Advertisement
  1. Computer Skills
  2. Office
Computers

Jadikan Peti Masuk Outlook anda dengan Subfolders, Rules and Filters

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:

Malay (Melayu) translation by Rana Salsabiela (you can also view the original English article)

Mendapatkan banjir e-mel tidak perlu menjadi mimpi ngeri! Sebaliknya, aplikasi yang anda gunakan untuk membaca dan menghantar anda juga harus dapat membantu anda disusun secara teratur dan disusun secara automatik. Kami telah melihat cara mengekalkan peti masuk Gmail anda, tetapi dalam dunia perniagaan, Outlook adalah salah satu aplikasi e-mel yang paling umum. Ia juga mempunyai beberapa alat untuk menyimpan peti masuk anda dan lebih.

Dalam Outlook, anda boleh mencari mesej kumpulan dengan mudah jika anda menyusunnya ke dalam subfolder, dan anda juga boleh mempunyai Outlook melakukan penyisihan untuk anda secara automatik. Pilihan lain adalah memformat yang bermaksud mesej yang penting, dengan atau tanpa sub-folder.

Dalam tutorial ini, saya akan menunjukkan kepada anda cara menggunakan alat ini dan terus menyimpan mesej yang sangat penting kepada anda.

Screencast

Anda boleh mengikuti bersama dengan tutorial ini menggunakan akaun e-mel anda, anda sudah mempunyai versi Outlook baru untuk Windows atau Mac. Beberapa teknik berfungsi sama dalam edisi Windows dan Mac, tetapi edisi Outlook 2013 untuk Windows mempunyai beberapa ciri lagi untuk menjadikan organisasi e-mel anda lebih mudah. Tetapi sebaik sahaja anda mempunyai segala-galanya, kedua-dua edisi berfungsi dengan baik.

Membuat Subfolder

Subfolder adalah kunci untuk Mengatur Diatur dalam Outlook, dan anda boleh mempunyai subfolder mana-mana folder utamanya: untuk e-mel, kalendar, kenalan dan banyak lagi. Membuat subfolder hanya mengambil beberapa klik sama ada versi Windows atau Mac.

Dalam senarai folder di sebelah kiri, klik kanan Peti Masuk, kemudian pilih Folder Baharu dari menu pop timbul.

Create New Folder dialog
Klik kanan folder untuk membuat subfolder di dalamnya

Taipkan nama, kemudian tekan Enter. Folder baru akan disenaraikan di bawah Peti Masuk.

New subfolder in navigation pane
Subfolder bersarang di dalam folder induk mereka

Kini anda boleh menyeret mesej yang anda mahu ke dalam folder baru.

Outlook rules
Anda boleh menyeret mesej ke dalam subfolder

Petua: untuk memilih beberapa mesej untuk seret, Ctrl-klik yang individu, atau pilih yang pertama yang anda mahu, kemudian Shift-klik yang terakhir.

Selepas anda menyeret, mesej akan hilang dari Kotak Masuk, dan jika anda mengklik subfolder, anda akan melihat mesej di dalamnya. Adakah anda mengheret kesalahan yang salah? Tiada masalah! Seret semula, sekali lagi.

Juga, jika anda lebih suka menyalin mesej dan bukannya mengalihkannya, tahan kekunci Ctrl semasa anda menyeret.

Dan jika anda memutuskan kemudian bahawa anda tidak mahu itu selepas semua subfolder, anda boleh mengklik kanan dan pilih Delete Folder dari menu pop timbul. Sebarang mesej dalam folder akan dipadam, juga.

Memindahkan Mesej Menggunakan Langkah Pantas atau Butang Pindah

Dua cara lain untuk menggerakkan mesej ialah ciri Langkah Cepat (Windows sahaja) atau butang Pindah pada bar reben kedua-dua versi Windows dan Mac. Langkah Pantas semacam makro, dan ada beberapa yang siap dibuat dengan Outlook. Dalam kes ini, kita perlu membuat sendiri untuk folder baru.

Mencipta dan Menggunakan Langkah Pantas (Windows sahaja)

Mula-mula, mari buat Langkah Pantas: pilih mesej yang ingin anda pindahkan, kemudian klik Ketuk Down di sudut bawah, sebelah kanan kotak Quick Steps.

Lower Down Arrow in the Quick Steps box
Klik Anak panah Bawah yang lebih rendah dalam kotak Langkah Pantas untuk membuat langkah baru

Dari kotak lungsur turun, pilih Langkah Pantas Baru, kemudian Move to Folder.

Move message to a folder

Dalam kotak dialog yang muncul, beri nama yang bermakna, pilih folder yang anda mahu item dipindahkan, kemudian tandakan mesej pilihan sebagai dibaca. Kemudian klik Selesai.

Outlook quick step settings
Dalam dialog Seting Langkah Pantas, pilih folder mana untuk memindahkan mesej

Untuk menggunakannya, pilih mesej, kemudian klik Langkah Pantas yang baru anda buat.

New Quick Step available in the ribbon
Langkah Pantas yang muncul di dalam kotak pada tab Laman Utama

Ini bergerak mesej, sama seperti anda menyeretnya.

Butang Pindah (Windows dan Mac)

Di sebelah Langkah Pantas ialah butang Pindah pada pita. Apabila anda membuat folder atau mesej, ia biasanya meneka bahawa anda mahu melakukannya lagi. Ia seperti Langkah Pantas, tetapi memerlukan beberapa klik tambahan untuk digunakan.

Pilih mesej, klik butang Pindah, kemudian dari menu, pilih folder dari senarai. Jika folder yang anda mahu tidak disenaraikan, pilih Folder Lain. Anda boleh memilih folder yang anda mahu dari senarai folder.

Folder list
Butang Move mempunyai beberapa cara yang sama untuk mengalihkan mesej

Walaupun ini berfungsi, saya fikir ia mengambil terlalu banyak langkah. Ada banyak cara yang lebih baik.

Membuat Peraturan untuk Memindahkan Mesej Secara Automatik

Sekiranya anda mendapat banyak mesej, anda boleh melupakan apa yang anda mahu dimasukkan ke dalam subfolder. Mujurlah, ciri-ciri Aturan boleh melakukannya untuk anda, apabila anda tiba. Anda boleh membuat peraturan untuk memindahkan mesej berdasarkan kepada siapa penghantar, apakah baris subjek, sama ada anda berada dalam medan Kepada atau CC, dan banyak kriteria lain. Sebagai sebahagian daripada membuat peraturan, anda boleh membuat subfolder, jadi anda tidak perlu melakukannya terlebih dahulu.

Membuat Peraturan Anda Telah Sudah Pindah (Windows sahaja)

Dalam versi Windows, jika anda menyeret mesej secara manual ke dalam subfolder, Outlook boleh membuat peraturan untuk melakukannya sekali lagi, secara automatik.

Seret mesej ke dalam subfolder yang anda buat. Pada bar reben, klik butang Aturan, dan perhatikan dua pilihan pertama:

Rules button and menu
Butang Peraturan mempunyai cara mudah dan maju untuk menentukan peraturan

Jika anda memilih Sentiasa Pindah Mesej Dari ... Outlook akan sentiasa memindahkan mesej daripada pengirim tersebut ke dalam subfolder yang dipilih.

Jika anda memilih Buat Peraturan, anda akan mendapat kotak dialog di mana anda boleh memilih tetapan tambahan, sama ada untuk memindahkan mesej berdasarkan nama penghantar, subjek mesej, siapa yang dihantar kepada, dan banyak lagi.

Create Outlook rule
Dalam dialog Buat Peraturan, anda boleh membenderakan mesej berdasarkan pengirim, subjek, dan penerima

Pilih tetapan yang anda mahu, kemudian klik OK.

The Wizard Peraturan memberikan anda lebih banyak kawalan. Mari kita lihat cara membuat peraturan di Windows.

Mewujudkan Peraturan Menggunakan Peraturan Wizard di Windows

The Wizard Peraturan mempunyai lebih banyak syarat untuk menyusun mesej, dan juga membolehkan anda menentukan pengecualian kepada peraturan.

Terdapat dua cara memaparkan penyihir. Dalam dialog Buat Peraturan (lihat tangkapan skrin, di atas), anda boleh mengklik butang Pilihan Lanjutan. Cara lain ialah dengan mengklik butang Aturan dan pilih Urus Aturan & Isyarat dari lungsur turun.

Anda fikir anda sering menerima, seperti surat berita tertentu, yang sentiasa mempunyai beberapa perkataan konsisten dalam baris subjek. Kami memindahkan mesej berdasarkan kata-kata itu. Anda tidak perlu memilih salah satu mesej untuk membuat peraturan ini. Anda tidak memerlukan mana-mana daripada mereka dalam peti masuk anda. Tinjauan akan menarik mereka apabila mereka tiba.

Dalam dialog Kaedah dan Makluman, klik Peraturan Baru, di bahagian atas.

rules and alerts dialog
Bawa Wizard Peraturan dengan mengklik butang Peraturan Baru

Ini memaparkan lebih banyak peraturan pra-dibuat yang boleh anda gunakan.

Outlook rules wizard
The Wizard Peraturan mempunyai peraturan yang telah dibuat, atau anda boleh memilih yang kosong dan membuat satu dari awal

Untuk masuk ke bahagian dialog yang sama dengan mengklik butang Lanjutan di atas, pilih pilihan kedua-ke-lepas: Memohon peraturan pada mesej yang saya terima. Kemudian klik Seterusnya, di bahagian bawah. Yang membawa Langkah 1 dari penyihir.

Semak kotak untuk perkataan tertentu dalam subjek atau badan. Di bahagian bawah dialog, klik hiperpautan untuk kata-kata tertentu.

Outlook rule for specific words
Apabila memilih pilihan di bahagian atas dialog, akan ada pautan untuk klik pada bahagian bawah

Dalam dialog Carian Teks yang muncul, kata-kata yang anda mahu bendera, kemudian klik Tambah untuk menambahnya pada senarai Carian. Jika anda menambah berbilang item, Outlook hanya akan memuat mesej di mana semua item ada. Klik OK apabila selesai.

Outlook search text with rule
Jika anda menambah lebih daripada satu perkataan atau frasa, mereka mesti hadir untuk mesej yang akan ditandakan

Klik Seterusnya, dan anda akan memutuskan apa yang perlu dilakukan dengan mesej yang dibenderakan.

Di bahagian atas, tandakan kotak untuk memindahkannya ke folder yang ditentukan. Di bahagian bawah dialog, klik hiperpautan untuk ditentukan.

Outlook rules specified folder
Terdapat banyak tindakan yang ada, dan anda boleh memilih beberapa daripada mereka, jika anda mahu

Dalam pokok folder yang muncul, buka Peti Masuk, kemudian pilih subfolder di mana anda mahu mesej ini dipindahkan.

Outlook rules folder tree
Anda boleh mempunyai peraturan yang memindahkan mesej ke dalam mana-mana folder

Klik OK, kemudian klik Seterusnya untuk memutuskan jika anda ingin sebarang pengecualian kepada peraturan. Buat pilihan di sini sama seperti yang anda lakukan dalam dua langkah sebelumnya. Sudah tentu, anda tidak perlu memilih apa-apa pengecualian jika anda tidak mahu. Kemudian klik Seterusnya untuk pergi ke langkah terakhir.

Berikan aturan nama yang bermakna (anda boleh menyimpan cadangan yang dicadangkan). Jika anda memilih untuk menjalankan peraturan ini sekarang ... opsyen, Outlook akan memproses semua mesej yang memenuhi kriteria anda. Pilihan untuk Mengaktifkan peraturan ini akan membolehkan anda melumpuhkan dan membolehkan peraturan pada bila-bila masa.

Outlook rules wizard
Anda boleh menjalankan peraturan baru, atau menunggu mesej baru tiba

Klik Selesai. Peraturan yang anda buat sekarang disenaraikan dalam kotak Aturan dan Alert, dan anda boleh melumpuhkan membolehkan peraturan di sini, tanpa perlu mengedit peraturan. Untuk mengubah peraturan kemudian, sama ada dua kali klik atau pilih, kemudian klik Ubah Peraturan.

Klik Guna, kemudian klik OK. Kali berikutnya anda memenuhi kriteria anda, Outlook secara automatik akan memindahkannya ke subfolder yang anda pilih. Subfolder akan berani, menunjukkan bahawa terdapat mesej yang belum dibaca, dan penomborannya menunjukkan berapa banyaknya.

Subfolder containing new incoming message
Mesej tiba dan diasingkan, Outlook akan menunjukkannya

Mewujudkan Peraturan di Mac

Edisi Outlook Mac tidak mempunyai banyak detail untuk membuat peraturan, tetapi ia mungkin mempunyai apa yang anda perlukan.

Pada sama ada tab Laman Utama atau tab Organisasikan pada reben, klik butang Aturan, kemudian pilih Edit Peraturan.

Rules button on the Mac ribbon bar
Pada Mac, butang Aturan adalah pada tab Laman Utama dan Organisasikan

Di sebelah kiri kotak dialog yang muncul, pilih jenis akaun yang anda gunakan, kemudian klik tanda Plus di bahagian bawah.

Dialog to create a new rule on the Mac
Dalam kotak Aturan, pilih jenis perkhidmatan yang anda gunakan, kemudian klik tanda Plus untuk membuat peraturan baru

Pilih tetapan yang anda mahu, kemudian klik OK. Perhatikan bahawa satu pilihan edisi Mac mempunyai bahawa Windows bukanlah yang anda boleh memilih cara menangani pelbagai keadaan.

Rules settings dialog on the Mac
Dalam versi Mac, peraturan itu boleh membenderkan mesej apabila ia memenuhi semua syarat yang anda tetapkan

Mesej Penapisan (Windows sahaja)

Dalam edisi Windows, jika anda tidak mahu berurusan dengan subfolder dan peraturan, anda boleh mempunyai Outlook menukar pemformatan pengepala mesej, sebaliknya. Dalam versi 2007 dan sebelumnya, anda boleh mempunyai beberapa klik di bahagian atas senarai mesej, tetapi anda perlu melompat melalui beberapa gelung. Dan ciri ini tidak wujud sama sekali dalam edisi Mac.

Pilih mesej dari penghantar yang ingin anda tandai. Pergi ke tab Lihat pada reben, klik butang Tetapan Paparan di sebelah kiri, kemudian klik butang Pemformatan Bersyarat dalam kotak dialog yang muncul.

View Settings dialog with Conditional Formatting button highlighted
Untuk membuat format tersuai untuk pengepala mesej, gunakan dialog Tetapan Paparan

Dalam dialog Pemformatan Bersyarat, klik Tambah, taipkan nama untuk peraturan, kemudian klik Keadaan untuk memilih kriteria.

Masukkan apa-apa kriteria yang anda mahu, seperti nama atau alamat e-mel pengirim. Semakin banyak kriteria yang anda tentukan, semakin sempit pencariannya.

Outlook rules filter box
Dialog Penapis mempunyai tiga tab pilihan, dan anda boleh menetapkan seberapa banyak atau sedikit yang anda inginkan

Klik OK untuk kembali ke dialog sebelumnya, kemudian klik Font untuk memilih pemformatan untuk tajuk mesej yang akan dibenderkan.

Outlook rules font box
Anda boleh memformatkan pengepala mesej dengan sebarang font pada komputer anda

Tetapkan pilihan yang anda mahu, kemudian klik OK tiga kali untuk mengesahkan kotak dialog dan kembali ke tetingkap Outlook utama.

Mesej yang mengandungi kriteria yang anda tentukan sekarang mempunyai pemformatan yang unik.

Formatted header of a message
Contoh header mesej dengan format tersuai

Kesimpulannya

Outlook mempunyai ciri-ciri yang hebat untuk menyortir dan mengatur mel, walaupun sesetengah ciri sukar dicari. Anda juga boleh menggunakan mana-mana teknik ini untuk menyusun e-mel yang anda hantar. Sebagai contoh, anda mahu folder yang mengandungi semua mesej yang anda hantar dengan cadangan jualan atau semua mesej yang anda hantar ke bos anda. You can also nest subfolders and use rules on them. This way, you might create a Clients folder, then create individual subfolders in it, one for each client.

Sekiranya anda mempunyai petua lain untuk mengekalkan Outlook anda, atau menghadapi masalah membuat penapis Outlook, beritahu kami di dalam komen di bawah dan kami akan senang membantu!

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.