Uso de las hojas de cálculo para las finanzas: cómo calcular la depreciación

Cuando compras un activo de capital para tu negocio, digamos, una máquina, un vehículo o una propiedad, probablemente quieras depreciarlo con el tiempo. Esto hará que tus estados financieros reflejen que el activo se está consumiendo gradualmente, en lugar de todo a la vez. Incluso es posible que debas depreciar ciertos activos, dependiendo de cómo hagas tu contabilidad y las regulaciones fiscales aplicables.

Hay varias formas comunes de calcular la depreciación:

• Línea recta
• Saldo decreciente
• Un caso especial de saldo decreciente es el saldo de doble disminución
• Suma de dígitos del año (SOYD)

La diferencia entre todos estos métodos es la velocidad de depreciación. Por lo general, la depreciación debe coincidir con la tasa a la que se utiliza un activo y, por lo tanto, disminuye su valor, y algunos activos pueden disminuir más rápido que otros. ¡Piensa en lo rápido que se vuelven obsoletas las nuevas computadoras!

En este tutorial, te mostraremos cómo calcular la depreciación en cada uno de estos métodos, utilizando cualquier aplicación de hoja de cálculo. Puedes seguir este tutorial utilizando cualquier versión de Excel (para Windows, Mac o la aplicación web de Excel), Hojas de cálculo de Google, Numbers y la mayoría de las demás aplicaciones de hojas de cálculo. Cada una de las funciones funcionará exactamente de la misma manera en cualquiera de estas aplicaciones.

Screencast

Spreadsheets for Finance: How to Calculate Depreciation

Para cada método de este tutorial, supongamos que estamos comprando un activo por medio millón de dólares, euros o cualquier otra moneda. El valor totalmente depreciado será de 20.000 y lo depreciaremos en 10 años. También puedes seguir junto con la descarga de la hoja de cálculo, disponible en la esquina superior derecha de esta publicación.

Método de línea recta

La depreciación en línea recta es la más fácil de calcular y la más comúnmente utilizada, ya que la cantidad es la misma cada año. Es el costo inicial menos el valor totalmente depreciado, dividido por el número de años.

La función de depreciación lineal (SLN) obtiene tres parámetros:

• Costo: cuánto pagamos por el activo
• Valor de rescate: el valor del activo cuando finaliza la depreciación
• Vida: cuántos períodos (típicamente años) lo depreciamos

La sintaxis de esta función es:=SLN(costo, salvamento, vida útil)

Mira la hoja de trabajo en línea recta de Depreciation Worksheets.xlxs, o en tu propia hoja de cálculo, escribe la información del siguiente ejemplo:

El costo inicial está en B3, el valor de rescate está en B4 y la vida útil está en B5. Así que haz clic en la celda A8 e ingresa la función:=SLN(B3,B4,B5)

Esto nos da un resultado de $48,000 dólares al año.

Método de saldo decreciente

Al igual que la depreciación lineal, el método de saldo decreciente es una cantidad constante cada año, pero a una tasa más alta. Para calcularlo, la hoja de trabajo multiplica una tasa por el valor contable decreciente del activo. El valor contable es el costo inicial, menos la depreciación acumulada, y a veces se le llama valor en libros.  No confundas el valor contable con el valor de mercado, que es la cantidad por la que puedes vender el activo.

¿Cuál es la tasa de saldo decreciente? Excel y Google usan esta fórmula:

La función de equilibrio decreciente (DB) tiene los mismos 3 parámetros que el método de línea recta (costo, valor de rescate y vida útil), además de dos más:

• Periodo: ejecutamos el cálculo varias veces. Cuando lo ejecutemos esta vez, ¿qué período queremos ver? Por ejemplo, ejecutamos la función durante el segundo año, el tercer año, y así sucesivamente.
• Mes: suponiendo que nos depreciamos durante varios años, ¿cuántos meses hay en el primer año de depreciación? Este valor es opcional. Si lo omitimos, la función asume que es 12.

La sintaxis de esta función es:= DB(costo, salvamento, vida, período, [mes])

Mira la hoja de cálculo de saldo decreciente de Depreciation Worksheets.xlxs, o en la siguiente captura de pantalla. El costo inicial, el valor de rescate, el número de años y meses del primer año se encuentran en las celdas B3, B4, B5 y B6, respectivamente. Los años se enumeran en la columna A.

Así que haz clic en la celda B9 e introduce la función:=DB(B3,B4,B5,A9,B6)

¡No presiones Enter todavía! Para guardar la escritura, usaremos la función Autocompletar para arrastrar la fórmula hacia abajo en la columna. Para evitar errores, necesitamos hacer que todas las referencias de celda, excepto los años, sean absolutas.

Selecciona cada referencia de celda excepto A9, luego presiona la tecla F4 para insertar signos de dólar. Esto impide que la referencia cambie. La función ahora debe ser:=DB($B$3,$B$4,$B$5,A9,$B$6)

Coloca el puntero del mouse en el controlador de Autocompletar para que el puntero del mouse se convierta en una cruz:

Arrastra el cursor de Autocompletar hacia abajo hasta la parte inferior de la columna para obtener estos resultados:

Ten en cuenta que la columna Año pasa a 11 porque el primer año tuvo solo 6 meses.

Saldo de doble disminución

Cuando usamos el método de saldo decreciente para acelerar la depreciación en línea recta el doble de lo que normalmente lo haríamos, este es un caso especial conocido como saldo de doble disminución. Esta función es en realidad más flexible de lo que suena el nombre. De forma predeterminada, duplicará la tasa, pero opcionalmente podemos usar la tasa que queramos.

Los parámetros para la función de saldo decreciente doble (DDB) son similares al método de saldo decreciente regular:

• Costo: costo inicial del activo
• Salvamento: el valor del activo cuando está totalmente depreciado
• Vida: la cantidad de períodos (generalmente años) durante los cuales depreciamos el activo
• Periodo: ejecutamos el cálculo varias veces. Cuando lo ejecutemos esta vez, ¿qué período queremos ver? Por ejemplo, podemos ejecutar la función para el segundo año, el tercer año, y así sucesivamente.
• Tarifa: opcional. Si no especificamos, la tasa es el doble, es decir, 2. Pero podemos establecer este parámetro en la tasa que queramos.

La sintaxis de esta función es:=DDB(costo, salvamento, vida, período, [tasa])

Ten en cuenta que, a diferencia del método de saldo decreciente fijo "regular", para el saldo decreciente doble, la cantidad de meses en el primer año no importa.

Mira la hoja de cálculo de saldo decreciente doble de Depreciation Worksheets.xlxs, o en la siguiente captura de pantalla. Los valores son los mismos y están en las mismas celdas que en el saldo decreciente regular, así que haz clic en la celda B8 e ingresa la función:=DDB(B3,B4,B5,A8)

También como en el ejemplo anterior, queremos Autocompletar la columna, así que selecciona todas las referencias de celda excepto A8 y presiona la tecla F4 para hacerlas absolutas. La fórmula que ingreses ahora debería ser:=DDB($B$3,$B$4,$B$5,A8)

Coloca el puntero del mouse en la manija de Autocompletar para que el puntero del mouse se convierta en una cruz:

Luego, arrastra el cursor Autocompletar hacia abajo hasta la parte inferior de la columna para obtener estos resultados:

Especifica tu propia tarifa

Digamos que queremos una tasa del 150% en lugar de la tasa predeterminada del 200%. Para hacer esto, agrega un quinto parámetro de 1.5, así.

Haz clic en B21 e ingresa la siguiente función, recordando hacer que los primeros 3 parámetros sean absolutos, como antes:=DDB($B$3,$B$4,$B$5,A21,1.5)

Autocompleta hasta la parte inferior para obtener estos resultados:

Suma de los dígitos del año

Es posible que quieras que la depreciación se acelere más rápido en los primeros años y más lenta en los años posteriores, tal vez para un activo que pierde valor rápidamente, o donde quieras cancelar antes. Para ello, puedes utilizar el método Suma de dígitos del año.

Es mejor explicar este método con el ejemplo de un activo que esperas utilizar durante 5 años. En el primer año, se suman los dígitos del año: 5 + 4 + 3 + 2 + 1, que es 15. Luego, multiplica el costo menos el rescate por 5/15 (que es 1/3). En el segundo año, agregas los dígitos restantes 4 + 3 + 2 + 1, que es 10. Luego, multiplica el costo menos el rescate por 4/10 (que es 2/5). Y así sucesivamente.

Los parámetros de la función suma del año (SYD) son similares a los métodos anteriores:

• Costo: costo inicial del activo
• Salvamento: el valor del activo cuando está completamente depreciado
• Vida: el número de períodos (normalmente años) durante los cuales depreciamos el activo
• Periodo: ejecutamos el cálculo varias veces. Cuando lo ejecutemos esta vez, ¿qué período queremos ver? Por ejemplo, ejecutamos la función para el segundo año, el tercer año, y así sucesivamente.

La sintaxis de la función es:=SYD(costo, salvamento, vida, período)

La función hace el cálculo usando esta fórmula:

Mira la hoja de trabajo SOYD de Depreciation Worksheets.xlxs, o la siguiente captura de pantalla. Los mismos valores están en las mismas celdas que en los ejemplos anteriores, excepto que la vida ahora es de 5 años. Haz clic en B8 e ingresa la fórmula:=SYD(B3,B4,B5,A8)

Usa la tecla F4 para hacer que los primeros 3 parámetros sean absolutos, por lo que la fórmula se convierte en:=SYD($B$3,$B$4,$B$5,A8)

Autocompletar hasta el final para obtener estos resultados:

Conclusión

Ahora ya sabes cómo calcular cuatro tipos de depreciación para compras de capital: en línea recta para uso general y de uso múltiple, saldo decreciente para una tasa más rápida, saldo decreciente doble para una tasa aún más rápida o más flexible y suma de los dígitos del año para obtener más depreciación en años anteriores. Lo mejor de todo es que sabes cómo calcular cada uno de ellos en cualquier aplicación de hoja de cálculo que tengas.

¡Así que abre una nueva hoja de cálculo, ingresa tus propios números y mira lo que obtienes!

Ten en cuenta: Este tutorial no está destinado a darte consejos financieros, sino solo para explicarte cómo usar las hojas de cálculo para los cálculos de depreciación. Consulta a un asesor financiero calificado antes de tomar cualquier decisión financiera.