Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Computer Skills
  2. App Training

Segala yang Perlu Anda Ketahui untuk Memulai Asana

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Hasannudin Amin (you can also view the original English article)

Kelebihan email telah mencapai tingkat epidemi. Perusahaan macet oleh email, dan aliran konstan aplikasi email baru untuk penggunaan pribadi hanya menggarisbawahi betapa menjengkelkan kebanyakan dari kita menemukan email.

Untungnya, ini bukan krisis tanpa solusi. Sementara perusahaan lain telah menawarkan alat komunikasi yang kreatif (dan, terkadang, tidak begitu kreatif) sebagai bagian dari solusi untuk masalah ini, Asana mengambil pendekatan yang lebih luas untuk memecahkan masalah email di tempat kerja. Dengan berfokus pada komunikasi terpusat dan sejumlah fungsi manajemen proyek lainnya dalam aplikasi berbasis web mereka, Asana telah secara efektif memungkinkan untuk bekerja secara produktif dengan orang lain dari jarak jauh, tanpa menggunakan email — dan tanpa harus mengandalkan beberapa teknologi atau platform lain. Dan itu berhasil.

Dikemas rapi dalam antarmuka pengguna yang diformat rapi, aplikasi Asana mungkin di permukaan tampaknya terlalu disederhanakan. Yang benar adalah, ini adalah alat yang sangat kuat dengan tidak ada kekurangan waktu untuk menyimpan kegunaan, tips, dan trik. Dan sementara tim di Asana melakukan pekerjaan luar biasa dengan video panduannya, artikel ini akan mengumpulkan semuanya untuk pengguna baru. Saya akan menjelajahi beberapa dasar yang akan membantu Anda untuk mempercepat, memungkinkan Anda dan tim Anda untuk mengeluarkan kepala dari pusaran email yang memusingkan lebih cepat daripada nanti.

Temui Asana

Asana benar-benar gratis untuk tim yang terdiri dari 15 anggota atau kurang. Untuk grup yang lebih dari 15 anggota, Anda akan dapat memilih paket yang sesuai dengan tim Anda mulai dari $ 50 / bulan. Itu berlaku untuk sekitar $3/bulan/pengguna, tergantung pada ukuran tim Anda, yang sangat terjangkau dibandingkan dengan pesaingnya.

Sekarang, mari selami fitur-fitur hebat Asana yang akan menjauhkan tim Anda dari email.

Ruang kerja

Sebagai bagian dari proses pendaftaran, Asana pada dasarnya akan menciptakan ruang kerja pertama Anda untuk Anda. Ruang kerja adalah tampilan tingkat tertinggi, atau bagian atas funnel manajemen proyek, yang karenanya biasanya ditetapkan sebagai organisasi atau nama perusahaan. Seperti yang Anda lihat sebentar lagi, ada ruang untuk sebutan luas lainnya di bawah payung ruang kerja.

Untuk tim yang lebih kecil, satu ruang kerja adalah semua yang Anda butuhkan, tetapi ruang kerja tambahan dapat dibuat untuk penggunaan individual atau untuk dibagikan dengan tim lain.

Tim

Langkah paling penting dalam persiapan peralihan Anda dari email (atau sistem manajemen proyek lain) ke aplikasi Asana memerlukan sedikit perencanaan pada akhir Anda sehubungan dengan konvensi kasus penggunaan. Sebagai contoh:

  • Siapa yang akan bekerja bersama?
  • Siapa yang akan menugaskan tugas?
  • Bagaimana cara anggota berkomunikasi di seluruh tim?
  • Siapa yang butuh akses ke suatu informasi?

Jawaban-jawaban ini akan membantu Anda mengelompokkan tim Anda secara paling efektif. Cukup sederhana, tim di Asana dapat dipikirkan dengan cara yang sama seperti di tempat kerja Anda - sebagai kelompok individu yang bekerja bersama dalam proyek atau proyek tertentu (tema yang berulang dengan Asana: mudah digunakan, mudah dimengerti).

Segmentasi tim yang tepat akan berfungsi untuk mengurangi banyak email back-and-forth yang sering terjadi akibat miskomunikasi dan / atau misinformasi.

Memahami Aliran Kerja Asana: Menjadi Terorganisir

"Funnel"

Mungkin berguna untuk memperkecil dan mempertimbangkan alur kerja Asana (atau funnel) untuk tujuan mengatur perencanaan tim Anda. Pada dasarnya, alur kerja seperti ini:

Ruang Kerja -> Proyek -> Tugas -> Sub-tugas

Perencanaan yang tepat adalah cara paling efektif untuk segera memecah email dari upaya manajemen proyek Anda untuk sebagian besar. Dan mengintegrasikan teori alur kerja Asana ke dalam pemikiran tingkat tinggi Anda akan membantu memastikan sinergi antara sesi white-boarding Anda dan pengalaman dalam aplikasi tim Anda.

Karena kami sudah menyentuh ruang kerja, kami akan melompat ke ikhtisar singkat tentang langkah-langkah yang tersisa di funnel.

Proyek

Proyek apa adanya — tidak ada trik di sini. Jika ruang kerja adalah pandangan 30.000 kaki di Asana, sebuah proyek adalah pemandangan 10.000 kaki (berikan atau ambil beberapa ribu kaki).

Penting untuk dicatat bahwa proyek mungkin atau mungkin tidak memiliki titik akhir yang terbatas. Dengan kata lain, beberapa proyek dapat dan akan menjadi upaya berkelanjutan sementara yang lain akan lebih berorientasi pada tujuan. Mengidentifikasi proyek yang sedang berlangsung ini tidak hanya akan mengurangi pertukaran email terkait proyek tersebut, tetapi juga akan mengurangi kebutuhan untuk perencanaan dan pertemuan yang berkelanjutan di luar Asana setelah tim Anda memulai.

Tergantung pada lingkup pekerjaan Anda, Anda mungkin merasa berguna untuk melakukan drill-down lebih sering daripada tidak, atau sebaliknya. Kabar baiknya adalah Asana diperlengkapi untuk menangani kedua jenis proyek dengan keanggunan dan efisiensi yang setara.

Tugas / Sub-tugas: Pelacakan Proyek

Sebagaimana logika akan mendiktekan, tugas adalah komponen individu dari proyek tertentu. Untuk proyek yang sedang berlangsung, tugas dapat diduplikasi / diulang, atau mereka dapat dipecah menjadi sub-tugas dan dipertimbangkan dalam rentang waktu yang lebih lama. Untuk proyek yang berorientasi pada tujuan, tugas mungkin paling baik divisualisasikan sebagai item spesifik pada daftar tugas Anda. Either way, fleksibilitas ada untuk membuat Asana bekerja untuk Anda, dan bukan sebaliknya.

Kami semua mungkin mengirim dan menerima lebih dari satu email "pembaruan status" yang mengganggu yang membuat anggota tim dan manajemen Anda merasakan kemajuan yang sedang dibuat pada proyek tertentu yang Anda libatkan. Salah satu hal hebat tentang Asana adalah bahwa email-email ini menjadi sama sekali tidak relevan dan sama sekali tidak diperlukan. Aplikasi itu sendiri bertindak sebagai alat pelacak real-time. Melihat sekilas daftar tugas proyek harus membuat setiap orang tetap mengikuti perkembangan dan tujuan saat ini.

Berkomunikasi di Asana: Kerja Tim Jadi Mudah

Asana dapat menjadi penghemat waktu saat Anda menggunakannya sendiri, tetapi itu lebih merupakan penyelamat saat Anda menggunakannya dengan tim. Email mungkin masih ada sebagai kejahatan yang diperlukan dari waktu ke waktu. Tetapi di sebagian besar kasus yang terkait dengan pekerjaan, Anda dapat bersandar pada Asana untuk menyederhanakan dan berisi komunikasi tim Anda. Interaksi, pembaruan, dan berbagi adalah bagian dari pengalaman dalam aplikasi.

Di bawah ini, kami akan menyentuh aspek komunikasi inti Asana ini, yang pada dasarnya adalah fitur penting untuk mengeluarkan tim Anda dari kereta email.

Interaksi Tim

Asana menggunakan catatan, komentar, dan tugas untuk mendukung komunikasi antar-proyek sehari-hari yang sebagian besar tim andalkan untuk bekerja secara efisien bersama. Perbedaan utamanya adalah bahwa, dengan mengandung semua komunikasi dalam aplikasi, pertukaran informasi menjadi benar-benar transparan bagi seluruh tim, sehingga menghilangkan kebutuhan banyak email dan pertemuan yang mendukung membuat setiap orang tetap mengetahui perkembangannya.

Dengan cara ini, mudah dipahami mengapa Asana berfungsi sebagai alat komunikasi pertama, dan alat organisasi kedua. Frasa "manajemen proyek" mungkin tidak melakukan keadilan.

Asana Inbox

Kotak masuk Asana dapat dianggap sebagai alat follow / unfollow untuk tugas atau proyek tertentu. Ini memungkinkan pembaruan untuk melakukan streaming ke tampilan utama Anda - seperti yang mereka lakukan di situs media sosial favorit Anda - untuk browsing cepat dan mudah. Setelah semua, pendiri Asana adalah mantan karyawan Facebook.

Saya harus mencatat bahwa jika Anda masih lebih suka menerima pembaruan di kotak masuk email Anda, Anda dapat memiliki tanda inbox Asana Anda diteruskan ke akun email Anda juga.

Lebih Banyak Fitur Eliminasi Email

Email mungkin paling efektif dalam beberapa tahun terakhir di percakapan yang memfilter, menangani lampiran file, dan mengelola integrasi kalender. Yakinlah, Asana dilengkapi untuk mendukung setiap fungsi intensif email ini dalam aplikasi itu sendiri.

Pemberian tag, lampiran, dan sinkronisasi kalender melengkapi fitur-fitur Asana yang merupakan inti untuk mendapatkan tim Anda dari email dan ke platform komunikasi dan manajemen proyek yang efisien.

Pintasan Keyboard

Untuk meningkatkan pengalaman pribadi Anda dalam aplikasi, saya sangat menyarankan mencurahkan beberapa jam, atau berapa lama waktu yang dibutuhkan, untuk menguasai pintas keyboard di Asana. Sebagian besar cukup intuitif, dan mengetahui mereka akan sangat mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk menjaga proyek, tugas, dan interaksi Anda tetap terbaru.

Kesimpulan

Pada titik ini, Anda harus memiliki pemahaman yang kuat tentang salah satu produk "penggantian email di tempat kerja" terbaik di pasar. Selain bantuan kotak masuk, saya secara pribadi selalu menemukan Asana sangat berguna, menyediakan UX yang hebat dan membatasi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk mempelajari berbagai hal. Dan setelah Anda terbiasa dengan fitur dan alat, Anda mungkin akan menemukan skenario use case menjadi hampir tanpa batas, mempercepat perjalanan Anda menuju status daya-pengguna.

Semua ini dikatakan, jika Anda membutuhkan panduan lebih lanjut tentang pengaturan, tertarik untuk menonton beberapa video panduan yang solid, mencari lebih banyak ide tentang cara memaksimalkan produktivitas, atau hanya ingin tahu, Asana telah mengumpulkan panduan pengguna yang sangat bagus dan komprehensif. Sebaiknya bookmark, seperti artikel ini.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.