() translation by (you can also view the original English article)
Microsoft Office adalah salah satu set software produktifitas mahal yang akan dibeli kebanyakan orang. Office 365 yang baru akan berharga sekitar $9/bulan, dan salinan Office 2013 berharga lebih dari $100 bahkan dengan diskon. Pada dasarnya itu tidak begitu mahal, jika kamu perlu menggunakan Office sepanjang hari, namun jika yang kamu perlukan hanyalah mengetikkan beberapa huruf dan mengelola keuangan pribadi, itu tentu saja mahal.
Kamu dapat menggunakan LibreOffice atau Google Docs secara gratis, atau jika kamu memiliki Mac kamu dapat menggunakan aplikasi iWork dari Apple dengan harga yang jauh lebih sedikit daripada Office. Namun bagaimana jika kamu benar-benar hanya akan menggunakan aplikasi Microsoft Office, karena itu berkerja baik dengan file yang sudah kamu punya dan kamu sudah terbiasa menggunakannya?
Kamu beruntung. Di Office.com yang baru, kamu dapat menggunakan versi dasar Word, Excel, PowerPoint, dan OneNote secara gratis dalam browsermu. Mereka merupakan aplikasi Microsoft Office yang sama yang biasa kamu gunakan, hanya saja mereka berjalan online dan 100% gratis. Di dalam tutorial ini, saya akan menunjukkan bagaimana membuat dokumen, spreadsheet, dan presentasi baru menggunakan Office, secara gratis, dan juga bagaimana membuka dan mengedit dokumen yang sudah ada secara online.
Office Online: Office Gratis Yang Selalu Kamu Inginkan
Office Online sebenarnya tidak benar-benar baru. Kembali ke tahun 2010, Microsoft menambahkan "Office Web Apps" ke layanan penyimpanan online mereka Skydrive, yang mengijinkanmu mengedit dokumen Office secara online dengan aplikasi bergaya salinan Office 2010. Itu berkerja bagus, namun selalu tersembunyi di dalam Skydrive. Sekarang setelah mereka membuat brand ulang Skydrive sebagai OneDrive, mereka juga mengatur Office Web Apps gratis untuk berdiri sendiri sebagai Office Online, lengkap dengan UI bergaya Office 2013.
Sekarang, sebelum kita mulai, penting untuk menjelaskan sedikit kebingungan. Aplikasi Office gratis ini merupakan web apps—yaitu, mereka berjalan dalam browser web, namun mereka lebih terasa seperti sebuah "aplikasi" daripada situs standar. Kamu tidak dapat menginstalnya pada PC atau Mac seperti kamu dapat menginstal aplikasi Office normal, dan mereka tidak akan berkerja ketika kamu tidak terhubung ke internet. Namun itu bukan masalah besar, karena kebanyakan dari kita sudah online sepanjang hari. Bagian terbaiknya, Office Online menyimpan file yang kamu buat secara online ke OneDrive, yang dapat kamu sinkronkan secara gratis dengan Mac atau PC untuk melihat dokumenmu ketika sedang offline. Itu tidak jelek untuk hal yang gratis.
Dengan itu, mari kita mulai.
Membuat Dokumen Word Baru Secara Online
Untuk mulai menggunakan Office secara gratis, yang perlu kamu lakukan adalah membuka browser, pergi ke Office.com, dan pilih aplikasi yang ingin kamu gunakan. Ada salinan online Word, Excel, PowerPoint, dan OneNote yang dapat kamu pilih, juga aplikasi contacts dan calendar dan penyimpanan online OneDrive. Untuk mencobanya, mari pilih icon Word Online. Kamu pertama-tama perlu login ke akun Microsoft (sebuah akun yang mungkin kamu punya dari Hotmail, Xbox Live, atau Skydrive), atau kamu dapat membuat akun baru gratis. Beberapa detik kemudian, kamu akan melihat sebuah layar yang meminta apakah kamu ingin membuat dokumen baru, menjelajah template, atau membuka dokumen dari OneDrive.
Jika kamu ingin membuat dokumen kosong, cukup klik tombol New blank document. Jika tidak, klik tombol Browse templates untuk memilih dari template new document standar yang akan kamu lihat dalam PC ketika membuat dokumen Word yang baru. Di sini kamu dapat melihat melalui top template atau menjelajah melalui kategori template yang tersedia. Ketika kamu telah menemukan yang sempurna, pilih itu, dan kemudian klik tombol hijau Open in Word Online.
Kamu akan harus mengklik tombol sekali lagi untuk menyimpan dokumen ke OneDrive, dan kemudian kamu akan melihat aplikasi Word Online membuka dalam browser dengan template pilihanmu. Semuanya harusnya tampak sangat akrab jika kamu telah menggunakan versi Word terbaru. Ada toolbar di atas default tool—dan pada dasarnya semua yang ada di dalam tab Home tetap ada, termasuk font dan pilihan alignment, styles, lists, dan banyak lagi. Shortcut keyboard normal akan berkerja seperti biasa, jadi kamu dapat menekan Control-B atau Command-B untuk membuat teks menjadi tebal, sebagai contoh. Atau, kamu dapat memilih teks, dan toolbar mini formatting akan muncul pada kursor sama seperti dalam aplikasi Office versi PC, dimana kamu dapat mengubah font dan lainnya sambil berjalan.
Mengedit template sangatlah mudah, seperti yang kamu harapkan. Kamu dapat memilih placeholder teks dan gambar, dan menambahkan teks dan konten yang kamu inginkan sembari mempertahankan formatting yang sama. Dan saat kamu mengetik, Word akan secara otomatis memeriksa kesalahan pengejaan pada dokumen dalam bahasa pilihanmu, dan akan menunjukkan jumlah kata di bagian bawah aplikasi. Itu bahkan akan secara otomatis menyimpan dokumen saat kamu sedang berkerja.
Kamu akan menemukan sisa tool lainnya yang kamu perlukan untuk mengedit dokumenmu dalam tab ribbon lainnya dalam aplikasi. Ada lebih sedikit tool yang akan kamu temukan daripada versi Word dalam PC, namun paling tidak kamu akan menemukan tool dasar untuk menambahkan gambarmu sendiri atau clip art dari Microsoft dan mengubahnya, bersamaan dengan tabel, header and footer tools, page layout options, dan banyak lagi. Jika kamu tidak menemukan apapun, yang kamu perlukan adalah mengetikkan perintah yang kamu inginkan dalam kotak pencarian di pusat atas, dan itu akan menemukannya untukmu. Dan jika kamu ingin ribbon menyingkir untuk memberikan lebih banyak ruang edit, cukup dobel klik pada itu dan itu akan tersembunyi, siap untuk dibuka kembali jika perlu.
Aplikasi Office Online lainnya juga berkerja dengan baik. Kamu dapat membuat presentasi PowerPoint baru secara online, lengkap dengan lusinan template siap pakai atau menggunakan theme Design default yang akan kamu harapkan dalam PowerPoint. Hanya ada beberapa transitions dan animations, namun yang lainnya ada dalam PowerPoint Online, termasuk grafis SmartArt dan slide notes. Kamu dapat menduplikasikan slide, menyalin konten di antaranya, memasukkan gambar sendiri, dan banyak lagi. Kamu bahkan dapat mengklik tombol Slideshow di sudut kiri bawah dan menyajikan presentasi layar penuh langsung dari PowerPoint Online.
Excel Online juga sama bagusnya, dan karena spreadsheet adalah terutama tentang mengolah angka, kamu akan bisa mendapatkan semua yang kamu perlukan untuk melakukan dalam Excel diselesaikan dalam Excel Online kecuali jika kamu memerlukan macros dan add-ons. Di sana semua fungsi dan grafik standar Excel, bersamaan dari tool dasar untuk memilah data dan template untuk memberikan cara cepat mengolah data. Kamu tidak akan menemukan tool tingkat lanjut seperti Pivot Tables, namun jika kamu membuka sebuah dokumen Excel yang telah berisi Pivot Tables dalam Excel Online, Pivot Tables tersebut akan tetap berkerja secara normal dan kamu dapat mengeditnya secara online.
Excel Online bahkan mencantumkan fitur bonus: Surveys. Fitur ini terasa sangat mirip dari Google Docs Spreadsheets, karena Excel pada Mac atau PC tidak dapat digunakan untuk survey, namun bagus bisa memilikinya. Kamu dapat menggunakan itu untuk membuat survey online sederhana, dan kemudian mengkaji data dari responder dalam Excel Online atau mendownload hasilnya ke komputer dalam spreadsheet.
Mengedit File Office Yang Ada Secara Online
Sekarang, jika kamu sudah memiliki dokumen Office—barangkali dari kolega atau bos, atau dari Office versi lama dalam komputer lainnya—kamu akan ingin dapat melihat dan mengeditnya juga dalam Office Online. Itu hanya akan mengambil satu langkah ekstra. Pertama-tama kamu akan perlu pergi ke OneDrive.com, masuk dengan Microsoft Account seperti sebelumnya, kemudian drag-and-drop file ke halaman OneDrive (atau bulk upload dari tombol Upload). Sebagai gantinya, kamu dapat menyinkronkan mereka pada akunmu dengan Aplikasi OneDrive Mac atau PC.
Sekarang, untuk membuka dokumen secara online, cukup klik pada dokumen dan itu akan membuka dalam aplikasi Office Online, walaupun hanya dalam view mode. Untuk mengedit dokumen, kamu akan perlu mengklik Edit Document dalam ribbon, kemudian pilih Edit in Word Online (atau Excel/PowerPoint Online jika kamu sedang mengedit spreadsheet atau presentasi). Itu akan mengirimkanmu ke aplikasi Office Online yang kita lihat sebelumnya, dimana kamu dapat memanfaatkan semua fitur editing yang kamu perlukan.
Berkolaborasi Dalam Office Online
Bagian terbaik dalam mengedit dokumen Office secara online adalah mudah untuk membagikannya dengan yang lainnya dan berkolaborasi dalam real-time. Untuk membagikan dokumen dalam Office Online, klik tombol Share di bagian atas jendela. Di sana, kamu dapat mengundang orang secara langsung untuk membantumu mengedit dokumen, atau kamu dapat menyalin tautan untuk dibagikan dengan yang lainnya dimana mereka dapat melihat atau mengedit dokumen bahkan tanpa Microsoft Account.
Word Online mendukung komentar pada dokumen yang dibagikan, untuk membantumu dan kolaboratormu mengikuti apa yang telah diubah, dan mendiskusikan perubahan potensial. Untuk menambahkan komentar, pilih teks yang ingin kamu komentari, klik tab Review, dan pilih New Comment. Kamu juga dapat menyalakan dan mematikan comments sidebar dari tab yang sama.
Mengembalikan Versi Dokumen Sebelumnya Dalam Office Online
Sangat mudah untuk menghapus bagian dokumen secara tidak sengaja hanya untuk menyadari nantinya bahwa kamu menghapus info yang sebenarnya masih kamu perlukan—dan itu hanya lebih mudah jika kamu berkolaborasi dengan yang lainnya dalam dokumenmu. Dalam Office Online, kamu tidak akan pernah khawatir tentang kehilangan kerjaanmu karena itu secara otomatis menyimpannya dan membuat backup versi sebelumnya dari file-mu. Untuk mengembalikan versi sebelumnya sebuah file, cukup klik tombol File di kiri atas ribbon, pilih Info, kemudian klik tombol Previous Versions. Itu akan membuka sebuah daftar versi sebelumnya file-mu dimana kamu dapat melihat secara online, melakukan restore, atau mendownload salinan untuk diamankan.
Mencetak Dan Menyimpan Dokumenmu
Ketika pekerjaanmu selesai dan kamu siap untuk membagikan dokumenmu, kamu akan perlu membagikan salinan file dokumenmu atau mencetaknya. Itu semudah dalam Office Online seperti dalam salinan Office lainnya. Cukup klik tab File lagi dan pilih Print untuk mencetak salinan dokumenmu, atau pilih Save As dan klik tombol Download untuk menyimpan salinan dokumenmu pada komputer. File yang akan diunduh secara otomatis tersebut adalah file Office normal yang akan membuka dalam salinan Office lainnya, atau dalam alternatif Office seperti iWork, LibreOffice, dan Google Docs. Sebagai alternatif, jika kamu menyinkronkan file OneDrive-mu dengan komputer, dokumen barumu akan tersinkron secara otomatis ke komputermu sehingga kamu dapat menyalinnya dari folder OneDrive dan membagikannya.
Ada pilihan bagus lainnya jika kamu membagikan dokumenmu secara online: kamu dapat menempelkan sebuah dokumen Office Online dalam website milikmu sehingga lainnya dapat membaca itu secara online. Cukup pilih tab Share dalam menu File, klik tombol Embed, dan kemudian klik tombol Generate, salin kodenya, dan tempelkan itu pada situsmu. Itu adalah cara bagus untuk membagikan, katakanlah, dokumen newsletter tim-mu pada situs perusahaan, atau spreadsheet data dalam blog post riset.
Kesimpulan
Jika kamu ingin mendapatkan Microsoft Office tanpa harus membayar apapun, dan tidak memerlukan fitur paling maju dari Office, Office Online adalah solusi yang sempurna untukmu. Salinan gratis Word, PowerPoint, Excel, dan OneNote mungkin memiliki lebih sedikit fitur yang dapat kamu harapkan dan hanya berjalan dalam browser, namun mereka sebenarnya berkerja dengan baik dan akan membaca semua formatting semua dokumenmu yang ada secara sempurna.
Kali berikutnya kamu perlu membuat dokumen, spreadsheet, atau presentasi baru, atau barangkali hanya perlu mengedit dokumen Office kolega, cobalah Office Online. Kamu akan menemukan bahwa itu memiliki fitur-fitur yang kamu perlukan, dan itu berkerja jauh lebih baik daripada yang disangka oleh orang lainnya.
