Cara Memulai Mengurangi Penggunaan Kertas

"Kita akan mengurangi penggunaan kertas (paperless)!" tampaknya menjadi pernyataan di zaman kita saat ini. Bank dan perusahaan telepon mengingatkan kita akan hal itu, sambil secara bersamaan menambahkan biaya tambahan untuk laporan kertas. Postingan internal memo untuk bisnis juga mulai mengurangi penggunaan kertas, dan Anda mungkin memutuskan untuk melakukannya sendiri ketika melihat harga lemari arsip untuk home office Anda.

Mengurangi penggunaan kertas (paperless) kedengarannya seperti ide yang bagus di atas kertas — tidak dimaksudkan untuk lucu-lucuan. Tapi apa sebenarnya yang dibutuhkannya? Aspek kehidupan apa yang bisa Anda lakukan tanpa kertas, dan tool apa yang perlu untuk melakukannya? Dan manfaat apa yang akan Anda lihat?

Dalam tutorial ini, saya akan menunjukkan kepada Anda cara Anda bisa menjadi paperless, nyata, dan menyederhanakan hidup Anda dalam prosesnya. Inilah cara-cara yang Anda dapat mulai untuk mengurangi jumlah kertas yang Anda gunakan, dan sekaligus memastikan Anda dapat dengan mudah menemukan dokumen yang Anda butuhkan.

"Lihat Bu, Tidak Ada Kertas!"

Menjadi paperless terdengar menakutkan. Ini adalah pernyataan yang menyingkirkan kertas dari hidup Anda selamanya. Kecuali, Anda tidak harus berhenti menggunakan kertas sepenuhnya untuk mulai paperless. Anda bisa mendapatkan sebagian besar manfaat tanpa kertas sambil tetap menyimpan salinan kertas dari dokumen-dokumen yang menurut Anda paling penting.

Jadi apa yang akan paperless? Secara umum, yang dimaksud hanya menggunakan dokumen digital, bukan dokumen kertas. Itu bisa berarti memindai (scanning) setiap kertas yang Anda miliki, tetapi itu bisa berarti beberapa langkah dasar — ​​beberapa yang mungkin sudah Anda lakukan sekarang. Berikut adalah dua cara sederhana yang Anda dapat "go paperless" hari ini:

Perbankan

Saat ini sebagian besar bank menawarkan laporan elektronik — versi elektronik dari laporan rekening Anda. Apa yang sebelumnya diambil dari lembaran kertas, sekarang dapat diunduh dan dibaca secara elektronik, biasanya dalam format PDF.

Di masa lalu, Anda harus menyimpan laporan kertas Anda di suatu tempat, mungkin di lemari arsip, atau laci. Setelah beberapa bulan berlalu, atau bahkan setahun penuh, Anda berakhir dengan setumpuk kertas besar yang perlu dibawa ke suatu tempat. Dan kemudian, ada pertanyaan yang tak terhindarkan: Berapa lama Anda menyimpan dokumen, dan bukankah semuanya akhirnya berakhir di tempat sampah? Rasanya tidak perlu dan boros.

Daripada melakukan semua itu, lihat bagaimana sederhananya Anda dapat membuat katalog dan menyimpan pernyataan digital dalam bentuk PDF. Yang perlu Anda lakukan adalah mengunduh pernyataan elektronik (e-statement) dari situs web bank Anda dan menyimpannya dalam folder di hard drive Anda — atau mungkin mendapatkannya secara otomatis dikirim ke kotak masuk email Anda. Sederhana, mudah, efisien.

Berkat paperless, kita memiliki metode yang jauh lebih berkelanjutan untuk menangani informasi seperti ini dalam jangka panjang. e-statement Anda dapat "menumpuk" seperti yang terjadi selama beberapa dekade di hard drive Anda dan itu akan menyebabkan Anda tidak perlu repot atau frustrasi. Oh, dan jangan lupa bahwa e-statement juga sangat mudah dicari. Anda dapat memanfaatkan fungsionalitas pencarian built-in komputer Anda, membantu Anda menargetkan individual statement dengan cepat. Saya yakin itu lebih mudah daripada mencari ke lemari arsip Anda. 

Sementara e-statement sendiri merupakan penghematan yang fantastis, gabungkan dengan pembayaran tagihan online dan Anda akan benar-benar memulai tanpa kertas.Daripada menerima sejumlah besar tagihan kertas melalui pos setiap bulan, laporan tagihan elektronik tiba di kotak masuk email Anda dan biasanya dibayarkan langsung dari situs web bank Anda. Mendaftar untuk pembayaran tagihan online membantu Anda menghilangkan tumpukan kertas lainnya dari hidup Anda.

Seiring dengan tagihan elektronik, Anda mungkin baru saja menghilangkan cek — penggunaan lainnya dari kertas — dari rutinitas bulanan Anda? Alih-alih menulis cek untuk setiap tagihan, Anda dapat membayar tagihan secara online setelah menerima statement email, dan dua lembar kertas beserta amplopnya tidak lagi diperlukan. Lain kali Anda orang yang ingin membayar Anda, mungkin di penjualan garasi atau di usaha kecil Anda, Anda dapat mencegah mereka menggunakan kertas dengan menerima pembayaran kartu kredit dengan Square dan bahkan mengirimi mereka kwitansinya daripada mencetaknya.

eBook

Bukan hanya di bidang perbankan bahwa kemajuan paperless  sudah dilakukan. Lihatlah popularitas eBook. Berbagai macam perangkat Kindle Amazon, Barnes dan Noble's Nook, dan bahkan iPad Apple dengan beragam aplikasi ereading semuanya telah berhasil dalam menjadikan eBook mainstream. Dalam kebanyakan kasus, eBook lebih nyaman dan terjangkau daripada rekan-rekan kertas mereka. Anda dapat membawa-bawa setiap buku dalam Daftar Penjualan Terbaik New York Times tanpa harus kecapean, dan dapat mencari sesuatu dari buku-buku untuk menemukan bagian yang ingin Anda kutip — keuntungannya menghemat ruang dan waktu pencarian yang akan Anda temukan sebagai keuntungan utama dari paperless.

Membaca adalah bidang di mana Anda mungkin telah kehilangan kemampuan paperless. Apakah Anda masih mendapatkan surat kabar dikirim ke pintu depan Anda setiap pagi, atau apakah Anda membaca berita online? Apakah Anda masih menerima majalah melalui pos, atau apakah Anda berlangganan melalui aplikasi yang Anda baca di tablet? Atau apakah blog, Twitter, Pintrest, dan yang setara online lainnya menggantikan posisi majalah dalam hidup Anda? Bagaimana dengan komik? Jika Anda seorang fanboy hardcore, Anda mungkin masih ingin komik kertas untuk menyimpan koleksi Anda yang asli. Tapi sekarang komik mainstream dan indie sama-sama bisa dibaca secara digital. Semua yang kami baca di atas kertas sekarang lebih mudah dibaca di layar.

Tampaknya ,Transisi ke dunia tanpa kertas sedang terjadi tanpa kita berusaha.

Alat Perdagangan Tanpa Kertas

Paperless tidak harus menakutkan. Tapi seperti kata pepatah, "pengetahuan adalah kekuatan". Jadi untuk memberi Anda kekuatan untuk menjadi paperless, inilah istilah yang akan Anda temukan paling sering disebutkan ketika menjadi paperless, dan apa artinya bagi Anda:

File PDF

Langsung saja kita membahas file PDF. PDF akan terus bermunculan. Banyak tool yang dirancang untuk membantu gaya hidup tanpa kertas akan berbicara tentang pengelolaan dan manipulasi file PDF. Jadi, apakah PDF itu?

PDF adalah singkatan dari Portable Document Format. PDF, sebagai format file, dirancang untuk digunakan terpisah dari perangkat keras, perangkat lunak, atau bahkan sistem operasi tertentu. Mereka mandiri. Segala yang dibutuhkan untuk menampilkan konten PDF sudah tertanam di dalamnya termasuk teks, font, dan gambar. Hasil akhirnya adalah hal terdekat yang akan Anda dapatkan dengan representasi digital dari dokumen kertas sebelumnya. Untuk dokumen yang layout halamannya sangat penting, PDF adalah cara terbaik untuk melakukan hal tersebut.

File PDF adalah standar terbuka, dan didukung oleh banyak aplikasi yang sudah Anda gunakan, dari Microsoft Office dan aplikasi iWork Apple hingga aplikasi default scanner Anda. Adobe Acrobat adalah aplikasi paling terkenal untuk membuat dan membaca PDF, tetapi itu jauh dari satu-satunya aplikasi yang membaca PDF. Secara umum, hampir setiap perangkat komputasi harus dapat menampilkan PDF, dan file PDF akan selalu terlihat sama persis, di mana pun Anda melihatnya. Itu membuat PDF persis seperti yang dimaksudkan: format dokumen yang benar-benar portabel.

Arsip Digital

Ini adalah hal lain yang terdengar rumit dan mahal, tetapi pada kenyataannya tidak sama sekali. Dalam bentuknya yang paling sederhana, arsip digital adalah sesuatu yang sudah Anda miliki: sistem yang memungkinkan Anda menyimpan file digital di dalam folder digital. Setiap sistem operasi modern memiliki built-in ini, itu sering disebut sistem file. Anda mungkin pernah menggunakannya tanpa memikirkannya dalam konteks ini sebelumnya.

Ingat, tool digital kita saat ini dimodelkan berdasarkan rekan analog mereka sebelumnya. Anda dapat menggunakan sistem file komputer Anda dengan cara yang sama seperti Anda menggunakan lemari file fisik Anda: untuk menyimpan file digital di dalam folder digital. Di sinilah file PDF sangat berguna. Tentu saja Anda tidak terbatas hanya menyimpan file PDF di folder digital ini. Kita bicara komputer, manfaatkan itu. Anda dapat menyimpan file gambar, file audio, bahkan file video dalam folder yang sama dengan dokumen PDF Anda. Sulit melakukannya dengan lemari arsip, bukan?

Jika pemikiran untuk mengompilasi arsip digital Anda sendiri masih mengintimidasi, lihatlah beberapa artikel lain di sini di Computertuts+. Artikel-artikel tersebut akan membantu Anda memahami cara mengelola file di Mac, dan bagaimana memanfaatkan penggunaan Finder secara maksimal.

OCR

Seperti "PDF", OCR adalah akronim yang disibukkan dengan dunia tanpa kertas. Anda akan melihatnya pada daftar fitur, Anda akan menemukannya dianjurkan dalam tutorial seperti ini. Tapi apa itu? OCR adalah singkatan dari Optical Character Recognition. Ini adalah jenis perangkat lunak yang memungkinkan komputer "membaca" dokumen cetak dan mengubahnya menjadi teks komputer. Tidak sekadar piksel statis, hasil scan Anda pada dokumen tersebut  dapat menjadi teks komputer yang dapat ditelusuri dan dapat diedit. Ini benar-benar memperluas utilitas dan fleksibilitas sistem paperless  Anda. Ini berarti bahwa apa pun dokumen kertas penting yang sudah Anda miliki, dapat memiliki masa depan digital.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang software  OCR dan membuatnya bekerja untuk Anda, periksa pembahasan kami di aplikasi terbaik untuk dokumen OCR, dan tutorial pendamping tentang penggunaan Doxie scanner baru dan aplikasinya untuk kebutuhan OCR Anda.

Kolaborasi, Berbagi, dan Sinkronisasi

Istilah-istilah ini sering disebut-sebut sebagai keuntungan utama ketika mengganti solusi kertas dengan yang digital, tetapi masing-masing fitur ini dapat sedikit membingungkan tanpa pengenalan yang tepat. "Kolaborasi", "berbagi", bahkan "sinkronisasi" semua memiliki arti yang serupa. Mereka menyoroti fleksibilitas yang dimiliki file digital di atas kertasnya.

Ketika sesuatu bersifat kolaboratif, itu berarti bahwa lebih dari satu orang dapat mengeditnya, sering kali pada waktu yang bersamaan. Fitur seperti ini sangat berguna di lingkungan kantor di mana lebih dari satu karyawan perlu mengedit dokumen atau kumpulan dokumen yang sama. Berbagi juga hal serupa, tetapi biasanya tidak termasuk fitur pengeditan real-time seperti yang dimiliki software  kolaboratif. Ketika Anda dapat berbagi dokumen, hal tersebut hanya memberikan portabilitas dokumen, dan perangkat lunak yang mencakup kemampuan berbagi membantu membuat memindahkan dokumen dan file menjadi lebih mudah. Ketika sesuatu sudah termasuk dengan sinkronisasi itu berarti portabilitas dokumen terjadi secara otomatis. File dan dokumen disalin secara otomatis ke tujuan yang berbeda. Tujuan itu bisa berada di tempat lain di komputer Anda sendiri, atau bisa juga di komputer yang sama sekali berbeda. Bahkan bisa di server di suatu tempat yang dapat diakses melalui Internet.

Sebagai contoh, ketika Anda mengedit dokumen pada waktu yang sama dengan orang lain dalam Google Docs, yang kolaboratif. Mengirimkannya file sehingga mereka dapat melihat atau mengedit itu sendiri adalah berbagi. Dan menyimpan file ke folder bersama di Dropbox adalah sinkronisasi karena file tersebut akan disimpan secara otomatis ke semua perangkat yang Anda gunakan masing-masing.

Berikut Adalah Manfaat-manfaatnya

Berkolaborasi, menyinkronkan, dan berbagi dokumen Anda, bersama dengan dapat mencari (search) isi konten dan file mereka tanpa harus membeli lemari file baru, semua itu adalah manfaat besar untuk menjadi paperless. Tapi itu benar-benar hanya puncak gunung es.

Ada juga manfaat lingkungan dari tidak menebang pohon — meskipun komputer dan e-waste bukan yang terbaik untuk itu. Paling tidak, ada penghematan ruang di kantor Anda, dan penghematan biaya karena tidak harus mencetak semuanya, karena Anda sudah memiliki komputer. Lalu, ada manfaatnya dapat membuat cadangan semua dokumen Anda dengan mudah dan otomatis, sesuatu yang tidak akan pernah mungkin terjadi dengan dokumen kertas kecuali Anda membuat fotokopi dari setiap dokumen yang Anda miliki.

Dan, mungkin, manfaat terbaik adalah tidak menggunakan kertas, Anda sebenarnya tidak perlu berhenti menggunakan kertas 100%. Anda dapat mulai menggunakan e-statement, eBook, dan memindai salinan PDF dari dokumen lawas Anda sambil tetap menyimpan salinan kertas paling penting yang Anda rasa tidak nyaman untuk dilepaskan. Setelah Anda terbiasa dengan mudah menemukan dokumen kertas dan mencari di komputer Anda, Anda akan segera menemukan bahwa Anda ingin berhenti menyimpan semua yang ada di atas kertas.

Kesimpulan

Saya telah memberi Anda penjelasan tentang apa artinya "paperless," memandu Anda melalui teknologi yang digunakan tanpa kertas, menunjukkan kepada Anda beberapa cara mudah untuk memulai, dan memberi Anda beberapa manfaat untuk menjadi paperless. Sekarang terserah Anda. Ambil langkah pertama, dan saat Anda mempersiapkan pajak Anda tahun ini dan menghapus dokumen tahun lalu, cobalah untuk mulai mengambil beberapa dokumen tanpa kertas Anda. Pada saat ini dan tahun depan, ingin menyimpan salinan segala sesuatu dari kertas akan menjadi kenangan.

Kemudian, untuk mendapatkan lebih banyak dari gaya hidup paperless yang baru Anda temukan, lihat tutorial Tuts+ kami yang lain yang akan membantu Anda menjadi paperless:

• Effortless Paperless Nirvana With Mail, Hazel and Evernote
• 5 Cara untuk Membuat Dokumen OCR di Mac
  
• Memulai Paperless dengan Doxie
  
• Evernote untuk Pemula: Dasar-Dasar Aplikasi Notebook Paling Populer
  

Sumber-sumber
Kredit Grafis: Ikon Paperless yang dirancang oleh Baruch Moskovits dari Noun Project.