contactos" y haz clic en él para comenzar.

Syncing Facebook contacts to Yahoo!Syncing Facebook contacts to Yahoo!Syncing Facebook contacts to Yahoo!
Sincronización de contactos de Facebook con Yahoo!

Haz clic en el icono de Facebook para iniciar el proceso de autenticación. Inicia sesión en Facebook, si aún no lo has hecho, y acepta compartir tus contactos con Yahoo! Cuando tus contactos hayan sido importados, haz clic en OK, y volverás a la página principal de contactos.

Verás una confirmación que te permitirá saber cuántos contactos se han importado. Antes de importar todo eso a la Agenda de tu Mac, también puedes eliminar cualquier duplicado, aunque esto sólo debería ocurrir si utilizas activamente el correo electrónico de Yahoo! o si tus amigos tienen tres cuentas de Facebook cada uno.

Paso 2: Sincronización de Yahoo con la Agenda

Hacer llegar esas nuevas direcciones de correo electrónico a tu Mac es relativamente sencillo. Abre la Agenda, selecciona Preferencias y luego Cuentas.

Hacer llegar esas nuevas direcciones de correo electrónico a tu Mac es relativamente sencillo.

Hay dos maneras de hacerlo en este punto. Puedes seleccionar En mi Mac en la lista de cuentas y marcar la casilla Sincronizar con Yahoo!, o añadir una cuenta de Yahoo! a la lista de cuentas.

Si decides optar por la primera opción, tendrás que dar permiso a la Agenda para acceder a tu cuenta de Yahoo!. Ingresa a tu cuenta de Yahoo! ID y contraseña en la siguiente pantalla. La Agenda te pedirá que sustituyas los datos de tus contactos por los datos que recibe de Yahoo!, o que los fusiones. Yo no quería sustituir la información de mi ordenador por la de Yahoo!, así que decidí fusionarlas. En tu caso eso lo decidirás tú.

Adding a Yahoo! account to Address BookAdding a Yahoo! account to Address BookAdding a Yahoo! account to Address Book
Añadir una cuenta de Yahoo! a la Agenda

La segunda opción es añadir una cuenta de Yahoo! a la Agenda. Haz clic en el signo más debajo de la lista de cuentas, y elige Yahoo! en el menú desplegable de tipo de cuenta.

Introduce tu ID y contraseña de Yahoo y haz clic en "Crear". También puedes elegir sincronizar tu correo, calendarios y chat en la siguiente ventana. Haz clic en "Crear" una vez más y listo.


Sincronización de contactos de Gmail con tu Mac

Este método es mucho más sencillo, pero, de nuevo, hay dos formas de lograr la sincronización con Gmail. La primera es similar a la anterior con Yahoo! y la cuenta En mi Mac, excepto que ahora estás eligiendo sincronizar Google. Se te pedirá que aceptes conceder permiso a la Agenda para la sincronización con Google y, a continuación, podrás introducir tus datos de acceso de Gmail.

El uso del formato vCard te permite tener más control sobre la información que se añade a la Agenda, pero no se crea un enlace entre la Agenda y tu cuenta de Gmail.

La segunda opción para importar contactos, que utiliza el formato vCard, te permite tener más control sobre la información que se añade a la Agenda, pero no crea un enlace entre la Agenda y tu cuenta de Gmail.

Debes acceder a Gmail en un navegador y hacer clic en Gmail en la esquina superior izquierda de la página. Selecciona Contactos y accederás a la página de Contactos de Gmail. Haz clic en Más y elige Exportar. Puedes escoger los grupos de contactos que deseas exportar o incluso un solo contacto. Selecciona el formato vCard, que es el mejor para la Agenda, y expórtalo.

Exporting an Address Book ready file in GmailExporting an Address Book ready file in GmailExporting an Address Book ready file in Gmail
Exportación de un archivo listo para la Agenda en Gmail

Busca el archivo vCard en tu carpeta de descargas predeterminada y ábrelo para importar los contactos a la Agenda. Si hay algún duplicado, la Agenda te preguntará qué quieres hacer, si quieres conservar el contacto antiguo, aceptar el nuevo contacto de Gmail, fusionarlos, o conservar ambos.

Incluso eligiendo uno u otro contacto, o fusionándolos, me di cuenta de que terminé con muchos duplicados, hablaremos de cómo deshacerse de ellos un poco más tarde.


Sincronización de contactos de Facebook con tu iPhone

El proceso de sincronización de contactos es fenomenalmente más fácil con un iPhone, y no me refiero sólo a los contactos del móvil. Dado que sincronizarás los contactos de tu iPhone con la Agenda de tu Mac a través de iTunes, tu iPhone se convierte en una herramienta de administración de contactos.

Hay un par de aplicaciones para iPhone muy útiles a la hora de sincronizar los contactos, siendo SmartSync la mejor que he visto. SmartSync reunirá toda la información disponible para un contacto de Facebook y la usará para complementar los contactos de tu iPhone, incluyendo las fotos. ¡No más caras en blanco por defecto para el 95% de mis contactos! Ni SmartSync, ni ninguna otra herramienta de sincronización de Facebook que haya probado, puede sincronizar los contactos que no estén ya en mi iPhone, así que si quieres complementar tus contactos actuales, tendrás que probar el método Yahoo a Mac que se ha descrito anteriormente.

Hay un par de aplicaciones para iPhone muy útiles a la hora de sincronizar los contactos, siendo SmartSync la mejor que he visto.

Una vez instalado, SmartSync necesita tu número de teléfono y conectarse a Facebook. Aparecerán todas las coincidencias, las posibles coincidencias, y todos los nombres para los que no se haya podido encontrar una coincidencia adecuada, así podrás hacer cualquier cambio que necesites en las coincidencias antes de continuar con la sincronización.

Syncing Facebook contacts to the iPhoneSyncing Facebook contacts to the iPhoneSyncing Facebook contacts to the iPhone
Sincronizar contactos de Facebook con iPhone

En la configuración de SmartSync, puedes elegir reemplazar las fotos existentes, la información de contacto e incluso el nombre de tu contacto por la información de Facebook. SmartSync te permite decidir qué información quieres extraer de Facebook, como el cumpleaños y el empleo actual. También puedes obtener los mensajes de estado más recientes de tus contactos para mostrarlos con sus fotos, si es algo que te interesa hacer.


Sincronización de contactos de Gmail con iPhone

Para sincronizar tus contactos de Gmail, accede a la configuración de tu iPhone y localiza Mail, Contactos, Calendarios. Presiona añadir una nueva cuenta Exchange. Sí, has leído bien, una cuenta Exchange; una cuenta Gmail no sincronizará los contactos.

Introduce tu dirección de Correo electrónico, el Nombre de usuario, y coloca tu contraseña en el lugar correspondiente. Deja el Dominio en blanco por ahora, y toca "Siguiente". Si recibes un error o simplemente no funciona, debería abrirse un nuevo campo para que introduzcas una dirección de servidor, que será m.google.com.

Cuando estés conectado, tendrás la opción de sincronizar tu correo, tus contactos y tus calendarios. Todo depende de lo que quieras, pero para el propósito de este tutorial, es necesario que actives la opción Contactos.

Setting up an Exchange account to sync contactsSetting up an Exchange account to sync contactsSetting up an Exchange account to sync contacts
Configurar una cuenta de Exchange para sincronizar los contactos

Cuando actives la sincronización de los contactos, se te preguntará si quieres mantener los contactos existentes o eliminarlos. Es posible que veas algunos duplicados si decides conservar tus contactos, y el número de dichos duplicados dependerá del número de contactos que tengas. Sin embargo, podemos deshacernos de algunos de ellos en la siguiente sección, así que no te preocupes.

Todo el trabajo de sincronización de tu iPhone se reflejará en la Agenda.

Para que todos estos cambios en los contactos sean efectivos, sólo tienes que sincronizar tu iPhone con tu Mac. Todo el trabajo de sincronización de tu iPhone se reflejará en la Agenda.


Eliminación de duplicados

Librarse de los duplicados generados por la sincronización puede ser tedioso, sin embargo, la Agenda tiene una herramienta de eliminación de duplicados que debería ayudarte un poco. Haz clic en el menú "Tarjeta" y elige "Buscar duplicados".

Si la aplicación encuentra algún contacto duplicado, contactos con el mismo nombre pero con diferente información en la tarjeta, se te ofrecerá fusionarlos.

Afortunadamente, hay algunas herramientas muy buenas que pueden ayudarte a disminuir la carga de eliminar los contactos duplicados.

Address Book makes it easy to manage duplicate contacts.
La Agenda facilita la administración de los contactos duplicados.

La herramienta de duplicados encontró y fusionó algunos de mis contactos, pero no todos. Dependiendo del método de importación que uses, puedes terminar con más o menos duplicados, y probablemente necesites un poco de ayuda si lo haces manualmente.

Afortunadamente, hay algunas herramientas muy buenas que pueden ayudarte a disminuir la carga. Addressbook Cleaner de iMacTools y Contacts Cleaner de Spanning Tools son ambos grandes ejemplos de este tipo de aplicación.

A duplicate contact turned up by a third party toolA duplicate contact turned up by a third party toolA duplicate contact turned up by a third party tool
Un contacto duplicado encontrado por una herramienta de terceros

Abre la aplicación de tu elección y escanea tus contactos. La aplicación generará una lista de duplicados que es un poco más precisa que la de la Agenda. Se te darán varias formas diferentes de lidiar con los duplicados, incluyendo la fusión de tus contactos, su eliminación o su apertura en la Agenda para que puedas editarlos.


Conclusión

No hay ninguna razón para que todos nuestros contactos estén almacenados de forma separada en tres o cuatro lugares distintos. Al administrarlos un poco, se puede tener todos esos bits de datos en un solo lugar y en orden.

Incluso si tienes tus contactos en ubicaciones no cubiertas por este tutorial, los métodos de exportación e importación mencionados anteriormente deberían al menos orientarte hacia una Agenda completa y organizada.

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