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Por Qué Deberías Usar Un Everything Bucket

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Spanish (Español) translation by Ricardo Mayén (you can also view the original English article)

Un "everything bucket" es una aplicación que permite introducir en ella un sinfín de formatos de archivo. Allí, esos archivos pueden ser catalogados y organizados para su búsqueda y referencia. Los everything buckets se distinguen de su sistema de archivos integrado por su facilidad para incluir nuevos archivos, su integración con otros programas y las ventajas que tiene cada alternativa por sí misma.

En este artículo exploraremos las posibilidades de utilizar un everything bucket, cómo puedes integrarlo en tus proyectos, echaremos un vistazo a cómo han cambiado las exigencias de las aplicaciones de bucket con el auge de la informática móvil, y cómo Evernote y Microsoft OneNote destacan como los principales competidores en este campo.

Everything contra Anything

Alrededor de 2009, hubo mucha controversia con respecto a las aplicaciones bucket como sistemas de archivos alternativos después de que un artículo de Alex Payne impugnara su uso. Shawn Blanc dio en el clavo, 8 meses después, cuando defendió estas aplicaciones como anything buckets en su lugar. El hecho de que un bucket acepte la mayor parte de los archivos, no significa que debas sustituir tu sistema de archivos y volcar todo tu material en él. Su versatilidad le permite llenar los vacíos de tu dinámica de trabajo actual.

Most things have a place they belong to but what should you do with everything else
La mayoría de las cosas tienen un lugar al que pertenecen, pero ¿qué hacer con todo lo demás?

Tú metes tus marcadores en Delicious o Pinboard, guardas notas en texto plano en Simplenote, y tus contraseñas e información confidencial en 1Password. Estos servicios están diseñados para manejar ese tipo de datos y por eso son excelentes en lo que hacen. Pero siempre hay una brecha, ya que sigues necesitando un lugar donde guardar la receta del pavo de Acción de Gracias, los fragmentos de tus artículos web favoritos, los recibos de la declaración de la renta, etc. Si compartes ese tipo de necesidad, quizás sea el momento de dejar de perseguir aplicaciones específicas para cada propósito y adoptar el everything bucket.

Aquí tienes un par de usos geniales para tu everything bucket:

  • Almacena todos los artículos que encuentres interesantes en la web para crear tu propia base de datos personal, como tu mini Google privado;
  • Limpia tu oficina y tu escritorio, mete todo en tu aplicación bucket, cataloga tus cosas y conviértete al instante en un empleado organizado;
  • Crea notas multimedia en tus reuniones, incrustando notas de audio e imágenes para enriquecer tus notas de texto plano estándar;
  • No uses papel, escanea todos tus documentos y recibos, archívalos y nunca más te preocuparás por perder una factura de la luz;
  • Lleva un diario con tus acontecimientos diarios para que, en el futuro, puedas reflexionar sobre los momentos vividos.

La Web Es el Terreno Común

Si pulsas CMD+S (o CTRL+S) en la ventana del navegador, se te pedirá que guardes una copia completa de la página mostrada como archivo web. Pero aquí está el truco: tanto el Finder como el Explorador son engorrosos manejando esos archivos, mientras que los everything buckets son perfectos para almacenarlos ya que suelen tener un back-end online para gestionar la sincronización a múltiples plataformas.

The Evernote WebClipper is the finest helper to grab content from the web and store in your everything bucket
Evernote WebClipper es el mejor ayudante para tomar contenido de la web y guardarlo en tu everything bucket.

Evernote Web Clipper es el mejor ejemplo de la delicadeza que pueden ofrecer estas aplicaciones. Se trata de una extensión del navegador disponible para los principales navegadores que permite seleccionar fragmentos específicos de páginas web, catalogarlos y almacenarlos en Evernote sin necesidad de abrir el programa principal. Puede que las cosas nunca desaparezcan en la web, pero los enlaces sí se rompen y mantener el contenido de interés a salvo garantiza que estará a mano cuando lo necesites.

Hoy en día estamos abrumados por una avalancha de contenido de la web, que aumenta cada vez que actualizas tu flujo de Twitter. Los servicios como Instapaper y Pocket están pensados para gestionar artículos que quieras leer luego, pero no están diseñados para el almacenamiento.. Por lo tanto, tu everything bucket es el lugar perfecto para guardar los artículos de la web con los que tropieces y que puedan ser útiles para alguno de los muchos proyectos en los que estás involucrado. Es el lugar donde puedes construir tu propia pequeña web.

GTD y el everything bucket

Si te gusta el concepto de Getting Things Done, el sistema de productividad acuñado por David Allen, debes estar familiarizado con las referencias, los elementos no accionables con información potencialmente útil que podría ser necesaria para algo más adelante. Las aplicaciones que promueven GTD, como Omnifocus, rara vez admiten correctamente los elementos de referencia relacionados con tus proyectos. Es entonces cuando tu everything bucket brilla por su gran compatibilidad con los formatos de archivo.

Pero entonces, ¿no podrías crear una carpeta en tu sistema de archivos y guardar todo allí? Por supuesto, pero más allá de la visualización de los datos de la web mencionada en la sección anterior, hay una buena razón por la que los everything buckets suelen llamarse aplicaciones para tomar notas.

OneNote offers an infinite canvas to fit all keep all your ideas on the same page
OneNote ofrece un lienzo infinito para guardar todas tus ideas en la misma página.

Cuando pienso en tomar notas, me viene a la mente un cuaderno y un bolígrafo, una acción lineal limitada por la hoja. Pero los tiempos actuales exigen interactividad y los everything buckets permiten la creación de notas multimedia, incrustando varios formatos en un solo archivo. Microsoft One Note lleva esto al siguiente nivel, ofreciendo un lienzo en el que se pueden crear cuadros en cualquier lugar, transformando la toma de notas en un proceso mucho más cercano a los mapas mentales que su contraparte física.

El Móvil Es el Protagonista

Tu dispositivo móvil puede hacer muchas cosas, pero sigue defraudando en la gestión de archivos, ya que tu mejor opción nativa es enviarte archivos adjuntos por correo electrónico. Se oye hablar tanto de Evernote y OneNote porque ayudan a superar esa carencia. También es la razón por la que cualquier aplicación de everything bucket, sin aplicaciones móviles, se ha convertido en su mayoría en una nota secundaria.

El mundo de los everything buckets, con la reciente entrada de las aplicaciones de Microsoft en el reino de Apple, se convirtió en un enfrentamiento entre OneNote y Evernote, ya que cumplen con las necesidades del usuario moderno, que quiere un servicio agnóstico a la plataforma para sincronizar los bits importantes de la vida independientemente de su dispositivo.

¿Cuál Es Tu Bucket?

Ver cómo estos servicios prosperan en el campo de batalla para el usuario general no es razón para limitarse a elegir uno de ellos. No quiero decir que no debas preocuparte por el móvil, sino que debes preocuparte por tí mismo, no por elegir una aplicación por el bombo y platillo o por las ventajas que puedas o no utilizar.

En Evernote, debes ser fan del ya mencionado Web Clipper, y quizás de la suscripción Premium que también escanea imágenes y PDFs sin formato en busca de palabras (OCR), permitiéndolas como términos de búsqueda o selecciones más adelante. También puede sugerir relaciones entre tus notas para mejorar la investigación y tiene herramientas para anotar y presentar tus documentos, y funciona con etiquetas más modernas.

Evernote OneNote and Together Three great everything buckets and their mobile counterparts
Evernote. OneNote y Together. Tres grandes everything buckets y sus homólogos móviles.

El lienzo infinito es, sin duda, la característica más reconocible de OneNote, pero lo que lo hace único es la forma en que cada elemento dentro de una página se mantiene por sí mismo, dándote un control granular sobre tu organización. A continuación, utiliza cuadernos, secciones, páginas y subpáginas más tradicionales para dividir tu trabajo, de nuevo, como lo harías en papel. OneNote tiene soporte de etiquetas hasta el nivel de párrafo, el mejor entorno de edición para tomar notas de la ciudad y opciones de colaboración gratuitas.

Al final, Evernote se acerca más a una base de datos de la que te puedes olvidar, ya que lo recuerda todo (juego de palabras), mientras que OneNote es para los que retocan e interactúan constantemente con el contenido almacenado. Si eres un académico en un Mac, no hay casi ninguna razón por la que no debas utilizar la aplicación de bucket más avanzada, Devonthink, con sus excelentes herramientas para relacionar datos. Además, si estás en un entorno Apple, Together acaba de lanzar su homólogo para iOS y puede que se ajuste a tus necesidades.

Adopta el Bucket

Antes de elegir tu aplicación favorita de everything bucket, debes planificar cómo se adaptará a tu flujo de trabajo actual, ya que si simplemente vuelcas cosas en ella y no organizas tus archivos, pronto se convertirá en un desorden donde buscar una nota se convierte en una lucha. Si quisieras eso, no estarías buscando un everything bucket.

Si le das a tu everything bucket una razón de ser, si organizas tus archivos dentro de carpetas y los etiquetas de forma coherente, todas tus notas estarán a tu alcance siempre que las necesites, independientemente del software que elijas.

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