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Advanced PivotTables-अग्रिम पिवट टेबल्स: विभिन्न शीट से माहिती को संघटित करना

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Difficulty:AdvancedLength:LongLanguages:

Hindi (हिंदी) translation by Dee.P.Tree (you can also view the original English article)

जब आपको PivotTable-पिवट टेबल-प्रधान तालिका बनानी हो, तब यदि आपका data-डेटा-माहिती विभिन्न worksheets-वर्कशीट्स-कार्यपत्र में है तो आप क्या करते है? अगर आप Excel 2013-एक्सेल २०१३ का प्रयोग कर रहे है, तो आपके पास यह करने के लिए एक सुव्यवस्थित तरीका है। एक तकनीक है जो Data Model-डेटा मॉडल के नाम से जानी जाती है, और वह data reletionships-डेटा रिलेशनशिप्स-माहिती के संबंधों का, database-डेटाबेस-माहितिसंचय की तरह प्रयोग करता है।

इस ट्यूटोरियल-स्वशिक्षण में, मैं आपको विभिन्न sheets-शीट्स-पत्रों के data-डेटा-माहिती से, Excel 2013-एक्सेल २०१३ में, Data Model-डेटा मॉडल का प्रयोग करके PivotTable-पिवट टेबल-प्रधान तालिका बनाने के लिए जरुरी सभी चीजें बताऊंगा।

Screencast-स्क्रीनकास्ट-कंप्यूटर के स्क्रीन का वीडियो की तरह प्रसारण

यदि आपको यह ट्यूटोरियल-स्वशिक्षण को आपकी खुदकी Excel file-एक्सेल फाइल-एक्सेल संचिका-दस्तावेज का प्रयोग करके अनुसरण करते हुए आगे बढ़ना है, तो आप यह कर सकते है। या अगर आप चाहे, तो इस ट्यूटोरियल-स्वशिक्षण के लिए समाविष्ट zip file-ज़िप फाइल को डाउनलोड करें, जिसमें एक नमूनारूप workbook-वर्कबुक-कार्यपंजी शामिल है, जो Pivot Consolidation.xlsx के नाम से पहचानित है।

डेटा-माहिती का परीक्षण करना

यह वर्कबुक में तीन वर्कशीट है: Customer Info-कस्टमर इन्फो-ग्राहक की माहिती, Order Info-ऑर्डर इन्फो-ठेके की माहिती, और Payment Info-पेमेंट इन्फो-भुगतान की माहिती।

Customer Info-कस्टमर इन्फो शीट पे क्लिक करें, और देखें कि उसमें ऑर्डर-ठेका क्रमांक और नाम और ग्राहक की स्थिति शामिल करती है।

Customer Info sheet
Customer Info-कस्टमर इन्फो शीट

Order Info-ऑर्डर इन्फो शीट पे क्लिक करें, और देखें कि उसमें ऑर्डर-ठेका क्रमांक, साथ ही में माह, ऑर्डर किए गए उत्पाद, और क्या उत्पाद organic-ऑर्गनिक-जैव है या नहीं उसके संबंधित fields-फ़ील्ड्स भी शामिल है।

Order Info sheet
Order Info-ऑर्डर इन्फो शीट

Payment Info-पेमेंट इन्फो शीट पे क्लिक करें, और देखें कि उसमें ऑर्डर-ठेका क्रमांक, हर बिक्री का डॉलर मूल्य, भुगतान का तरीका, और क्या ऑर्डर-ठेका एक नए या एक मौजूदा ग्राहक ने दिया है उसकी माहिती शामिल है।

Payment Info sheet
Payment Info-पेमेंट इन्फो शीट

पिवट टेबल के Task pane-टास्क पेन-कार्य फलक में से इन सभी शीटों को जोड़ने से, हम हर एक शीट में से डेटा-माहिती का चयन कर सकते है। चूँकि ऑर्डर-ठेका क्रमांक सभी तीन शीट में हाजिर हैं, वे जोड़ने के बिंदु के तौर पर काम करेंगे। यह वह हुआ जो database-डेटाबेस primary key-प्राइमरी की-प्राथमिक कुंजी के नाम से बुलाता है। ध्यान दें कि हमेशा primary key-प्राइमरी की होना जरुरी नहीं है, लेकिन वह गलती की गुंजाईश को कम करता है।

नामकरण किए हुए टेबल-तालिका बनाएं

पिवट टेबल बनाने से पहले, चलिए हर एक शीट से एक टेबल-तालिका बनाते हैं।

Customer Table-कस्टमर टेबल पे फिर से क्लिक करें, उसके बाद डेटा-माहिती के क्षेत्र में कहीं भी क्लिक करें। Ribbon Bar-रिबन बार के Insert-इन्सर्ट-शामिल करें पे जाएं, उसके बाद Table-टेबल icon-आइकॉन पे क्लिक करें।

creating a table from existing data
वर्कशीट पे डेटा-माहिती को Insert-इन्सर्ट-शामिल करें > Table-टेबल-तालिका में तब्दील करें

'Create Table-क्रिएट टेबल-तालिका बनाएं' dialog box-डायलॉग बॉक्स सही तरीके से टेबल-तालिका का क्षेत्र पहचानता है। नीचे दिया गया checkbox-चेकबॉक्स बटन भी समझना चाहिए कि टेबल की पहली कतार उसके header-हैडर-शीर्षक के लिए है। (अगर नहीं, तो वह विकल्प पसंद करें।)

Create Table dialog box
'Create Table-क्रिएट टेबल-तालिका तैयार करें' dialog-डायलॉग सही तरीके से माहिती के क्षेत्र का अंदाज लगाना चाहिए

OK-ओके-ठीक है पे क्लिक करें, और अब आपके पास लकीरों वाले छायांकन-स्ट्राइप्ड शेडिंग और filter-फ़िल्टर-माहिती छानने की सुविधा के बटन के साथ एक टेबल-तालिका है। अगर आपको उसको अच्छे तरीके से देखना चाहते है, तो आप deselect-डीसिलेक्ट-अचयन करने के लिए उसके अंदर क्लिक करें (बस टेबल-तालिका के बाहर क्लिक न करें)। Ribbon Bar-रिबन बार टेबल-तालिका के लिए एक Design-डिजाईन tab-टैब भी दिखाता है। रिबन की बाईं तरफ, Table Name-टेबल नेम बक्सा Table 1-टेबल वन का अस्थायी नाम दिखाता है। उसके मिटा दें, और उसको Customer_Info-कस्टमर_इन्फो नाम दें (खली जगह-स्पेस के बजाय एक underscore-अंडरस्कोर का प्रयोग करें)। उसके बाद Enter-एंटर-दर्ज करें को दबाएं।

applying a name to a table
हर एक टेबल-तालिका को नाम दें

यह प्रक्रिया को Order Info-ऑर्डर इन्फो और Payment Info-पेमेंट इन्फो शीटों ले दोहराएं। टेबल्स-तालिकाओं को उसी क्रम में Order_Info-ऑर्डर_इन्फो और Payment_Info-पेमेंट_इन्फो नाम दें।

अब हम पिवट टेबल-प्रधान तालिका को जोड़ने के लिए तैयार है।

PivotTable-पिवट टेबल-प्रधान तालिका को शामिल करना

Payment Info-पेमेंट इन्फो शीट पे, सुनिश्चित करें की cursor-कर्सर टेबल-तालिका में कहीं हो। रिबन के Insert-इन्सर्ट टैब पे वापिस जाएं, और PivotTable-पिवट टेबल आइकॉन पे क्लिक करें (वह सबसे पहला आइकॉन है)।

inserting the PivotTable
Cursor-कर्सर किसी भी एक टेबल के अंदर होने के साथ, Insert-इन्सर्ट > PivotTable-पिवट टेबल का चयन करें

दृश्यमान हो रहा डायलॉग बॉक्स सही तरह से टेबल के समझना चाहिए और वह पिवट टेबल-प्रधान तालिका का चयन करें जो नई वर्कशीट पे जाएगा। नीचे की तरफ, Add this data to the Data Model-ऐड धिस डेटा टू धी डेटा मॉडल-इस डेटा को डेटा मॉडल में जोड़ें के विकल्प के चेकबॉक्स पे क्लिक करें। उसके बाद OK-ओके-ठीक है क्लिक करें।

add data to the Data Model
डेटा को Data Model-डेटा मॉडल में शामिल करना ही जोड़ने की क्रिया को काम करने में सक्षम बनाता है 

अब आपके पास नई वर्कशीट में एक पिवट टेबल है, स्क्रीन के दाईं तरफ एक task pane-टास्क पेन-कार्य फलक रहेगा, और रिबन बार Analyze-एनालाइज टैब दिखाएगा।

टास्क पेन सिर्फ सक्रीय शीट का टेबल और fields-फ़ील्ड्स को दिखाता है, इसलिए आपके बनाए हुए सभी टेबल को देखने के लिए ALL-ऑल-सभी पे क्लिक करें। लेकिन उससे पहले की हम उनका प्रयोग कर सके, हमें उनको एक दूसरे के साथ जोड़ना पड़ेगा, और इसका मतलब creating relationships-क्रिएटिंग रिलेशनशिप्स-संबंध तैयार करना है। रिबन बार पे Relationships-रिलेशनशिप्स-संबंध बटन पे क्लिक करें।

Table-टेबल-तालिका के बीच के संबंधों को प्रस्थापित करना

उस बटन पे क्लिक करना Manage Relationships-मैनेज रिलेशनशिप्स डायलॉग को दर्शाता है। New-न्यू-नया बटन पे क्लिक करें, और वह Create Relationship-क्रिएट रिलेशनशिप डायलॉग दर्शाता है। हम Order-ऑर्डर-ठेका # field-फील्ड का connector-कनेक्टर-जोड़नेवाले के तौर पर प्रयोग करके दो relationship-रिलेशनशिप-संबंध तैयार करेंगे।

Drop-down-ड्रॉप-डाउन-नीचे गिरतों हुई सूचि में से, टेबल-तालिका के लिए Payment_Info-पेमेंट_इन्फो का चयन करें और इसकी बगल में से, Column-कॉलम-स्तंभ के drop-down-ड्रॉप-डाउन-नीचे गिरती हुई सूचि में से Order #-ऑर्डर #-ठेका # का चयन करें। दूसरी row-रो-कतार पे, Related Table-रिलेटेड टेबल-संबधित तालिका के ड्रॉप डाउन लिस्ट में से Customer_Info-कस्टमर_इन्फो का चयन करें, और उसके बगल में से, Related Column-रिलेटेड कॉलम-संबंधित स्तंभ के ड्रॉप-डाउन सूचि में से Order #-ऑर्डर #-ठेका # का चयन करें।

creating a table relationship
तीन टेबल्स-तालिकाएं है, इसलिए दो relationships-रिलेशनशिप्स-संबंध तैयार करें

इसका मतलब है कि Payment_Info और Customer_Info टेबल्स-तालिकाएं सम्बंधित है जहाँ पे उनके ऑर्डर-ठेका क्रमांक मिलते है।

OK-ओके-ठीक है पे क्लीक करें, और हम 'Manage Relationships-मैनेज रिलेशनशिप्स-संबंधों का प्रबंध करें' बॉक्स में वह relationship-रिलेशनशिप-संबंध देखते हैं।

यह प्रक्रिया को, Order#-ऑर्डर #- ठेका # field-फील्ड का प्रयोग करके ही, Payment_Info-पेमेंट_इन्फो को Order_info-ऑर्डर_इन्फो से जोड़ती हुई एक relationship-रिलेशनशिप तैयार करने के लिए दोहराएं। 'Manage Relationships-मैनेज रिलेशनशिप्स-सबंधों प्रबंधन करें' बॉक्स अब ऐसा दिखना चाहिए:

list of all relationships
'Manage Relationships-मैनेज रिलेशनशिप्स-संबंधों का प्रबंधन करें' बॉक्स आप जिन relationships-रिलेशनशिप्स-संबंधों तैयार करते है उनको दर्शाएगा

ध्यान दें कि Order_Info-ऑर्डर_इन्फो और Customer_Info-कस्टमर_इन्फो टेबल्स-तालिकाओं के बीच एक relationship-रिलेशनशिप-संबंध तैयार करने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि वे Payment_Info-पेमेंट_इन्फो टेबल-तालिका के द्वारा अपने आप जुड़ चुके हैं।

बॉक्स के नीचे दिया गया हुआ Close-क्लोज-बंद करें बटन पे क्लिक करें। अब आख़िरकार हम fields-फ़ील्ड्स को पिवट टेबल में खिंच कर रख सकते है-ड्रैग कर सकते हैं।

PivotTable-पिवट टेबल-प्रधान तालिका में Fields-फ़ील्ड्स-माहिती दर्ज करने के स्थान को जोड़ना

Task pane-टास्क पेन-कार्य फलक के ALL-ऑल-सभी विभागों में, तीनों टेबल्स-तालिकाओं को आवर्तित तरीके से खोलने के लिए छोटे तीर के निशानों पे क्लिक करें, जिससे आप उनकी fields-फ़ील्ड्स देख सकते है। नीचे दिखाए गए तरीके से पिवट टेबल में fields-फ़ील्ड्स को drag-ड्रैग-खिंच कर रखें:

  • Rows-रोज़-कतारों में State-स्टेट-स्थिति और Month-मंथ-माह
  • Columns-कॉलम्स-स्तम्भों में Product-प्रोडक्ट-उत्पाद
  • Values-वैल्यूज-मूल्यों में $ Sale-$ सेल-$ में बिक्री
  • Filters-फिल्टर्स-माहिती को छानने की सुविधा में Status-स्टेटस-स्थिति
final PivotTable
पिवट टेबल में तीनों में से हर एक टेबल-तालिका से fields-फ़ील्ड्स को drag-ड्रैग-खिंच कर रखें

अब आप इस तरह से कोई भी अन्य पिवट टेबल का प्रयोग कर सकते है और उसमें बदलाव कर सकते है।

समापन

Excel 2013-एक्सेल २०१३ में नए Object Data Model-ऑब्जेक्ट डेटा मॉडल विशेषता का प्रयोग करके, एकीकृत किया हुआ पिवट टेबल बनाने के लिए, आप विभिन्न वर्कशीट में से fields-फ़ील्ड्स को इच्छानुसार चुन सकते है। ध्यान रहें कि हर टेबल-तालिका की rows-रोस-कतारें किसी न किसी तरीके से एक-दूसरे से संबंधित होनी चाहिए। आपकी सफलता की सबसे ज्यादा गुंजाईश तब होगी जब टेबल्स-तालिकाओं में अनन्य मूल्यों के साथ सामान्य field-फील्ड है।

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