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Domina tu bandeja de entrada de Outlook con subcarpetas, reglas y filtros

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Spanish (Español) translation by CYC (you can also view the original English article)

¡Recibir inundaciones de correo electrónico no tiene que ser una pesadilla! En su lugar, las aplicaciones que usas para leer y enviar tus correos electrónicos también pueden ayudarte a organizarlos y ordenarlos automáticamente. Ya hemos visto cómo mantener tu bandeja de entrada de Gmail bajo control, pero en el mundo de los negocios, Outlook es una de las aplicaciones de correo electrónico más comunes. También tiene una serie de herramientas para mantener tu bandeja de entrada limpia, y más.

En Outlook, puedes encontrar y agrupar mensajes fácilmente si los ordenas en subcarpetas, e incluso puedes hacer que Outlook realice la clasificación automáticamente. Otra opción es aplicar formato que destaque a los mensajes que son importantes, con o sin subcarpetas.

En este tutorial, te mostraré cómo usar estas herramientas y más para mantener automáticamente tu bandeja de entrada de Outlook limpia y centrada en los mensajes de correo electrónico que realmente te importan.

Proyección de pantalla

Puedes seguir con este tutorial usando tus cuentas de correo electrónico que ya tienes configuradas en versiones recientes de Outlook para Windows o Mac. Algunas de las técnicas funcionan igual en las ediciones de Windows y Mac, pero la edición 2013 de Outlook para Windows tiene algunas características más para facilitar un poco la organización de tu correo electrónico. Pero una vez que tengas todo configurado, ambas ediciones funcionan bien.

Crear subcarpetas

Las subcarpetas son la clave para mantenerte organizado en Outlook, y puedes tener subcarpetas de cualquiera de tus carpetas principales: para correo electrónico, calendarios, contactos y más. Crear una subcarpeta toma solo unos pocos clics en la versión de Windows o Mac.

En la lista de carpetas en el lado izquierdo, haz clic derecho en la Bandeja de entrada, luego selecciona Nueva carpeta en el menú emergente.

Create New Folder dialogCreate New Folder dialogCreate New Folder dialog
Haz clic con el botón derecho en una carpeta para crear una subcarpeta dentro de ella

Escribe un nombre, luego presiona Entrar. La nueva carpeta aparecerá debajo de la Bandeja de entrada.

New subfolder in navigation paneNew subfolder in navigation paneNew subfolder in navigation pane
Las subcarpetas están anidadas dentro de tus carpetas principales

Ahora puedes arrastrar cualquier mensaje que desees a la nueva carpeta.

Outlook rulesOutlook rulesOutlook rules
Puedes arrastrar mensajes a subcarpetas

Consejo: Para seleccionar varios mensajes y arrastrarlos, presiona Ctrl y haz clic en los individuales, o selecciona un grupo en una fila haciendo clic en el primero que desees, luego presiona la tecla Mayús y haz clic en el último.

Después de arrastrar, el mensaje desaparecerá de la Bandeja de entrada y, si haces clic en la subcarpeta, verás el mensaje. ¿Arrastraste el equivocado por error? ¡No hay problema! Arrástralo hacia afuera nuevamente.

Además, si prefieres copiar el mensaje en lugar de moverlo, mantén presionada la tecla Ctrl mientras lo arrastras.

Y si luego decides que no deseas esa subcarpeta, puedes hacer clic con el botón derecho y seleccionar Eliminar carpeta en el menú emergente. Cualquier mensaje en la carpeta será eliminado, también.

Mover un mensaje usando un paso rápido o el botón Mover

Otras dos formas de mover mensajes manualmente son la función Quick Step (solo Windows) o el botón Mover en la barra de cinta de las versiones de Windows y Mac. Un Quick Step es una especie de macro, y hay algunos que vienen preparados con Outlook. En este caso, tenemos que crear el nuestro para la nueva carpeta.

Creación y uso de un paso rápido (solo Windows)

Primero, creamos un paso rápido: Selecciona un mensaje que deseas mover, luego haz clic en la flecha hacia abajo en la esquina inferior derecha del cuadro Pasos rápidos.

Lower Down Arrow in the Quick Steps boxLower Down Arrow in the Quick Steps boxLower Down Arrow in the Quick Steps box
Haz clic en la flecha hacia abajo inferior en el cuadro Pasos rápidos para crear un nuevo paso

En el cuadro desplegable, elige Nuevo paso rápido y luego Mover a la carpeta.

Move message to a folderMove message to a folderMove message to a folder

En el cuadro de diálogo que aparece, asígnale un nombre significativo, elige la carpeta a la que deseas mover los elementos y luego marca los mensajes como leídos. Luego haz clic en Finalizar.

Outlook quick step settingsOutlook quick step settingsOutlook quick step settings
En el cuadro de diálogo Configuración rápida, elige a qué carpeta moverás los mensajes

Para usarlo, selecciona un mensaje, luego haz clic en el Paso rápido que acabas de crear.

New Quick Step available in the ribbonNew Quick Step available in the ribbonNew Quick Step available in the ribbon
Los pasos rápidos que crees aparecerán en el cuadro en la pestaña Inicio

Esto mueve el mensaje, de la misma manera que lo arrastraste.

El botón Mover (Windows y Mac)

Junto al grupo Quick Step en la cinta está el botón Mover. Cuando creas carpetas o mueves mensajes, por lo general adivina que querrás hacerlo, nuevamente. Es como un Quick Step que se crea automáticamente, pero requiere un par de clics adicionales para usar.

Selecciona un mensaje, haz clic en el botón Mover, luego en el menú, elige la carpeta de la lista. Si la carpeta que deseas no está en la lista, elige Otra carpeta. Puedes seleccionar la carpeta que deseas de una lista de carpetas.

Folder listFolder listFolder list
El botón mover tiene algunas formas similares de mover mensajes

Aunque esto funciona, creo que requiere demasiados pasos. Hay una manera mucho mejor.

Crear reglas para mover mensajes automáticamente

Si recibes muchos mensajes, puede ser fácil omitir algunos de los que deseas colocar en las subcarpetas. Afortunadamente, la función Reglas puede hacerlo por ti, cuando lleguen los mensajes. Puedes crear reglas para mover mensajes en función de quién es el remitente, cuál es el asunto, si está en el campo Para o CC, y muchos otros criterios. Como parte de la creación de una regla, puedes crear una subcarpeta, por lo que ni siquiera tienes que hacerlo por adelantado.

Crear una regla a partir de un mensaje que ya has movido (solo Windows)

En la versión de Windows, si arrastraste manualmente un mensaje a una subcarpeta, Outlook puede crear una regla para hacerlo de nuevo, automáticamente.

Arrastra un mensaje a una subcarpeta que creaste. En la barra de la cinta, haz clic en el botón Reglas y observa las dos primeras opciones:

Rules button and menuRules button and menuRules button and menu
El botón Reglas tiene formas simples y avanzadas de definir reglas

Si seleccionas Mover siempre los mensajes de... Outlook siempre moverás los mensajes de ese remitente a la subcarpeta seleccionada actualmente.

Si eliges Crear regla, obtendrás un cuadro de diálogo donde puedes elegir configuraciones adicionales, como si mover mensajes según el nombre del remitente, el asunto del mensaje, a quién se envía, y más.

Create Outlook ruleCreate Outlook ruleCreate Outlook rule
En el cuadro de diálogo Crear regla, puedes marcar mensajes según el remitente, el asunto y el destinatario

Elige la configuración que desees, luego haz clic en Aceptar.

El Asistente de Reglas te brinda aún más control. Echemos un vistazo a cómo crear una regla en Windows.

Crear una regla usando el asistente de reglas en Windows

El Asistente de reglas tiene muchas más condiciones para ordenar mensajes y también te permite especificar excepciones a las reglas.

Hay dos formas de mostrar el asistente. En el cuadro de diálogo Crear regla (ver captura de pantalla, arriba), puedes hacer clic en el botón Opciones avanzadas. Otra forma es hacer clic en el botón Reglas y seleccionar Administrar reglas y alertas en el menú desplegable.

Piensa en una serie de mensajes que recibes a menudo, como un boletín en particular, que siempre tiene algunas palabras consistentes en el asunto. Vamos a mover los mensajes basados en esas palabras. No tienes que seleccionar uno de los mensajes para crear esta regla. Ni siquiera necesitas ninguno en tu bandeja de entrada. Outlook los agarrará cuando lleguen.

En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haz clic en Nueva regla, en la parte superior.

rules and alerts dialogrules and alerts dialogrules and alerts dialog
Abre el Asistente de reglas haciendo clic en el botón Nueva regla

Eso muestra más reglas prefabricadas que puedes aplicar.

Outlook rules wizardOutlook rules wizardOutlook rules wizard
El Asistente de reglas tiene reglas prefabricadas, o puedes elegir una en blanco y crear una desde cero

Para llegar a la misma parte del diálogo y hacer clic en el botón Avanzado que aparece arriba, elige la penúltima opción: Aplicar regla en los mensajes que reciba. Luego haz clic en Siguiente, en la parte inferior. Eso muestra el Paso 1 del asistente.

Marca la casilla de palabras específicas en el asunto o mensaje. En la parte inferior del cuadro de diálogo, haz clic en el hipervínculo para palabras específicas.

Outlook rule for specific wordsOutlook rule for specific wordsOutlook rule for specific words
Al elegir una opción en la parte superior del diálogo, habrá un enlace para hacer clic en la parte inferior

En el cuadro de diálogo Buscar texto que aparece, escribe las palabras que deseas marcar y luego haz clic en Agregar para agregarlas a la lista de búsqueda. Si agregas varios elementos, Outlook solo captará mensajes donde estén presentes todos los elementos. Haz clic en Aceptar cuando termines.

Outlook search text with ruleOutlook search text with ruleOutlook search text with rule
Si agregas más de una palabra o frase, todas deben estar presentes para que el mensaje se marque

Haz clic en Siguiente y tú decidirás qué hacer con los mensajes marcados.

En la parte superior, marca la casilla para moverlo a la carpeta especificada. En la parte inferior del cuadro de diálogo, haz clic en el hipervínculo especificado.

Outlook rules specified folderOutlook rules specified folderOutlook rules specified folder
Hay muchas acciones disponibles, y puedes elegir varias, si lo deseas

En el árbol de carpetas que aparece, invierte la Bandeja de entrada, luego selecciona la subcarpeta donde deseas que se muevan estos mensajes.

Outlook rules folder treeOutlook rules folder treeOutlook rules folder tree
Puedes hacer que la regla mueva un mensaje a cualquier carpeta

Haz clic en Aceptar, luego haz clic en Siguiente para decidir si deseas alguna excepción a la regla. Elige aquí de la misma manera que lo hiciste en los dos pasos anteriores. Por supuesto, no tienes que elegir ninguna excepción si no lo deseas. Luego haz clic en Siguiente para ir al último paso.

Dale a la regla un nombre significativo (puedes mantener la sugerida). Si eliges la opción Ejecutar esta regla ahora..., Outlook procesará todos los mensajes actualmente en la Bandeja de entrada que cumplan con tus criterios. La opción para activar esta regla te permitirá desactivar y habilitar la regla en cualquier momento.

Outlook rules wizardOutlook rules wizardOutlook rules wizard
Puedes hacer que una nueva regla se ejecute inmediatamente o esperar a que lleguen nuevos mensajes

Haz clic en Finalizar. La regla que creaste se mostrará ahora en el cuadro Reglas y alertas, y puedes desactivar las reglas aquí, sin tener que editar la regla. Para modificar la regla más tarde, haz doble clic en ella o selecciónala, luego haz clic en Cambiar regla.

Haz clic en Aplicar, luego haz clic en Aceptar. La próxima vez que recibas un mensaje que cumpla con tus criterios, Outlook lo moverá automáticamente a la subcarpeta que elegiste. La subcarpeta estará en negrita, lo que indica que hay mensajes no leídos, y el número que aparece indica cuántos hay.

Subfolder containing new incoming messageSubfolder containing new incoming messageSubfolder containing new incoming message
Cuando llegan nuevos mensajes y se ordenan, Outlook los indicará

Crear una regla en Mac

La edición Mac de Outlook no tiene tantos detalles para crear reglas, pero probablemente tenga lo que necesitas, de todos modos.

En la pestaña Inicio o en la pestaña Organizar en la cinta de opciones, haz clic en el botón Reglas, luego elige Editar reglas.

Rules button on the Mac ribbon barRules button on the Mac ribbon barRules button on the Mac ribbon bar
En Mac, el botón reglas está en las pestañas Inicio y Organizar

En el lado izquierdo del cuadro de diálogo que aparece, selecciona el tipo de cuenta que estás usando, luego haz clic en el signo Más en la parte inferior.

Dialog to create a new rule on the MacDialog to create a new rule on the MacDialog to create a new rule on the Mac
En el cuadro Reglas, elige el tipo de servicio que estás utilizando y luego haz clic en el signo Más para crear una nueva regla

Elige la configuración que desees, luego haz clic en Aceptar. Ten en cuenta que una opción de la edición Mac que tiene Windows no es que puedas elegir cómo lidiar con múltiples condiciones.

Rules settings dialog on the MacRules settings dialog on the MacRules settings dialog on the Mac
En la versión de Mac, una regla puede marcar un mensaje cuando cumple con todas o solo con algunas de las condiciones que especifiques

Filtrado de mensajes (solo Windows)

En la edición de Windows, si no deseas tratar las subcarpetas y las reglas, puedes hacer que Outlook cambie el formato de los encabezados de los mensajes. En el 2007 y versiones anteriores, puedes hacer esto con unos pocos clics en la parte superior de la lista de mensajes, pero a partir de la versión 2010, debes pasar por algunos aros. Y esta característica no existe en absoluto en la edición Mac.

Selecciona un mensaje de un remitente que deseas marcar. Ve a la pestaña Ver en la cinta, haz clic en el botón Ver configuraciones a la izquierda, luego haz clic en el botón Formato condicional en el cuadro de diálogo que aparece.

View Settings dialog with Conditional Formatting button highlightedView Settings dialog with Conditional Formatting button highlightedView Settings dialog with Conditional Formatting button highlighted
Para crear un formato personalizado para los encabezados de los mensajes, usa el cuadro de diálogo Ver configuraciones

En el cuadro de diálogo Formato condicional, haz clic en Agregar, escribe un nombre para la regla (observa que se coloca inmediatamente en la parte inferior de la lista), luego haz clic en Condición para elegir los criterios.

Ingresa los criterios que desees, como el nombre o la dirección de correo electrónico del remitente. Cuantos más criterios especifiques, más estrecha será la búsqueda.

Outlook rules filter boxOutlook rules filter boxOutlook rules filter box
El cuadro de diálogo Filtro tiene tres pestañas de opciones y puedes configurar tantas como desees

Haz clic en Aceptar para regresar al cuadro de diálogo anterior, luego haz clic en Fuente para elegir el formato de los encabezados de los mensajes marcados.

Outlook rules font boxOutlook rules font boxOutlook rules font box
Puedes formatear encabezados de mensaje con cualquier fuente en tu computadora

Establece las opciones que deseas, luego haz clic en Aceptar tres veces para confirmar los cuadros de diálogo y regresar a la ventana principal de Outlook.

Los mensajes que contienen los criterios que especificaste ahora tienen el formato único.

Formatted header of a messageFormatted header of a messageFormatted header of a message
Ejemplo de un encabezado de mensaje con un formato personalizado

Conclusión

Outlook tiene excelentes características para ordenar y organizar el correo, aunque algunas de las características son difíciles de encontrar. También puedes usar cualquiera de estas técnicas para organizar el correo que envías. Por ejemplo, es posible que desees una carpeta que contenga todos los mensajes que envíes con propuestas de venta o todos los mensajes que envías a tu jefe. También puedes anidar subcarpetas y usar reglas sobre ellas. De esta manera, puedes crear una carpeta de Clientes, luego crear subcarpetas individuales en ella, una para cada cliente.

Si tienes otros consejos para mantener tus correos electrónicos de Outlook organizados o si tienes problemas para crear filtros de Outlook, infórmanos en los comentarios a continuación y estaremos encantados de ayudarte.

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