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Use HelloSign para Obtener Documentos Firmados en Línea

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This post is part of a series called Going Paperless.
Send and Receive Faxes With Your Mac
Effortless Paperless Nirvana With Mail, Hazel and Evernote

Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

Obtener firmas puede ser complicado cuando se trabaja con equipos en diferentes ciudades o países. Tener que enviar físicamente un documento por correo electrónico a un compañero de trabajo, cliente u otra persona para que gane su nombre para su aprobación, desperdicia tiempo y dinero, y es posible que sus documentos se pierdan por correo.

Afortunadamente, hay una solución para esto: HelloSign. HelloSign es una aplicación web que le permite solicitar firmas y firmar documentos legalmente vinculantes, sin faxes ni viajes a la oficina postal. En este tutorial, le mostraré cómo enviar firmas, solicitar firmas y hacer aún más con HelloSign.

Empezando con HelloSign

How many have to sign
Cómo Firmar su documento en HelloSign

Para obtener su documento firmado, primero deberá registrarse en una cuenta de HelloSign o autenticarlo con su cuenta de Google. Luego, desde el tablero, mire hacia el centro de la pantalla y verá tres opciones debajo del encabezado "¿Quién debe firmar?": Solo yo, Yo + otros y Solo Otros. Haga clic en la opción que mejor se adapte a su situación.

Nota: No puede usar las funciones Editar y Firmar al seleccionar la opción Solo Otros.

Adding Files To HelloSign
Añadiendo Archivos a HelloSign

Mire hacia el centro de la pantalla debajo de los archivos Agregar (y Firmar) de cualquier tipo. A la derecha de este encabezado hay un área donde puedes arrastrar y soltar cualquier tipo de archivo de texto que quieras firmar. O bien, si ha guardado su documento en línea, puede importar archivos de Google Drive, Dropbox, Box, Evernote y Microsoft SkyDrive. Para hacer esto, haga clic en el botón respectivo del servicio para ser redirigido a una página de inicio de sesión.

Solicitud de Firmas Usando HelloSign

Nota: Si seleccionó Solo Yo al seleccionar quién necesita firmar su documento, omita este paso.

Adding signees to a HelloSign document
Agregar firmantes a un documento HelloSign.

Después de que hayas subido tu documento, mira debajo del encabezamiento de ¿Quién debe firmar?. Encontrará dos cuadros de texto donde puede agregar el nombre y el correo electrónico del firmante adicional. Si necesita agregar más firmantes, mire debajo de los cuadros y haga clic en el botón + Firmante. También puede copiar otras direcciones de correo electrónico al formulario desde el botón + CC.

Si sus documentos requieren firmas en un orden determinado (por ejemplo, si desea que el presidente del nombre de una empresa se firme ante el nombre de un vicepresidente), marque la casilla Asignar número de orden que se encuentra debajo de la lista de direcciones de correo electrónico. Ahora, junto a cada nombre y dirección de correo electrónico, observará los botones arriba y abajo a la izquierda de cada nombre. Use estos botones para organizar el orden de sus firmantes.

Adding signature fields to a document
Agregar campos de firma a un documento HelloSign.

Ahora, mira debajo del encabezado ¿Dónde tienen que firmar? y haga clic en el botón Preparar documentos para firmar. Cuando haga esto, aparecerá una ventana emergente que contiene su documento. Mire hacia la parte superior de este documento en la fila de botones con la etiqueta firma, iniciales, cuadro de texto, casilla de verificación y fecha de firma. Arrastre y suelte cada uno de estos cuadros en su lugar correspondiente en su documento. Por ejemplo, arrastre un campo de firma al área de la firma en su documento.

Si tiene varios firmantes, asegúrese de seleccionar quién firma y completa qué información del menú desplegable que se encuentra arriba de la casilla correspondiente.

Adding a message to your HelloSign email
Agregar mensajes a su correo electrónico HelloSign.

En la parte inferior de la página, debajo del título Agregar título de documento y mensaje personalizado, escriba un mensaje para sus firmantes y nombre el documento antes de enviárselo a sus firmantes.

Ahora que ha terminado de configurar sus firmantes, siga la siguiente parte de la guía para agregar sus propias firmas a su documento. Una vez que haya terminado, o si no necesita Firmar su Documento, haga clic en el botón grande Solicitar firma ubicado en la parte inferior de la ventana para enviar el documento.

Firma de documentos usando HelloSign

Una vez que su documento se haya importado a HelloSign, mire debajo del área de carga y haga clic en el botón Editar y Firmar. Si usa un documento compartido, este botón se etiquetará Preparar Documentos para Firmar. Ahora accederá a una ventana donde puede editar y firmar documentos. Por ejemplo, he cargado un formulario de muestra de fotos de mi computadora en formato .doc.

Mire hacia la parte superior de la ventana Editar y firmar, y verá cinco botones: firma, iniciales, marca de verificación, fecha y texto. Estos botones le permiten agregar su información respectiva al documento. Sin embargo, antes de poder firmar documentos con HelloSign, debe agregar su firma al servicio.

Agregar Su Firma e Iniciales a HelloSign

Para agregar su firma e iniciales a HelloSign, haga clic en el botón respectivo de la ventana Editar y firmar. Cuando haga esto, aparecerá una ventana emergente pidiéndole que agregue su firma al servicio. Si miras hacia el lado derecho de la ventana, verás cuatro opciones diferentes para agregar una firma a HelloSign: dibujarla, escribir firma, cargar archivo de imagen y teléfono inteligente.

Drawing a signature
Usando su mouse para "dibujar" su firma.

Si selecciona Dibujar, se lo llevará a una ventana donde puede usar el mouse para dibujar una firma. Simplemente haga clic y sostenga al lado de la "X" para comenzar a dibujar su firma. Cuando hayas terminado, haz clic en el botón Siguiente y serás redirigido a una página donde puedes obtener una vista previa de tu firma. Desde aquí, haga clic en Insertar si solo desea usar esta firma una vez, o guardar e insertar si planea usarla nuevamente en el futuro.

Typing a signature
Escribir una firma usando HelloSign.

Al hacer clic en Escriba en la firma, accederá a una página en la que puede escribir su firma. Cuando escriba, la salida de la firma tendrá una fuente similar a la de escritura a mano. Cuando haya terminado de escribir en dicha firma, haga clic en Insertar para agregar la firma a su documento.

Si desea agregar una firma real a su formulario HelloSign, haga clic en el botón Cargar archivo de imagen. Desde aquí, se le pedirá que cargue una foto o escanee su firma. Para este ejemplo, escaneé una copia de mi firma a 350 ppp usando mi escáner.

Editing a scanned signature
Editar una firma escaneada.

Ahora será llevado a una página donde puede rotar, recortar y agregar contraste a su imagen cargada. Gire la imagen a su gusto con las flechas ubicadas debajo de la ventana de firma, agregue contraste usando el control deslizante sobre su firma, y recorte haciendo clic y arrastrando sobre la firma misma. Una vez que hayas recortado, haz clic en el siguiente botón para obtener una vista previa de tu firma. Si está satisfecho, haga clic en Insertar o Insertar y Guardar.

Si no tiene un escáner, puede agregar una firma desde su teléfono inteligente haciendo clic en el botón del Teléfono Inteligente. Esta ventana le pedirá que tome una foto de su firma usando la cámara de su teléfono inteligente y luego la reenvía a la dirección de correo electrónico en el medio de la ventana. Una vez que se envía la foto, presione Siguiente para recortar su firma. Luego puede agregar su firma al documento.

Estas mismas opciones se aplican al botón Iniciales que se encuentra junto a la derecha del botón de firma dentro del botón Editar y Firmar.

Agregar Su Firma o Iniciales a Su Documento

Selecting a saved signature
Seleccionar una firma para usar en un documento HelloSign.

Ahora que tiene una firma y las iniciales guardadas y está listo para comenzar, haga clic en el botón Usado guardado en la ventana Agregar firma. Seleccione la firma que desea utilizar para iniciar sesión haciendo clic en su imagen. Una vez seleccionado, haga clic en Insertar Firma.

Su firma ahora será agregada al documento. Para mover su firma, simplemente haga clic y arrástrela a su posición. Si necesita agregar la firma varias veces, simplemente haga clic en el documento para hacer que aparezca otra copia de su firma. Si necesita inicializar cualquier parte del documento, haga clic en el botón Iniciales y siga los mismos pasos.

Agregar Texto, Casillas de Verificación y Fechas a Su Documento

Si necesita completar una parte de su formulario con texto, por ejemplo, al completar su nombre y apellido en un documento, puede usar la función de texto de HelloSign. Esta función se encuentra a la derecha de los botones de firma e iniciales y está etiquetada como Texto. Después de hacer clic, seleccione la parte del documento donde desea agregar texto y comience a escribir.

Agregar marcas simples a un documento también es fácil. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar el botón de casilla de verificación desde la parte superior de la ventana Editar y firmar. Luego, agregue una casilla haciendo clic en el documento.

Finalmente, también puede agregar fechas a un documento presionando el botón de fecha. Después de hacer clic, simplemente haga clic donde desee colocar la fecha. La fecha se actualizará automáticamente a la fecha de hoy, pero si necesita editarla, simplemente haga clic en la fecha recién agregada para editarla.

Creando Plantillas y Enlaces

Choosing to create a template or link

Si a menudo se encuentra enviando el mismo documento a los firmantes una y otra vez, es posible que desee crear plantillas para sus documentos. Para hacer esto, mira hacia el lado izquierdo del sitio web de HelloSign y haz clic en el botón Crear plantilla. Cuando haga esto, accederá a una página con dos opciones: Crear plantilla y Crear enlace.

Si necesita que varias personas firmen un documento, deberá crear una Plantilla, ya que los enlaces no admiten firmas múltiples. Las plantillas también se pueden enviar a los firmantes a través de HelloSign, en comparación con los enlaces que se pueden enviar por correo electrónico, redes sociales o de cualquier otra forma que desee distribuir.

Crear Plantillas y Enlaces son procesos casi idénticos. Simplemente haga clic en el tipo que le gustaría crear, cargue sus archivos, agregue firmas, agregue campos de firma y escriba un mensaje. Una vez que haya terminado de crear una plantilla, haga clic en el botón Crear plantilla, y podrá acceder a ella desde el botón Documentos que se encuentra en el lado izquierdo de la ventana de HelloSign, justo debajo del botón Crear plantillas.

Si está creando un enlace, haga clic en el botón Crear enlace cuando haya terminado. A continuación, accederá a una página con un enlace que puede proporcionar a los usuarios que desea que firmen el documento. Puede distribuir este enlace de todos modos que desee y sus usuarios pueden firmar a través de su navegador web.

Viendo Documentos Firmados

Downloading documents from HelloSign
Descargar documentos desde HelloSign.

Ahora que ha enviado documentos a compañeros de trabajo, clientes y otros signatarios, ¿cómo ve exactamente su vista de sus documentos firmados? Simple, simplemente haga clic en el botón Documentos ubicado en el lado izquierdo de la ventana de HelloSign. Ahora, mire hacia la parte superior de la página junto al encabezado Filtrar por. Verá un menú desplegable. Desde este menú, selecciona Enviado.

Mire hacia el centro de la ventana para ver todos sus documentos enviados. Busque el documento que envió y vea el estado de la firma pendiente a la derecha del nombre del documento. Si el documento ha sido firmado, haga clic en el botón de flecha a la derecha de la fecha en que se envió el documento. Aparecerá un menú desplegable. Desde este menú, puede obtener una vista previa y descargar el documento.

Si se ha registrado en HelloSign con su cuenta de Google, estas carpetas también estarán disponibles para su visualización en su cuenta de Google Drive dentro de la carpeta "HelloSign" recién agregada.

Usando HelloSign Con Google Docs

Otra gran novedad de HelloSign es que se integra bien con Google Docs. De hecho, al usar HelloSign en Google Docs, puede firmar y enviar documentos desde la interfaz de Google Docs, omitiendo la interfaz de HelloSign por completo.

Adding the HelloSign Google Docs add-on

Para comenzar, deberá instalar el complemento de HelloSign en su cuenta de Google Docs. Para hacerlo, cree un nuevo documento de Google Docs y mire hacia la parte superior de la ventana. Haga clic en el botón Complementos. Cuando hagas esto, aparecerá una ventana emergente. Mire hacia la esquina superior derecha de esta ventana en la barra de búsqueda. Busque "HelloSign" e instale el complemento HelloSign.

Ahora, use Google Docs para abrir un documento que necesite firmar o que otros firmen. A continuación, vuelva a hacer clic en el menú Complementos y, en el menú desplegable, haga clic en el botón HelloSign.

Signing documents in Google Docs
Firmando documentos dentro de Google Docs.

Mire hacia el lado derecho de la ventana y verá una ventana de HelloSign que hace una pregunta muy familiar: "¿quién necesita firmar este documento?". Si selecciona Solo yo, accederá a un menú que muestra todas las firmas guardadas. Para firmar el documento, simplemente arrastre y suelte su firma en el documento. Una vez que haya terminado, haga clic en Enviar Correo electrónico como PDF en la barra lateral de HelloSign.

Requesting signatures using HelloSign within Google Docs
Solicitar firmas con Google Docs.

Si ha elegido enviar el documento a otros para que lo firmen, lo llevarán a una página web donde puede ingresar el nombre de su firmante y su dirección de correo electrónico, así como también seleccionar dónde firman sus firmantes, tal como le mostré cómo hacerlo. dentro de la interfaz estándar de HelloSign anterior. Luego puede enviar su documento.

¡Ahora está listo para firmar documentos digitalmente!

Y eso resume este tutorial. Ahora está listo para enviar y recibir firmas digitales legalmente vinculantes mediante HelloSign y Google Docs. Si tiene algún problema, asegúrese de dejar un comentario a continuación y lo ayudaremos. Y la próxima vez que necesite obtener un documento firmado, tal vez algún tiempo antes de presentar sus impuestos, asegúrese de probar HelloSign. Le ahorrará franqueo y un montón de tiempo, y ni siquiera perderá una hoja de papel.

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