Optimiser son processus de travail

Une chose que je continue toujours de me demander est: Comment puis-je travailler de manière plus efficace? Des processus de travaille efficaces sont difficile à obtenir et encore plus difficile à garder efficace. Tout le monde à tendance de tomber dans des blockages ce qui fait perdre encore plus de temps. Ces trous sont comfortables parce qu’ils sont ce que vous faites déjà. Ils deviennent des pièges. Donc, je vais vous rappelez de re-examiner votre processus avec des conseils sur l’optimization.

Tous les processus de travail sont séparables dans deux fonctions de base: une phase de processus et une phase de documentation. La première phase est ce que vous faites afin de faire le travail, tandis que la phase de documentation est le processus sans fin qui consiste à documenter ce que vous avez fait. J’ai constater que, au travers des années, la phase de documentation est autant importante que faire le travaille. Plus tard, lorsque qu’une question arrive sur ce que j’ai fait ou comment le travaille a été, une bonne documentation sera indispensable.

Pour plusieurs, la documentation est proche d’être comme le vrai travail. C’est une autre trappe qui peut vous surprendre. Pour l’éviter, pensez à la documentation comme étant une partie de votre travail et non comme une autre phase. Pour réaliser cet exploit, vous avez besoin d’outils pour automatiser et pour garder la documentation simple, mais efficace. 

L’outil le plus simple pour faire la documentation facile est Text Expander. Ce simple programme sauve du temps que la majorité des personnes ne pense même pas à sauver. D’automatiquement corriger les erreurs d’orthographe (mon plus grand cauchemar) jusqu’à ouvrir des modèles de texte, c’est un super programme pour sauver du temps de frappe. Du moment  où vous avez ajouter des extraits de texte, écrire ddate s’étend à la date. Avec 3,139 extraits, je gagne beaucoup de temps. 

Pour intégrer la documentation dans mon processus de travaille, j’ai développer le Todo Workflow for Alfred et FoldingText Workflow for Alfred. Ces outils, combiné avec le programme FoldingText, qui est un super ensemble lorsqu’avec le programme  TaskPaper, gardent mon travaille bien documenté en le rendant facile et efficace.

Mon travail inclu être un missionaire à temps plein à Tak, en Thailande, assistant à l’équipe de rédaction de Envato, programmeur indépendant, auteur de tutoriel sur la technologie, père de huit magnifiques enfants et mari de la meilleure conjointe du monde. N’oubliez jamais que votre famille est une partie de votre travail et non un obstacle à votre travail! Ici, est où plusieurs échouent dans le secteur professionnel. Vous pouvez sauver plus de temps en gardant votre famille joyeuse que en utilisant le processus de travail.

Je garde un document FoldingText pour toutes mes tâches et un autre pour tous mes projets. Le fichier avec les tâches, nommé today.txt, se fait créer à tous les jours par le Todo Workflow avec la commande t:create. Cette commande prends toutes mes tâches quotidiennes, mes tâches hebdomadaires, mes tâches mensuelles, et mes tâches planifiées avec répétition pour créer une nouvelle liste de tâches et archivée toutes mes tâches complétées du jour d’avant. C’est aussi la plus grande partie de ma documentation. Ce processus de travail permet à l’utilisateur de installer et éditer ces différents types de tâches et compile tout ensemble et ouvre le fichier dans FoldingText.  

Tous les fichiers d’un projet se font mettre dans Alfred comme favori en utilisant le FoldingText Workflow. Avec le document du projet ouvert, écrire ft:mbkmark avec un nom sauvegarde un lien au document. Pour utiliser les liens, la commande FoldingText URI (ft:addurihandler) et la commande Alfred URI(un processus différent pour Alfred) doivent être installées.

Je peux ouvrir des documents avec la commande ft:bookmark. Cela me donne une liste qui cherche mes favoris pour celui dont j’ai besoin. 

Je prépare différente listes dans tous les projets avec des étiquettes. Dans FoldingText, une étiquette est tout mot avec le préfixe “@“.  Lorsque je travaille, je peux sauvegarder une note à une étiquette dans Alfred avec ft:notetag. Cela fera une liste de toutes les étiquettes dans le premier document FoldingText et dans une note. Utiliser un extrait de Text Expander créer un note datée de façon rapide et facile sans quitter l’application que j’utilisais. 

Afin de rester sur la même page que mon travail. j’écrit dans mon journal. Par exemple, t:doing me montre tous mes journaux. En sélectionner un et écrire une note l’ajoutera a mon journal. Lorsque je travaille, j’ajoute ces petites notes pour garder un oeil sur mon progrès dans les différents parties de mon processus de travail. La note notes.txt est super pour faire des notes à propos des idées que j’ai sans quitter ce que je fais.

Organisation

Après la documentation, l’organisation de votre travail est une priorité. Dans l’ordinateur, les documents peuvent se perdre facilement au milieux de toute cette tempête. Dans mon système, j’ai plus d’un million de fichiers. Une pauvre organisation fera que trouver quelque chose est impossible et fera perdre beaucoup de précieux temps. 

Prenez le temps d’organiser vos fichiers and gardez les de cette façon.  Voici deux super tutoriels pour vous aider: Keep a Mac Clutter Free With Hazel 3 and an Inbox Folder et Taking Hazel 3 and the Inbox to the Next Level. J’utilise un système similaire à celui-là pour m’aider à organiser mon travail.

Les petits programmes mono-tâches sont meilleurs que les mastodontes

La devise de Unix m’a aidé à garder un processus de travail optimisé: Ne faites qu’une et faites la bien. À une époque où de plus en plus de programmes amassent des jeu de fonctionnalités de plus en plus grands, il est difficile de trouver des petits programmes qui font une tâche bien et rapidement. Donc, une large partie de mon temps est utilisée par les longs cycles de chargement de ses programmes mastodontes.

Un bon exemple est l’application Mail qui vient avec un Mac. Ça prends une éternité pour charger et envoyer un simple courriel. Pour cette raison, je continue d’utiliser l’application Web pour Gmail au lieu des programmes locaux. Le désavantage des applis Web est qu’elles n’interagissent pas bien avec d’autres programmes. 

J’ai commencé à gagner du temps lorsque j’ai trouvé le programme Let.ter. C’est un client de messagerie minimaliste et basé sur Markdown qui n’est que pour écrire des courriels. Ça ne fait qu’une seule chose et ça la fait bien. J’utilise Alfred pour chercher les addresses et Let.ter pour écrire un petit courriel rapide.

Standardisez pour l’automatisation

Une de mes tâches principales pour Tuts+ est de publier les nouveaux tutoriels vidéos du moment où ils sont produits. Lorsque j’ai commencé à travailler pour l’équipe éditoriale de Tuts+, je recevais les notes du cours (le texte qui accompagne les vidéos) dans une variété de formats et style.  La première chose que je faisais était de les transformer en texte simple, dans le format Markdown avec le numérotage qui correspondait l’ordre des vidéos. Maintenant, le gabarit des tutoriels a un format standard et consistant. Cela a facilement enlever une heure du temps de préparation des tutoriels pour moi!

Peu importe le projet, le temps passé à créer un standard formalisé pour les documents partagés dans un groupe n’est jamais perdu. Tout standardiser, des locations et type de fichiers en passant par le contenu du document est important. Du moment où il y un standard, le peaufiner pour un besoin particulier est facile et peut être automatisé. 

Les éditeurs de Tuts+ ont choisi un standard de texte simple Markdown avec un format consistant. Les éditeurs et instructeurs trouvent numéroter par chapitre et leçon plus facile pour eux, mais pour publier et éditer dans le système je trouve que le numérotage séquentiel facilite le repérage d’erreurs. Donc, j’ai une routine de manipulation de texte qui transpose l’un à l’autre pour obtenir exactement ce dont j’ai besoin. Cela ne prends que deux secondes pour réorganiser le numérotage plutôt que les heures pour tout obtenir de la bonne façon. 

Automatisez les actions répétitives

Pour ajouter les informations extras dont j’ai besoin dans le plan du cours, un extrait de Text Expander qui ne prends que deux secondes ajoute bien les champs et garde le document avec une disposition consistante. Tout que l’on peut mettre en modèle travaille très bien avec des extraits Text Expander et vous fera vraiment gagner du temps.

Quand des livres électroniques de Packt Publications se font mettre sur Tuts+,  un errata est inclu sur comment télécharger les codes sources. J’utilise un extrait pour mettre en place le nom du fichier et un autre extrait pour remplir le contenu.

Il me faut deux pièces d’information pour l’extrait, l’adresse Web du code et le titre du livre. Avec les informations copiées dans le presse-papiers dans l’ordre où l’adresse Web est en la première et le nom le second, un autre extrait assemble le contenu ensemble. 

J’utilise deux actions de Dropzone pour décompresser et compresser le livre électronique dans un format consistant. Automatiser un procédé qui est performé répétivement fait gagner beaucoup de temps. Les actions vont décompresser et renommer le fichier du livre électronique dans leur propre dossier pour la facilité d’accès. Le compresseur prend les fichiers donnés et les compressent en utilisant le même nom du directoire parent. Le premier ensemble de dix livres que j’ai fait m’a prit plus de trois heures (publier, télécharger, et rechercher les renseignements aussi). Maintenant, c’est une procédé qui ne prends que 30 minutes pour le tout. 

Ne soyez jamais satisfait avec un procédé. Gardez toujours en tête: Toute action que je performe plus que deux fois devrait être automatiser! Appliquer cela sauvera beaucoup de temps. Mon tutoriel Save Time by Automating the Mac défini l’automatisation avec plusieurs exemples pour le Mac. 

Restez dans un seul document

Il y a souvent le besoin de bouger de l’information d’une place à l’autre. Changer entre les fenêtres de différent programmes ralentissera votre processus de travail. Rester dans une seule fenêtre le plus longtemps possible avant de changer d’application fait gagner du temps. 

Lorsqu’un cours se fait complété, plusieurs informations clés ont besoin d’être déplacer dans un tableur pour facilité la visualisation et l’archivage. Je croyais que la plupart des informations n’était pas assez facile pour procédé avec un programme et automatiquement les placées dans un tableur.

Dans ce scénario, Keyboard Maestro sauve la situation. Avec Keyboard Maestro, je garde dix pièces d’information en même temps avant de me déplacer au tableur pour les déposer. J’ai assigné Control-C et Control-V à dix tampons de clavier. J’appuie sur Control-C et sur un nombre pour le sauvegarder à ce tampon.  Lorsqu’une touche se fait assigner plus qu’une fois, Keyboard Maestro fait apparaitre une petite fenêtre pour choisir laquelle utiliser. C’est incroyable combien de temps cette petite idée fait gagner!

Pour processer l’information texte, j’écrivais plusieurs scripts awk et je les faisais fonctionner dans la ligne de commande. Cela fonctionne, mais ce n’est pas autant efficace. Maintenant, TextSoap fait la majorité du travail pour moi. Combiné avec mon TextSoap Cleaners Workflow pour Alfred, une grande partie de temps est gagner en processant le texte directement dans le presse-papiers sans même quitter le clavier. J’ai même un nettoyeur TextSoap qui prend tout le plan du cours et lui donne une simple liste de titre de chapitres. La liste va a un raccourci clavier de Keyboard Maestro pour me donner les titres de façon séquentielle dans un ordre décroissant. C’est la façon la plus facile de les publier! 

Pendant que j’écrivais cet article, j’ai été irrité par le fait que je n’ai pas automatiser le remplissage du tableur à partir du fichier des notes de cours qu’aucune autre façon que part utiliser mes tampons de clavier de Keyboard Maestro. Donc, j’ai abordé le sujet et j’ai maintenant un script complet qui est appliqué par TextExpander qui prendra le contenu complet du fichier du cours à partir de mon presse-papiers et créera une rangée pleine d’information pour le tableur. 

Avec une disposition standardisée du fichier des informations du cours, j’ai été capable de créer les commandes d’édition greps et sed dont j’ai besoin pour aller chercher chaque pièce d’information. Maintenant, remplir mon tableur avec les informations du cours prends exactement trois secondes! Avec une moyenne de 20 cours fait par mois, je peux maintenant gagner cinq heures par mois! 

Avec des connaisances du scripting zsh, Ruby, ou PHP, plusieurs des outils que j’ai mentionné sont extensibles et encore plus puissant pour vous aider à automatiser votre processus de travail. Donc, étudiez et expérimentez! Le temps passé à faire cela n’est jamais perdu. Une de mes nombreuses devises est: Lorsque que vous arrêter d’étudier, vous mourrez!

Faites plusieurs choses à la fois le plus possible

Des fois, il y a des tâches qui peuvent être faites par l’ordinateur sans interaction humaine. C’est à se moment qu’un second ordinateur entre en jeux, ou est au moins en train de travailler en arrière-plan.

Publier, télécharger, faire du traitement vidéo, etc. sont des exemples des nombreuses tâches qu’un second système peut faire pendant que vous travaillez sur un autre système. J’ai souvent deux ou trois ordinateurs travaillant sur des tâches différentes. Cela fait gagner beaucoup de temps. Avant. lorsque je traitais beaucoup de vidéos, j’avais cinq ordinateurs qui roulaient constamment sur différentes tâches. Le fait de regarder à des façons de travailler sur plusieurs choses en même temps sur votre ordinateur avec des tâches en arrière-plan aidera aide à améliorer votre processus de travail.

Conclusion

Le parcourt pour optimiser votre processus de travail en est un qui ne se termine jamais. Chaque jour, de plus en plus de différentes tâches à manipuler vous sont attribuées. Rappelez-vous toujours: C’est un travail d’être automatisé! Ne restez pas pris dans le travail lui-même, mais rendez votre travail plus efficace. 

Avez-vous d’autres conseils additionnels sur comment automatiser vos tâches ou optimiser votre processus de travail? Partagez-les dans les commentaires ci-dessous.