() translation by (you can also view the original English article)
Mendapatkan banjiran e-mail tidak harus menjadi mimpi buruk! Sebagai gantinya, aplikasi yang anda gunakan untuk membaca dan mengirim email juga harus dapat membantu anda mengelola dan mensortirnya secara otomatis. Kami telah membahas bagaimana menjaga agar inbox (kotak masuk) Gmail anda tetap terkontrol, namun di dunia bisnis, Outlook adalah salah satu aplikasi email yang paling umum. Outlook juga memiliki sejumlah tool untuk menjaga inbox tetap bersih, dan banyak lagi.
Di Outlook, anda dapat dengan mudah menemukan dan mengelompokkan pesan jika anda memasukkannya ke dalam subfolder, dan anda bahkan dapat melihat Outlook melakukan sortir untuk anda secara otomatis. Pilihan lainnya adalah dengan menerapkan format yang menonjol pada pesan yang penting, dengan atau tanpa subfolder.
Dalam tutorial ini, saya akan menunjukkan cara menggunakan tool ini dan lebih banyak hal lagi agar inbox Outlook tetap bersih dan terfokus pada pesan email yang benar-benar penting bagi anda.
Screencast
Anda bisa mengikuti tutorial ini dengan menggunakan akun email anda yang sudah anda siapkan di Outlook versi terbaru untuk Windows atau Mac. Beberapa teknik bekerja dengan cara yang sama di edisi Windows dan Mac, namun edisi Outlook 2013 for Windows memiliki beberapa fitur lagi untuk membuat pengelolaan email anda sedikit lebih mudah. Tapi begitu anda menyiapkan semuanya, kedua edisi bekerja dengan baik.
Membuat Subfolder
Subfolder adalah kunci untuk tetap terkelola dengan baik di Outlook, dan anda dapat memiliki subfolder dari salah satu folder utama anda: untuk e-mail, calendars, contacts, dan banyak lagi. Membuat subfolder hanya membutuhkan beberapa klik di versi Windows atau Mac.
Pada daftar folder di sebelah kiri, klik kanan pada Inbox, lalu pilih New Folder dari menu pop-up.
Ketik namanya, lalu tekan Enter. Folder baru akan terdaftar di bawah Inbox.
Sekarang anda dapat men-drag (menyeret) pesan yang anda inginkan ke folder baru.
Tips: untuk memilih (select) beberapa pesan untuk di-drag, tekan Ctrl-klik sambil memilih pesan satu-persatu, atau pilih (select) sekelompok pesan dengan mengklik yang pertama yang anda inginkan, lalu Shift-klik yang terakhir
Setelah anda men-drag (menyereat), pesan akan hilang dari Inbox, dan jika anda mengklik subfolder, anda akan melihat pesan tersebut di dalamnya. Apakah anda men-drag pesan yang salah? Tidak masalah! drag lagi untuk mengembalikannya.
Dan jika anda lebih suka meng-copy (menyalin) pesan daripada memindahkannya, tahan tombol Ctrl saat anda men-drag (menyeret).
Dan jika nantinya anda memutuskan bahwa anda sama sekali tidak menginginkan subfolder itu, anda bisa klik kanan dan pilih Delete Folder dari menu pop-up. Setiap pesan dalam folder akan terhapus juga.
Memindahkan Pesan Menggunakan Quick Step atau Tombol Move
Dua cara lainnya untuk memindahkan pesan (messages) secara manual adalah dengan fitur Quick Step (hanya untuk Windows) atau tombol Move pada ribbon bar versi Windows dan Mac. Quick Step adalah semacam macro, dan ada beberapa yang siap dibuat dengan Outlook. Dalam hal ini, kita harus membuat folder baru kita sendiri.
Membuat dan Menggunakan Quick Step (Windows only)
Pertama, mari buat Quick Step: pilih pesan yang ingin anda pindahkan, lalu klik Panah Bawah di pojok kanan bawah kotak Quick Steps.
Dari kotak drop-down, pilih New Quick Step, lalu Move to Folder.
Di kotak dialog yang muncul, berikan nama yang berarti pada folder tersebut, pilih folder yang anda inginkan untuk menempatkan item-item tersebut, lalu secara opsional menandai pesan sebagai telah dibaca. Kemudian klik Finish.
Untuk menggunakannya, pilih pesan, lalu klik Quick Step yang baru saja anda buat.
Cara ini memindahkan pesan tersebut, dengan cara yang sama seperti anda men-drag-nya.
Tombol Move (Windows dan Mac)
Di sebelah grup Quick Step pada ribbon ada tombol Move. Ketika anda membuat banyak folder atau memindahkan bayak pesan, biasanya anda melakukan hal serupa lagi. Move seperti halnya Quick Step yang akan dibuat secara otomatis, namun memerlukan beberapa klik tambahan untuk menggunakannya.
Pilih sebuah pesan, klik tombol Move, lalu dari menu, pilih folder dari list. Jika folder yang anda inginkan tidak terdaftar, pilih Other Folder. Anda dapat memilih folder yang anda inginkan dari list folder.
Walaupun ini bekerja, saya pikir butuh terlalu banyak langkah. Ada cara yang jauh lebih baik.
Membuat Rules untuk Memindahkan Pesan Secara Otomatis
Jika anda mendapatkan banyak pesan, anda bisa saja melewatkan beberapa dari mereka yang ingin dimasukkan ke dalam subfolder. Untungnya, fitur Rules dapat melakukannya untuk anda, saat pesan-pesan tersebut tiba. Anda dapat membuat rules untuk memindahkan pesan berdasarkan siapa pengirimnya, apa baris subjeknya, apakah itu berada di kolom To atau CC, dan masih banyak kriteria lainnya. Sebagai bagian dari pembuatan rule, anda bisa membuat sebuah subfolder, sehingga anda tidak perlu melakukannya di awal.
Membuat Rule pada Pesan yang Sudah Anda Siapkan untuk Dipindahkan (hanya untuk Windows)
Pada versi Windows, jika anda secara manual menyeret pesan ke dalam subfolder, Outlook dapat membuat rule untuk melakukannya lagi, secara otomatis.
Drag pesan ke dalam subfolder yang anda buat. Di bar ribbon, klik tombol Rules, dan perhatikan dua pilihan pertama:
Jika anda memilih Always Move Messages From... Outlook akan selalu memindahkan pesan dari pengirim tersebut ke subfolder yang saat ini dipilih.
Jika anda memilih Create Rule, anda akan mendapati kotak dialog di mana anda dapat memilih pengaturan tambahan, seperti apakah akan memindahkan pesan berdasarkan nama pengirim, subjek pesan, siapa yang dikirim, dan banyak lagi.
Pilih pengaturan yang anda inginkan, lalu klik OK.
Rules Wizard memberi anda kontrol lebih. Mari kita lihat bagaimana membuat sebuah rule di Windows.
Membuat Rule Menggunakan Rules Wizard di Windows
Rules Wizard memiliki lebih banyak persyaratan untuk menyortir pesan, dan juga memungkinkan anda menentukan pengecualian terhadap rules.
Ada dua cara untuk menampilkan wizard. Dalam dialog Create Rule (lihat screen capture, di atas), anda bisa mengklik tombol Advanced Options. Cara lainnya adalah dengan mengklik tombol Rules dan pilih Manage Rules & Alerts dari menu drop-down.
Pikirkan serangkaian pesan yang sering anda terima, seperti newsletter tertentu, yang selalu memiliki beberapa kata yang konsisten di baris subjek. Kami akan memindahkan pesan berdasarkan kata-kata itu. Anda tidak perlu memilih salah satu pesan untuk membuat aturan ini. Anda bahkan tidak memerlukan salah satu dari mereka di inbox anda. Outlook akan menangkap mereka saat mereka tiba.
Pada dialog Rules and Alerts, klik New Rule, di bagian atas.
Gambar di bawah menunjukan lebih banyak peraturan tresedia yang bisa anda terapkan.
Untuk membuka bagian dialog yang sama dengan mengklik tombol Advanced di atas, pilih opsi kedua-ke-terakhir: Apply rule on messages I receive. Kemudian klik Next, di bagian bawah.
Centang pada kotak specific words in the subject or body. Di bagian bawah dialog, klik hyperlink untuk specific words.
Dalam dialog Search Text yang muncul, ketik kata-kata yang ingin anda tandai, lalu klik Add untuk menambahkannya ke Search list. Jika anda menambahkan beberapa item, Outlook hanya akan mengambil pesan di mana semua item ada. Klik OK setelah selesai.
Klik Next, dan anda akan memutuskan apa yang harus dilakukan dengan pesan yang ditandai.
Di bagian atas, centang kotak move it to the specified folder. Di bagian bawah dialog, klik hyperlink specified.
Pada deretan folder yang muncul, twirl membuka Inbox, lalu pilih subfolder dimana anda ingin pesan-pesan tersebut dipindahkan.
Klik OK, lalu klik Next untuk memutuskan apakah anda menginginkan pengecualian pada aturan tersebut. Buatlah pilihan di sini dengan cara yang sama seperti yang anda lakukan di dua langkah sebelumnya. Tentu saja, anda tidak perlu memilih pengecualian (exceptions) apa pun jika anda tidak menginginkannya. Kemudian klik Next untuk menuju ke langkah terakhir.
Berikan rule tersebut nama yang berarti (anda bisa menyimpan yang disarankan). Jika anda memilih opsi Run this rule now..., Outlook akan memproses semua pesan yang ada saat ini di Inbox yang memenuhi kriteria anda. Pilihan untuk Turn on this rule akan membolehkan anda menonaktifkan dan mengaktifkan rule tersebut kapan saja.
Klik Finish. Rule yang anda buat sekarang akan tercantum di Rules dan Alert box, dan anda dapat menonaktifkan atau mengaktifkan semua rules tersebut di sini, tanpa harus mengedit rule tersebut. Untuk nanti mengubah rule, klik dua kali atau select rule bersangkutan, lalu klik Change Rule.
Klik Apply, lalu klik OK. Lain kali anda menerima pesan yang memenuhi kriteria anda, Outlook akan secara otomatis memindahkannya ke dalam subfolder yang anda tetapkan. Subfolder akan dicetak tebal, menunjukkan bahwa ada pesan yang belum dibaca, dan nomor di dalamnya menunjukkan berapa banyak yang ada.
Membuat Rule di Mac
Outlook edisi Mac tidak memiliki banyak detail untuk membuat rules, namun mungkin anda anda membutuhkannya.
Pada tab Home atau tab Organize pada ribbon, klik tombol Rules, lalu pilih Edit Rules.
Di sisi kiri kotak dialog yang muncul, pilih jenis akun yang anda gunakan, lalu klik tanda Plus di bagian bawah.
Pilih pengaturan yang anda inginkan, lalu klik OK. Perhatikan bahwa satu opsi yang di edisi Mac ada tapi di Windows tidak adalah anda dapat memilih cara menangani berbagai kondisi.
Filtering Pesan (Windows only)
Dalam edisi Windows, jika anda tidak ingin berurusan dengan subfolder dan rules, sebagai gantinya anda dapat mengubah formating Outlook untuk header pesan. Pada versi 2007 dan versi sebelumnya, anda bisa melakukan ini dengan beberapa klik di bagian atas daftar pesan, namun dimulai dengan versi 2010, anda harus melompat melalui beberapa rintangan. Dan fitur ini sama sekali tidak ada dalam edisi Mac.
Pilih pesan dari pengirim yang ingin anda tandai (flag). Buka tab View pada ribbon, klik tombol View Settings di sebelah kiri, lalu klik tombol Conditional Formatting di kotak dialog yang muncul.
Dalam dialog Conditional Formatting, klik Add, ketikkan nama untuk rule tersebut (notice ini segera muncul di bagian bawah daftar), lalu klik Condition untuk memilih kriteria.
Masukkan kriteria yang anda inginkan, seperti nama atau alamat e-mail pengirim. Semakin banyak kriteria yang anda tentukan, semakin sempit pencariannya.
Klik OK untuk kembali ke dialog sebelumnya, lalu klik Font untuk memilih format untuk header pesan yang ditandai.
Tetapkan pilihan yang anda inginkan, lalu klik OK tiga kali untuk mengkonfirmasi kotak dialog dan kembali ke jendela utama Outlook.
Pesan yang berisi kriteria yang anda tentukan sekarang memiliki format unik.
Kesimpulan
Outlook memiliki fitur hebat untuk menyortir dan mengelola email, walaupun beberapa fitur sulit untuk ditemukan. Anda juga dapat menggunakan teknik ini untuk mengelola email yang anda kirim. Misalnya, anda mungkin menginginkan folder yang berisi semua pesan yang anda kirim dengan proposal penjualan atau semua pesan yang anda kirim ke atasan anda. Anda juga dapat menggunakan subfolder dan menggunakan rules pada mereka. Dengan cara ini, anda bisa membuat folder Klien, lalu membuat subfolder individual di dalamnya, satu untuk setiap klien.
Jika anda memiliki tips lain untuk menjaga agar email Outlook anda tetap terkelola, atau mengalami masalah saat membuat filter untuk Outlook, beri tahu kami di komentar di bawah ini dan kami akan dengan senang hati membantu!
