() translation by (you can also view the original English article)
Перегрузка электронной почты достигла уровня эпидемии. Компании увязли в электронной почте, а постоянный поток новых приложений для электронной почты для личного использования только подчеркивает, как большинство из нас раздражает поиск электронного письма.
К счастью, это не в безвыходное положение. В то время, как другие компании предлагают творческие (а иногда и «не совсем творческие») инструменты общения для решения части этой проблемы, Asana более широко подходит к решению проблемы электронной почты на рабочем месте. Сосредоточив внимание на централизации общения и множестве других функций управления проектами в своем веб-приложении, Asana позволила работать более продуктивно с людьми удаленно, не используя электронную почту, и не полагаясь на множество других технологий или платформ. И это работает.
Аккуратно упакованное в простой пользовательский интерфейс, приложение Asana может показаться слишком простым, при поверхностном взгляде. По правде говоря, это чрезвычайно мощный инструмент, не имеющий недостатка в экономии времени при его использовании. Не смотря на то, что команда Asana отлично поработала с их видеороликами «как и что», в этой статье будет собранно всё для новых пользователей. Я обучу некоторым основам, которые помогут вам и вашей команде вынуть головы из головокружительного электронного вихря, как можно скорее.
Знакомтесь — Asana
Asana полностью бесплатна для команд из 15 человек или менее. Для групп, состоящих из более чем 15 участников, вы сможете выбрать тариф, который подходит вашей команде, начиная с 50 долларов в месяц. Это отрабатывает примерно до 3 долл. США в месяц за пользователя, в зависимости от размера вашей команды, что является приемлемой ценой по сравнению с конкурентами.
Теперь давайте погрузимся в отличные возможности Asana, которые уведут вашу команду от использования электронной почты.
Рабочие пространства
Как часть процесса регистрации, Asana, создаст для вас ваше первое рабочее пространство. Рабочее пространство — это представление самого высокого уровня или верхняя часть «воронки» управления проектами, поэтому его обычно обозначают как организация или название компании. Как вы вскоре увидите, есть место для других широких обозначений под укрытием рабочего пространства.
Для небольших команд одно рабочее пространство, скорее всего, всё, что потребуется, но дополнительные рабочие пространства могут быть созданы для индивидуального использования или для совместного использования с другими командами.
Команды
Самый важный шаг в подготовке вашего перехода от электронной почты (или другой системы управления проектами) к приложению Asana требует немного планирования с вашей стороны в отношении условности использованиея. Например:
- Кто будет работать совместно?
- Кто будет назначать задачи?
- Как участники будут общаться между командами?
- Кому и к какой информации нужен доступ?
Эти ответы помогут вам наиболее эффективно разделить ваши команды. Довольно просто, под командами в Asana можно подразумевать тоже, что и на вашем рабочем месте — группы людей, работающие вместе над конкретным проектом или проектами (повторяемся с темой Asana: простая в использовании, понятная).
Правильное разделение групп поможет сократить множество пересылаемых друг-другу писем «не по назначению», которые часто являются результатом недопонимания и/или дезинформации.
Понимание рабочего процесса в Asana
«Воронка»
Может быть полезно уменьшить масштаб и рассмотреть рабочий процесс Asana (или «воронку») для организации планирования вашей команды. По сути, этот рабочий процесс выглядит следующим образом:
Рабочие области -> Проекты -> Задачи -> Подзадачи
Надлежащее планирование это самый эффективный способ немедленного отделения электронной почты от ваших намерений по управлению проектами в большей мере. И объединение теории потока Asana с вашим высокоуровневым мышлением должна помочь обеспечить совместную работу между вашими сессиями с «белыми досками» (прим.пер.: программное обеспечение для видеоконференций и дата-конференций) и опытом работы вашей команды в приложении.
Поскольку мы уже коснулись рабочих областей, мы перейдем к краткому обзору оставшихся шагов «воронки».
Проекты
Проект это то, что есть — тут никаких трюков. Если рабочее пространство представляет собой 30 000-футовый вид в Asana, проект представляет собой вид в 10 000 футов (дайте или возьмите несколько тысяч футов).
Важно отметить, что проект может иметь или не иметь окончательную конечную точку. Другими словами, некоторые проекты могут и будут продолжаться, в то время как другие будут более целенаправленными. Определение этих постоянно идущих проектов не только уменьшит упомянутый обмен писем по электронной почте, связанный с проектом, но также, несомненно, уменьшит необходимость постоянного планирования и встреч за пределами Asana после того, как ваша команда начнёт работать.
В зависимости от объема вашей работы, вы можете найти полезным использовать развертку более часто, или наоборот. Хорошей новостью является то, что Asana оборудована для обработки обоих типов проектов с равной грацией и эффективностью.
Задачи/Подзадачи: отслеживание проектов
Как диктует логика, задачи — это отдельные компоненты конкретного проекта. Для идущих проектов задачи могут дублироваться/повторяться или они могут быть разбиты на подзадачи и рассмотрены в течение более длительного периода времени. Для более целенаправленных проектов задачи лучше всего визуализировать как конкретные элементы в вашем списке дел. В любом случае, гибкость заключается в том, чтобы заставить Asana работать на вас, а не наоборот.
Мы все, вероятно, отправляли и получали более одного из этих раздражающих «обновлений статуса», которые дают членам вашей команды и руководству представление о прогрессе, достигнутом в конкретном проекте, с которым вы связаны. Одна из отличных вещей об Asana заключается в том, что эти электронные письма становятся совершенно неактуальными и в равной степени ненужными. Само приложение действует как инструмент отслеживания в реальном времени. Быстрый просмотр списка задач проекта должен держать всех в курсе прогресса и текущих целей.
Общение в Asana: простая работа в команде
Asana может сохранить время, когда вы используете её в одиночку, но когда вы используете её с командой, это уже просто спаситель. Электронная почта всё ещё может существовать, как необходимое зло время от времени. Но в большинстве случаев, связанных с работой, вы можете полагаться на Asana, чтобы обновлять и содержать сообщения своей команды. Взаимодействие, обновления и совместное использование — всё это часть работы в приложении.
Ниже мы коснемся этих основных аспектов общения в Asana, которые по сути являются особенно важными для того, чтобы снять вашу команду с поезда электронной почты.
Взаимодействие с командой
Asana использует заметки, комментарии и задания для поддержки ежедневного межпроектного общения, на которое полагаются большинство команд для совместной работы. Ключевое различие заключается в том, что, объединив всю коммуникацию в приложении, обмен информацией становится полностью прозрачным для всей команды, тем самым устраняя необходимость в множестве электронных писем и встречах, которые поддерживают всех в курсе процесса.
Таким образом, легко понять, почему Asana первым делом служит инструментом общения, а потом уже инструментом организации. Фраза «управление проектами», вероятно, не уравновешивает это.
Входящие в Asana
Входящие в Asana можно рассматривать как инструмент подписки/отписки на определенные задачи или проекты. Это позволяет обновлять потоки на вашем главном экране, так же, как и в ваших любимых сайтах соцсетей — для быстрого и удобного просмотра. В конце концов, основатели Asana являются бывшими сотрудниками Facebook.
Я должен отметить, что если вы по-прежнему предпочитаете получать обновления на свой электронный ящик, вы можете также пересылать входящие сообщения в Asana на учетную запись электронной почты.
Больше функций, уничтожающих электронную почту
В последние годы электронная почта, пожалуй, наиболее эффективна при фильтрации сообщений, обработке вложеных файлов и управлении интеграцией с календарем. Будьте уверены, Asana оборудована для поддержки каждой из этих функций, интенсивно работающих с электронной почтой, в самом приложении.
Ярлыки, вложения и синхронизация с календарём завершают функции Asana, которые являются основными для того, чтобы отключить вашу команду от электронной почты в пользу хорошо налаженной платформы общения и управление проектами.
Горячие клавиши
Чтобы улучшить вашу работу в приложении, я настоятельно рекомендую посвятить несколько часов, или сколько угодно времени это у вас займет, на освоение сочетаний клавиш в Asana. Большинство из них довольно интуитивно понятны, и знание их значительно сократит время, затрачиваемое на поддержание ваших проектов, задач и взаимодействий в актуальном состоянии.
Собираем всё воедино
На этом этапе у вас должно быть четкое понимание одного из лучших продуктов «замены электронной почты на рабочем месте». В дополнение к облегчению почтового ящика, лично я всегда находил Asana чрезвычайно полезной, предоставляющей отличный пользовательский опыт и ограничивая количество времени, которое вы потратите на изучение как и что. И как только вы узнаете о функциях и инструментах, вы, скорее всего, найдете случаи, в которых полезность практически безгранична и ускоритесь в направлении статуса уверенного пользователя.
Всё это говорит о том, что если вам нужны дальнейшие указания по настройке, вы заинтересованы в просмотре каких-то практических видеороликах, ищете больше идей о том, как максимизировать производительность или просто любопытно, Asana собрала вместе действительно отличное, всестороннее руководство пользователя. Оно с закладками, как и эта статья.
