() translation by (you can also view the original English article)
Google Docs and Sheets là công cụ tuyệt vời để tạo tài liệu và bảng tính. Công cụ này cung cấp hầu như tất cả các chức năng cơ bản bạn cần để chỉnh sửa, định dạng và chia sẻ các tập tin của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ đám mây của Google để thay thế cho MS Office, bạn sẽ nhận thấy rằng vẫn còn một vài tính năng nâng cao khác bị thiếu.
Các tính năng add on mới sẽ thay đổi điều này. Tiện ích mở rộng là các ứng dụng của bên thứ ba nhỏ có thể được cài đặt trực tiếp vào các ứng dụng Docs và Sheets (Slides và Forms không được hỗ trợ) và chúng sẽ lấp đầy sự thiếu hụt cho các tính năng gốc của phần mềm đó. Ra mắt vào tháng 3 năm 2014, các add-on vẫn còn mới và số lượng đang rất phát triển. Hầu hết những add-on tốt nhất là miễn phí, trong khi một số tiện ích mạnh mẽ hơn cũng cung cấp các phiên bản trả phí với các tính năng bổ sung.
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bắt đầu với add-on -cách cài đặt, sử dụng và bỏ add-on, và sau đó giới thiệu cho bạn mười Add-on tốt nhất để bắt đầu
Cài đặt Add-on
Tất cả các add-on được tìm thấy và cài đặt thông qua giao diện Docs hoặc Sheets tương tự như cách các phần mở rộng Chrome được cài đặt. Mở tài liệu và đi tới Add-ons > Get add-ons và bạn có thể thấy tất cả các tùy chọn có sẵn cho ứng dụng mà bạn đang sử dụng.
Duyệt qua các add-on nổi bật, nhấp vào nút All ở góc trên bên trái để chọn danh mục hoặc sử dụng hộp tìm kiếm để tìm nội dung bạn muốn cài đặt.
Nhấp vào add-on đã chọn của bạn, sau đó là biểu tượng + để cài đặt. Màn hình mở ra cho thấy quyền hạn của add-on đó yêu cầu - những dữ liệu nào và những phần nào trong tài khoản của bạn cần phải truy cập. Giả sử đã đồng ý và click vào nút Accept và cài đặt đó sẽ hoàn tất.
Sử dụng các add-on của bạn
Sau khi cài đặt, add-on của bạn có thể truy cập thông qua tùy chọn Add-on trên thanh trình đơn. Di con trỏ chuột qua chúng để hiển thị các tùy chọn. Hầu hết có hai điều : khởi chạy add-on đó, để được giúp đỡ (nhưng thường rất ít xuất hiện).
Nhấp khởi chạy add-on đvà nó sẽ mở ra một thanh bên cạnh ở bên phải của màn hình. Bạn chỉ có thể xem một add-on tại một thời điểm. Để đóng nó, nhấp vào nút X.
Quản lý và bỏ các add-on
Bạn sẽ không cần phải làm quá nhiều để quản lý các add-on của mình. Bạn không cần phải lo lắng về việc cập nhật chúng - Chúng được tải nạp mỗi khi bạn sử dụng vì vậy bạn sẽ luôn có phiên bản cập nhật mới nhất. Bạn có thể tắt chúng cho các tài liệu cụ thể và cũng có thể báo cáo lỗi cho nhà phát triển của add-on đó.
Vào Add-ons > Manage add-ons. Bạn sẽ thấy một danh sách tất cả các add-on đã cài đặt. Nhấp vào Manage để xem danh sách các tùy chọn. Bỏ chọn Use in this document để vô hiệu hóa add-on từ tài liệu hiện tại mà bạn đang xem. Nhấp vào Remove để gỡ cài đặt add-on hoàn toàn từ tài khoản của bạn.
10 Tiện ích mở rộng cần thiết cho Docs và Sheets
Có một số lượng lớn các tiện ích mở rộng cho cả ứng dụng Docs và Sheets và số lượng đó ngày càng tăng. Đây là mười add-on tốt nhất để giúp bạn bắt đầu
Thesaurus (Từ điển đồng nghĩa)
Thesaurus là tiện ích mở rộng cơ bản nhất và cần thiết nhất trong tất cả các tiện ích mở rộng của Docs. Một người bạn đồng hành hoàn hảo với trình kiểm tra chính tả được cài đặt sẵn, nó sẽ gợi ý các từ thay thế cho bạn để sử dụng khi bạn gõ vào. Đáng buồn là khi click chuột phải vào trình đơn ngữ cảnh của ứng dụng đó, các add-on vẫn chưa được tích hợp vào, nhưng đối với Thesaurus thì vẫn không quan trọng để sử dụng. Chỉ cần đơn giản chọn một từ và vào Add-ons > Thesaurus > Find Synonyms cho từ đã chọn và nó sẽ xuất hiện trong thanh bên cạnh ở bên phải.
Với thanh bên Thesaurus mở, bây giờ bạn có thể gõ từ thẳng vào hộp tìm kiếm để tìm các gợi ý cho các từ khác.
Table of Contents (Mục lục)
Add-on Table of Contents tự động tạo ra một danh sách nội dung để giúp bạn điều hướng các tài liệu văn bản dài hơn và phức tạp hơn. Chúng được xây dựng dựa trên việc sử dụng các phong cách đoạn văn của bạn trong tài liệu đó và sẽ chỉ có kết quả tốt nếu bạn sử dụng chúng một cách nhất quán - add-on này sẽ không nhận ra bất kỳ tiêu đề chương hoặc phần nào khác nếu chúng có phong cách như văn bản đoạn văn thông thường.
Các phong cách được sử dụng trong Table of Contents là các phong cách Heading mặc định và chúng tạo ra kết quả lồng vào nhau. Vì vậy, mỗi Phần trong tài liệu của bạn phải được tạo phong cách như Heading 1; mỗi Chương là Heading 2; mỗi Phần trong một Chương là Heading 3 và tiếp tục như vậy.
Vào Add-ons > Table of Contents > Show in sidebar để xem mục lục của bạn. Mục lục sẽ được tạo ra trong giây lát, và bạn nên nhấp vào biểu tượng đó để cập nhật mục lục bất cứ khi nào bạn thực hiện các thay đổi bất kỳ.
Tất cả các mục trong danh sách là các liên kết có thể nhấp chuột vào để bạn có thể chuyển nhanh đến bất kỳ phần hoặc chương cụ thể nào. Nếu bạn có một tài liệu đặc biệt phức tạp, hãy nhấp vào hộp tùy chọn drop-down Display until level và chọn thông tin mà bạn muốn hiển thị. Ví dụ, chọn 1 sẽ chỉ hiển thị nội dung sử dụng kiểu Heading 1. Nhấp vào Refresh để kích hoạt tính nó.
Cuối cùng, không thể thêm Table of Contents trực tiếp vào tài liệu của nó, nhưng bạn có thể sao chép và dán mục lục từ thanh bên vào nội dung tài liệu. Khi thực hiện các liên kết cũng sẽ vẫn còn tại chỗ. Tuy nhiên, các liên kết này trỏ tới tập tin Google Docs trực tuyến, thay vì thực hiện như các đánh dấu trang trong tập tin đó. Nếu bạn định xuất tài liệu để sử dụng ngoại tuyến trong một ứng dụng như Word, trước tiên hãy bỏ các liên kết nếu không chúng sẽ không có hiệu quả. Nhấp vào một liên kết và nhấp Remove để thực hiện việc này cho mỗi mục.
Track Changes (Theo dõi thay đổi)
Nếu bạn sử dụng Google Docs như một phần của nhóm, Track Changes là một trong những tiện ích quan trọng nhất mà bạn có thể sử dụng. Nó theo dõi tất cả các chỉnh sửa được thực hiện bởi tất cả những người dùng đang làm việc trên cùng một tài liệu và cung cấp cho bạn một cách dễ dàng để chấp nhận, xóa hoặc thay đổi chúng.
Track Changes là một công cụ tự động. Mở nó trong thanh bên bằng cách nhấp vào Add-ons > Track Changes > Show Track Changes. Tất cả các thay đổi trongi tài liệu đó sẽ xuất hiện theo thời gian thực, được mã hoá màu bởi người dùng. Tất cả các thay đổi được liệt kê, không chỉ các chỉnh sửa nội dung văn bản mà còn cả các thay đổi định dạng nữa. Đánh dấu vào Highlight my New Changes cũng sẽ làm cho những thay đổi của bạn được đánh dấu trong phần bài viết của tài liệu.
Để chấp nhận hoặc từ chối các chỉnh sửa, chỉ cần nhấp vào biểu tượng đánh dấu màu xanh lá cây hoặc biểu tượng x màu đỏ. Hoặc nhấp vào Accept All để chấp nhận tất cả các thay đổi đã được thực hiện.
Bạn có thể ghi đè lên bất kỳ sự thay đổi nào trong một tài liệu bằng cách sử dụng tùy chọn Revision history trong tất cả các ứng dụng của Google Docs. Vào File > See Revision history để xem tất cả các phiên bản trước của tài liệu. Nhấp vào Show more detailed revisions để xem tất cả các phiên bản đã lưu của tài liệu đó và nhấp vào một phiên bản để khôi phục nó.
Maps for Docs
Nếu bạn cần thêm bản đồ vào một tài liệu, tiện ích mở rộng Maps for Documents làm cho điều này có thể hoàn thành chỉ với một vài cú click chuột.
Tô đen một địa chỉ để làm một tài liệu rồi vào Add-ons > Maps for Docs > Get location. Một cửa sổ sẽ mở ra để hiển thị vị trí trên bản đồ. Nếu đúng thì nhấp vào Paste to Doc và hình ảnh bản đồ sẽ được dán vào tài liệu đó ngay dưới địa chỉ mà bạn đã chọn. Kéo hình ảnh đó vào đúng nơi nếu cần.
Maps for Docs hoạt động với địa chỉ chính xác hoặc rộng lớn. Tìm kiếm số nhà và tên đường, hoặc mã bưu điện, sẽ hiển thị một bản đồ được phóng to của một vị trí chính xác; một thành phố hoặc thậm chí là tên quốc gia sẽ tạo ra hình ảnh thu nhỏ của vị trí đó.
Mapping Sheets (Bản đồ trang tính)
Tương tự với Maps for Docs, Mapping Sheets là một add-on cho Sheets mà nó chuyển một danh sách các địa chỉ trong một bảng tính vào Google Map.
Mapping Sheets hoạt động trên một tab trong bảng tính của bạn được gọi là Data. Nếu bạn đang sử dụng bảng tính đã tồn tại trước thì bạn cần đổi tên tab có chứa thông tin mà bạn đang lập bản đồ. Nhấp chuột phải vào tab và chọn Rename sau đó vào Data.
Bây giờ, vào Add-ons > Mapping Sheets > Start Mapping. Trong thanh bên mở ra, chọn các cột có chứa địa chỉ của bạn, cộng với bất kỳ cột nào bạn có mà bạn có thể sử dụng để lọc dữ liệu. Nhấp vào Build, tiếp theo là View để xem dữ liệu trên bản đồ.
HelloSign
Add-on HelloSign cho phép bạn được bảo vệ và sử dụng các chữ ký số hợp pháp trên tài liệu của bạn. Miễn phí tối đa ba chữ ký mỗi tháng và yêu cầu đăng ký sử dụng không giới hạn, với mức giá bắt đầu từ 13 đô la một tháng.
HelloSign có thể được sử dụng để có các tài liệu được ký bởi chính bản thân bạn, chính bạn và những người khác hoặc chỉ bởi những người khác. Để chỉ đăng ký nó cho bạn, hãy nhấp vào Just Me, sau đó ký, sử dụng chuột của bạn, một chữ ký trong hộp và kéo chữ ký đó vào vị trí thích hợp trên tài liệu đó.
Để có được chữ ký của những người dùng khác nữa, bạn cần phải thiết lập tài liệu trước tiên. Nhấp vào Me and Others hoặc Just Others ben dưới theo Who needs to sign? và sau đó nhập tên và các địa chỉ email của tất cả những người ký tên yêu cầu. Nếu bạn cần họ đăng nhập vào một tài liệu cụ thể, đánh dấu vào ô Assign signer order và nhấp vào mũi tên lên và xuống để đặt lại chúng. Nhấp Continue.
Bây giờ bạn phải thêm các hộp chữ ký vào tài liệu. Kéo biểu tượng Signature vào vị trí trên tài liệu và nhấp vào danh sách thả xuống Who Signs here để chọn người ký tên. Thêm số lượng hộp chữ ký theo nhu cầu của bạn và nhấp vào biểu tượng hình vuông chấm ở góc trên bên trái của cửa sổ để căn chỉnh chúng.
Ngoài ra, bạn có thể thêm các hộp cho người ký tên để thêm tên viết tắt của họ, một bình luận trong hộp văn bản, để đánh dấu hộp kiểm hoặc thêm ngày họ ký tên.
Cuối cùng, nhấp vào Continue và tài liệu của bạn sẽ được chuẩn bị để gửi email. Địa chỉ của người ký sẽ được hiển thị để bạn kiểm tra lại, sau đó thêm tiêu đề và nội dung thư. Nhấp vào Request Signature và thư đó sẽ được gửi.
Để xem các tài liệu đã ký của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng Settings trong thanh bên HelloSign trong Docs sau đó nhấp vào Documents. Tất cả các tài liệu đã ký kết của bạn sẽ được lưu trữ ở đây để bạn tham khảo.
Split Names (Tách tên)
Split Names là một add-on đơn giản cho Google Sheets mà nó chia tách một cột Name thành các cột riêng cho từng phần của tên. Nó không chỉ phân chia John Smith thành tên và họ của họ, mà còn có thể tùy ý thêm một tên tiêu đề, tên đệm và hậu tố.
Add-on này hoàn hảo để sử dụng kết hợp với các tính năng Forms trong Google Docs, nơi mà bạn có thể nhắc người dùng nhập tên của họ nhưng có thể không muốn cung cấp cho họ các hộp riêng biệt cho từng phần của tên của họ. Khi bạn đã tách tên của của họ, bạn có thể sử dụng dữ liệu đó cùng với add-on mail merge và chỉ muốn hiển thị tên người đó bằng tên riêng của họ.
Để sử dụng Split Names, chọn cột Names trong bảng tính của bạn, sau đó vào Add-ons > Split Names > Start. Trong hộp đánh dấu, đánh dấu hoặc xóa tùy chọn My column has header nếu cần, sau đó chọn cột bạn muốn thêm vào. Mỗi cột sẽ được thêm vào bên phải của cột tên đã chọn của bạn.
UberConference
UberConference là một tiện ích mở rộng khác để hỗ trợ người dùng cộng tác trong một dự án. Nó được sử dụng để tạo cuộc gọi hội nghị hoặc cuộc trò chuyện bằng văn bản giữa những người dùng làm việc trên một tài liệu.
Nhấp vào nút Invite và thanh bên sẽ hiển thị những người dùng có quyền truy cập vào tài liệu đó. Chọn những người bạn muốn thêm vào - họ sẽ có tùy chọn tham gia cuộc trò chuyện qua máy tính hoặc điện thoại và tùy chọn trò chuyện bằng văn bản cũng khả dụng.
Đối với một số người, để kết nối qua điện thoại của họ, họ sẽ cầngọi vào cuộc gọi đó và sử dụng mã PIN, mã này sẽ được gửi đi khi bạn mời những người dùng. Số để gọi cho phiên bản miễn phí của UberConference chỉ dành cho Mỹ. Bạn sẽ cần phải nâng cấp lên phiên bản có trả phí để nhận số cụ thể cho quốc gia đó.
Workflows
Nếu bạn cần thông tin phản hồi, phê duyệt hoặc ký tên một tài liệu thì Workflows là tiện ích mở rộng lý tưởng cho việc này. Bạn có thể thêm một hoặc nhiều người đánh giá là những người sẽ được gửi liên kết đến tài liệu của bạn và sẽ có khả năng thêm bình luận cũng như phê duyệt hoặc từ chối tài liệu của bạn. Mỗi người đánh giá cũng cần phải cài đặt add-on Workflows.
Để thêm người đánh giá, trước tiên bạn cần cung cấp cho họ quyền truy cập chỉnh sửa tài liệu của bạn. Vào File > Share và thêm địa chỉ email của họ và đảm bảo họ có quyền chỉnh sửa (mặc định đã được bật). Sau đó, thêm cùng một địa chỉ email trong hộp Add a reviewer trong thanh Workflows bên cạnh, cùng với một tin nhắn nếu cần.
Người đánh giá sẽ nhận được một email có liên kết tới tài liệu đó và họ có thể cung cấp phản hồi của họ. Trạng thái phê duyệt của tài liệu sẽ được hiển thị trong thanh bên. Nếu bạn cần thực hiện thay đổi, hãy nhấp vào Reset approval trong thanh bên và thêm lại những người đánh giá của bạn.
Consistency Checker (Kiểm tra tính nhất quán)
Đối với bất kỳ tài liệu nào - và đặc biệt là tài liệu kỹ thuật - sự nhất quán của ngôn ngữ và ngữ pháp rất quan trọng. Nếu ngân sách không cho phép thì Consistency Checker sẽ đảm nhiệm công việc cho bạn.
Tiện ích này kiểm tra xem bạn đẫ sử dụng chính tả và ngữ pháp một cách nhất quán hay chưa. Nó sẽ kiểm tra chính tả, chữ viết tắt, số (ví dụ: bạn sẽ không được gõ gõ ba và 3 trong cùng một tài liệu), dấu gạch nối và nhiều hơn nữa. Đó là một công cụ rất đơn giản: vào File > Add-ons > Consistency Checker và nhấp vào Open. Bây giờ chỉ cần nhấp vào Scan và add-on đó sẽ làm việc thông qua các loại khác nhau mà nó kiểm tra, gợi ý những thay đổi trong lúc kiểm tra.
Kết luận
Tiện ích mở rộng là một cách rất hữu ích nhưng rất đơn giản để nâng cao tính năng của Google Docs and Sheets. Chúng không làm nặng máy và không làm giảm hiệu suất khi sử dụng, do đó, thật sự không có vấn đề gì để không cài đặt chúng Các tiện ích mở rộng mới ngày càng trở nên khả dụng, và mỗi tiện ích chỉ phục vụ để tăng giá trị của Docs và Sheets. Nếu bạn đang gỡ cài đặt phiên bản cũ của Office vì sợ rằng Docskhông phải là một sự thay thế xứng đáng, thì giờ đây có lẽ thực hiện.
Hãy thử các add-on của Google Docs, và cho chúng tôi biết những tiện ích mở rộng yêu thích của bạn - hoặc các vấn đề khi bạn sử dụng các add-on trong bình luận bên dưới nhé!
