Mengoptimalkan Alur Kerjamu

Satu hal yang terus saya tanyakan ke diri sendiri: "Bagaimana saya dapat berkerja lebih efisien?" Alur kerja yang efisien sulit didapatkan dan bahkan lebih sulit untuk dipertahankan. Setiap orang memiliki tendensi untuk jatuh ke dalam kebiasaan yang berakhir memakan banyak waktu. Kebiasaan itu "nyaman" karena mereka adalah apa yang sudah kamu lakukan. Mereka berubah menjadi sebuah perangkap. Oleh karena itu, saya akan mengingatkanmu untuk memeriksa ulang alur kerjamu dengan beberapa nasihat tentang optimalisasi.

Semua alur kerja dapat dipisahkan ke dalam dua fungsi dasar: fase proses dan fase dokumentasi. Fase proses adalah apa yang kamu lakukan untuk menyelesaikan tugas, sementara fase dokumentasi adalah proses tanpa akhir dalam mendokumentasikan apa yang telah kamu lakukan. Saya menemukan bertahun-tahun bahwa fase dokumentasi sama pentingnya dengan melakukan kerja. Nanti, ketika sebuah pertanyaan muncul tentang apa yang saya lakukan atau bagaimana kondisi kerjanya, dokumentasi yang bagus akan menyelamatkanmu.

Untuk kebanyakan orang, dokumentasi hadir dekat dengan menjadi pekerjaan mereka. Itu adalah jebakan lainnya yang akan mengendap-endap di belakangmu. Untuk menghindari jebakan itu, pikirkan dokumentasi sebuah bagian dari kerjamu dan bukan sebuah fase terpisah. Untuk mencapai ini, kamu perlu tools untuk mengotomatisasi dan menjaga dokumentasi tetap sederhana, namun efektif.

Tool paling sederhana untuk memula dalam membuat dokumentasi dengan mudah adalah Text Expander. Program sederhana yang satu ini menghemat banyak waktu dimana kebanyakan orang tidak memikirkannya. Dari secara otomatis memperbaiki kesalahan eja (mimpi buruk terbesar saya) hingga memperluas template teks, itu adalah program yang bagus untuk menghemat waktu mengetik. Setelah kamu menambahkan snippets, mengetikkan ddate akan memperluas menjadi menampilkan tanggal. Dengan 3.139 snippet, saya menghemat banyak waktu!

Untuk memadukan dokumentasi ke dalam alur kerja saya, saya mengembangkan Alur Kerja Todo Untuk Alfred dan Alur Kerja FoldingText Untuk Alfred. Tool ini digabungkan dengan program FoldingText, dimana berapa sebuah super set program TaskPaper, menjaga kerja harian saya terdokumentasi dengan baik dengan membuatnya mudah dan efisien.

Pekerjaan saya termasuk menjadi misionaris penuh waktu di Tak, Thailand, Asisten Staf Editorial di Envato, programmer freelance, penulis tutorial teknologi, ayah dari delapan anak-anak yang luar biasa, dan suami dari istri terbaik di dunia. Jangan lupakan bahwa keluarga adalah bagian dari pekerjaanmu dan bukan hambatan dalam pekerjaanmu! Itu dimana banyak orang gagal dalam pekerjaannya. Kamu dapat menghemat banyak waktu dengan membuat keluargamu tetap bahagia daripada yang dapat dilakukan oleh alur kerja paling efisien.

Saya menjaga FoldingText mendokumentasikan semua todo saya dan satu untuk tiap project. File todo, bernama today.txt, dibuat setiap hari oleh Todo Workflow menggunakan perintah t:create. Perintah itu mengambil semua tugas harian, mingguan, bulanan, dan tugas terjadwal yang berulang untuk membuat sebuah daftar todo baru dan mengarsip semua tugas saya yang telah selesai dari hari sebelumnya. Ini adalah bagian yang besar dari dokumentasi saya juga. Alur kerja tersebut mengijinkan pengguna untuk mengatur dan mengedit jenis item todo yang berbeda ini dan menyusun semuanya bersama-sama dan membuka file di dalam FoldingText.

Semua file project mendapatkan bookmark di dalam Alfred menggunakan Alur Kerja FoldingText. Dengan dokumen project yang terbuka, dengan mengetikkan ft:mbkmark dengan sebuah nama menyimpan sebuah tautan ke dokumen. Untuk menggunakan tautan, FoldingText URI handler (perintah ft:addurihandler) dan Alfred URI handler (sebuah alur kerja yang berbeda untuk Alfred) perlu diinstal.

Saya dapat membuka dokumen dengan perintah ft:bookmark. Ini memberikan saya sebuah daftar yang mencari bookmark untuk yang saya butuhkan.

Saya membuat beberapa daftar dalam tiap project dengan tag. Di dalam FoldingText, sebuah tag adalah kata apapun yang berawalan karakter @. Pada saat saya sedang berkerja, saya dapat menyimpan catatan untuk mendapatkan tag dalam Alfred dengan ft:notetag. Ini akan membuat daftar semua tag di dalam dokumen FoldingText dan sebuah catatan. Dengan menggunakan snippet TextExpander membuat penanggalan catatan dengan cepat dan mudah tanpa meninggalkan aplikasi yang sedang saya gunakan.

Untuk tetap mengikuti apa yang sedang saya lakukan, saya menambahkan sebuah entry ke dalam sebuah jurnal. Misalnya, t:doing menunjukkan semua jurnal saya. Dengan memilih satu dan mengetikkan sebuah catatan akan menambahkan catatan tersebut ke dalam jurnal. Saat saya berkerja, saya menambahkan catatan kecil ini untuk melacak progress di dalam area yang berbeda pada alur kerja saya. Jurnal notes.txt bagus untuk membuat catatan tentang ide yang saya miliki tanpa meninggalkan apa yang sedang saya lakukan.

Pengaturan

Setelah dokumentasi, pengaturan kerjamu adalah prioritas. Pada komputer, dokumen dapat dengan mudah tersesat di tengah semuanya. Pada sistem saya, saya memiliki lebih dari jutaan file. Pengaturan yang jelek akan membuat pencarian menjadi tidak mungkin dan memakan banyak waktu berharga untuk mencari.

Ambil waktu yang diperlukan untuk mengatur file dan jaga mereka tetap dalam cara itu. Dua tutorial bagus untuk membantumu adalah Pastikan Sebuah Mac Tetap Rapi Dengan Hazel 3 Dan Sebuah Folder Inbox dan Membawa Hazel 3 Dan Inbox Ke Level Berikutnya. Saya menggunakan sistem yang serupa dengan ini untuk membantu mengelola pekerjaan saya.

Program Kecil Untuk Tugas Tunggal Lebih Baik Dari Program Raksasa

Motto Unix selalu membantu saya menjaga alur kerja yang optimal: "Lakukan satu hal dan lakukan dengan benar." Pada suatu waktu dimana lebih banyak program membesar dan fiturnya bertambah, sulit untuk menemukan program kecil yang melakukan sebuah tugas tunggal dengan baik dan cepat. Sebagai konsekuensinya, banyak waktu termakan dengan siklus pemuatan yang panjang dari program raksasa ini.

Sebuah contoh yang bagus adalah Mail.app yang hadir pada sebuah Mac. Itu memakan waktu yang lama untuk mengirimkan email yang sederhana. Untuk alasan itu, saya tetap menggunakan aplikasi web untuk Gmail daripada program local. Kekurangannya adalah aplikasi web tidak mudah mendapatkan tampilan dengan program lainnya.

Saya mulai menghemat waktu berkirim email ketika saya menemukan program Let.ter. Itu adalah klien email yang minimal dan berbasis Markdown yang hanya berfungsi untuk menulis email. Itu melakukan tugas tunggal dan melakukannya dengan baik. Saya menggunakan Alfred untuk mencari alamat dan Let.ter untuk menuliskan email singkat.

Buat Standar Untuk Otomatisasi

Salah satu tugas utama saya untuk Tuts+ adalah mengupload course video baru pada saat mereka diproduksi. Ketika saya mulai berkerja untuk Staf Editorial Tuts+, saya akan mendapatkan catatan course (teks untuk menemani course video) dalam berbagai format dan style. Hal pertama untuk dilakukan adalah memindahkan mereka ke dalam plain text, Markdown format dengan penomoran yang cocok dengan urutan video. Sekarang, format outline course memiliki format yang standar dan konsisten. Itu dengan mudah menjatuhkan satu jam persiapan course bagi saya!

Tidak peduli apa projectnya, waktu yang dihabiskan untuk membuat sebuah standar format untuk dokumen yang diedarkan ke grup tidak pernah sia-sia. Standarisasi semuanya dari lokasi dan jenis file hingga konten dokumen itu penting. Setelah ada standar, memodifikasinya untuk kebutuhan tertentu itu mudah dan dapat diotomatisasi.

Editor Tuts+ memilih standar file plain text Markdown dengan sebuah format yang konsisten. Editor dan instruktur menemukan bahwa penomoran berdasarkan chapter dan pelajaran lebih mudah bagi mereka, namun untuk mengupload dan mengedit di dalam sistem saya menemukan bahwa penomoran berurut itu membuatnya lebih mudah untuk menemukan error. Oleh karena itu, saya memiliki rutinitas manipulasi teks yang mengubah dari satu ke bentuk lainnya untuk mendapatkan apa yang saya butuhkan. Itu memerlukan dua detik untuk mengatur ulang penomoran daripada satu jam memperbaikinya.

Otomatisasikan Tindakan Berulang

Untuk menambahkan informasi ekstra yang saya perlukan di dalam garis besar course, sebuah snippet TextExpander selama dua detik menambahkan sebuah area dengan baik dan menjaga konsistensi layout dokumen. Semua yang bisa dibuat template mudah dikerjakan dengan TextExpander dan akan sangat menghemat waktumu.

Ketika eBook dari Packt Publication diletakkan pada Tuts+, sebuah lembar ralat dicantumkan untuk bagaimana mendownload code sumber. Saya menggunakan snippet untuk mengatur nama file, dan snippet lainnya untuk mengisi konten.

Saya memerlukan dua bagian informasi untuk snippet: alamat web untuk code, dan judul buku. Dengan informasi yang disimpan ke clipboard dalam urutan alamat web dan nama, snippet lainnya meletakkan kontennya bersama-sama

Saya menggunakan dua action Dropzone untuk melakukan unpack dan pack eBook dalam format yang konsisten. Otomatisasi sebuah proses yang dilakukan berulang menghemat banyak waktu. Action akan melakukan unpack dan menamai ulang file eBook dalam direktorinya sendiri untuk kemudahan akses. Packer mengambil dua file dan melakukan zip menggunakan nama parent directory. Set sepuluh eBook pertama yang saya lakukan membutuhkan waktu lebih dari tiga jam (mengupload, download, dan mencari informasi). Sekarang, hanya proses selama 30 menit untuk semuanya.

Jangan puas dengan sebuah proses. Selalu ingat: Tindakan apapun yang saya lakukan lebih dari dua kali harus diotomatisasi! Dengan melakukan itu akan menghemat banyak waktu. Tutorial saya Menghemat Waktu Dengan Mengotomatisasi Mac menjelaskan otomatisasi dengan banyak contoh ukt Mac.

Tetap Pada Satu Dokumen

Seringkali ada kebutuhan untuk memindahkan informasi dari satu tempat ke tempat lainnya. Berpindah antara jendela program yang berbeda akan memperlambat alur kerjamu. Tetap berada dalam satu jendela selama mungkin sebelum berpindah aplikasi menghemat waktu.

Ketika sebuah course selesai, banyak bagian kunci informasi perlu dipindahkan ke sebuah spreadsheet untuk memudahkan melihat dan mengarsip. Saya kira bahwa kebanyakan informasi tidak cukup mudah untuk diproses dengan sebuah program dan secara otomatis menempatkan itu di dalam spreadsheet.

Keyboard Maestro menjadi penyelamat dalam skenario ini. Dengan Keyboard Maestro, saya menyimpan sepuluh bagian informasi pada sekali waktu sebelum memindahkannya ke spreadsheet untuk menyimpannya. Saya memetakan Control-C dan Control-V ke sepuluh buffer clipboard. Saya menekan Control-C dan sebuah angka untuk menyimpan buffer itu. Ketika sebuah hot-key dipetakan lebih dari sekali, Keyboard Maestro menunjukkan jendela pop-up kecil untuk memilih yang mana untuk digunakan. Sangat luar biasa berapa banyak waktu yang dihemat oleh ide sederhana ini!

Untuk memproses informasi teks, saya terbiasa menulis script awk dan menjalankannya di dalam command line. Itu berkerja, namun tidak efisien. Sekarang, TextSoap melakukan sebagian besar pekerjaan itu untuk saya. Dengan digabungkan dengan Alur Kerja TextSoap Cleaners untuk Alfred, banyak waktu yang dihemat dengan memproses teks secara langsung di dalam clipboard tanpa meninggalkan keyboard. Saya bahkan memiliki TextSoap cleaner yang mengambil garis besar course lengkap dan memberikan sebuah daftar sederhana heading chapter. Daftar ini pergi ke hot-key Keyboard Maestro untuk memberikan saya secara berurutan heading dalam urutan mundur. Itu adalah cara termudah untuk menguploadnya!

Ketika saya sedang menulis artikel ini, itu terus mengomeli saya bahwa saya tidak mengotomatisasi pengisian spreadsheet dari file catatan course selain dari menggunakan buffer clipboard Keyboard Maestro. Jadi, saya menangani itu dan sekarang memiliki sebuah shell script lengkap yang dijalankan dengan TextExpander yang akan mengambil konten utuh file course dari clipboard dan membuat baris informasi lengkap untuk spreadsheet.

Dengan layout yang terstandarisasi untuk lembar informasi course, saya dapat membuat perintah editing grep dan sed yang dibutuhkan untuk menarik tiap bagian informasi. Sekarang, mengisi spreadsheet dengan informasi course membutuhkan waktu tepat tiga detik! Dengan rata-rata 20 course yang dibuat tiap bulan, saya sekarang dapat menghemat lima jam sebulan!

Dengan beberapa pengetahuan scripting zsh, Ruby, atau PHP, banyak alat yang saya sebutkan dapat diperluas dan dibuat bahkan lebih bertenaga untuk membantumu mengotomatisasi alur kerja. Oleh karena itu, belajar dan bereksperimen! Waktu yang dihabiskan untuk itu tidak pernah sia-sia. Salah satu dari banyak motto saya adalah: "Ketika kamu berhenti belajar, kamu mati!"

Lakukan Multitasking Sebanyak Mungkin

Terkadang ada beberapa tugas yang dapat diselesaikan oleh komputer tanpa interaksi pengguna. Yaitu ketika sebuah komputer kedua ikut ambil bagian, atau paling tidak menjalankan proses di belakang layar.

Mengupload, mendownload, memproses video, dll adalah contoh banyak tugas dimana sistem kedua dapat melakukannya sementara kamu mengerjakan sistem lainnya. Saya sering menggunakan dua hingga tiga komputer untuk mengerjakan tugas yang berbeda. Ini menghemat banyak waktu. Pernah sekali, ketika saya memproses banyak video, saya memiliki lima komputer berjalan terus-menerus pada tugas yang berbeda. Mencari cara untuk multitask pekerjaan pada komputermu dengan tugas di belakang layar akan meningkatkan alur kerjamu.

Kesimpulan

Perjalanan mengoptimalisasi alur kerjamu merupakan proses yang tiada akhir. Tiap hari, kamu diberikan lebih tugas yang lebih banyak dan berbeda untuk ditangani. Selalu ingat: pekerjaan yang diotomatisasi! Jangan terjebak di dalam kebiasaan berkerja, namun buat pekerjaanmu lebih efektif.

Apakah kamu memiliki tips tambahan untuk mengotomatisasi tugas atau alur kerjamu? Bagikan dalam komentar di bawah.