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Das Erhalten von E-Mail-Fluten muss kein Albtraum sein! Stattdessen sollten die Apps, mit denen Sie Ihre E-Mails lesen und senden, Ihnen auch dabei helfen können, sie automatisch zu organisieren und zu sortieren. Wir haben bereits untersucht, wie Sie Ihren Google Mail-Posteingang unter Kontrolle halten können. In der Geschäftswelt ist Outlook jedoch eine der häufigsten E-Mail-Anwendungen. Es hat auch eine Reihe von Werkzeugen, um Ihren Posteingang sauber zu halten, und vieles mehr.
In Outlook können Sie Nachrichten leicht finden und gruppieren, wenn Sie sie in Unterordner sortieren, und Outlook kann die Sortierung sogar automatisch für Sie durchführen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine Formatierung anzuwenden, die für wichtige Nachrichten mit oder ohne Unterordner besonders wichtig ist.
In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie diese und weitere Tools verwenden, um Ihren Outlook-Posteingang automatisch sauber zu halten und sich auf die E-Mail-Nachrichten zu konzentrieren, die für Sie wirklich wichtig sind.
Screencast
Sie können diesem Tutorial mit Ihren E-Mail-Konten folgen, die Sie bereits in den letzten Versionen von Outlook für Windows oder Mac eingerichtet haben. Einige der Techniken funktionieren in den Windows- und Mac-Editionen gleich, aber die Outlook 2013-Ausgabe von Outlook für Windows bietet einige weitere Funktionen, die Ihre E-Mail-Organisation ein wenig vereinfachen. Sobald Sie alles eingerichtet haben, funktionieren beide Editionen gut.
Unterordner erstellen
Unterordner sind der Schlüssel, um in Outlook organisiert zu bleiben, und Sie können Unterordner für jeden Ihrer Hauptordner haben: für E-Mails, Kalender, Kontakte und mehr. Das Erstellen eines Unterordners erfordert in der Windows- oder Mac-Version nur wenige Klicks.
Klicken Sie in der Liste der Ordner auf der linken Seite mit der rechten Maustaste auf den Posteingang und wählen Sie dann im Popup-Menü die Option Neuer Ordner.
Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Der neue Ordner wird unter dem Posteingang aufgelistet.
Jetzt können Sie beliebige Nachrichten in den neuen Ordner ziehen.
Tipp: Um mehrere Nachrichten zum Ziehen auszuwählen, klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf einzelne Nachrichten oder wählen Sie eine Gruppe in einer Reihe aus, indem Sie auf die erste gewünschte Nachricht klicken und dann bei gedrückter Umschalttaste auf die letzte klicken.
Nach dem Ziehen wird die Nachricht aus dem Posteingang entfernt. Wenn Sie auf den Unterordner klicken, wird die Nachricht darin angezeigt. Hast du versehentlich den falschen gezogen? Kein Problem! Ziehen Sie es wieder heraus.
Wenn Sie die Nachricht lieber kopieren als verschieben möchten, halten Sie beim Ziehen die Strg-Taste gedrückt.
Wenn Sie später entscheiden, dass Sie diesen Unterordner doch nicht möchten, können Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und im Popup-Menü die Option "Ordner löschen" auswählen. Alle Nachrichten im Ordner werden ebenfalls gelöscht.
Verschieben einer Nachricht mit einem schnellen Schritt oder der Schaltfläche Verschieben
Zwei weitere Möglichkeiten zum manuellen Verschieben von Nachrichten sind die Quick Step-Funktion (nur Windows) oder die Schaltfläche Verschieben in der Multifunktionsleiste der Windows- und Mac-Versionen. Ein schneller Schritt ähnelt einem Makro, und es gibt einige, die mit Outlook fertig sind. In diesem Fall müssen wir unseren eigenen für den neuen Ordner erstellen.
Erstellen und Verwenden eines schnellen Schritts (nur Windows)
Erstellen wir zunächst einen Schnellschritt: Wählen Sie eine Nachricht aus, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann auf den Abwärtspfeil in der unteren rechten Ecke des Felds "Schnellschritte".
Wählen Sie im Dropdown-Feld "Neuer schneller Schritt" und dann "In Ordner verschieben".
Geben Sie im angezeigten Dialogfeld einen aussagekräftigen Namen ein, wählen Sie den Ordner aus, in den Elemente verschoben werden sollen, und markieren Sie Nachrichten optional als gelesen. Klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Um es zu verwenden, wählen Sie eine Nachricht aus und klicken Sie auf den soeben erstellten Quick Step.
Dadurch wird die Nachricht so verschoben, als hätten Sie sie gezogen.
Die Verschiebungstaste (Windows und Mac)
Neben der Gruppe "Schneller Schritt" in der Multifunktionsleiste befindet sich die Schaltfläche "Verschieben". Wenn Sie Ordner erstellen oder Nachrichten verschieben, wird normalerweise davon ausgegangen, dass Sie dies erneut tun möchten. Es ist wie ein schneller Schritt, der automatisch erstellt wird, für dessen Verwendung jedoch einige zusätzliche Klicks erforderlich sind.
Wählen Sie eine Nachricht aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Verschieben und wählen Sie dann im Menü den Ordner aus der Liste aus. Wenn der gewünschte Ordner nicht aufgeführt ist, wählen Sie "Anderer Ordner". Sie können den gewünschten Ordner aus einer Ordnerliste auswählen.
Obwohl dies funktioniert, denke ich, dass es zu viele Schritte dauert. Es gibt einen viel besseren Weg.
Erstellen der Regeln zum automatischen Verschieben der Nachrichten
Wenn Sie viele Nachrichten erhalten, kann es leicht sein, einige von denen zu übersehen, die Sie in Unterordnern ablegen möchten. Glücklicherweise kann die Regelfunktion dies für Sie tun, wenn Nachrichten eintreffen. Sie können Regeln zum Verschieben von Nachrichten erstellen, basierend darauf, wer der Absender ist, wie die Betreffzeile lautet, ob Sie sich im Feld An oder CC befinden und viele andere Kriterien. Im Rahmen der Erstellung einer Regel können Sie einen Unterordner erstellen, sodass Sie dies nicht einmal im Voraus tun müssen.
Erstellen einer Regel aus einer Nachricht, die Sie bereits verschoben haben (nur Windows)
Wenn Sie in der Windows-Version eine Nachricht manuell in einen Unterordner gezogen haben, kann Outlook eine Regel erstellen, um dies automatisch erneut zu tun.
Ziehen Sie eine Nachricht in einen von Ihnen erstellten Unterordner. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Regeln, und beachten Sie die ersten beiden Optionen:
Wenn Sie Nachrichten immer verschieben von ... auswählen, verschiebt Outlook Nachrichten von diesem Absender immer in den aktuell ausgewählten Unterordner.
Wenn Sie "Regel erstellen" auswählen, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie zusätzliche Einstellungen auswählen können, z. B. ob Nachrichten basierend auf dem Namen des Absenders, dem Betreff der Nachricht, an wen sie gesendet werden sollen und mehr.
Wählen Sie die gewünschten Einstellungen und klicken Sie auf OK.
Der Regel-Assistent gibt Ihnen noch mehr Kontrolle. Schauen wir uns an, wie Sie eine Regel in Windows erstellen.
Erstellen einer Regel mit dem Regelassistenten in Windows
Der Regel-Assistent bietet viel mehr Bedingungen zum Sortieren von Nachrichten und ermöglicht das Festlegen von Ausnahmen zu den Regeln.
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Assistenten anzuzeigen. Im Dialogfeld "Regel erstellen" (siehe Screenshot oben) können Sie auf die Schaltfläche "Erweiterte Optionen" klicken. Eine andere Möglichkeit besteht darin, auf die Schaltfläche Regeln zu klicken und in der Dropdown-Liste Regeln und Warnungen verwalten auszuwählen.
Stellen Sie sich eine Reihe von Nachrichten vor, die Sie häufig erhalten, z. B. einen bestimmten Newsletter, der immer einige konsistente Wörter in der Betreffzeile enthält. Wir werden die Nachrichten basierend auf diesen Wörtern verschieben. Sie müssen keine der Nachrichten auswählen, um diese Regel zu erstellen. Sie benötigen nicht einmal einen davon in Ihrem Posteingang. Outlook wird sie ergreifen, wenn sie ankommen.
Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Warnungen oben auf Neue Regel.
Das zeigt mehr vorgefertigte Regeln an, die Sie anwenden können.
Um zum selben Teil des Dialogfelds zu gelangen, in dem Sie oben auf die Schaltfläche Erweitert geklickt haben, wählen Sie die vorletzte Option: Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte. Klicken Sie dann unten auf Weiter. Daraufhin wird Schritt 1 des Assistenten aufgerufen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für bestimmte Wörter im Betreff oder Körper. Klicken Sie unten im Dialogfeld auf den Hyperlink für bestimmte Wörter.
Geben Sie im angezeigten Dialogfeld "Suchtext" die Wörter ein, die Sie markieren möchten, und klicken Sie dann auf "Hinzufügen", um sie der Suchliste hinzuzufügen. Wenn Sie mehrere Elemente hinzufügen, erfasst Outlook nur Nachrichten, in denen alle Elemente vorhanden sind. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
Klicken Sie auf "Weiter" und Sie entscheiden, was mit den gekennzeichneten Nachrichten geschehen soll.
Aktivieren Sie oben das Kontrollkästchen, um es in den angegebenen Ordner zu verschieben. Klicken Sie unten im Dialogfeld auf den angegebenen Hyperlink.
Öffnen Sie in der angezeigten Ordnerstruktur den Posteingang und wählen Sie den Unterordner aus, in den diese Nachrichten verschoben werden sollen.
Klicken Sie auf OK und dann auf Weiter, um zu entscheiden, ob Sie Ausnahmen von der Regel wünschen. Treffen Sie hier eine Auswahl wie in den beiden vorherigen Schritten. Natürlich müssen Sie keine Ausnahmen auswählen, wenn Sie dies nicht möchten. Klicken Sie dann auf Weiter, um zum letzten Schritt zu gelangen.
Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen (Sie können den vorgeschlagenen beibehalten). Wenn Sie die Option Diese Regel jetzt ausführen auswählen, verarbeitet Outlook alle Nachrichten im Posteingang, die Ihren Kriterien entsprechen. Mit der Option Diese Regel aktivieren können Sie die Regel jederzeit deaktivieren und aktivieren.
Klicken Sie auf Fertig stellen. Die von Ihnen erstellte Regel wird nun im Feld Regeln und Warnung aufgeführt. Sie können die Aktivierung der Regeln hier deaktivieren, ohne die Regel bearbeiten zu müssen. Um die Regel später zu ändern, doppelklicken Sie entweder darauf oder wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Regel ändern.
Klicken Sie auf Übernehmen und dann auf OK. Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht erhalten, die Ihren Kriterien entspricht, verschiebt Outlook sie automatisch in den von Ihnen ausgewählten Unterordner. Der Unterordner wird fett gedruckt, um anzuzeigen, dass ungelesene Nachrichten vorhanden sind, und die Nummer darauf gibt an, wie viele vorhanden sind.
Erstellen einer Regel auf dem Mac
Die Mac-Edition von Outlook enthält nicht so viele Details zum Erstellen von Regeln, aber wahrscheinlich auch das, was Sie benötigen.
Klicken Sie auf der Registerkarte Start oder Organisieren in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Regeln und wählen Sie dann Regeln bearbeiten.
Wählen Sie auf der linken Seite des angezeigten Dialogfelds den von Ihnen verwendeten Kontotyp aus und klicken Sie unten auf das Pluszeichen.
Wählen Sie die gewünschten Einstellungen und klicken Sie auf OK. Beachten Sie, dass eine Option der Mac Edition, die Windows nicht bietet, darin besteht, dass Sie auswählen können, wie mit mehreren Bedingungen umgegangen werden soll.
Nachrichten filtern (nur Windows)
Wenn Sie sich in der Windows-Edition nicht mit Unterordnern und Regeln befassen möchten, können Sie Outlook stattdessen die Formatierung der Nachrichtenkopfzeilen ändern lassen. In der Version 2007 und früheren Versionen können Sie dies mit ein paar Klicks oben auf der Nachrichtenliste tun. Ab der Version 2010 müssen Sie jedoch einige Schritte ausführen. Und diese Funktion gibt es in der Mac-Edition überhaupt nicht.
Wählen Sie eine Nachricht von einem Absender aus, die Sie kennzeichnen möchten. Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Ansicht, klicken Sie links auf die Schaltfläche Ansichtseinstellungen und dann im angezeigten Dialogfeld auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
Klicken Sie im Dialogfeld "Bedingte Formatierung" auf "Hinzufügen", geben Sie einen Namen für die Regel ein (beachten Sie, dass sie sofort am Ende der Liste platziert wird) und klicken Sie dann auf "Bedingung", um Kriterien auszuwählen.
Geben Sie die gewünschten Kriterien ein, z. B. den Namen oder die E-Mail-Adresse des Absenders. Je mehr Kriterien Sie angeben, desto enger wird die Suche.
Klicken Sie auf OK, um zum vorherigen Dialogfeld zurückzukehren, und klicken Sie dann auf Schriftart, um die Formatierung für die Nachrichtenkopfzeilen auszuwählen, die markiert werden.
Stellen Sie die gewünschten Optionen ein und klicken Sie dreimal auf OK, um die Dialogfelder zu bestätigen und zum Hauptfenster von Outlook zurückzukehren.
Nachrichten, die die von Ihnen angegebenen Kriterien enthalten, haben jetzt die eindeutige Formatierung.
Schlussfolgerung
Outlook bietet großartige Funktionen zum Sortieren und Organisieren von E-Mails, obwohl einige der Funktionen schwer zu finden sind. Sie können auch eine dieser Techniken verwenden, um die von Ihnen gesendeten E-Mails zu organisieren. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einen Ordner, der alle Nachrichten enthält, die Sie mit Verkaufsvorschlägen senden, oder alle Nachrichten, die Sie an Ihren Chef senden. Sie können auch Unterordner verschachteln und Regeln für sie verwenden. Auf diese Weise können Sie einen Client-Ordner erstellen und dann einzelne Unterordner erstellen, einen für jeden Client.
Wenn Sie weitere Tipps zum Organisieren Ihrer Outlook-E-Mails haben oder Probleme beim Erstellen von Outlook-Filtern haben, teilen Sie uns dies in den Kommentaren unten mit. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
