Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Dai Phong (you can also view the original English article)
Từ các đề xuất chuyên môn cho đến những thư mời cho bữa tiệc Potluck Giáng sinh của mẹ bạn, PDF là định dạng thường được dùng để tạo các tài liệu số và các tài liệu tiếp thị bắt mắt. Bên cạnh văn bản, bạn có thể thêm ảnh, clipart và các đồ họa khác để làm cho tác phẩm của bạn trở nên nổi bật.
Tuy vậy các yếu tố thiết kế này có thể làm cho tài liệu của bạn phìn to ra, chúng làm cho tập tin PDF của bạn lớn lên, làm cho nó hầu như không thể gửi và không thể cho người khác có thể tải về. Hơn nữa, kiểu nén điển hình tạo ra bản sao với các hình ảnh chất lượng thấp.
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách để giảm bớt kích thước các tập tin PDF trên bất kỳ máy tính nào mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh để bạn có thể gửi các tài liệu chất lượng cao mà không bao giờ phải lo lắng về việc người nhận tắt đi vì hình ảnh mờ.
Trên máy Mac: Sử dụng các Bộ lọc Quartz
Ứng dụng Preview mặc định được tích hợp vào OS X được thiết kế để xử lý các nhu cầu PDF cơ bản, từ xem cho đến chú thích cho đến nén tập tin. Để nén một tập tin PDF, chỉ cần nhấp vào File → Export… → Quartz Filter và chọn Reduce file size.
Vấn đề của chức năng nén tập tin tích hợp trong Preview là chất lượng hình ảnh bị giảm mạnh sau đó, làm cho hình ảnh hoặc đồ họa trong tập tin PDF của bạn bị mờ và một cách khó hiểu.
Giải pháp là sử dụng các bộ lọc quartz tuỳ biến để đạt được sự cân bằng, bạn cần giảm kích thước tập tin trong khi đảm bảo chất lượng hình ảnh trong tài liệu.
Đối với hướng dẫn này, chúng ta sẽ cài đặt và sử dụng các bộ lọc quartz cho Apple bởi Jerome Cola để làm giảm 25MB kích thước một tập tin PDF đến một kích thước dễ quản lý hơn. Bạn cũng có thể tải về các bộ lọc miễn phí từ trang Github này.
Bước 1: Di chuyển các bộ lọc quartz vào thư mục ~/Library/.
Bước đầu tiên là cài đặt các bộ lọc quartz cho Apple vào máy tính của bạn, cụ thể là thư mục Filters trong thư mục Library của hệ thống
Để làm điều này, hãy tải về các bộ lọc quartz vào desktop của bạn và giải nén nó. Khởi chạy Finder và sử dụng phím tắt CMD + SHIFT + G để mở menu Go to folder:. Nhấn enter để mở thư mục Library.
Một khi bạn xác định được vị trí thư mục Filters, dán các bộ lọc quartz bên trong. Nếu thư mục Filters không có sẵn, chỉ cần tạo một thư mục mới và đặt tên nó là "Filters."
Mẹo: Một số người muốn các bộ lọc này chỉ có sẵn cho một tài khoản quản trị duy nhất. Để làm điều này, bạn cần tạo một thư mục Filters trong Library của người dùng. Để xác định vị trí này, nhấn CMD + SHIFT + G, gõ như sau:
1 |
/Users/<your user name>/Library |
và nhấn Enter. Nếu thư mục Filters vẫn chưa có trong thư mục, hãy tạo ra một cái mới.
Bước 2: Chạy Automator và tạo một Ứng dụng Automator
Bước tiếp theo là tạo một ứng dụng Automator để nén PDF bất kỳ bằng cách sử dụng các bộ lọc mà chúng ta vừa mới cài đặt.
Chạy Automator và tạo một tài liệu mới. Nhấp chuột vào Application, sau đó bấm vào nút Choose màu xanh để tạo workflow.
Phía bên tay trái là thư viện của Automator. Hãy sử dụng ô tìm kiếm để xác định vị trí action Apply Quartz Filter to PDF Documents, bạn sẽ kéo nó sang bên phải của cửa sổ để tạo ra workflow.
Trước khi tiếp tục, một tin nhắn bật lên sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn thêm một action Copy Finder Items vào workflow hay không. Tôi thành thật khuyên bạn làm điều này bởi vì nó giúp bạn tránh được những rắc rối của việc xáo trộn cho tập tin gốc trong trường hợp kết quả cuối cùng không được như mong đợi.
Bước cuối cùng là chọn bộ lọc quartz mà bạn sẽ sử dụng để nén tập tin PDF. Nếu bạn đã cài đặt các bộ lọc quartz như đã nêu ở Bước 1, bạn có thể thấy chúng được liệt kê ra khi bạn nhấp vào menu Filter. Một khi bạn đã chọn bộ lọc của bạn, đặt tên cho ứng dụng và lưu nó vào máy tính của bạn.
Bước 3: Kéo và thả tập tin PDF của bạn vào Ứng dụng Automator vừa mới được tạo ra
Việc nén tập tin là khá đơn giản kể từ đây trở đi. Để sử dụng ứng dụng Automator mới, chỉ cần kéo tập tin PDF của bạn và thả nó vào ứng dụng. Sau đó, nó sẽ tạo ra một bản sao tập tin PDF đã được nén của bạn. Kích thước sẽ phụ thuộc vào bộ lọc quartz mà bạn đã chọn khi xây dựng ứng dụng Automator.
Đối với tập tin PDF 25MB của tôi, tôi chọn bộ lọc chất lượng trung bình 150 dpi, tức là chất lượng nén tiêu chuẩn cho hầu hết. Tập tin được nén là khoảng 3MB và chất lượng hình ảnh là hoàn toàn chấp nhận được, bao gồm các hình ảnh nhỏ hơn.
Bạn có thể tự do thay đổi bộ lọc quartz lên một chất lượng cao hơn hoặc thấp hơn tùy thuộc vào sở thích của bạn. Chỉ cần lưu các thay đổi trên Automator và kéo tập tin gốc để kiểm tra (đây là nơi mà action Copy Finder Items phát huy tác dụng).
Trên Windows: Nén các tập tin PDF của bạn với SmallPDF
Trên Windows, cách tương tự mà bạn có thể đạt được là tạo ra một tài liệu Word hoặc Powerpoint mới, chọn lưu dưới dạng một tập tin PDF, và sau đó chọn tùy chọn Minimum size trước khi lưu nó vào Desktop của bạn.
Mặc dù nó hoạt động đối với tập tin PDF dựa trên văn bản, nhưng chất lượng có thể bị ảnh hưởng nếu bạn đã sử dụng các yếu tố thiết kế khác nhau để làm đẹp tài liệu của bạn. Bạn cũng có thể nhập các tập tin PDF vào Word 2013 hoặc mới hơn và sau đó xuất chúng ở các định dạng nén, nhưng một lần nữa, chất lượng của bạn sẽ có khả năng bị ảnh hưởng.
Cách thông thường để tối ưu hóa và nén PDF của bạn là bằng phần mềm cao cấp như Adobe Acrobat Pro và InDesign, cả hai đều sẽ cung cấp cho bạn kết quả chất lượng cao và những lựa chọn tuyệt vời nếu bạn có một thuê bao Creative Cloud. Có các lựa chọn thay thế miễn phí như PrimoPDF, nhưng tôi thấy rằng hoặc là chất lượng hình ảnh bị ảnh hưởng hoặc phần mềm nén thay đổi hoàn toàn tập tin PDF so với bản gốc.
Thay vào đó, bạn có thể sử dụng công cụ trực tuyến gọi là SmallPDF, một ứng dụng web được xây dựng với một số công cụ PDF có thể truy cập bất cứ nơi nào, và bất cứ khi nào bạn cần chúng (và, vì nó là một công cụ web, bạn cũng có thể sử dụng nó trên một máy Mac hoặc Linux, hoặc Chromebook). Một trong những công cụ này là Compress PDF nơi mà bạn có thể kéo và thả hoặc chọn một tập tin PDF từ ổ cứng của bạn để giảm kích thước của nó một cách đáng kể.
Tôi đã thử nghiệm ứng dụng với tập tin PDF 25MB của tôi và nó có thể giảm khoảng 2MB kích thước, điều này là hoàn hảo cho việc xuất bản và gửi trực tuyến. Chất lượng hình ảnh có bị ảnh hưởng nhưng chấp nhận được khi so sánh với cách các ứng dụng nén PDF khác trên Windows.
Những suy nghĩ của bạn
Bạn sử dụng gì để nén các tập tin PDF trong khi vẫn đảm bảo chất lượng hình ảnh? Hãy chia sẻ các công cụ và kỹ thuật của bạn trong phần bình luận dưới đây nhé.
Tài nguyên: Biểu tượng tài liệu được thiết kế bởi Dimitry Sunseifer từ Noun Project
