Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Computer Skills
  2. Trello

Все, что вам необходимо знать для продуктивной работы в Трелло

by
Read Time:15 minsLanguages:

Russian (Pусский) translation by Masha Kolesnikova (you can also view the original English article)

Большинство приложений списка дел слишком линейны и структурированы. Если вам нужно выйти за рамки просто статуса «сделано» и «не сделано», скажем, показать, что происходит или у вас есть несколько шагов, прежде чем задачи будут завершены, - то такие приложения вам мало чем помогут. Одна из лучших альтернатив - это низкотехнологичное решение с наклеиванием Post-It заметок на доске, чтобы помочь себе визуализировать списки в логических списках, которые можно легко перемещать.

Trello - отличное веб-приложение, которое дает вам цифровое рабочее пространство, столь же простое в использовании, как и доска с заметками Post-It, но полнофункциональное, что позволяет распределенным командам воплощать свои идеи в реальный проект. Этот урок поможет вам начать использовать Trello, а так же научит вас использованию этой программы для работы в вашей команде.

Почему именно Trello?

Когда я работал преподавателем в колледже, часть моей работы заключалась в том, чтобы следить за компьютерами вместе с коллегами и проверять, работают ли они в надлежащем состоянии или нет. Я экспериментировал с несколькими инструментами, в том числе списками дел, картами разума, приложениями баз данных. В какой-то мере все они помогали, в каждом из них были свои недостатки.

Среди всех инструментов простые доски от пола до потолка, переделанные в списки дел, оказались наименее эффективными. Это связано с тем, что списки предлагают нулевой контекст нашей работы. Они напоминали нам о выполнении определенного количества задач, но не показывали нам ценную информацию в режиме реального времени, необходимую для эффективного принятия решений.

Затем мы экспериментировали с картами разума. Хотя нам удавалось управлять общим отставанием и понимать, что происходит, информация, передаваемая ими, не была очевидной. Это не особо помогало нам выполнять задачи или чем-то выделить нашу работу с моей командой, но по сути мы получили небольшую возможность взглянуть на все со стороны. Нам нужна была динамическая система, которая помогла бы нам определить приоритеты и которая бы показывала нам, над чем мы сейчас работаем, что мы сделали, а что наоборот задерживается и так далее.

С системой Kanban (по-японски, kan = "visual" и ban = "card") мы смогли увидеть больший обзор нашей работы. Простая визуализация открывала наши мысли, а четкое контекстное разделение позволяло нам принимать более правильные решения. В самом простом случае Kanban реализован с использованием доски с заметками Post-It. На доске рисуются строки, и на них размещаются некоторые задачи, перемещаясь из строки в строку по мере выполнения работы. Trello использует эту концепцию и делает ее настолько простой, что любой может использовать ее практически в любом проекте.

Понимание терминологии Trello

screenshot-showing-complete-boardscreenshot-showing-complete-boardscreenshot-showing-complete-board
Снимок экрана с полной доской Trello 1. Красный цвет изображает доску 2. Зеленый цвет отображает списки
3. Розовый цвет изображает карты 4. Желтый цвет изображает боковую панель и секцию активности

Trello основывается на трех основных элементах: досках, списках и карточках. Доска используется для размещения проекта, продукта, ресурса или организационной структуры, которая находится в постоянном развитии. Это цифровая доска для ваших задач Post-it. Вы можете использовать разные доски для каждого проекта, для каждого члена команды, или вы можете использовать только одну доску для личного проекта.

Внутри доски находятся списки, которые используются для организации ваших задач в списки. Они визуально классифицируют и отслеживают ваши задачи (карточки), их  по желанию можно перемещать внутри и между списками. Карточки - это эквивалент задач (дел), которые заполняют ваш список. Карточки являются основными строительными блоками Trello, где каждая карточка является одним из небольших проектов или задач, над которыми работает член команды.

Когда вы нажимаете на карточку, появляются свойства карточки, где вы сможете добавлять элементы, такие как контрольные списки, дату истечения срока, добавлять членов команды, прикреплять файлы и многое другое. В правом углу находится боковая панель, в которой содержатся параметры настройки поведения вашей доски, ее внешнего вида и настроек разрешения. На боковой панели также есть раздел действий, в котором вы можете видеть все действия, происходящие на доске в режиме реального времени.

Эти базовые элементы будут оставаться неизменными независимо от количества создаваемых вами досок. Доска представляет собой вашу общую цель, а ваши карточки - это ваши задачи, которые можно перемещать среди списков в зависимости от их прогресса в проекте. Но поскольку гибкий и свободный дизайн Trello не указывает вам, как надо работать, вы можете сами придумать, какая система имеет для вас смысл, для проекта, которым вы пытаетесь управлять.

Создайте свою собственную систему производительности

Ваш первый шаг в использовании Trello - создать новую доску. Нажмите кнопку (+) рядом с именем вашего профиля в верхнем правом углу, выберите «Новая доска» и введите имя. Мы будем называть эту доску «Рабочий процесс блога».

creating-a-new-board
Создание новой доски

Доска Trello может быть как публичной, так и частной. Если вы единственный, кто использует Trello, вы можете сделать свою доску частной, так как доски Trello - отличный способ организовать ваши личные проекты. Но если у вас есть команда, с которой можно работать, тогда Trello предоставит вам простой вариант взаимодействия с другими людьми. Чтобы добавить участников, выберите «Добавить участников» на боковой панели и, если ваш коллега еще не находится в «Трело», введите адрес электронной почты, чтобы пригласить их на вашу доску. Как только участник примет приглашение, вы можете начать привлекать его к участию в проекте.

Или, если вы хотите работать публично - возможно, поделиться своими возможностями, которые ваша команда добавляет к вашему продукту, или получить предложения от вашей аудитории о том, что ваша команда должна сделать дальше - вы можете сделать вашу доску общедоступной. Команда Trello использует публичную доску для разработки плана развития, чтобы вы могли увидеть, что будет дальше, и предложить функции, которые вы хотели бы добавить.

Работа со списками

Когда вы впервые создаете доску в Трелло, у нее будет три списка: ToDo, Doing и Done. Доска по умолчанию отлично подходит для планирования вечеринок или небольшого проекта, но Trello также позволяет вам переименовывать и добавлять новые списки. Чтобы добавить список, нажмите кнопку «Добавить список ...» рядом с самым правым списком на доске или дважды щелкните любое открытое пространство на доске.

В каждом списке доступно несколько полезных действий. Чтобы получить доступ к ним, щелкните маленький раскрывающийся треугольник в любом списке, чтобы отобразить меню. Копировать список создает дублируемую копию списка, что полезно, если у вас есть стандартный шаблон списка, который вы хотите несколько раз дублировать. Подписка уведомляет о внесении изменений в карточках из этого списка. Переместить все карточки перемещает все карточки в другой список, что будет довольно полезно, если вы хотите перенести все предыдущие карточки в новый список. И Архивировать все карточки помещает все карточки в список в архив, полезно, если вы хотите архивировать сразу все карточки в списке.

list-options-in-trello-board
Параметры списка на доске Trello

Прежде чем вы начнете составлять списки, я настоятельно рекомендую вам подумать о том, какие типы списков помогут вам организовать свою работу. Нужен ли каждому члену список (скажем, «Задачи Рахуля», «Задачи Джона»), или вы предпочитаете использовать списки для определенного шага в этом процессе (такие как «неназначенные», «Выполняется», «Готово»). ? Нет общего подхода к составлению списков, подходящих для всех команд; Все зависит от ваших потребностей. Таким образом, для проекта «Работа с блогом» списки могут быть: «Идеи», «Исследование», «Редактирование», «Редактирование», «Публикация», «В ожидании», «Когда-нибудь».

Вы можете добавить столько списков, сколько захотите, и даже может возникнуть соблазн добавить дюжину списков. Но помните, что чем больше у вас списков, тем меньше возможность увидеть общую картину. Лучше иметь полдюжины или около того списков, чтобы вы могли видеть все сразу.

Работа с карточками Trello

Теперь, когда ваши списки настроены, вы можете добавить несколько карточек. Карточки - это, по сути, индивидуальные задачи, и вы можете добавить их либо через Добавить карточку ... в нижней части списка, либо через контекстное меню в верхней части списков.

Карточка должна быть четким, подлежащим действию сообщением или заданием, которое может быть суммировано в одном простом описании. Вы могли бы написать подробное описание, и вы могли бы сделать карточку, охватывающую крупный проект, но будет намного лучше добавить в карточку более длинные описания и удостовериться, что ваша карточка содержит только один предмет действия.

В качестве примера карточка с названием «Создать новую страницу Facebook на вашем сайте» слишком объемной. Вы не можете опубликовать страницу Facebook самостоятельно - вам понадобится много информации и шагов, чтобы полностью создать страницу Facebook, и, следовательно, это уже проект сам по себе. Вам лучше посвятить ему отдельный  список или даже доску - или, по крайней мере, разбить его на несколько карточек, действие которых возможно.

В качестве другого примера, карточка с названием «Wifi», в описании которой гласит, что маршрутизатор Wi-Fi нуждается в настройке, будет слишком расплывчатой. Было бы лучше назвать задание «Настроить Wifi роутер», а затем включить дополнительную информацию в описание.

Однако есть еще один способ добавить смысл в карточки: метки. Эти цвета с именем позволяют быстро назначать задачи разделу и мгновенно визуально подключать их к определенному типу задачи. Они также доступны для поиска, чтобы упростить поиск задач с помощью этих меток.

Чтобы добавить метки, щелкните значок карандаша при наведении, а затем выберите «Редактировать метки». Вы увидите 6 меток на выбор в Trello, но перед этим вы должны будете назвать свои метки. Нажмите «Изменить названия меток для доски» и назовите их, мой проект имеет рабочий процесс от идеи до публикации, поэтому я переименую их в соответствии с этими этапами. Но у вашего проекта могут быть разные потребности, поэтому отметьте их в соответствии с вашими требованиями.

add-labels-to-your-cardadd-labels-to-your-cardadd-labels-to-your-card
Добавление меток на карту

Сроки - еще одна важная функция Trello. Чтобы добавить дату истечения срока, щелкните значок карандаша при наведении курсора на карту и выберите «Изменить срок». Вы увидите аккуратный макет календаря, оттуда выберите дату и время. На карте появится значок с установленной датой. Светло-серый значок означает, что срок действия карточки составляет более 24 часов в будущем, желтый означает, что она должна быть сделана в течение 24 часов, а красный означает, что карточка должна быть сделана сегодня.

set-due-date-of-cardset-due-date-of-cardset-due-date-of-card
Установите срок для вашей карточки.

Когда вы работаете в команде, вы хотите иметь возможность назначать конкретные задачи для разных членов команды. Каждый человек, являющийся членом задачи, получает уведомления, когда что-либо в этой карточке изменяется или когда это необходимо. Кроме того, вы можете добавить столько участников, сколько вам нужно, - это отличный способ начать групповые обсуждения вокруг того, что вы планируете.

Чтобы добавить участников в задание, нажмите кнопку «Изменить участников», когда наведите курсор мыши на карточку, затем найдите члена команды, который вам нужен, или щелкните его аватарку. Нажмите аватарку еще раз, если вы хотите удалить кого-нибудь из карточки.

assign-task-to-other-membersassign-task-to-other-membersassign-task-to-other-members
Назначить задачу другим участникам

Теперь, когда вы назначили задачу другому члену, вы можете поддерживать связь с ним в комментариях. Каждая карточка имеет свою собственную цепочку комментариев, и если вы хотите упомянуть кого-либо из вашей команды, добавьте их имя пользователя с символом @ перед тем, чтобы удостовериться, что они будут уведомлены. Наряду с комментариями, вы также можете прикреплять файлы непосредственно к карточкам, чтобы держать все важные файлы в одном вместе.

Затем, когда вы работаете и назначаете задания, вы, вероятно, захотите переместить свои карточки. В зависимости от устанавливаемых столбцов вы можете перемещать карточки в столбец задач, назначенных определенному человеку, или перемещать их по мере приближения к завершению. Перемещение карточки так же просто, как перетаскивание и удаление ее в список, вы можете выбрать любое расположение для нее, какое захотите. В противном случае вы можете нажать кнопку «Переместить карточку» и выбрать правление, список и положение карты.

move-card-to-different-board-list-positionmove-card-to-different-board-list-positionmove-card-to-different-board-list-position
Свободно перемещайте свою карточку на другую доску, список или позицию

В ваших карточках есть еще одна приятная опция: контрольные списки. Если у вашей задачи есть подзадачи, вы можете добавить их в виде контрольного перечня внутри карточки, прямо рядом с вашими комментариями и вложениями. Затем, если вы решите, что хотите, чтобы эта задача имела свою собственную карточку, вы можете нажать ссылку Конвертировать в Карточку.

convert-checklist-to-cardconvert-checklist-to-cardconvert-checklist-to-card
Преобразование контрольного списка в карточку

Отправлять карточки на вашу доску Trello по email

Еще одна приятная особенность - вы можете создавать новые карточки Trello прямо по электронной почте. Каждая доска Trello поставляется со специальным адресом электронной почты; Просто перейдите на боковую панель, нажмите «Настройки электронной почты» и выберите адрес электронной почты. Когда вы составляете письмо, предметом письма становится название карточки, а тело будет описанием карты.

Карточки, отправленные на адрес электронной почты, по умолчанию отправляются в нижнюю часть первого списка, но если вы хотите изменить это, откройте настройки Email-на-доску и там измените список по умолчанию. Кроме того, к карточке добавляются прикрепленные файлы, и вы можете использовать метки с хештегами в теме, например, #labelname, #labelcolour. Вы можете также назначить участников, используя «@» в теме.

email-card-to-trello-board
Отправляйте карточки на вашу доску Trello по email

В Интернет-магазине Chrome есть расширение Gmail для Trello. Этот бесплатный инструмент для Gmail предоставляет дополнительную кнопку «Добавить карточку» в пользовательском интерфейсе Gmail, чтобы легко добавить письмо, которое вы сейчас читаете, в качестве карточки Trello. Это отличный вариант, если вы хотите быстро превратить ваши письма в практичные задачи Trello.

gmail-to-trello-extension-for-chromegmail-to-trello-extension-for-chromegmail-to-trello-extension-for-chrome
Интеграция Gmail с Trello для простого и эффективного управления проектами

Можно даже сделать, чтобы ваши электронные письма поддержки автоматически пересылались на ваш адрес электронной почты доски Trello, чтобы они затем были превращены в задачи. Есть много способов, как вы можете использовать эту возможность.

Поиск и сочетания клавиш

Возможно, вы начали свою доску с лучших намерений и мыслей, но в конечном итоге, когда вы добавляете все больше материала, может оказаться трудным найти то, что вам нужно, даже в наиболее хорошо управляемой организации или частной доске. У Trello есть окно поиска в левом верхнем углу и это действительно мощный инструмент в ваших руках. Зная несколько операторов поиска, вы можете быстро найти информацию, которая важна для вас. Вы можете либо искать по всем доскам, используя окно поиска, либо фильтровать текущую доску с помощью фильтра на боковой панели.

Введите @username для поиска карточек, назначенных определенному пользователю. Например, @rahul покажет только карты Рахуля. Введите #label для поиска карт с определенной меткой. Например, @rahul #red показывает все карты Рахула, помеченные красным. Введите is:open или is:archived для поиска открытых или архивных карточек. Например, @rahul #red is:archived вернет вам архивные карточки Rahul с красной меткой.

Введите has:attachment для поиска карточек с вложением. Например, @rahul has:attachment возвращает карточки Rahul с прикрепленными файлами. Введите due:day для поиска карточек, у которых заканчивается срок, в течение 24 часов. Аналогично поиск due:weekdue:monthdue: overdue также работает, как и ожидалось. Например, @rahul due: week показывает все карточки Rahul за неделю. Наконец, вы заметите, что при вводе запроса Trello предложит вам дополнительные операторы поиска. Потратьте время на изучение всех этих операторов поиска, так как в долгосрочной перспективе они могут быть очень полезными для вас.

search-in-trellosearch-in-trellosearch-in-trello
Поиск по доске Trello эффективен и имеет прекрасный пользовательский интерфейс

Trello также загружается с помощью сочетаний клавиш. Они позволяют вам совершать различные операции на карточке, от архивирования и перемещения, до смены участников и меток, все с помощью простого нажатия клавиши. Есть специальная страница с полным списком сочетаний клавиш, поэтому не забудьте проверить ее.

Интеграция IFTTT с Trello

Таким образом, многие задачи, которые вы выполняете каждый день, могут быть автоматизированы с использованием таких инструментов, как IFTTT. Это инструмент, который может автоматически делать разные операции в десятках приложений всякий раз, когда что-либо происходит, поэтому, скажем, он может сделать для вас задачу в Trello, когда новый файл будет добавлен в определенную папку Dropbox. Если вы раньше не использовали IFTTT, обязательно ознакомьтесь с нашим учебным пособием, которое поможет вам начать работу с ним.

Мы уже обсуждали, что каждая доска Trello может получать электронную почту для создания новой карточки в списке, теперь остается создать рецепт в IFTTT, который принимает, к примеру, любимый твит и отправляет электронное сообщение с ним в список Ideas. Существует еще один рецепт, который отправит текстовые сообщения с хэштегом на вашу доску Trello. Это отлично подходит для тех случаев, когда вы путешествуете или хотите отправить быстрое задание, не открывая само приложение. Хотите, чтобы карточка напомнила вам сделать еженедельный обзор каждый понедельник? Вы можете использовать этот рецепт, чтобы запланировать еженедельную отправку письма на вашу доску.

Приложение Trello для вашего компьютера

Trello прекрасно работает в любом браузере, имеет встроенные приложения для iOS и Android для вашего мобильного устройства, но у него нет родного приложения для вашего Mac или ПК. Вместо этого вы можете создать свое собственное приложение, используя Fluid на вашем Mac. Fluid позволяет создавать настольные приложения из ваших любимых веб-приложений или веб-сайтов. Ознакомьтесь с нашим учебником по Fluid, чтобы ознакомиться с этой возможность, а затем вернитесь к некоторым советам Trello. Есть два важных аспекта, которые я хочу, чтобы вы помнили, прежде чем создавать настольное приложение Trello.

Вместо URL-адреса https://trello.com в поле URL-адреса следует добавить URL-адрес своей доски Trello, если вы не знаете, как это сделать, выберите любую доску и запишите URL-адрес в адресной строке браузера и вставьте его этот URL-адрес в поле URL-адрес приложения Fluid. Таким образом вы можете создавать настольные приложения для нескольких досок Trello.

fluid-app-trellofluid-app-trellofluid-app-trello
Создавайте настольные приложения для нескольких досок Trello

Еще одна интересная особенность заключается в том, что если у вас есть несколько учетных записей Trello, то вы наверняка знаете, как это может быть неудобно, когда приходится каждый раз входить в систему и выходить из нее. Чтобы решить эту проблему, создайте приложение Fluid, затем перейдите в раздел «Настройки» → «Безопасность», выберите «Отделить файлы cookie от Safari» и перезапустите приложение. Выполните те же действия в зависимости от количества вашего количества приложений Trello, которые вы хотите создать, и теперь вы можете одновременно работать со своей собственной доской Trello, а также с вашей компанией Trello.

multiple-account-fluid-trellomultiple-account-fluid-trellomultiple-account-fluid-trello
Создайте несколько приложений Fluid для одного и того же веб-приложения с разными учетными записями

Кроме того, на компьютере Mac или ПК вы можете сделать подобное родное приложение с Chrome. В этом учебнике описано все, что вам нужно для этого.

Вывод

Trello с первого взгляда может выглядеть немного запутанным, если вы рассматриваете его с позиции традиционных списков задач, но если вы всегда любили управлять своими задачами с помощью маленьких бумажных заметок, прикрепленных к доске, то обнаружите, что Trello работает так, как вы уже привыкли работать. В этом учебном пособии вы познакомились с основами работы Trello, и мы с удовольствием выслушаем, как вы его используете. Или, если вам будет нужна помощь, чтобы начать работу с Trello, обязательно сообщите нам об этом в комментариях ниже.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.