Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Computer Skills
  2. Trello
Computers

Все, що вам необхідно знати для продуктивної роботи в Trello

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Ukrainian (українська мова) translation by Григорий В (you can also view the original English article)

Більшість додатків списку справ занадто лінійні і структуровані. Якщо вам потрібно вийти за рамки просто статусу «зроблено» і «не зроблено», скажімо, показати, що відбувається або у вас є кілька кроків, перш ніж завдання будуть завершені, - то такі додатки вам мало чим допоможуть. Одна з кращих альтернатив - це низькотехнологічних рішення з наклеюванням Post-It заміток на дошці, щоб допомогти собі візуалізувати списки в логічних списках, які можна легко переміщати. 

Trello - відмінний веб-додаток, який дає вам цифрове робочий простір, настільки ж просте у використанні, як і дошка з нотатками Post-It, але повнофункціональний, що дозволяє розподіленим командам втілювати свої ідеї в реальний проект. Цей урок допоможе вам почати використовувати Trello, а так само навчить вас використанню цієї програми для роботи у вашій команді. 

Чому Trello? 

Коли я працював викладачем в коледжі, частина моєї роботи полягала в тому, щоб стежити за комп'ютерами разом з колегами і перевіряти, чи працюють вони в належному стані чи ні.  Я експериментував з декількома інструментами, в тому числі списками справ, картами розуму, додатками баз даних. В якійсь мірі всі вони допомагали, в кожному з них були свої недоліки. 

Серед всіх інструментів прості дошки від підлоги до стелі, перероблені в списки справ, виявилися найменш ефективними. Це пов'язано з тим, що списки пропонують нульовий контекст нашої роботи.  Вони нагадували нам про виконання певної кількості завдань, але не показували нам цінну інформацію в режимі реального часу, необхідну для ефективного прийняття рішень.

Потім ми експериментували з картами розуму. Хоча нам вдавалося управляти загальним відставанням і розуміти, що відбувається, інформація, передана ними, що не була очевидною.  Це не особливо допомагало нам виконувати завдання або чимось виділити нашу роботу з моєю командою, але по суті ми отримали невелику можливість поглянути на все з боку.  Нам потрібна була динамічна система, яка допомогла б нам визначити пріоритети і яка б показувала нам, над чим ми зараз працюємо, що ми зробили, а що навпаки затримується і так далі. 

З системою Kanban (по-японськи, kan = "visual" і ban = "card") ми змогли побачити більший огляд нашої роботи.  Проста візуалізація відкривала наші думки, а чітке контекстне поділ дозволяв нам приймати більш правильні рішення. У найпростішому випадку Kanban реалізований з використанням дошки з нотатками Post-It.  На дошці малюються рядки, і на них розміщуються деякі завдання, переміщаючись з рядка в рядок у міру виконання роботи. Trello використовує цю концепцію і робить її настільки простий, що будь-хто може використовувати її практично в будь-якому проекті. 

Розуміння термінології Trello 

screenshot-showing-complete-board
Знімок екрану з повною дошкою Trello 1. Червоний колір зображує дошку 2. Зелений колір відображає списки 
3. Рожевий зображує карти 4. Жовтий колір зображує бічну панель і секцію активності 

Trello грунтується на трьох основних елементах: дошках, списках і картках. Дошка використовується для розміщення проекту, продукту, ресурсу або організаційної структури, яка знаходиться в постійному розвитку.  Це цифрова дошка для ваших завдань Post-it. Ви можете використовувати різні дошки для кожного проекту, для кожного члена команди, або ви можете використовувати тільки одну дошку для особистого проекту. 

Всередині дошки знаходяться списки, які використовуються для організації ваших завдань в списки. Вони візуально класифікують і відстежують ваші завдання (картки), їх за бажанням можна переміщати всередині і між списками.  Картки - це еквівалент завдань (справ), які заповнюють ваш список. Картки є основними будівельними блоками Trello, де кожна картка є одним з невеликих проектів або завдань, над якими працює член команди.

Коли ви натискаєте на картку, з'являються властивості картки, де ви зможете додавати елементи, такі як контрольні списки, дату закінчення терміну, додавати членів команди, прикріплювати файли і багато іншого.  В правому куті знаходиться бічна панель, в якій містяться параметри налаштування поведінки вашої дошки, її зовнішнього вигляду і налаштувань дозволу. На бічній панелі також є розділ дій, в якому ви можете бачити всі дії, що відбуваються на дошці в режимі реального часу. 

Ці базові елементи будуть залишатися незмінними незалежно від кількості створюваних вами дощок. Дошка являє собою вашу спільну мету, а ваші картки - це ваші завдання, які можна переміщати серед списків в залежності від їх прогресу в проекті.  Але оскільки гнучкий і вільний дизайн Trello не вказує вам, як треба працювати, ви можете самі придумати, яка система має для вас значення, для проекту, яким ви намагаєтеся керувати.

Створіть свою власну систему продуктивності 

Ваш перший крок у використанні Trello - створити нову дошку. Натисніть кнопку (+) поруч з ім'ям вашого профілю у верхньому правому куті, виберіть «Нова дошка» і введіть ім'я. Ми будемо називати цю дошку «Робочий процес блогу». 

creating-a-new-board
Створення нової дошки 

Дошка Trello може бути як публічною, так і приватної. Якщо ви єдиний, хто використовує Trello, ви можете зробити свою дошку приватної, так як дошки Trello - відмінний спосіб організувати ваші особисті проекти.  Але якщо у вас є команда, з якою можна працювати, тоді Trello надасть вам простий варіант взаємодії з іншими людьми.  Щоб додати учасників, виберіть «Додати учасників» на бічній панелі і, якщо ваш колега ще не знаходиться в «трелі», введіть адресу електронної пошти, щоб запросити їх на вашу дошку. Як тільки учасник прийме запрошення, ви можете почати залучати його до участі в проекті. 

Або, якщо ви хочете працювати публічно - можливо, поділитися своїми можливостями, які ваша команда додає до вашого продукту, або отримати пропозиції від вашої аудиторії про те, що ваша команда повинна зробити далі - ви можете зробити вашу дошку загальнодоступною. Команда Trello використовує публічну дошку для розробки плану розвитку, щоб ви могли побачити, що буде далі, і запропонувати функції, які ви хотіли б додати.

Робота зі списками 

Коли ви вперше створюєте дошку в Трелло, у неї буде три списки: ToDo, Doing і Done. Дошка за замовчуванням відмінно підходить для планування вечірок або невеликого проекту, але Trello також дозволяє вам перейменовувати і додавати нові списки. Щоб додати список, натисніть кнопку «Додати список...» поруч з самим правим списком на дошці або двічі клацніть будь-який відкритий простір на дошці.

У кожному списку є кілька корисних дій. Щоб отримати доступ до них, клацніть маленький випадаючий трикутник в будь-якому списку, щоб відобразити меню. Copy List створює дубльовані копію списку, що корисно, якщо у вас є стандартний шаблон списку, який ви хочете кілька разів дублювати. Subscribe повідомляє про внесення змін до картках з цього списку.  Move All Cards переміщує всі картки в інший список, що буде досить корисно, якщо ви хочете перенести всі попередні картки в новий список. А Archive All Cards поміщає всі картки в список в архів, корисно, якщо ви хочете архівувати відразу все картки в списку. 

list-options-in-trello-board
Параметри списку на дошці Trello 

Перш ніж ви почнете складати списки, я настійно рекомендую вам подумати про те, які типи списків допоможуть вам організувати свою роботу.  Чи потрібен кожному члену список (скажімо, «Завдання Рахул», «Завдання Джона»), або ви віддаєте перевагу використовувати списки для певного кроку в цьому процесі (такі як «непризначені», «Виконується», «Готово»)?  Немає загального підходу до складання списків, відповідних для всіх команд; Все залежить від ваших потреб. Таким чином, для проекту «Робота з блогом» списки можуть бути: «Ідеї», «Дослідження», «Редагування», «Редагування», «Публікація», «В очікуванні», «Коли-небудь».

Ви можете додати стільки списків, скільки захочете, і навіть може виникнути спокуса додати дюжину списків. Але пам'ятайте, що чим більше у вас списків, тим менше можливість побачити загальну картину. Краще мати півдюжини або близько того списків, щоб ви могли бачити все відразу. 

Робота з картками Trello 

Тепер, коли ваші списки налаштовані, ви можете додати кілька карток. Картки - це, по суті, індивідуальні завдання, і ви можете додати їх або через Add a card… в нижній частині списку, або через контекстне меню у верхній частині списків.

Картка повинна бути чітким, що підлягають дії повідомленням або завданням, яке може бути підсумовано в одному простому описі. Ви могли б написати докладний опис, і ви могли б зробити картку, що охоплює великий проект, але буде набагато краще додати в картку довші опису і упевнитися, що ваша картка містить тільки один предмет дії.

Як приклад картка з назвою «Створити нову сторінку у Facebook на вашому сайті» дуже об'ємною. Ви не можете опублікувати сторінку Facebook самостійно - вам знадобиться багато інформації і кроків, щоб повністю створити сторінку Facebook, і, отже, це вже проект сам по собі.  Вам краще присвятити йому окремий список або навіть дошку - або, принаймні, розбити його на кілька карток, дія яких можливо. 

Як інший приклад, картка з назвою «Wifi», в описі якої говорить, що маршрутизатор Wi-Fi потребує налаштування, буде занадто розпливчастою. Було б краще назвати завдання «Налаштувати Wifi роутер», а потім включити додаткову інформацію в опис. 

Однак є ще один спосіб додати сенс в картки: мітки. Ці кольори з ім'ям дозволяють швидко призначати завдання розділу і миттєво візуально підключати їх до певного типу завдання.  Вони також доступні для пошуку, щоб спростити пошук завдань за допомогою цих міток. 

Щоб додати мітки, клацніть значок олівця при наведенні, а потім виберіть Edit labels. Ви побачите 6 міток на вибір в Trello, але перед цим ви повинні будете назвати свої мітки.  Натисніть Change label names for board і назвіть їх, мій проект має робочий процес від ідеї до публікації, тому я перейменують їх відповідно до цих етапами. Але у вашого проекту можуть бути різні потреби, тому відзначте їх відповідно до ваших вимог.

add-labels-to-your-card
Додавання міток на карту 

Терміни - ще одна важлива функція Trello. Щоб додати дату закінчення терміну, клацніть значок олівця при наведенні курсору на карту і виберіть Change Due Date. Ви побачите акуратний макет календаря, звідти виберіть дату і час.  На карті з'явиться значок з встановленою датою. Світло-сірий значок означає, що термін дії картки становить понад 24 годин в майбутньому, жовтий означає, що вона повинна бути зроблена протягом 24 годин, а червоний означає, що картка повинна бути зроблена сьогодні. 

set-due-date-of-card
Встановіть термін для вашої картки

Коли ви працюєте в команді, ви хочете мати можливість призначати конкретні завдання для різних членів команди. Кожна людина, що є членом завдання, отримує повідомлення, коли що-небудь в цій картці змінюється або коли це необхідно.  Крім того, ви можете додати стільки учасників, скільки вам потрібно, - це відмінний спосіб почати групові обговорення навколо того, що ви плануєте. 

Щоб додати учасників в завдання, натисніть кнопку Change Members, коли наведіть курсор миші на картку, потім знайдіть члена команди, який вам потрібен, або клацніть його аватарку. Натисніть аватарку ще раз, якщо ви хочете видалити кого-небудь з картки. 

assign-task-to-other-members
Призначити завдання іншим учасникам 

Тепер, коли ви призначили завдання іншому члену, ви можете підтримувати зв'язок з ним в коментарях. Кожна картка має свою власну ланцюжок коментарів, і якщо ви хочете згадати кого-небудь з вашої команди, додайте їх ім'я користувача з символом @ перед тим, щоб упевнитися, що вони будуть повідомлені.  Поряд з коментарями, ви також можете прикріплювати файли безпосередньо до карток, щоб тримати всі важливі файли в одному разом.

Потім, коли ви працюєте і призначаєте завдання, ви, ймовірно, захочете перемістити свої картки.  Залежно від встановлених стовпців ви можете переміщати картки в стовпець завдань, призначених певній людині, або переміщати їх у міру наближення до завершення.  Переміщення картки так само просто, як перетягування і видалення її в список, ви можете вибрати будь-яке розташування для неї, яке захочете. В іншому випадку ви можете натиснути кнопку Move Card і вибрати правління, список і положення карти. 

move-card-to-different-board-list-position
Вільно переміщайте свою картку на іншу дошку, список або позицію 

У ваших картках є ще одна приємна опція: контрольні списки. Якщо у вашій задачі є підзадачі, ви можете додати їх у вигляді контрольного переліку всередині картки, прямо поруч з вашими коментарями і вкладеннями.  Потім, якщо ви вирішите, що хочете, щоб ця задача мала свою власну картку, ви можете натиснути посилання Convert to Card

convert-checklist-to-card
Перетворення контрольного списку в картку 

Відправляти картки на вашу дошку Trello по email 

Ще одна приємна особливість - ви можете створювати нові картки Trello прямо по електронній пошті. Кожна дошка Trello поставляється із спеціальним адресою електронної пошти; Просто перейдіть на бічну панель, натисніть Email-to-board Settings і виберіть адресу електронної пошти.  Коли ви складаєте лист, предметом листи стає назву картки, а тіло буде описом карти. 

Картки, відправлені на адресу електронної пошти, за замовчуванням відправляються в нижню частину першого списку, але якщо ви хочете змінити це, відкрийте настройки Email-to-board і там змініть список за замовчуванням.  Крім того, до картки додаються прикріплені файли, і ви можете використовувати мітки з хештегом в темі, наприклад, #labelname, #labelcolour. Ви можете також призначити учасників, використовуючи «@» в темі.

email-card-to-trello-board
Надсилайте картки на вашу дошку Trello по email 

В Інтернет-магазині Chrome є розширення Gmail для Trello. Цей безкоштовний інструмент для Gmail надає додаткову кнопку «Додати картку» в інтерфейсі Gmail, щоб легко додати лист, яке ви зараз читаєте, як картки Trello. Це відмінний варіант, якщо ви хочете швидко перетворити ваші листи в практичні завдання Trello. 

gmail-to-trello-extension-for-chrome
Інтеграція Gmail з Trello для простого та ефективного управління проектами 

Можна навіть зробити, щоб ваші електронні листи підтримки автоматично пересилалися на Вашу електронну адресу електронної пошти дошки Trello, щоб вони потім були перетворені в завдання. Є багато способів, як ви можете використовувати цю можливість. 

Пошук і поєднання клавіш 

Можливо, ви почали свою дошку з кращих намірів і думок, але в кінцевому підсумку, коли ви додаєте все більше матеріалу, може виявитися важким знайти те, що вам потрібно, навіть в найбільш добре керованої організації або приватної дошці.  У Trello є вікно пошуку в лівому верхньому кутку і це дійсно потужний інструмент в ваших руках. Знаючи кілька операторів пошуку, ви можете швидко знайти інформацію, яка важлива для вас.  Ви можете або шукати по всьому дошках, використовуючи вікно пошуку, або фільтрувати поточну дошку за допомогою Filter на бічній панелі. 

Введіть @username для пошуку карток, призначених певному користувачеві. Наприклад, @rahul покаже тільки карти Рахул. Введіть #label для пошуку карт з певною міткою.  Наприклад, @rahul #red показує всі карти Рахула, помічені червоним. Введіть is:open або is:archived для пошуку відкритих або архівних карток. Наприклад, @rahul #red is:archived поверне вам архівні картки Rahul з червоною міткою. 

Введіть has:attachment для пошуку карток з вкладенням. Наприклад, @rahul has:attachment повертає картки Rahul з прикріпленими файлами. Введіть due:day для пошуку карток, у яких закінчується термін, протягом 24 годин. Аналогічно пошук due:week, due:month, due:overdue також працює, як і очікувалося. Наприклад, @rahul due:week показує всі картки Rahul за тиждень.  Нарешті, ви помітите, що при введенні запиту Trello запропонує вам додаткові оператори пошуку. Витратьте час на вивчення всіх цих операторів пошуку, так як в довгостроковій перспективі вони можуть бути дуже корисними для вас.

search-in-trello
Пошук по дошці Trello ефективний і має прекрасний користувальницький інтерфейс 

Trello також завантажується за допомогою сполучень клавіш. Вони дозволяють вам здійснювати різні операції на картці, від архівування та переміщення, до зміни учасників і міток, все за допомогою простого натискання клавіші.  Є спеціальна сторінка з повним списком комбінацій клавіш, тому не забудьте перевірити її. 

Інтеграція IFTTT з Trello 

Таким чином, багато завдань, які ви виконуєте кожен день, можуть бути автоматизовані за використанням таких інструментів, як IFTTT. Це інструмент, який може автоматично робити різні операції в десятках додатків щоразу, коли що-небудь відбувається, тому, скажімо, він може зробити для вас завдання в Trello, коли новий файл буде додано до певну папку Dropbox. Якщо ви раніше не використовували IFTTT, обов'язково ознайомтеся з нашим навчальним посібником, який допоможе вам почати роботу з ним. 

Ми вже обговорювали, що кожна дошка Trello може отримувати електронну пошту для створення нової картки в списку, тепер залишається створити рецепт в IFTTT, який приймає, наприклад, улюблений твіт і відправляє електронне повідомлення з ним в список Ideas.  Існує ще один рецепт, який відправить текстові повідомлення з хештегом на вашу дошку Trello. Це відмінно підходить для тих випадків, коли ви подорожуєте або хочете відправити швидке завдання, не відкриваючи сам додаток.  Хочете, щоб картка нагадала вам зробити щотижневий огляд щопонеділка? Ви можете використовувати цей рецепт, щоб запланувати щотижневу відправку листа на вашу дошку. 

Додаток Trello для вашого комп'ютера 

Trello прекрасно працює в будь-якому браузері, має вбудовані додатки для iOS і Android для вашого мобільного пристрою, але у нього немає рідного додатки для вашого Mac або ПК.  Замість цього ви можете створити свій власний додаток, використовуючи Fluid на вашому Mac. Fluid дозволяє створювати настільні додатки з ваших улюблених веб-додатків або веб-сайтів.  Ознайомтеся з нашим підручником з Fluid, щоб ознайомитися з цією можливість, а потім поверніться до деяких порад Trello. Є два важливих аспекти, які я хочу, щоб ви пам'ятали, перш ніж створювати настільний додаток Trello. 

Замість URL-адреси https://trello.com в поле URL-адреси слід додати URL-адресу своєї дошки Trello, якщо ви не знаєте, як це зробити, виберіть будь-яку дошку і запишіть URL-адресу в адресному рядку браузера і вставте його цей URL-адресу в поле URL-адресу додатка Fluid.  Таким чином ви можете створювати настільні додатки для декількох дощок Trello.

fluid-app-trello
Створюйте настільні додатки для декількох дощок Trello 

Ще одна цікава особливість полягає в тому, що якщо у вас є кілька облікових записів Trello, то ви напевно знаєте, як це може бути незручно, коли доводиться кожен раз входити в систему і виходити з неї. Щоб вирішити цю проблему, створіть додаток Fluid, потім перейдіть в розділ Preferences → Security, виберіть separate cookies from Safari і запустіть програму.  Виконайте ті ж дії в залежності від кількості вашого кількості додатків Trello, які ви хочете створити, і тепер ви можете одночасно працювати зі своєю власною дошкою Trello, а також з вашою компанією Trello. 

multiple-account-fluid-trello
Створіть кілька додатків Fluid для одного і того ж веб-додатки з різними обліковими записами 

Крім того, на комп'ютері Mac або ПК ви можете зробити подібне рідне додаток з Chrome. У цьому підручнику описано все, що вам потрібно для цього. 

Висновок 

Trello з першого погляду може виглядати трохи заплутаним, якщо ви розглядаєте його з позиції традиційних списків завдань, але якщо ви завжди любили управляти своїми завданнями за допомогою маленьких паперових нотаток, прикріплених до дошки, то виявите, що Trello працює так, як ви вже звикли працювати. У цьому навчальному посібнику ви познайомилися з основами роботи Trello, і ми з задоволенням вислухаємо, як ви його використовуєте. Або, якщо вам буде потрібна допомога, щоб почати роботу з Trello, обов'язково повідомте нам про це в коментарях нижче.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.