Segala yang Perlu Anda Ketahui untuk Bekerja Secara Produktif di Trello

Sebagian besar daftar aplikasi todo terlalu linier dan terstruktur. Jika Anda ingin melampaui status "selesai" dan "tidak selesai" untuk tugas-tugas Anda — katakanlah, untuk menunjukkan hal-hal yang sedang berlangsung atau memiliki beberapa langkah sebelum mereka selesai — maka mereka jauh dari optimal. Salah satu alternatif terbaik adalah solusi berteknologi rendah menempelkan catatan Post-It di papan tulis untuk membantu memvisualisasikan daftar dalam daftar logis yang dapat Anda gerakkan dengan mudah.

Trello adalah aplikasi web hebat yang memberi Anda ruang kerja digital yang mudah digunakan seperti papan tulis dan catatan Post-It, tetapi cukup fitur lengkap untuk tim terdistribusi untuk membawa ide ke proyek nyata. Tutorial ini akan membantu Anda mulai menggunakan Trello, dan bagaimana cara membuatnya bekerja untuk tim Anda.

Kenapa Trello?

Ketika saya bekerja sebagai dosen di perguruan tinggi, bagian dari pekerjaan saya adalah untuk menjaga komputer dengan rekan kerja saya dan melihat apakah mereka bekerja dalam kondisi yang baik atau tidak. Saya bereksperimen dengan beberapa alat di luar sana, termasuk daftar yang harus dilakukan, peta pikiran, aplikasi basis data. Sampai taraf tertentu mereka semua membantu tetapi mereka tidak tanpa kekurangan mereka.

Dari semua alat, papan tulis lantai ke langit-langit yang tercakup dalam daftar pekerjaan terbukti paling tidak efektif. Ini karena daftar menawarkan konteks nol pekerjaan kami. Mereka mengingatkan kita untuk melakukan sejumlah tugas tertentu, tetapi tidak menunjukkan kepada kita informasi real-time berharga yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang efektif.

Kami kemudian bereksperimen dengan peta pikiran. Meskipun kami mampu mengelola backlog bersama dan memahami apa yang sedang terjadi, informasi yang disampaikan tidak jelas. Itu tidak membantu kami menyelesaikan tugas atau membedakan antara pekerjaan yang dibagikan oleh tim saya, dan pada dasarnya menawarkan sedikit kemampuan untuk mendapatkan status sekilas. Yang kita butuhkan adalah sistem yang dinamis, yang akan membantu kita memprioritaskan dan menunjukkan kepada kita apa yang sedang kita kerjakan, apa yang telah kita selesaikan, apa yang tertunda dan seterusnya.

Dengan sistem Kanban (dalam bahasa Jepang, kan = "visual" dan ban = "kartu"), kami mampu melihat pandangan yang lebih besar dari pekerjaan kami. Visualisasi belaka hanya memercikkan pikiran kita dan pesan kontekstual yang jelas memungkinkan kita untuk membuat keputusan yang lebih baik. Pada yang paling sederhana, Kanban diimplementasikan menggunakan papan tulis dengan catatan Post-It. Baris digambar di papan tulis, dan Post-It menulis dengan beberapa gerakan tugas dari baris ke baris saat pekerjaan selesai. Trello mengambil konsep ini dan menjadikannya sesuatu yang sederhana yang dapat digunakan siapa saja untuk proyek apa pun.

Memahami Terminologi Trello

Trello didasarkan pada tiga elemen dasar: papan, daftar dan kartu. Papan digunakan untuk menampung proyek, produk, sumber daya, atau struktur organisasi yang sedang dalam pengembangan berkelanjutan. Ini papan tulis digital untuk tugas Post-it note palsu Anda. Anda dapat menggunakan papan yang berbeda per proyek, per anggota tim atau Anda dapat menggunakan hanya satu papan untuk proyek pribadi.

Di dalam papan adalah daftar, yang hanya memberi Anda kolom untuk mengatur tugas-tugas Anda ke dalam daftar. Mereka mengkategorikan dan melacak tugas Anda (kartu) dengan cara visual, yang dapat dipindah-pindahkan sesuai keinginan Anda di dalam dan di antara daftar. Kartu sama dengan item to-do yang mengisi daftar Anda. Kartu ini adalah blok bangunan dasar dari Trello, di mana setiap kartu adalah salah satu proyek kecil atau tugas yang dilakukan oleh anggota tim.

Saat Anda mengeklik kartu, properti kartu akan muncul dan Anda dapat menambahkan item seperti daftar periksa, tanggal jatuh tempo, menambah anggota tim, melampirkan file, dan banyak lagi. Ada bilah sisi di paling kanan yang berisi opsi untuk menyesuaikan perilaku papan Anda, tampilan dan nuansa, dan pengaturan izin. Sidebar juga memiliki bagian aktivitas, di mana Anda dapat melihat semua aktivitas yang terjadi di papan secara real time.

Elemen-elemen dasar ini akan tetap sama terlepas dari jumlah papan yang Anda buat. Papan mewakili tujuan dan kartu Anda secara keseluruhan adalah hal yang harus dilakukan, yang dapat dipindahkan di antara daftar, tergantung pada kemajuan mereka dalam proyek. Tetapi karena desain Troto yang fleksibel dan bebas-bentuk tidak memberi tahu Anda cara bekerja, Anda dapat membuat sistem apa pun yang masuk akal bagi Anda untuk proyek yang Anda coba kelola.

Bangun Sistem Produktivitasmu Sendiri

Langkah pertama Anda dalam menggunakan Trello adalah membuat papan baru. Klik tombol (+) di samping nama profil Anda di sudut kanan atas, pilih Papan Baru dan beri nama. Kami akan memanggil forum ini "Alur Blogging."

Papan Trello dapat bersifat publik atau pribadi. Jika Anda adalah satu-satunya yang menggunakan Trello, maka Anda dapat membuat papan Anda menjadi pribadi, karena papan Trello adalah cara yang bagus untuk mengatur proyek pribadi Anda juga. Tetapi jika Anda memiliki tim untuk bekerja, Trello memberi Anda pilihan mudah untuk berkolaborasi dengan orang lain. Untuk menambahkan anggota, pilih Tambahkan Anggota dari bilah sisi dan jika rekan Anda belum di Trello, masukkan alamat email untuk mengundang mereka ke forum Anda. Setelah anggota menerima undangan, Anda dapat mulai melibatkan mereka dalam proyek Anda.

Atau, jika Anda ingin bekerja secara publik — mungkin untuk berbagi fitur mendatang yang tim Anda tambahkan ke produk Anda, atau mendapatkan saran dari audiens Anda tentang apa yang tim Anda harus lakukan selanjutnya — Anda dapat mengatur papan sebagai publik. Tim Trello menggunakan papan pengumuman publik untuk roadmap pengembangan mereka sehingga Anda dapat melihat apa yang akan terjadi selanjutnya, dan menyarankan fitur yang ingin Anda lihat ditambahkan.

Bekerja dengan daftar

Ketika Anda pertama kali membuat papan di Trello, ia memiliki tiga daftar: ToDo, Doing, dan Done. Papan default sangat bagus untuk merencanakan pesta atau proyek kecil, tetapi Trello juga memungkinkan Anda mengganti nama dan menambahkan daftar baru ke papan. Untuk menambahkan daftar, klik tombol Tambah daftar ... di samping daftar paling kanan di papan tulis atau klik dua kali ruang terbuka di papan untuk menambahkannya.

Setiap daftar memiliki beberapa tindakan yang dapat berguna. Untuk mengaksesnya, klik segitiga tarik-turun kecil di daftar mana pun untuk menampilkan menu. Salin Daftar membuat duplikat daftar, berguna jika Anda memiliki templat standar dari daftar yang ingin Anda gandakan. Berlangganan memberitahu Anda ketika ada perubahan pada kartu dalam daftar. Pindahkan Semua Kartu memindahkan semua kartu ke daftar lain, berguna jika Anda ingin menggeser semua kartu sebelumnya ke daftar baru. Dan Arsip Semua Kartu menempatkan semua kartu dalam daftar di arsip, berguna jika Anda ingin mengarsipkan semua kartu sekaligus dalam daftar.

Sebelum Anda mulai membuat daftar, saya sangat menyarankan Anda untuk memikirkan jenis daftar apa yang akan membantu Anda mengatur pekerjaan Anda. Apakah setiap anggota memerlukan daftar (misalnya, "tugas Rahul," "tugas John"), atau Anda lebih suka menggunakan daftar untuk langkah spesifik dalam proses (seperti "tidak ditugaskan," "Sedang berlangsung," "Selesai") ? Tidak ada pendekatan umum dalam membuat daftar yang cocok untuk semua tim; semuanya tergantung kebutuhan Anda. Jadi untuk proyek "Blogging Workflow" daftar mungkin: Ide, Penelitian, Drafting, Editing, Dipublikasikan, On Hold, Suatu saat.

Anda dapat menambahkan daftar sebanyak yang Anda inginkan, dan mungkin tergoda untuk menambahkan daftar selusin. Tapi, ingat bahwa semakin banyak daftar yang Anda miliki, semakin Anda kehilangan kemampuan untuk melihat gambar besar dalam sekejap. Sebaiknya memiliki daftar setengah lusin atau lebih untuk membantu Anda dapat melihat semuanya sekaligus.

Bekerja dengan Kartu Trello

Setelah daftar Anda disiapkan, Anda dapat menambahkan beberapa kartu. Kartu pada dasarnya adalah tugas individu, dan Anda dapat menambahkannya baik melalui Tambah kartu ... masukan di bagian bawah daftar atau melalui menu konteks di bagian atas daftar.

Kartu harus berupa pesan atau tugas yang jelas dan dapat ditindaklanjuti yang dapat dijumlahkan dalam satu deskripsi sederhana. Anda dapat menulis deskripsi panjang, dan Anda dapat membuat kartu yang mencakup proyek besar, tetapi Anda akan jauh lebih baik untuk menambahkan deskripsi yang lebih panjang di dalam kartu dan memastikan kartu Anda hanya berisi satu item yang dapat ditindaklanjuti.

Sebagai contoh, kartu berjudul "Buat halaman Facebook baru di situs web Anda" terlalu luas. Anda tidak dapat merilis halaman Facebook dengan sendirinya — Anda memerlukan banyak informasi dan langkah-langkah untuk membuat halaman Facebook sepenuhnya, dan karenanya itu adalah proyek itu sendiri. Anda akan lebih baik mencurahkan kolom atau bahkan papan untuk itu-atau setidaknya memecahnya menjadi beberapa kartu yang dapat ditindaklanjuti.

Sebagai contoh lain, kartu dengan judul "Wifi" yang kemudian dalam deskripsi mengatakan bahwa router wifi perlu pengaturan terlalu tidak jelas agar mudah digunakan dan dapat ditindaklanjuti. Akan lebih baik untuk judul tugas "Setup Wifi Router" dan kemudian sertakan info lebih lanjut dalam deskripsi.

Lalu, ada cara lain untuk menambahkan makna ke kartu: label. Warna-warna ini dengan nama memungkinkan Anda dengan cepat menetapkan tugas ke suatu bagian, dan memberi Anda koneksi visual langsung ke jenis tugas. Mereka juga dapat ditelusuri untuk mempermudah menemukan tugas dengan label tersebut.

Untuk menambahkan label, klik ikon pensil di hover dan kemudian pilih Edit label. Anda akan memperhatikan 6 label untuk dipilih di Trello, tetapi sebelum itu Anda harus menamai label Anda. Klik Ubah nama label untuk papan dan beri nama, proyek saya memiliki alur kerja dari ide untuk diposkan sehingga saya akan mengganti namanya sesuai daftar. Tetapi proyek Anda mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi beri label sesuai kebutuhan Anda.

Tenggat waktu adalah fitur Trello penting lainnya. Untuk menambahkan tanggal jatuh tempo, klik ikon pensil saat melayang di atas kartu dan kemudian pilih Ubah Tanggal Jatuh Tempo. Anda akan melihat tata letak kalender yang rapi, dari sana pilih tanggal dan waktu Anda. Lencana dengan tanggal jatuh tempo akan muncul di kartu. Lencana abu-abu terang berarti kartu tersebut memiliki masa berlaku lebih dari 24 jam di masa depan, warna kuning berarti kartu tersebut dalam 24 jam karena jatuh tempo, dan merah berarti kartu jatuh tempo hari ini.

Ketika Anda bekerja dengan tim, Anda akan ingin dapat menetapkan tugas-tugas tertentu untuk anggota tim yang berbeda. Setiap orang yang menjadi anggota dalam suatu tugas akan menerima pemberitahuan ketika sesuatu di kartu tersebut diubah, atau ketika sudah waktunya. Dan, Anda dapat menambahkan anggota sebanyak yang Anda butuhkan untuk tugas — cara yang bagus untuk memulai diskusi kelompok tentang sesuatu yang Anda rencanakan.

Untuk menambahkan anggota ke tugas, klik tombol Ubah Anggota saat Anda mengarahkan kursor ke kartu, lalu cari anggota tim yang Anda inginkan atau klik avatar mereka. Klik avatar lagi jika Anda ingin mengeluarkan seseorang dari kartu.

Sekarang Anda telah menugaskan tugas ke anggota lain, Anda dapat tetap berhubungan melalui komentar. Setiap kartu memiliki untaian komentar sendiri, dan ketika Anda ingin menyebutkan siapa pun di tim Anda, tambahkan nama pengguna mereka dengan simbol @ sebelum memastikan bahwa mereka akan diberi tahu. Bersama dengan komentar, Anda juga dapat melampirkan file langsung ke kartu untuk menyimpan hal-hal penting bersama.

Kemudian, saat Anda sedang mengerjakan dan menugaskan tugas, Anda mungkin ingin memindahkan kartu-kartu Anda. Bergantung pada kolom yang Anda siapkan, Anda mungkin ingin memindahkan kartu ke kolom tugas yang ditetapkan untuk orang tertentu, atau memindahkannya saat mereka hampir selesai dan bergerak melalui alur kerja Anda. Memindahkan kartu sesederhana menyeret dan menjatuhkannya ke dalam daftar dan posisi yang Anda inginkan. Jika tidak, Anda dapat mengklik tombol Pindahkan Kartu dan pilih papan, daftar, dan posisi di mana Anda ingin kartu.

Ada satu opsi lebih rapi di kartu Anda: daftar periksa. Jika tugas Anda memiliki sub-tugas, Anda dapat menambahkannya sebagai daftar periksa di dalam kartu, tepat di samping komentar dan lampiran Anda. Kemudian, jika Anda memutuskan Anda ingin tugas itu memiliki kartu itu sendiri, Anda dapat mengeklik tautan Konversi ke Kartu.

Email kartu untuk papan Trello Anda

Salah satu fitur bagus lainnya adalah Anda dapat membuat kartu Trello baru melalui email. Setiap papan Trello dilengkapi dengan alamat email khusus; cukup pergi ke sidebar, klik Pengaturan Email-ke-papan dan ambil alamat email. Ketika Anda menulis email, subjek email menjadi judul kartu dan tubuh menjadi deskripsi kartu.

Kartu yang dikirim ke alamat email akan dikirim ke bagian bawah daftar pertama secara default, tetapi jika Anda ingin mengubahnya, buka Pengaturan Email-ke-papan dan ubah daftar dan posisi default dari sana. Selain itu, lampiran ditambahkan ke kartu, dan Anda dapat menggunakan label dengan tagar dalam subjek yaitu, #labelname, #labelcolour. Anda juga dapat menetapkan anggota menggunakan "@" di subjek.

Di Toko Web Chrome ada ekstensi Gmail to Trello. Alat gratis ini untuk Gmail menyediakan tombol tambahan "Tambahkan kartu" di UI Gmail untuk menambahkan email yang sedang Anda baca ke kartu Trello dengan mudah. Itu pilihan bagus jika Anda ingin cepat mengubah email Anda menjadi tugas Trello yang bisa ditindaklanjuti.

Anda bahkan dapat, katakanlah, surel dukungan Anda secara otomatis diteruskan ke alamat email papan Trello Anda, sehingga mereka akan berubah menjadi tugas. Ada banyak cara Anda dapat menggunakan ini.

Cari dan cara pintas

Anda mungkin telah memulai forum Anda dengan niat dan pemikiran terbaik tetapi pada akhirnya ketika Anda menambahkan lebih banyak barang, organisasi atau dewan pribadi yang paling dikelola dengan baik dapat menyulitkan Anda menemukan apa yang Anda cari. Trello memiliki kotak pencarian di kiri atas dan benar-benar alat yang kuat di tangan Anda. Dengan mengetahui beberapa operator pencarian, Anda dapat dengan cepat menemukan informasi yang relevan bagi Anda. Anda dapat mencari di semua papan menggunakan kotak pencarian atau menyaring papan aktif menggunakan Filter di menu papan pada bilah sisi.

Ketik @username untuk mencari kartu yang ditetapkan untuk pengguna tertentu. Misalnya @rahul hanya akan menampilkan kartu Rahul. Ketik #label untuk mencari kartu dengan label tertentu. Misalnya, @rahul #red menunjukkan semua kartu Rahul berlabel merah. Ketik is:open atau is:diarchived untuk mencari kartu yang terbuka atau diarsipkan. Misalnya, @rahul #red is:archieved mengembalikan kartu arsip Rahul dengan label merah.

Ketik has:attachment untuk mencari kartu dengan lampiran. Misalnya, @rahul has:attachment mengembalikan kartu Rahul dengan lampiran. Ketik due:day untuk mencari kartu yang jatuh tempo dalam 24 jam. Demikian pula tempo:minggu, tempo: bulan, tempo: terlambat juga bekerja seperti yang diharapkan. Misalnya, @rahul due:week menunjukkan semua kartu Rahul yang jatuh tempo dalam seminggu. Terakhir, Anda akan melihat bahwa saat Anda mengetik dalam penelusuran, Trello akan menyarankan Anda operator penelusuran tambahan. Luangkan waktu Anda untuk mempelajari semua operator pencarian ini, karena mereka dapat benar-benar berguna bagi Anda dalam jangka panjang.

Trello penuh dengan pintas keyboard juga. Mereka membiarkan Anda melakukan segala sesuatu di kartu, mulai dari mengarsipkan dan memindahkannya, hingga mengubah anggota dan label, dengan keystroke sederhana. Ada daftar lengkap di halaman pintasan, jadi pastikan untuk memeriksanya.

Menghubungkan IFTTT dengan Trello

Begitu banyak tugas yang Anda lakukan setiap hari dapat diotomatisasi menggunakan alat seperti IFTTT. Ini adalah alat yang dapat secara otomatis melakukan sesuatu di lusinan aplikasi setiap kali hal lain terjadi — jadi, katakanlah, itu bisa membuat tugas di Trello untuk Anda ketika file baru ditambahkan ke folder Dropbox tertentu. Jika Anda belum pernah menggunakan IFTTT sebelumnya, pastikan untuk memeriksa tutorial kami untuk membantu Anda memulai dengan itu.

Kami telah membahas bahwa setiap papan Trello dapat menerima email untuk menghasilkan kartu baru dalam daftar, sekarang yang tersisa untuk dilakukan adalah membuat resep di IFTTT yang mengambil, misalnya, tweet favorit dan mengirim email dengannya ke Ide daftar. Ada resep lain yang akan mengirim pesan teks dengan tanda pagar ke papan Trello Anda, bagus untuk saat-saat ketika Anda bepergian atau ingin mengirim tugas cepat tanpa membuka aplikasi. Ingin kartu mengingatkan Anda melakukan tinjauan mingguan setiap hari Senin? Kemudian Anda dapat menggunakan resep ini untuk menjadwalkan pemicu email ke forum mingguan Anda.

Buat Aplikasi Trello untuk Komputer Anda

Trello berfungsi dengan baik dari browser apa pun, dan memiliki aplikasi iOS dan Android asli untuk perangkat seluler Anda, tetapi tidak ada aplikasi asli untuk Mac atau PC Anda. Sebagai gantinya, Anda bisa membuat aplikasi semi-pribumi Anda sendiri menggunakan Fluid pada Mac Anda. Fluid memungkinkan Anda membuat aplikasi desktop dari aplikasi web atau situs web favorit Anda. Lihat tutorial kami tentang Fluid untuk memulai dengan itu, kemudian kembali ke sini untuk beberapa tips khusus Trello. Ada dua aspek penting yang saya ingin Anda ingat sebelum Anda membuat aplikasi desktop Trello.

Di bidang URL alih-alih menambahkan https://trello.com Anda harus menambahkan URL papan Trello Anda, jika Anda tidak yakin cara melakukan ini, klik papan apa pun dan catat URL di bilah alamat peramban Anda dan tempelkan URL itu di bidang URL aplikasi Fluid. Dengan cara ini Anda dapat membuat aplikasi desktop dari beberapa papan Trello.

Fitur hebat lainnya adalah jika Anda memiliki beberapa akun Trello, maka Anda tahu bahwa itu bisa menjadi rasa sakit harus masuk dan keluar setiap saat. Untuk mengatasi masalah ini, buat aplikasi Fluid Anda kemudian buka Preferensi → Keamanan, pilih untuk memisahkan cookie dari Safari dan luncurkan kembali aplikasi. Lakukan langkah yang sama bergantung pada jumlah aplikasi desktop Trello yang ingin Anda buat, dan sekarang Anda dapat bekerja dengan papan Trello Anda sendiri serta papan Trello perusahaan Anda secara bersamaan.

Atau, di Mac atau PC, Anda dapat membuat aplikasi hampir asli yang serupa dengan Chrome. Tutorial ini mencakup semua yang Anda perlukan untuk itu.

Kesimpulan

Trello bisa sedikit membingungkan untuk mulai digunakan jika Anda berasal dari daftar tugas yang harus dilakukan, tetapi jika Anda selalu suka mengelola tugas Anda dengan potongan-potongan kertas yang ditempelkan ke papan, Anda akan menemukan Trello bekerja dengan cara Anda sudah terbiasa bekerja. Tutorial ini telah memberi Anda dasar-dasar yang Anda butuhkan untuk membuat Trello bekerja untuk proyek Anda, dan kami ingin mendengar bagaimana Anda menggunakannya. Atau, jika Anda memerlukan bantuan untuk memulai dengan Trello, pastikan untuk memberi tahu kami di komentar di bawah.